試論構(gòu)建社會(huì)救助體系中做如何好檔案工作

張鳳武

（吉林省洮南市野馬鄉(xiāng)綜合服務(wù)中心，吉林 洮南 137100）

為了貫徹落實(shí)《關(guān)于改革完善社會(huì)救助制度的意見》中健全分層分類、城鄉(xiāng)統(tǒng)籌的中國(guó)特色社會(huì)救助體系指導(dǎo)思想，讓喪失工作能力、暫時(shí)未就業(yè)等弱勢(shì)人群能夠得到及時(shí)的救助，恢復(fù)基本生活保障，各個(gè)社會(huì)救助管理單位需要高度重視檔案工作，通過完善的檔案系統(tǒng)夯實(shí)基本生活救助的基礎(chǔ)，只有收集檔案與救助工作同時(shí)進(jìn)行，才能總結(jié)當(dāng)下救助工作的優(yōu)勢(shì)，并能有針對(duì)性的進(jìn)一步制定社會(huì)救助計(jì)劃。檔案人員通過規(guī)范性的分類方法建立健全的檔案管理制度，通過現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)完備的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)體系，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)共享，提升社會(huì)救助工作的合理性與效率。

一、社會(huì)救助檔案工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作不受重視

一些社會(huì)救助單位領(lǐng)導(dǎo)片面的認(rèn)為檔案工作沒有必要開展，對(duì)檔案工作不重視。很多單位沒有把檔案工作納入單位主要工作規(guī)劃與目標(biāo)，導(dǎo)致檔案工作人員配備不足、沒有配套辦公設(shè)施等情況。檔案工作者無(wú)法幫助單位工作，造成檔案人員時(shí)間浪費(fèi)。檔案工作并非可有可無(wú)，再小的環(huán)節(jié)也是整體的一部分，在一個(gè)完整工作體系中占據(jù)著不可或缺的地位[1]。

（二）未完善檔案管理制度

有的救助單位沒能夠完善檔案管理制度，導(dǎo)致收集到的檔案雜亂無(wú)章、過于籠統(tǒng)。歸檔人員沒有配套材料分類原則，進(jìn)一步導(dǎo)致材料無(wú)法真實(shí)體現(xiàn)出所含重要信息。缺乏科學(xué)的調(diào)度整理使檔案管理出于十分雞肋的尷尬地位，無(wú)法歸納出有益信息，也無(wú)法向救助工作者做出正面反饋。

（三）檔案保管不當(dāng)

一些單位未將檔案放置在應(yīng)有的庫(kù)房中，檔案歸放方式不被重視，隨意堆放，缺乏現(xiàn)代化歸檔設(shè)施，限制了救助檔案工作的開展，同時(shí)缺少數(shù)字檔案，存取過程過于浪費(fèi)實(shí)踐。

二、社會(huì)救助體系中檔案的重要性

（一）檔案是工作展開的依據(jù)

我國(guó)正處在國(guó)家發(fā)展的重要戰(zhàn)略機(jī)遇期，同樣也面對(duì)發(fā)展中的諸多挑戰(zhàn)。從以全球化為主體到國(guó)內(nèi)、國(guó)外循環(huán)并行的經(jīng)濟(jì)模式下，人們的生產(chǎn)生活、思想方式時(shí)時(shí)刻刻都在發(fā)生變化，各個(gè)有困難的家庭所需要的救助也不同，救助單位針對(duì)性的統(tǒng)計(jì)工作顯得十分重要。社會(huì)救助單位應(yīng)按照不同人家庭困境給予相應(yīng)的救助，認(rèn)定和統(tǒng)計(jì)低保、特困與低收入家庭，具體狀況具體分類。[2]例如，對(duì)無(wú)生活來(lái)源的群體，社會(huì)救助單位根據(jù)檔案將其分為老年人、殘疾人、未成年人等類別，對(duì)各類人按需提供幫助，打造多層次救助體系。優(yōu)秀的檔案體系能夠輔助救助工作高效發(fā)展，能夠直接記錄困難群體的生活狀態(tài)，能表現(xiàn)人民具體的需求，能夠記錄各級(jí)政府、干部群眾、黨員為社會(huì)救助工作做出的努力和創(chuàng)造的業(yè)績(jī)，是救助工作開展確實(shí)必要的依據(jù)[3]。

（二）為何要建立系統(tǒng)性的救助檔案體系

社會(huì)救助制度要具備開放性，對(duì)不同對(duì)象進(jìn)行彈性救助，以統(tǒng)籌救助資源、強(qiáng)化兜底、提升服務(wù)為當(dāng)下要?jiǎng)?wù)，達(dá)到增加困難群體的安全與保障的目的。社會(huì)保障檔案系統(tǒng)，必須以社會(huì)救助展開為錨點(diǎn)，以優(yōu)化救助工作為任務(wù)，對(duì)受統(tǒng)計(jì)服務(wù)方式做出行適時(shí)的調(diào)整。工作人員對(duì)于所記錄信息必須嚴(yán)格審核，細(xì)膩的分析，以全面分層分類的社會(huì)救助體系為目標(biāo)。通過與各個(gè)街道辦事處、各級(jí)民政部門等部門提供的信息歸總出可靠檔案。

三、如何做好社會(huì)救助保障檔案工作

（一）規(guī)范性的分類方法

社會(huì)救助檔案有效的記錄了社會(huì)救助工作計(jì)劃的實(shí)施內(nèi)容、時(shí)間、完成程度等信息，不僅體現(xiàn)了社會(huì)救助工作者的工作內(nèi)容，也保障了受救助者的合法權(quán)益。對(duì)于社會(huì)救助工作，檔案整理的越完善，被救助者越能夠得到應(yīng)得的、規(guī)范的幫助，通過專門管理檔案的部門對(duì)幫助實(shí)施部門進(jìn)行記錄可以提升檔案質(zhì)量。檔案管理者通過學(xué)習(xí)《關(guān)于改革完善社會(huì)救助制度的意見》，摸索檔案建立方法、規(guī)律，豐富檔案信息化的建設(shè)，達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理的最終目的。

例如：在救助殘疾人工作的展開中，檔案人員隨幫助人員一同走訪殘疾人家庭，通過實(shí)際觀察，記不同錄殘疾人被救助內(nèi)容，以便歸納出救助殘疾人的基本方式，對(duì)殘疾人救助方式進(jìn)行系統(tǒng)分類，這樣在之后的工作中救助人員可根據(jù)預(yù)先歸納好的分類快速確定被救助人所需救助的方向[4]。

（二）建立健全檔案管理制度

基層單位通過檔案人員深入救助工作，制定出一套合理的統(tǒng)計(jì)方式，建立針對(duì)具體情況的、有針對(duì)性的檔案建立機(jī)制，通過完善的檔案結(jié)構(gòu)，制定出合理的檔案管理制度。在檔案管理中，單位結(jié)合自身情況，做出內(nèi)容明確的工作制度和考核標(biāo)準(zhǔn)。例如，通過業(yè)績(jī)獎(jiǎng)懲制度，明確哪些檔案處理應(yīng)受到嘉獎(jiǎng)，哪些不當(dāng)處理應(yīng)受到懲罰，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的對(duì)工作的積極性，確保檔案工作能公正的開展。檔案建立中不能簡(jiǎn)單羅列數(shù)據(jù)，生硬統(tǒng)計(jì)內(nèi)容。應(yīng)該把內(nèi)容重合的檔案聯(lián)系在一起，從各種情況出發(fā)，對(duì)需求幫助家庭情況變化做出及時(shí)數(shù)據(jù)修改，對(duì)收入改善家庭調(diào)整救助水平，確認(rèn)是否還需要救助。例如，張三之前因?yàn)闀簳r(shí)失去勞動(dòng)能力得到救助，已接受一年社會(huì)救助，經(jīng)相關(guān)單位核查現(xiàn)已恢復(fù)部分勞動(dòng)能力，救助部門按照實(shí)際情況適當(dāng)降低對(duì)張三的援助，檔案人員在匯總信息后對(duì)張三狀況進(jìn)行記錄，以便其他部門對(duì)張三進(jìn)行援助時(shí)實(shí)施相應(yīng)的調(diào)整，達(dá)到分類動(dòng)態(tài)管理的目的。

（三）加大對(duì)檔案設(shè)施的投入

根據(jù)檔案管理要求，救助部門要建立相匹配的檔案庫(kù)房，在庫(kù)房中配備標(biāo)準(zhǔn)化的檔案存放架、收納箱，設(shè)立專門的負(fù)責(zé)崗位對(duì)這些檔案進(jìn)行管理，應(yīng)當(dāng)采購(gòu)相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，搭建專門的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案的調(diào)用、存儲(chǔ)，并建立嚴(yán)密的防火墻系統(tǒng)，提高檔案的安全性。

（四）完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)

檔案室需要對(duì)接各個(gè)部門數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一的效果，明確各個(gè)工作人員的工作范圍，使各個(gè)社會(huì)救助人員明確本職工作，同時(shí)在數(shù)據(jù)庫(kù)幫助下，能配合領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)進(jìn)行科學(xué)調(diào)度，使各個(gè)部門能夠互相配合，幫助各個(gè)職能部門劃分管理職責(zé)，將日常資料匯總到檔案室，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

救助單位通過與檔案人員交流、檢查其工作，使檔案管理人員總結(jié)出救助檔案的特點(diǎn)，總結(jié)檔案建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，摸索檔案制作規(guī)范，保證救助檔案的真實(shí)性、完整性。同時(shí)可以邀請(qǐng)其他在檔案建設(shè)中成績(jī)杰出單位一起交流經(jīng)驗(yàn)，定向解決問題等方式，提升檔案管理方法[5]。檔案人員豐富檔案知識(shí)儲(chǔ)備，通過現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)軟件建立數(shù)據(jù)庫(kù)，建立高效、全方位的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)網(wǎng)絡(luò)管理并行的數(shù)據(jù)歸檔結(jié)構(gòu)。社會(huì)保障單位通過檔案工作發(fā)展出適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的復(fù)合型人才，新型人才能夠勝任檔案的制作、收發(fā)、錄入、歸檔等多項(xiàng)業(yè)務(wù)，最后存入數(shù)據(jù)庫(kù)，保證數(shù)據(jù)的完整、正確存儲(chǔ)。例如，救助單位在招收檔案員工時(shí)，可傾向計(jì)算機(jī)、統(tǒng)計(jì)學(xué)科的人才，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)專業(yè)化發(fā)展。被招收人需掌握所在單位的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)使用方法，并能夠?qū)?shù)據(jù)庫(kù)改進(jìn)、優(yōu)化提出建議。

結(jié)束語(yǔ)

在社會(huì)發(fā)展日新月異的今天，社會(huì)救助工作向著多方合作、全面把握統(tǒng)籌的方向發(fā)展，有效的檔案管理工作成為不可或缺的一環(huán)。社會(huì)救助檔案的統(tǒng)計(jì)效率和規(guī)范要求越來(lái)越高，相關(guān)工作人員的能力要求也逐漸增加。如何完善自身的統(tǒng)計(jì)歸納能力成為了檔案人員工作中的一項(xiàng)挑戰(zhàn)，這不僅體現(xiàn)了現(xiàn)代化辦公背景下救助部門對(duì)綜合性人才的需求，也體現(xiàn)出提升效率是為人民更好服務(wù)的直接途徑。社會(huì)救助保障檔案促進(jìn)社會(huì)救助工作的發(fā)展，也對(duì)救助結(jié)果是否能夠落實(shí)起到了監(jiān)督性作用。