談事業(yè)單位檔案管理保存與利用

陳紅艷

（梨樹縣小城子鎮(zhèn)綜合服務(wù)中心 吉林省四平市 136500）

推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理改革的意義

提升信息化檔案管理水平。大數(shù)據(jù)時代下，事業(yè)單位可以運用科學(xué)技術(shù)提高檔案管理工作效率，這是檔案管理改革的重要路徑之一。信息技術(shù)的發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理改革指明了方向，幫助工作人員更加便利地開展檔案管理工作，推動檔案管理朝向智能化、信息化、實時化方向發(fā)展，更加有效發(fā)揮檔案對于事業(yè)單位的重要作用，化解傳統(tǒng)檔案管理模式下的管理弊端，提高管理工作的科學(xué)性和有效性。

實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。做好事業(yè)單位檔案管理改革工作有利于提高檔案管理的整體效率，通過檔案管理改革，形成標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)、完備的檔案管理模式，將能夠大大降低人為因素對檔案管理工作的影響，形成規(guī)范有效的檔案管理運轉(zhuǎn)體系機(jī)制，促進(jìn)檔案管理工作邁向現(xiàn)代化，推動管理順應(yīng)時代發(fā)展需求。深入實行檔案管理改革，運用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，能夠不斷強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理水平。

滿足檔案社會化服務(wù)需求。事業(yè)單位檔案不僅屬于事業(yè)單位，還屬于全社會共同所有，近年來，我國在不斷強(qiáng)化公共服務(wù)體系建設(shè)力度，事業(yè)單位公共服務(wù)能力日趨進(jìn)步，社會公眾對公益事業(yè)相關(guān)信息資料的關(guān)注度在不斷提高，事業(yè)單位內(nèi)部管理的日益公開透明化，需要其不斷提高自身價值，將大數(shù)據(jù)運用到檔案管理工作中，推動其公共服務(wù)能力全面改革深化。

事業(yè)單位檔案管理存在的問題

對檔案管理工作重視不足。長期以來，事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，具體表現(xiàn)為兩方面：一是單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案資料的價值與作用缺乏充分的認(rèn)識，沒有意識到檔案資料對事業(yè)單位各項工作的參考價值，因而對檔案管理工作缺乏重視，在這方面投入的資金及人力資源不足。二是檔案管理部門負(fù)責(zé)人以及工作人員對檔案管理工作不重視，在平時工作中過于懈怠，敷衍了事，在檔案整理、保管、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入等環(huán)節(jié)缺乏責(zé)任心，對檔案資料的審核不嚴(yán)格、保存不妥善，導(dǎo)致部分檔案資料遺失、損壞。此外，檔案管理人員在平時工作中存在應(yīng)付差事的心態(tài)，相互之間的配合不到位，沒有嚴(yán)格落實檔案管理的各項規(guī)章制度，導(dǎo)致事業(yè)單位整體檔案管理水平較低。

檔案管理機(jī)制不完善。檔案管理是一項系統(tǒng)化、復(fù)雜化的工作，必須要嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的工作程序，遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，然而從當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來看，部分事業(yè)單位缺乏完善的檔案管理機(jī)制以及規(guī)范的工作程序，導(dǎo)致檔案管理人員在實際工作中缺乏相應(yīng)的參考依據(jù)，隨意性較強(qiáng)。部分事業(yè)單位雖然檔案管理相關(guān)機(jī)制建設(shè)比較完善，但執(zhí)行力度不足，在實際工作過程中缺乏有效的監(jiān)管，違規(guī)操作，未能按照規(guī)章制度辦事，出現(xiàn)問題相互推諉，嚴(yán)重降低了事業(yè)單位檔案管理效率。

檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足。檔案管理是一項專業(yè)化的工作，檔案管理人員需要具備相應(yīng)的專業(yè)知識技能，然而現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理人員普遍為非專業(yè)人士，缺乏專業(yè)知識基礎(chǔ)，而事業(yè)單位本身也缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)體系，導(dǎo)致其專業(yè)素養(yǎng)難以得到提升。再加上檔案管理工作長期得不到重視，檔案管理自身缺乏積極性，沒有自主學(xué)習(xí)意識，在工作當(dāng)中往往應(yīng)付了事。

對檔案的利用程度不夠。事業(yè)單位檔案管理的最終目的是實現(xiàn)對數(shù)據(jù)資料的有效利用，而檔案的收集和管理只是實現(xiàn)目的的必要過程。一些工作人員對檔案管理存在片面認(rèn)識，以為檔案管理工作只是單純做好檔案保存即可，這將導(dǎo)致管理人員無法充分發(fā)揮出檔案的作用。事業(yè)單位的檔案不僅可以查詢相關(guān)數(shù)據(jù)資料，其在一定程度上影響著事業(yè)單位重要事項決策，通過檔案可以了解單位過去的運行情況，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行工作經(jīng)驗總結(jié)，為單位將來的發(fā)展提供建設(shè)性意見，所以來說，事業(yè)單位要科學(xué)的開發(fā)利用檔案，實現(xiàn)檔案管理效能最大化。

缺乏主觀能動性與積極性。首先，事業(yè)單位檔案在利用過程當(dāng)中，多數(shù)通過傳統(tǒng)的資料借閱形式以及查閱等方式進(jìn)行利用。而事業(yè)單位的外部人員在進(jìn)行檔案利用時就會受到嚴(yán)格控制，進(jìn)而造成事業(yè)單位檔案無法有效地進(jìn)行信息資源共享與組合，從而限制了檔案的利用。其次，相對傳統(tǒng)的借閱方式，進(jìn)一步限制了檔案的利用和保護(hù)。

缺乏對檔案利用的先進(jìn)方式。隨著信息時代的不斷推進(jìn)以及信息技術(shù)的發(fā)展，為事業(yè)單位檔案利用提供了新的方式與方法。由于事業(yè)單位缺乏對檔案工作的注重，以及人力、物力與財力等方面的支持，進(jìn)而造成了事業(yè)單位的檔案利用缺少必要的硬件設(shè)備，以及相對先進(jìn)的信息技術(shù)，從而無法滿足對檔案的利用，無法滿足當(dāng)前時代發(fā)展的需求。

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案利用和保護(hù)的有效對策

堅持依法治檔，結(jié)合信息技術(shù)推進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。想要進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位中的利用與保護(hù)，需要加強(qiáng)完善對檔案的依法監(jiān)管手段，推進(jìn)依法治檔。并結(jié)合相關(guān)的事業(yè)單位完善其監(jiān)管機(jī)制。同時，還需要進(jìn)一步貫徹落實《機(jī)關(guān)檔案工作管理方法》(國家檔案局第13號令)中的相關(guān)要求，對事業(yè)單位中的文書檔案歸檔以及保管期限進(jìn)行修訂，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位檔案的完整保存。此外，還需要結(jié)合實際情況，通過合理的方法對事業(yè)單位的檔案價值進(jìn)行充分挖掘，通過信息技術(shù)推進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

提升事業(yè)單位中檔案的利用效率。首先，要加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案利用與保護(hù)，需要充分發(fā)掘事業(yè)單位中檔案所具備的潛能，將被動的服務(wù)形式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥姆?wù)支持。比如信息資源查詢服務(wù)以及分發(fā)服務(wù)等等。并且在提供相應(yīng)的服務(wù)過程中需要從專業(yè)的角度出發(fā)，這樣才可以有效地提升事業(yè)單位中檔案的利用效率。其次，事業(yè)單位可以結(jié)合自身的實際情況，建立相應(yīng)的信息化檔案管理，以此來提升事業(yè)單位對檔案工作的效率。還可以結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，對事業(yè)單位中的檔案進(jìn)行科學(xué)的利用與保存。結(jié)合檔案信息管理系統(tǒng)，對事業(yè)單位的檔案實施信息化管理。同時，加強(qiáng)檔案工作人員的服務(wù)意識，結(jié)合檔案的利用與保護(hù)工作，來提升事業(yè)單位的服務(wù)水平與質(zhì)量。最后，事業(yè)單位還可以從多方面對檔案的使用開發(fā)新的渠道，并深度研究檔案的潛在價值，從而促進(jìn)檔案得到充分的利用。

加快建立數(shù)字化檔案，保障電子檔案的安全。首先，事業(yè)單位要想加強(qiáng)檔案的利用與保護(hù)工作，需要擴(kuò)寬對檔案的收集以及接收力度，進(jìn)而建立相應(yīng)的檔案資源體系，并加速完成傳統(tǒng)檔案資源向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變，從而提高事業(yè)單位對檔案的綜合管理。其次，在實施檔案共享工作時，可以有效滿足客戶查詢檔案信息的需求，使得事業(yè)單位的檔案管理工作變得更加規(guī)范、高效。此外，還需要結(jié)合事業(yè)單位的實際情況，加強(qiáng)對電力檔案的安全管理，防止檔案信息丟失或被盜，促進(jìn)事業(yè)單位的檔案保密性得到提升。

提高檔案管理隊伍整體素質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理與檔案管理隊伍建設(shè)有著密切的聯(lián)系，需要不斷加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理隊伍建設(shè)，招聘并引進(jìn)具備高素質(zhì)、高質(zhì)量的專業(yè)人才，為事業(yè)單位檔案管理隊伍增添相應(yīng)的人才儲備，從而提升其檔案管理隊伍的質(zhì)量，并保障事業(yè)單位的檔案管理工作能夠循序漸進(jìn)。同時，在檔案隊伍建設(shè)過程中，事業(yè)單位需要提供相應(yīng)的財力、人力支持，以及各個部門之間的協(xié)調(diào)與溝通，從而使得事業(yè)單位的檔案利用與保護(hù)能夠?qū)崿F(xiàn)其相應(yīng)的社會價值與經(jīng)濟(jì)價值。

完善檔案管理機(jī)制。第一，事業(yè)單位內(nèi)部要積極完善檔案管理機(jī)制，制定嚴(yán)格的工作流程，確保檔案管理人員在實際工作中有章可循、有據(jù)可依，包括檔案整理、歸檔、保存、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)遞以及轉(zhuǎn)入等環(huán)節(jié)都要明確具體的流程，并嚴(yán)格執(zhí)行。針對違規(guī)操作的檔案管理人員要給予相應(yīng)的處分，以此規(guī)范工作人員的行為。第二，要加大監(jiān)管力度，完善的制度只有落實在實際工作中才能充分發(fā)揮作用，否則只能浮于表面，流于形式，難以起到實質(zhì)性的作用，對此，事業(yè)單位內(nèi)部要加強(qiáng)監(jiān)管力度，對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)實施監(jiān)管，加強(qiáng)審核，確保檔案管理人員嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度。

完善人才培養(yǎng)機(jī)制。事業(yè)單位檔案管理要向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及專業(yè)化發(fā)展，必須要建立一支高素質(zhì)、專業(yè)化的人才隊伍，針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)偏低的問題，可以從兩方面著手：一是事業(yè)單位要在內(nèi)部建立完善的培訓(xùn)體系，為檔案管理工作人員提供必要的培訓(xùn)平臺和機(jī)會，使其接受專業(yè)化的培訓(xùn)，從而提升專業(yè)知識技能。同時事業(yè)單位要建立相應(yīng)的激勵機(jī)制，鼓勵檔案管理人員自主學(xué)習(xí)深造，提高自身業(yè)務(wù)能力，并對取得相應(yīng)資質(zhì)的人員給予一定的獎勵。二是事業(yè)單位要重視檔案管理團(tuán)隊建設(shè)，積極從外部吸納新鮮血液，可以引進(jìn)高校檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，擴(kuò)充檔案管理人才隊伍。

加強(qiáng)檔案建設(shè)的目標(biāo)化管理。目標(biāo)化的管理模式是以結(jié)果為導(dǎo)向或是以目標(biāo)為導(dǎo)向的管理模式，其主要包括兩種形式，混合管理方法和目的管理方法。前者通過工作目標(biāo)判斷工作成效，這種形式下要注重目標(biāo)導(dǎo)向，即而通過目標(biāo)的設(shè)定和完成推動檔案管理水平進(jìn)步，目標(biāo)在這個過程中發(fā)揮著重要作用。而后者是通過檔案管理中的激勵作用實現(xiàn)檔案管理目的。目的管理能夠廣泛地運用于事業(yè)單位檔案管理工作中，其通過建立檔案管理激勵機(jī)制培養(yǎng)員工積極主動的工作態(tài)度。目的管理更加注重管理效果，其核心是管理期望的結(jié)果。管理人員對管理期望要進(jìn)行全面把握，時刻保持警惕性。社會發(fā)展的日新月異，對管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)時要更加多樣化，做好檔案管理策劃工作，在制定規(guī)劃時要注重對細(xì)節(jié)的把控。

加強(qiáng)信息化管理手段。隨著信息技術(shù)的日趨發(fā)展，在日常檔案管理過程中中，事業(yè)單位要強(qiáng)化信息技術(shù)運用能力，實現(xiàn)檔案智能化管理。提高檔案管理智能化水平，首先要設(shè)定檔案管理規(guī)劃，規(guī)劃的設(shè)定要結(jié)合事業(yè)單位具體發(fā)展情況以及相應(yīng)檔案管理要求，實施方案要分階段進(jìn)行，保證實施過程中各個階段之間的連貫完整；另外，事業(yè)單位要建立檔案管理網(wǎng)站，實現(xiàn)公開透明化管理，賦予每位員工檔案信息查詢權(quán)限，實現(xiàn)檔案內(nèi)部共享機(jī)制，促進(jìn)信息傳播。最后，發(fā)揮電子文檔對管理前端的控制作用，建立電子檔案系統(tǒng)，推動內(nèi)部檔案實現(xiàn)共建共享。

綜上所述，事業(yè)單位作為具有公益性質(zhì)的社會公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，要強(qiáng)化自身公共服務(wù)能力，必須要高度重視檔案管理作用，加快完善檔案管理機(jī)制以及信息化建設(shè)，注重專業(yè)化人才培養(yǎng)，進(jìn)而充分挖掘利用檔案資料，為事業(yè)單位各項工作提供參考。