新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

周禮

(醴陵市檔案館,湖南 醴陵 412200)

一、引言

檔案管理是事業(yè)單位工作的重要組成部分，做好事業(yè)單位檔案管理工作，可以為做好有關(guān)社會(huì)服務(wù)工作，造福廣大人民群眾提供更好的檔案服務(wù)。在新時(shí)代，為做好事業(yè)單位檔案管理工作，應(yīng)進(jìn)一步明確工作中存在的主要問(wèn)題，采取有效的優(yōu)化對(duì)策，盡快加以解決，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

（一）支持資源優(yōu)化配置

對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理來(lái)說(shuō)，這不僅是日常工作的重要方面，也是對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部資源的有效梳理，能夠?yàn)楣芾韺?、決策層提供準(zhǔn)確的資料，進(jìn)而在對(duì)事業(yè)單位的各項(xiàng)事業(yè)進(jìn)行統(tǒng)籌安排時(shí)能夠更加游刃有余，極大地提升了資源配置的效率，實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)資源的合理游動(dòng)和優(yōu)化配置。

（二）傳承檔案文化

隨著事業(yè)單位檔案服務(wù)逐步向大眾化開(kāi)放，檔案文化也從幕后走向了臺(tái)前。人們開(kāi)始了解事業(yè)單位檔案文化的內(nèi)涵和外延，事業(yè)單位職工也在傳承檔案文化中扮演了重要角色。事業(yè)單位檔案資料中真實(shí)記錄了事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中走過(guò)的每一步路，尤其是一些具有代表性的文化活動(dòng)、會(huì)議紀(jì)要和圖片等，更能全面反映出事業(yè)單位獨(dú)具特色的文化內(nèi)涵。檔案本身也是一種文化的表現(xiàn)形式，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作，不僅能夠?yàn)槭聵I(yè)單位文化活動(dòng)提供素材和依據(jù)，也是在工作之中傳承文化。

（三）保障檔案存儲(chǔ)

環(huán)境事業(yè)單位的檔案在過(guò)去主要是通過(guò)人工收集、整理、歸檔，制成紙張檔案的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。但是，紙張檔案的質(zhì)地會(huì)受到時(shí)間及儲(chǔ)存環(huán)境等因素的影響發(fā)生變化。而上述制約紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存完好性的因素均屬于不可抗拒的客觀因素。如環(huán)境潮濕、紙張被蟲(chóng)蛀等情況，都會(huì)影響紙質(zhì)檔案在記錄內(nèi)容上信息保存的完整度。為此，事業(yè)單位將信息化技術(shù)與檔案管理工作有效地相融合，在內(nèi)部建立檔案信息化管理系統(tǒng)，這樣不僅能夠有效地回避客觀因素的制約，還能夠減輕傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)管理的難度，從而促使檔案存儲(chǔ)環(huán)境能夠得到良好的保障。

三、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理專業(yè)人才匱乏

就事業(yè)單位的檔案管理隊(duì)伍來(lái)說(shuō)，首先，在專業(yè)素質(zhì)上不強(qiáng)，缺乏過(guò)硬的專業(yè)能力。其次，在服務(wù)意識(shí)上不足，工作態(tài)度和服務(wù)態(tài)度較差，責(zé)任意識(shí)比較欠缺，工作仔細(xì)度和專注度不夠。另外，在崗位設(shè)置上，一些事業(yè)單位的檔案管理人員是臨時(shí)從其他部門抽調(diào)來(lái)的，并不具備專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)，并且在崗前培訓(xùn)環(huán)節(jié)比較敷衍，沒(méi)有形成比較專業(yè)、穩(wěn)定的檔案管理人才隊(duì)伍。

（二）檔案管理監(jiān)管力度不夠

在當(dāng)下的事業(yè)單位職位結(jié)構(gòu)中，大多數(shù)在崗人員的流動(dòng)程度大，缺乏完整穩(wěn)定的檔案管理項(xiàng)目，再加上檔案監(jiān)管力度低下導(dǎo)致管理人員的文化程度落后，在很大程度上造成檔案管理在崗職員無(wú)法固定，而且還存在檔案監(jiān)管工作雜亂無(wú)章，甚至存在檔案監(jiān)管人員對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部設(shè)定的檔案管理與建設(shè)規(guī)則的認(rèn)識(shí)不足，不能將單位設(shè)定的原則運(yùn)用到監(jiān)管的過(guò)程中。其次，檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)離不開(kāi)對(duì)檔案的收集、編寫(xiě)以及儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)，有些檔案監(jiān)管人員監(jiān)管力度不能滿足當(dāng)下新時(shí)期的檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)的發(fā)展需要，進(jìn)而造成監(jiān)管人員在實(shí)際的檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中出現(xiàn)低級(jí)錯(cuò)誤。另外，事業(yè)單位暫時(shí)缺乏相對(duì)健全完善的檔案搜索體系，導(dǎo)致監(jiān)管人員在工作環(huán)境中不能保證規(guī)范化建設(shè)的效率與質(zhì)量，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案自身的使用價(jià)值，導(dǎo)致事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程緩慢。

（三）技術(shù)能力不過(guò)關(guān)

檔案管理工作人員不僅需要掌握檔案學(xué)科專業(yè)理論知識(shí)，更要對(duì)事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理中涉及的業(yè)務(wù)技術(shù)知識(shí)有所了解?？墒钱?dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力根本無(wú)法達(dá)到這樣的水平。一些剛剛?cè)肼毜拇髮W(xué)畢業(yè)生具備專業(yè)理論知識(shí)，卻并沒(méi)有實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，即使通過(guò)入職培訓(xùn)流程，也無(wú)法順利完成檔案收集工作，經(jīng)常出現(xiàn)工作中的紕漏，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案完整性得不到合理保障。事業(yè)單位檔案管理工作無(wú)法直接為事業(yè)單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)收益，長(zhǎng)期處于管理層的孤島地帶，很多即將離退休的干部被安排到了這個(gè)崗位。受到年齡條件和思想認(rèn)識(shí)的制約，這部分干部職工難以迅速掌握檔案管理信息技術(shù)，對(duì)電子檔案的錄入及調(diào)取操作更是困難重重，事業(yè)單位檔案工作現(xiàn)代化的步伐十分緩慢。

（四）部分事業(yè)單位檔案管理的方式落后

現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)為事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)了重要的創(chuàng)新發(fā)展機(jī)遇。但在事業(yè)單位中，新興的檔案管理技術(shù)應(yīng)用并不普遍，很多單位仍然沿用傳統(tǒng)落后的管理方式，既沒(méi)有配備相應(yīng)的電子設(shè)備，也沒(méi)有對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，這也在一定程度上阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展。

四、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策

（一）創(chuàng)新檔案管理模式

事業(yè)單位應(yīng)更新檔案管理思想，創(chuàng)新檔案管理模式，重視檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，提升管理水平和效率。應(yīng)加大對(duì)事業(yè)檔案管理工作的資金投入，為事業(yè)單位配備較為齊全完善的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，建設(shè)相關(guān)的信息化檔案管理平臺(tái)。只有對(duì)這些基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行全面升級(jí)、改造和優(yōu)化，才能保證事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的有效推進(jìn)，保證檔案信息具有安全性、穩(wěn)定性、可靠性。還應(yīng)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展變化，對(duì)檔案管理系統(tǒng)軟件和硬件及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化和完善。通過(guò)檔案管理信息化操作，不僅能夠有效地節(jié)約人力、物力資源，還可以提高實(shí)際的檔案收集、整理、保存和利用效率，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展。

（二）提高檔案管理信息化建設(shè)人才的專業(yè)素養(yǎng)

事業(yè)單位在建立檔案管理人才團(tuán)隊(duì)時(shí)，要提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員要進(jìn)行定期的專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)，為他們提供創(chuàng)新的信息化管理理念、先進(jìn)的工作方法、最新的信息化技術(shù)，以確保檔案管理人才團(tuán)隊(duì)的專業(yè)化水平與高效的工作能力，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理成效日趨顯著。事業(yè)單位除了組織檔案管理人員參與專業(yè)培訓(xùn)以外，還要讓其在內(nèi)部進(jìn)行學(xué)習(xí)、交流，以組織策劃座談會(huì)及實(shí)地考察等活動(dòng)形式，來(lái)幫助他們快速地學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)。長(zhǎng)此以往，檔案管理人員便能夠逐漸養(yǎng)成符合新時(shí)期發(fā)展需求的專業(yè)素養(yǎng)。那么，在今后的檔案管理工作中，他們就可以更好地適應(yīng)信息化辦公場(chǎng)景，簡(jiǎn)化龐雜的工作流程。

（三）健全機(jī)制，設(shè)立科學(xué)有效的檔案管理和績(jī)效考核制度

明確事業(yè)單位檔案管理中的各個(gè)崗位的具體職責(zé)，從工作方法、工作流程、組織方式等各個(gè)環(huán)節(jié)出發(fā)，做好職責(zé)的細(xì)化。并且在制度制定完成后要做好普及與落實(shí)，將具體措施、規(guī)范講清楚、說(shuō)明白，要確保事業(yè)單位內(nèi)部的工作人員能夠充分理解、高效執(zhí)行，并且出現(xiàn)敷衍應(yīng)付的形式主義和面子工程。要做好后續(xù)的考評(píng)工作和反饋工作，對(duì)于其中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)處理，并進(jìn)行針對(duì)性的改進(jìn)。在制度制定和實(shí)施的過(guò)程中，要結(jié)合各個(gè)部門的實(shí)際情況，注意各個(gè)部門資料收集、檔案收歸的實(shí)效性和準(zhǔn)確性，要確保檔案質(zhì)量。由檔案歸口管理的部門進(jìn)行公開(kāi)量化考核，為了保證考核的實(shí)效性，要從制度角度確定檔案管理的權(quán)威性，考核過(guò)程中要確保信息的公平、公正、公開(kāi)。組織架構(gòu)的完善也是提升事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的重要手段。要以檔案管理的專業(yè)化管理為依據(jù)進(jìn)行組織架構(gòu)的建設(shè)，由黨委直接負(fù)責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)事業(yè)單位的檔案管理，同時(shí)細(xì)化事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)部單元，避免工作過(guò)于集中的問(wèn)題，提升單位整體檔案管理的效率。

（四）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念

只有當(dāng)事業(yè)單位內(nèi)部樹(shù)立了正確的管理理念，并且不斷加強(qiáng)其在檔案管理方面的投入與支持才能夠獲取良好的改革效果。而管理理念的轉(zhuǎn)變需要通過(guò)高效的宣傳來(lái)實(shí)現(xiàn)，事業(yè)單位應(yīng)提高檔案管理工作重要性的宣傳力度，使所有員工都對(duì)于檔案管理工作具有明確的認(rèn)知與重視，同時(shí)呼吁全體員工參與到檔案管理中，如此更能夠提升內(nèi)部檔案管理工作的全面性。而這一切需要內(nèi)部管理人員起到模范帶頭作用，通過(guò)管理層的帶動(dòng)與影響使檔案管理工作的地位提升，從而真正實(shí)現(xiàn)員工對(duì)檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)變。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變自身的思想觀念和管理觀念，應(yīng)用先進(jìn)的管理方法提升本單位的檔案管理工作質(zhì)量。為此，領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)的一些實(shí)質(zhì)問(wèn)題，對(duì)問(wèn)題解決的方式進(jìn)行研究和探索求越來(lái)越大。而事業(yè)單位想要使檔案管理工作更加規(guī)范化，也需要加大檔案管理信息技術(shù)人才的投入。事業(yè)單位首先對(duì)所有檔案管理工作人員進(jìn)行相應(yīng)信息技術(shù)以及信息專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，以此提高相關(guān)檔案管理工作人員的信息技術(shù)能力以及專業(yè)素養(yǎng)。除此之外，事業(yè)單位還可以廣泛地招聘一些具有較強(qiáng)信息技術(shù)的人才，有效加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍的信息技術(shù)和專業(yè)素養(yǎng)，從而促進(jìn)檔案管理工作更加規(guī)范化。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理是十分重要且不能忽視的工作內(nèi)容。但當(dāng)前我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理工作仍存在許多問(wèn)題，為了確保檔案管理工作的準(zhǔn)確性，提高檔案工作管理的工作質(zhì)量，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部要積極將檔案管理的信息化建設(shè)提上日程，同時(shí)建設(shè)合理的檔案管理體系，構(gòu)建公開(kāi)的透明獎(jiǎng)罰制度，從而全面提升事業(yè)單位檔案管理工作的效率。