如何提升檔案管理科學(xué)化信息化水平

王旭

（河北省淶源縣礦產(chǎn)品交易管理局，河北 淶源 074300）

一、檔案管理現(xiàn)狀與存在的問題

（一）當(dāng)前，大多數(shù)人群對于檔案管理工作存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，片面認(rèn)為檔案管理并不形成直接效益，因此僅要加強(qiáng)收集、管理、存儲(chǔ)、編目以及統(tǒng)計(jì)便可。該類不重視檔案管理的態(tài)度較易導(dǎo)致員工消極、敷衍了事的問題。事實(shí)上檔案管理終極目標(biāo)在于有效應(yīng)用，進(jìn)而發(fā)揮其真正功能價(jià)值。然而當(dāng)前較多單位檔案管理工作仍舊停留在重視收藏忽視應(yīng)用的層面。相關(guān)機(jī)構(gòu)也沒能圍繞用戶需求提升服務(wù)水平，各部門之間欠缺交流溝通，導(dǎo)致工作效率大大下降。當(dāng)前，我國較多區(qū)域檔案管理始終采用傳統(tǒng)工作模式，雖然開發(fā)應(yīng)用了較多系統(tǒng)與軟件，然而由于欠缺統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息并不完整，使得信息檔案不具備良好的共享性。

（二）檔案管理的安全意識(shí)阻礙了其創(chuàng)新性不管是處于何時(shí)何地，檔案管理對社會(huì)發(fā)展都起著重要的作用和意義，只是不同時(shí)期具備不同的作用。在當(dāng)今時(shí)代背景下，各領(lǐng)域已不再使用以往的檔案管理模式，開始逐漸廣泛使用現(xiàn)代化檔案管理模式。同時(shí)，隨著信息化的發(fā)展，也給我國檔案管理事業(yè)帶來了極大沖擊，然而我國檔案管理體系依然具有諸多問題，無法跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。盡管我國檔案管理事業(yè)已經(jīng)進(jìn)入到信息化發(fā)展階段，然而依然有很多問題亟待解決。從而可知，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過程是十分復(fù)雜的，以往的檔案管理與管理創(chuàng)新之間具有一定的矛盾，應(yīng)該應(yīng)用切實(shí)可行的措施進(jìn)行有效解決。

（三）檔案資料管理制度不夠完善我國對各領(lǐng)域的檔案資料均做出了明確的管理規(guī)范，但其中仍然存在一些遺漏的地方，主要表現(xiàn)為：1.缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理人員在實(shí)際工作中無章可循，這就大大降低了工作效率；2.領(lǐng)導(dǎo)者忽視檔案管理工作，這就導(dǎo)致檔案管理制度無法落到實(shí)處；3.檔案信息化的保護(hù)不到位，相關(guān)人員未對檔案資料的存儲(chǔ)和保管引起足夠的重視，這就導(dǎo)致檔案信息發(fā)生丟失、損壞等情況。

（四）檔案信息化管理尚未實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和法治化當(dāng)前，我國檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，但在這一過程中依然存在信息化程度不足的問題，檔案使用范圍存在一定局限性，未能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，造成這些問題的主要原因在于：1.因?yàn)槭艿焦芾矸绞胶腕w系的影響，不同的檔案管理部門之間并沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范，以政府部門為例，其當(dāng)前并沒有形成標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系，這項(xiàng)工作的開展依然處于分散狀態(tài)，在檔案管理過程中各部門之間所需執(zhí)行的政策、法規(guī)還存在一定的差異，甚至存在矛盾和沖突；2.在信息時(shí)代環(huán)境下，我國檔案管理處于動(dòng)態(tài)變化中，這就要求其具備更強(qiáng)的時(shí)效性。

二、提升檔案管理科學(xué)化、信息化水平對策

（一）完善檔案管理制度體系

創(chuàng)建完善的檔案管理制度體系是提升科學(xué)化、信息化水平的核心途徑，宏觀層面應(yīng)制定合理有效的法規(guī)制度，令檔案管理工作更加規(guī)范、科學(xué)與標(biāo)準(zhǔn)，并逐步實(shí)現(xiàn)自主創(chuàng)新。有關(guān)政府單位也應(yīng)將提升檔案管理科學(xué)化、信息化水平作為中期以及長期規(guī)劃。微觀運(yùn)行層面各個(gè)部門應(yīng)由思想層面給予檔案管理足夠重視，成立專門機(jī)構(gòu)聯(lián)合檔案員工一同努力。同時(shí)，檔案部門應(yīng)依據(jù)各個(gè)工作環(huán)節(jié)特征制定對應(yīng)的工作制度，加強(qiáng)制度改革，創(chuàng)建嚴(yán)格細(xì)致的考核標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)勵(lì)制度、責(zé)任追究體系，提升員工責(zé)任意識(shí)以及奮斗活力。另外，應(yīng)創(chuàng)建良好的制度系統(tǒng)，組建信息檢索應(yīng)用體系，創(chuàng)建惠及廣大用戶的檔案資源系統(tǒng)以及便利的應(yīng)用平臺(tái)，把關(guān)檔案錄入以及輸出環(huán)節(jié)，確保檔案工作創(chuàng)設(shè)更大的經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益。

（二）更新檔案管理理念

為使檔案資源更加靈活，體現(xiàn)更高的生命力，檔案館應(yīng)致力于建成實(shí)體館以及虛擬館兩個(gè)單元，戰(zhàn)略目標(biāo)則應(yīng)定位在重視信息存取上。為此，各區(qū)域檔案館應(yīng)重視對原館藏資源的再次處理，即令以往陳舊多年的死資料再次發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值，令廣大用戶更精準(zhǔn)方便的找到所需的資料。檔案館服務(wù)的對象也應(yīng)從單純的社會(huì)學(xué)者輻射到更多人群，例如面向廣大社區(qū)或是百姓家庭。新時(shí)期，檔案管理應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)方能符合各個(gè)社會(huì)群體的不同需要，為此檔案管理應(yīng)在確保資料品質(zhì)的基礎(chǔ)上提升應(yīng)用價(jià)值，更新服務(wù)觀念。在匯總資料的過程中應(yīng)做好系統(tǒng)整理、分類以及歸檔，體現(xiàn)檔案價(jià)值。另外，還應(yīng)促進(jìn)各個(gè)檔案管理部門的資源共享。

（三）優(yōu)化員工綜合素質(zhì)

新時(shí)期，檔案管理內(nèi)容包羅萬象、應(yīng)用技術(shù)手段更為先進(jìn)，分工更加細(xì)化，這使得檔案員工需要面臨更多的考驗(yàn)與挑戰(zhàn)，不但要具備豐富知識(shí)，同時(shí)還要掌握多元化理論以及現(xiàn)代化、信息化操作技巧與管理技術(shù)。另外，深厚的道德情感、職業(yè)奉獻(xiàn)精神與創(chuàng)新品質(zhì)、優(yōu)質(zhì)作風(fēng)也必不可少。也就是說員工培訓(xùn)環(huán)節(jié)應(yīng)重視信息技能與業(yè)務(wù)教育，提升員工自我管理與學(xué)習(xí)水平，創(chuàng)建學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)。當(dāng)前，檔案管理人才的聘用選拔直至后續(xù)的培訓(xùn)管理、思想教育，均應(yīng)秉承培養(yǎng)多元化人才的原則，令檔案管理員工不僅精通計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)，還應(yīng)了解檔案管理現(xiàn)代化、專業(yè)化知識(shí)，具備應(yīng)有的技能，唯有如此方能為檔案事業(yè)后續(xù)的可靠穩(wěn)定發(fā)展提供良好的技術(shù)與人才保障。

（四）促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化、信息化發(fā)展

伴隨現(xiàn)代社會(huì)信息化發(fā)展水平的不斷提升，對檔案管理工作提出了更高的需求，即采用新型技術(shù)方式提升信息化、科學(xué)化水平，以滿足時(shí)代需要。另外，檔案管理信息化也是檔案工作持續(xù)向前的必由途徑。為此，應(yīng)擴(kuò)充檔案管理硬件系統(tǒng)投入，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，豐富檔案載體。另外，應(yīng)廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，提升檔案系統(tǒng)電子化水平。同時(shí)，在關(guān)注共性的基礎(chǔ)上應(yīng)注重不同單位對檔案資源管理的現(xiàn)實(shí)需要，便于激發(fā)檔案管理核心功能。再者，可利用互聯(lián)網(wǎng)完成檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化傳輸，令各類寶貴資源惠及不同民眾。再者，信息時(shí)代應(yīng)重視檔案資源安全保密管理，在開放應(yīng)用檔案資料的基礎(chǔ)上，應(yīng)創(chuàng)建完善的檔案管理體制，加強(qiáng)監(jiān)督控制，同時(shí)應(yīng)強(qiáng)化檔案員工思想認(rèn)識(shí)，降低檔案資源開發(fā)應(yīng)用階段中導(dǎo)致的泄密事件機(jī)率。

總之，檔案管理科學(xué)化、信息化是符合信息時(shí)代、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代需要的必由途徑，可以說檔案管理科學(xué)化、信息化需要經(jīng)歷長期的努力，是一項(xiàng)不折不扣的系統(tǒng)工程。唯有各單位、各部門互相配合、積極協(xié)調(diào)，做好各個(gè)環(huán)節(jié)工作，方能達(dá)到事半功倍的效果。因此，各級政府單位應(yīng)創(chuàng)建完善健全的制度體系，完善管理結(jié)構(gòu)，明確發(fā)展戰(zhàn)略，加強(qiáng)員工培訓(xùn)、及時(shí)更新軟硬件系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變管理觀念，提升服務(wù)意識(shí)，積極探索新型服務(wù)模式與防范，方能更好的符合社會(huì)需要，準(zhǔn)確的抓住機(jī)遇，使檔案管理工作獲取更大的進(jìn)步與提升。