殯葬單位檔案管理的方法與思考

汪新艷

(富裕縣殯儀館，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

引言

在殯葬單位中，有效地開展檔案管理工作是必要的，作為檔案管理工作人員，要全面掌握殯葬單位檔案管理內(nèi)容，從而加強(qiáng)專業(yè)水平，不斷構(gòu)建更加完善的檔案管理體系，以進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作發(fā)展。下面結(jié)合具體實(shí)際，深入探索殯葬單位檔案管理的方法。

一、殯葬單位檔案管理的主要特點(diǎn)

首先，檔案管理重視規(guī)范化。在工作過程中，應(yīng)結(jié)合規(guī)章制度，建立完善 的工作流程，通過統(tǒng)一的管理體系加強(qiáng)檔案工作質(zhì)量。在進(jìn)行優(yōu)化和構(gòu)建完善的管理體系過程，要重視協(xié)調(diào)殯葬單位工作內(nèi)容，在實(shí)踐工作開展中，要加強(qiáng)規(guī)范性，這樣才能為檔案管理水平提高提供保證，也利于全面推進(jìn)殯葬單位發(fā)展。

其次，重視信息性的要求。其主要就是在現(xiàn)代化信息技術(shù)快速發(fā)展的時代下，在不會轉(zhuǎn)變檔案原始內(nèi)容的情況之下，有效地借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等，對檔案開展科學(xué)存儲以及表現(xiàn)形式的轉(zhuǎn)化，由此滿足檔案數(shù)據(jù)的電子化以及網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，不但可以延長檔案存儲的時間，也能實(shí)現(xiàn)促進(jìn)檔案存儲空間的提升，真正有效地節(jié)約檔案管理工作的實(shí)際成本，為檔案資源最大限度地利用而提供保障。

最后，重視共享性要求。檔案管理必須要具有規(guī)范性和秩序化，讓檔案管理在業(yè)務(wù)規(guī)范以及技術(shù)指導(dǎo)下有序進(jìn)行，這樣不但能夠杜絕耗時耗量的問題出現(xiàn)，也能引導(dǎo)單位更加便捷地落實(shí)各項(xiàng)工作，真正滿足檔案信息資源的共享，為滿足互利共贏的要求提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、殯葬單位檔案管理改革的重要性

殯葬單位若想提高工作效率，就必須重視管理環(huán)節(jié)，而只要涉及管理環(huán)節(jié)，勢必會牽扯到人的因素。檔案管理工作是開展殯葬單位人事管理的基礎(chǔ)，所以，檔案管理的工作水平直接影響著殯葬單位的發(fā)展。隨著殯葬單位的不斷發(fā)展，信息時代的來臨，殯葬單位內(nèi)的信息檔案越來越多，內(nèi)容種類也越來越復(fù)雜，涵蓋了殯葬單位發(fā)展過程中的主要?dú)v程，這些信息記錄均為殯葬單位的發(fā)展，提供了相應(yīng)的信息支持。除此之外，檔案管理中不僅含有殯葬單位的工作人員信息，還含有殯葬單位向社會所提供服務(wù)的各項(xiàng)信息，作為歸國家管理的殯葬單位，具有極強(qiáng)的公共服務(wù)性質(zhì)，為了更好地向社會提供服務(wù)，必須重視檔案管理環(huán)節(jié)。但現(xiàn)階段我國殯葬單位的檔案管理工作仍處于初級探索階段，所采用的管理制度和工作模式等均有一定的缺失，致使當(dāng)前的檔案管理工作與殯葬單位的發(fā)展步伐并不協(xié)調(diào)，所以加強(qiáng)對檔案管理制度的改革，是當(dāng)前殯葬單位發(fā)展工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。

三、檔案管理的方法分析

（一）強(qiáng)化檔案制度管理，提升檔案管理效率

伴隨我國知識經(jīng)濟(jì)的不斷變革、深化，目前我國各行各業(yè)對人才的需求越來越多元化，人才競爭也較為激烈。而面對這一現(xiàn)實(shí)問題，以及越發(fā)迅速變化的信息環(huán)境，對殯葬單位的檔案管理工作而言，就需要積極、主動地完成調(diào)整，敦促檔案管理工作的有序落地和執(zhí)行。相關(guān)的職能人員，要深度結(jié)合當(dāng)下殯葬單位的實(shí)際情況和管理形式所出發(fā)，以科學(xué)化的方式進(jìn)行檔案管理作業(yè)，同時建設(shè)一個隸屬于殯葬單位的獎勵機(jī)制，讓其檔案管理的工作與其績效獎金等相互掛鉤，確保最大程度上激發(fā)員工的熱情，更好參與到檔案管理的作業(yè)中去。目前的檔案管理工作的實(shí)際情況下，需要加強(qiáng)安全收集的工作以及歸類，幫助單位的檔案工作進(jìn)一步得到質(zhì)量提升。為了全面保證工作的順利以及安全性，殯葬單位需要成立專門的檔案管理小組，委派專門的職能人員予以操作和執(zhí)行。要結(jié)合國家的相關(guān)規(guī)定和要求所出發(fā)，加強(qiáng)對檔案管理部門的綜合性分析，結(jié)合自身單位的實(shí)際需求，制定專門的檔案經(jīng)由不同的人員負(fù)責(zé)和分析。針對紙質(zhì)化檔案的管理，還需要加強(qiáng)防火、防塵等工作的推進(jìn)，最大程度上保證檔案管理的安全性。

（二）科學(xué)優(yōu)化檔案功能，提升檔案利用率

針對檔案的處理作業(yè)而言，除了建設(shè)專門的管理制度，還需要在原有的基礎(chǔ)上優(yōu)化檔案的功能，幫助檔案的利用率在原有程度上得到提升，最大化檔案的作用。在檔案利用率的提高上，殯葬單位要切實(shí)根據(jù)自己的需求和狀況所出發(fā)，制定專業(yè)的檔案利用方法，在保證檔案真實(shí)性為大前提之下，還需要全方位地組織好檔案客觀性的建設(shè)，為解決更多實(shí)際需求和困難，做出貢獻(xiàn)和力量。針對現(xiàn)實(shí)情況來看，目前急需優(yōu)化和完善的檔案內(nèi)容，一方面是要對原有檔案的資料整理，將關(guān)鍵性的信息做保留處理，另一方面來看需要對待檔案內(nèi)容做出拓展和完善，保證資料的完整性和綜合價值，同時也發(fā)揮檔案的最大價值，供給信息以及還原數(shù)據(jù)。同時，要結(jié)合殯葬單位的日常工作內(nèi)容所出發(fā)，為單位內(nèi)部貢獻(xiàn)不同的力量，切實(shí)在原有的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案利用率的提升，將檔案平日的作用最大化，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)化的良性循環(huán)。

（三）創(chuàng)新管理工作方法，提高檔案管理水平

為了更好迎合新世紀(jì)的單位發(fā)展，殯葬單位要創(chuàng)新原有的檔案管理理念，針對不同的工作機(jī)制和文化內(nèi)容做出優(yōu)化、調(diào)整，讓單位原有的局限性被打破，積極迎合現(xiàn)代化的信息技術(shù)與策略，實(shí)現(xiàn)良性的工作目標(biāo)。對現(xiàn)有的制度而言，殯葬單位切忌憑借經(jīng)驗(yàn)主義和慣性思維進(jìn)行檔案管理工作，要針對管理策略進(jìn)行充分地研究和討論，將傳統(tǒng)刻板的單一化處理方式摒棄，積極迎合現(xiàn)代化的處理模式，做到對信息化內(nèi)容的有效整合、完善，達(dá)到最佳的管理成效。殯葬單位需要加強(qiáng)對檔案管理的重視程度，對每一份的資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地采集和分析，做好編訂目錄的相關(guān)工作，在原有的基礎(chǔ)上規(guī)范相應(yīng)的行為，力求最大化工作成效和效率。為有效創(chuàng)新相關(guān)的檔案管理方式，單位應(yīng)該積極采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，創(chuàng)建檔案管理的網(wǎng)絡(luò)平臺，通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行各類信息的聯(lián)合開發(fā)與共享，創(chuàng)建出檔案信息的聯(lián)合體，通過有效的措施完成相關(guān)檔案創(chuàng)新人物，達(dá)到預(yù)期的工作目的。

（四）加強(qiáng)檔案管理制度的變革，加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人才

如果要順利完成檔案管理工作內(nèi)容，發(fā)揮檔案管理的理想功能，便需結(jié)合檔案管理的具體工作內(nèi)容設(shè)置相應(yīng)的制度體系，以此作為檔案管理工作實(shí)施的依據(jù)。為全面落實(shí)制度的實(shí)用價值，需對管理單位內(nèi)的相關(guān)人員開展專業(yè)化的培訓(xùn)和教育，以此加強(qiáng)其對檔案管理工作的認(rèn)識，提升崗位責(zé)任感，以更高的積極態(tài)度完成檔案管理工作內(nèi)容，全面優(yōu)化工作實(shí)施的效率，從根本上促進(jìn)檔案管理工作的順利實(shí)施。在形成檔案管理制度期間，還需提升工作內(nèi)容的規(guī)范化程度，保證工作具有更高的科學(xué)性。管理工作人員也需以人本思想為指導(dǎo)，實(shí)施人性化的管理手段，從制度的角度促進(jìn)員工思想意識的提升，全面促進(jìn)檔案管理工作順利實(shí)施。

在對檔案管理人才的培養(yǎng)方面，不但需持續(xù)引進(jìn)專業(yè)人才，還需對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行分類，合理配置人力資源，充分發(fā)揮管理人員的工作能力。殯葬單位也需為管理人員提供必要的在職培訓(xùn)機(jī)會，通過學(xué)習(xí)專業(yè)和職業(yè)技能課程來優(yōu)化員工的職業(yè)素養(yǎng)，從而全面滿足檔案管理工作的要求。在對檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新時，需形成更為完善的崗位管理制度，全面提升檔案管理工作的科學(xué)性，不斷提高工作效率和服務(wù)水平，系統(tǒng)建設(shè)殯葬單位的檔案管理體系，系統(tǒng)梳理檔案內(nèi)容，為社會提供更為全面和優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，促進(jìn)殯葬單位長遠(yuǎn)發(fā)展。

結(jié)束語

綜上所述，在研究殯葬單位檔案管理工作過程，工作人員要創(chuàng)新管理方法，強(qiáng)化管理制度，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理功能，以提高檔案管理與利用效率。希望通過以上分析，能全面加強(qiáng)檔案管理研究能力，從而為殯葬單位各項(xiàng)工作開展提供有效保證。