數(shù)據(jù)信息化電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新路徑探究

徐剛

（國(guó)能大渡河枕頭壩發(fā)電有限公司，四川 樂(lè)山 614700）

一、引言

隨著改革的不斷深化和社會(huì)環(huán)境的復(fù)雜變化，經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)，電力企業(yè)發(fā)展壓力不斷增大，檔案工作作為企業(yè)管理運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，檔案的高效管理和檔案資源的科學(xué)運(yùn)用對(duì)推動(dòng)企業(yè)發(fā)展起到關(guān)鍵作用。特別是電力企業(yè)作為能源行業(yè)的重要組成，承擔(dān)著重要的能源保障職能，對(duì)檔案工作提出了更高的要求，需要檔案部門充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型，充分發(fā)揮檔案工作價(jià)值，推動(dòng)電力企業(yè)科學(xué)發(fā)展。

二、電力企業(yè)檔案管理信息化的重要意義

檔案工作的高效開(kāi)展能夠?qū)ζ髽I(yè)經(jīng)營(yíng)管理中產(chǎn)生的資料信息進(jìn)行全面收集和科學(xué)的管理，形成完備的檔案資料，為企業(yè)管理決策和業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展提供依據(jù)，是企業(yè)發(fā)展歷程的直觀呈現(xiàn)，對(duì)推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展起到積極作用。信息技術(shù)的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的廣泛普及推動(dòng)了信息時(shí)代的到來(lái)，信息設(shè)備和技術(shù)在電力生產(chǎn)、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中得到高效的應(yīng)用，大量的數(shù)字化數(shù)據(jù)資料隨之出現(xiàn)，需要檔案工作進(jìn)行有效的處理，推動(dòng)信息化檔案管理模式的科學(xué)構(gòu)建能夠有效提升檔案管理質(zhì)量，優(yōu)化檔案管理和服務(wù)流程，推動(dòng)檔案價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)。[1]

三、電力企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)特點(diǎn)及其優(yōu)勢(shì)

信息技術(shù)在檔案工作中的科學(xué)運(yùn)用，推動(dòng)了信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理環(huán)節(jié)的全面覆蓋，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案工作流程的科學(xué)優(yōu)化，對(duì)提升檔案管理質(zhì)量起到積極作用。一是強(qiáng)化管理效率，利用專業(yè)信息設(shè)備和技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)字化資料的全面收集和高效處理，利用技術(shù)手段提升管理工作效率，并能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑實(shí)現(xiàn)管理指令的高速傳遞，推動(dòng)整體管理質(zhì)量的提升。[2]二是降低管理成本，信息技術(shù)的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)載體的轉(zhuǎn)型，能夠有效減少紙質(zhì)等傳統(tǒng)存儲(chǔ)模式的成本投入，有效降低管理工作壓力。三是提升資源利用率，數(shù)字化檔案資料能夠通過(guò)技術(shù)手段進(jìn)行高效的分析整理，建設(shè)完善的資料數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠根據(jù)實(shí)際使用需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確定位，并能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效共享，為用戶和相關(guān)職能部門提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。[3]

四、數(shù)據(jù)信息化支持下電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新路徑

（一）加強(qiáng)重視和支持力度

信息技術(shù)在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的廣泛應(yīng)用推動(dòng)了檔案管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)構(gòu)建了相對(duì)完善的信息化管理體系，實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行，推動(dòng)了檔案管理水平的提升。而隨著信息技術(shù)革新速度的不斷提升，現(xiàn)有的管理系統(tǒng)缺乏有效的維護(hù)和升級(jí)，影響管理效率，無(wú)法有效適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。這就需要加強(qiáng)重視和支持力度，強(qiáng)化信息技術(shù)設(shè)施的改進(jìn)和升級(jí)，對(duì)信息資源進(jìn)行全面整合和優(yōu)化配置，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，推動(dòng)信息化建設(shè)科學(xué)推進(jìn)。檔案載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是信息化管理體系的基礎(chǔ)條件，而檔案資料載體較為多樣，資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化規(guī)范不夠完善，容易出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)，需要對(duì)數(shù)字化過(guò)程進(jìn)行有效的規(guī)范。同時(shí)要強(qiáng)化軟硬件設(shè)備的安全管理，增強(qiáng)前端控制，構(gòu)建完善的安全防護(hù)體系。[4]

（二）完善檔案管理制度

完善的管理制度是保證檔案管理水平的重要基礎(chǔ)，信息技術(shù)的運(yùn)用使得管理模式發(fā)生了很大的變化，現(xiàn)有的管理制度無(wú)法對(duì)信息化管理形成有效的規(guī)范，需要充分結(jié)合檔案工作需求，構(gòu)建長(zhǎng)效管理機(jī)制，對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，有效提升管理制度的科學(xué)性。同時(shí)要落實(shí)責(zé)任機(jī)制，對(duì)管理崗位職能進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，明確權(quán)責(zé)劃分，做到責(zé)任落實(shí)到人，有效提升管理人員的責(zé)任意識(shí)，保證管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。[5]要強(qiáng)化保密機(jī)制，嚴(yán)格按照檔案法律法規(guī)要求和電力企業(yè)實(shí)際情況，制定完善的檔案保密制度，對(duì)資料保密等級(jí)進(jìn)行科學(xué)評(píng)定，做好加密和解密工作，對(duì)保密檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理，防止檔案信息的泄露。

（三）優(yōu)化檔案管理理念

信息技術(shù)的科學(xué)運(yùn)用推動(dòng)了檔案管理水平的提升，特別是電力企業(yè)承擔(dān)著重要的能源保障和社會(huì)服務(wù)職能，對(duì)檔案工作的要求不斷提升，要提升主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，充分結(jié)合電力企業(yè)發(fā)展需求，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，有效適應(yīng)數(shù)據(jù)信息化環(huán)境要求，提升檔案工作的實(shí)效性。要積極引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和方式方法，合理利用先進(jìn)技術(shù)，對(duì)管理模式進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，推動(dòng)管理質(zhì)量的提升。特別是檔案工作涉及到電力企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)，需要對(duì)大量的數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的收集和整理，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)范圍和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的擴(kuò)大，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式已經(jīng)無(wú)法滿足檔案工作需求，影響管理工作的實(shí)效性。管理部門要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)處理效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化數(shù)據(jù)的收集、整理、分類、排序和存儲(chǔ)環(huán)節(jié)的全面優(yōu)化，推動(dòng)整體管理質(zhì)量的提升。

（四）創(chuàng)新檔案利用模式

檔案資源的科學(xué)運(yùn)用能夠?yàn)殡娏ζ髽I(yè)發(fā)展提供科學(xué)的依據(jù)，而傳統(tǒng)的檔案利用模式較為單一，無(wú)法有效適應(yīng)數(shù)據(jù)信息化需求，要充分結(jié)合電力企業(yè)檔案工作特點(diǎn)，合理利用先進(jìn)信息技術(shù)，對(duì)檔案利用環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，有效滿足檔案使用需求，提升檔案服務(wù)水平。要優(yōu)化檔案檢索機(jī)制，對(duì)資料信息進(jìn)行全面分析，準(zhǔn)確提取檢索關(guān)鍵詞，對(duì)使用者的檔案使用記錄進(jìn)行深入分析，為其提供針對(duì)性的關(guān)鍵詞推進(jìn)，提升檔案檢索效率。同時(shí)要發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案資源的線上共享，使用人員能夠按照自身權(quán)限，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料信息的遠(yuǎn)程調(diào)用，有效提升檔案資源利用效率。

（五）強(qiáng)化安全管理

網(wǎng)絡(luò)是信息化檔案管理體系的基礎(chǔ)構(gòu)成，檔案資料和管理指令能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑實(shí)現(xiàn)高效傳遞，而網(wǎng)絡(luò)安全形勢(shì)的日益嚴(yán)峻，使得網(wǎng)絡(luò)安全威脅已經(jīng)成為影響檔案信息安全的關(guān)鍵因素，推動(dòng)安全防護(hù)體系的建設(shè)已經(jīng)成為檔案部門的重要任務(wù)。檔案部門要制定完善的安全管理制度，強(qiáng)化安全教育，提升管理人員的安全意識(shí)，保證安全管理規(guī)范的嚴(yán)格執(zhí)行。同時(shí)要合理利用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，提升系統(tǒng)安全防護(hù)效果。一是要優(yōu)化安全防火墻配置，設(shè)置智能化防火墻，根據(jù)實(shí)際網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)防護(hù)水平進(jìn)行動(dòng)態(tài)化調(diào)整，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)交互環(huán)節(jié)的全面監(jiān)控，對(duì)異常數(shù)據(jù)做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和隔離處理。二是要優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，利用VPN技術(shù)搭建虛擬專用網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)與公共網(wǎng)絡(luò)的有效隔離。

（六）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，對(duì)管理人員的素質(zhì)能力要求較高，特別是信息化管理體系的維護(hù)運(yùn)行需要管理人員具備相應(yīng)的信息知識(shí)技能，檔案部門加強(qiáng)對(duì)管理隊(duì)伍建設(shè)的重視，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案專業(yè)和信息技術(shù)人才，充實(shí)管理隊(duì)伍。同時(shí)要強(qiáng)化對(duì)管理人員的培訓(xùn)教育，結(jié)合檔案工作中存在的實(shí)際問(wèn)題，制定科學(xué)的培訓(xùn)策略，將信息知識(shí)技能作為重要的培訓(xùn)內(nèi)容，使管理人員能夠熟練利用信息設(shè)備技術(shù)，提升管理效率。要加強(qiáng)對(duì)管理人員的管理力度，完善考核評(píng)價(jià)機(jī)制，根據(jù)具體管理崗位制定考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)崗位工作成效形成及時(shí)的反饋，將信息能力水平作為重要的考核內(nèi)容，將考核結(jié)果與激勵(lì)措施進(jìn)行有效結(jié)合，激發(fā)管理人員的工作積極性和責(zé)任心。

五、結(jié)語(yǔ)

信息化檔案管理體系的科學(xué)構(gòu)建對(duì)推動(dòng)電力企業(yè)發(fā)展起到關(guān)鍵作用，檔案部門要充分結(jié)合電力企業(yè)發(fā)展需求，強(qiáng)化主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，明確檔案工作發(fā)展方向，完善管理制度，強(qiáng)化檔案安全管理，優(yōu)化檔案利用形式，推動(dòng)檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平的提升，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，推動(dòng)電力企業(yè)科學(xué)發(fā)展。