轉(zhuǎn)變工作思路提高管理效率
——街道辦事處檔案管理工作探究

吳振寧

（山東省濱州市濱城區(qū)彭李街道辦事處，山東 濱州 256600）

街道辦作為社區(qū)服務(wù)的重點(diǎn)崗位，承擔(dān)著重要的任務(wù)。尤其是在當(dāng)前的社會(huì)中，社區(qū)規(guī)模不斷擴(kuò)大，對(duì)于街道辦檔案管理工作的要求不斷提升，為了能夠提升街道辦檔案管理的質(zhì)量，有關(guān)的管理部門需要進(jìn)一步加強(qiáng)街道辦檔案信息化管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的開展。因此，筆者結(jié)合自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于街道辦檔案管理的問題提出了相應(yīng)的建議。

一、街道辦檔案管理概述

基于目前國內(nèi)街道辦事處實(shí)際工作情況來看，檔案管理工作的主要提現(xiàn)為兩點(diǎn)。一是檔案管理關(guān)系到國家《檔案法》的落實(shí)，對(duì)于街道辦日常工作也有非常重要的影響，其次街道辦作為社會(huì)中的組織結(jié)構(gòu)，其具有的職能直接影響了社會(huì)的秩序，只有做好檔案管理工作，才能保證街道秩序穩(wěn)定發(fā)展。比如檔案中的下崗職工信息，可以作為街道辦工作的指導(dǎo)，能夠使得街道辦的工作開展更加具有針對(duì)性。除此之外，做好檔案管理工作也是《檔案法》的基本要求。二是檔案管理作為街道辦工作的重要組成部分，檔案信息可以為街道辦日常的工作提供數(shù)據(jù)支撐，也是街道辦日常工作開展的重要保障。

二、街道辦事處檔案管理的必要性

（一）維護(hù)社區(qū)穩(wěn)定與和諧

街道辦檔案管理工作和基層生活有著非常密切的聯(lián)系，在落實(shí)檔案管理工作的過程中能夠?yàn)樯鐣?huì)群眾提供更加真實(shí)的服務(wù)，并且能夠解決群眾現(xiàn)實(shí)困難，化解群眾的真實(shí)矛盾。有利于推動(dòng)街道辦工作的科學(xué)化和規(guī)范化，為了能夠進(jìn)一步提升工作質(zhì)量，還需要進(jìn)一步加大檔案管理人員的法治管理和管理意識(shí)，為社區(qū)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）政府與基層連接的重要紐帶

檔案管理工作作為基層政府部門工作的重要內(nèi)容，既包含日常中的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，同時(shí)還包含了日常檔案管理工作，這對(duì)于提升街道文明、促進(jìn)社會(huì)和諧具有非常重要的意義。比如，通過檔案管理的信息數(shù)據(jù)證明解決社區(qū)糾紛，利用檔案管理的人事材料，組織社區(qū)聚會(huì)，舉辦社區(qū)節(jié)目等，有利于推進(jìn)社區(qū)精神文明建設(shè)。

（三）提高人們的檔案管理意識(shí)

在新時(shí)代背景下，大眾生活已經(jīng)無法離開信息技術(shù)，信息數(shù)據(jù)也成為了生活匯總的重要組成部分。利用好檔案管理工作，可以采取針對(duì)性的信息內(nèi)容，制定融入時(shí)代元素的民生檔案。從而進(jìn)一步采取相應(yīng)的管理措施，提升工作人員的管理意識(shí)。

三、街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)要點(diǎn)

（一）把好檔案“入口關(guān)”

檔案“入口關(guān)”作為構(gòu)建檔案信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)，錄入檔案信息時(shí)需要嚴(yán)格按照有關(guān)的采集程序，錄入相應(yīng)的檔案信息。并將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為相關(guān)的電子文檔，從而保證檔案的完整性。通過信息化的手段，逐步完成收集、編目、檢索、立卷和標(biāo)引，從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檢索、簡(jiǎn)化整理。利用關(guān)鍵詞、符號(hào)、標(biāo)志等進(jìn)行檢索，提升檢索的效率以及精度。用自動(dòng)化標(biāo)引則是將檔案信息進(jìn)行切分，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。通過文字掃描儀器將紙質(zhì)材料逐步信息化，并以數(shù)據(jù)庫作為管理工具，通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)以及壓縮儲(chǔ)存技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的聯(lián)通。

（二）信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化管理

街道辦事處的檔案管理工作，是在廣泛的群眾基礎(chǔ)上開展，因此采取自動(dòng)化管理方式，能夠減輕辦事處管理人員的工作強(qiáng)度，提升工作的效率。在檔案借記管理和統(tǒng)計(jì)工作過程中，利用信息系統(tǒng)可以直接登記和保管檔案信息，并對(duì)于社區(qū)居民的生活情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。除此之外，在實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的管理過程中，可以利用好檔案信息后臺(tái)數(shù)據(jù)和檔案分配情況，這樣可以對(duì)現(xiàn)有架位進(jìn)行有序調(diào)整，提高架位的整體利用率。

（三）檔案信息的真實(shí)性管理

構(gòu)建信息化的檔案，數(shù)據(jù)真實(shí)性十分重要。檔案信息作為街道辦事處日常工作開展的依據(jù)，數(shù)據(jù)真實(shí)性直接反映民眾的真實(shí)情況。

一是在整理信息文件時(shí)需要制定統(tǒng)一的規(guī)范，針對(duì)同等類型的文件采用統(tǒng)一的格式，從而保證文件的真實(shí)性。二是在記錄檔案信息內(nèi)容時(shí)確保信息流轉(zhuǎn)過程中沒有變化。三是選擇存儲(chǔ)介質(zhì)，選擇有利的介質(zhì)來儲(chǔ)存信息，并做好數(shù)據(jù)備份工作。四是保證檔案文件的兼容性，為了確保檔案文件能夠在不同環(huán)境的使用要求，在保存文件的過程中分離數(shù)字信息語義來保存文件。五是檔案動(dòng)態(tài)管理，針對(duì)當(dāng)前的檔案內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行檢查，補(bǔ)全缺失檔案的信息內(nèi)容，完善當(dāng)前現(xiàn)有的檔案信息。

（四）電子檔案安全管理

電子檔案的安全管理和紙質(zhì)檔案的安全管理內(nèi)容有所不同，一般來說，大多數(shù)的檔案信息都放置于街道辦事處的電子信息系統(tǒng)或者是儲(chǔ)存介質(zhì)當(dāng)中，但是儲(chǔ)存介質(zhì)容易受到外界因素的干擾，如果在管理不當(dāng)，儲(chǔ)存介質(zhì)極容易出現(xiàn)紕漏，導(dǎo)致介質(zhì)出現(xiàn)故障，從而影響數(shù)據(jù)的質(zhì)量和安全，甚至嚴(yán)重的情況下還會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。所以在放置當(dāng)心信息儲(chǔ)存介質(zhì)時(shí)應(yīng)當(dāng)放置于防磁柜當(dāng)中，當(dāng)外部的儲(chǔ)存介質(zhì)滿足儲(chǔ)存的要求時(shí)，需要控制好相應(yīng)的濕度和溫度。除此之外，定期查看文件內(nèi)容，針對(duì)損壞文件及時(shí)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。

四、街道辦事處檔案信息化管理中存在的問題

（一）缺乏統(tǒng)一的組織領(lǐng)導(dǎo)

基于現(xiàn)實(shí)中街道辦事處的檔案管理情況來看，檔案管理部分作為直接負(fù)責(zé)檔案信息管理的主體，相關(guān)的負(fù)責(zé)人承擔(dān)著檔案信息決策管理的責(zé)任。但是在實(shí)際情況中，大多數(shù)街道辦都沒有設(shè)置特定的檔案管理部門，也沒有專業(yè)化的領(lǐng)導(dǎo)組織。導(dǎo)致了檔案信息化的工作難以落實(shí)到實(shí)際的工作當(dāng)中，在一定程度上抑制了檔案信息化的發(fā)展。

（二）傳統(tǒng)檔案管理辦法的局限

在開展檔案信息化管理的過程中，部分管理人員還難以擺脫傳統(tǒng)的檔案信息管理觀念，沒有掌握信息化的檔案管理手段。甚至有部分人員對(duì)于檔案信息化建設(shè)持有抵觸情緒。另外有的工作人員對(duì)于信息化管理方法的接受能力較差，進(jìn)一步增加了街道辦檔案管理信息化管理的難度，使得檔案信息化管理的實(shí)際價(jià)值難以被充分挖掘出來。

（三）缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

開展街道辦檔案信息管理管理首要的要求就是保證檔案管理的統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化，但是從目前的情況來看，部分地區(qū)的檔案設(shè)備和系統(tǒng)的缺乏統(tǒng)一性，設(shè)備和系統(tǒng)性能不一，容易導(dǎo)致文件不兼容情況。其次，部分街道辦的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及編碼標(biāo)準(zhǔn)等也存在差異，從而影響各個(gè)部分之間檔案信息的流動(dòng)和轉(zhuǎn)變，從而影響了檔案信息化管理工作的推進(jìn)。

（四）專業(yè)人員的缺失

推動(dòng)街道辦事處檔案信息化管理，對(duì)于檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有了更好的要求。雖然對(duì)于大多數(shù)的街道辦檔案管理人員而言，在檔案管理方面的專業(yè)理論知識(shí)較為扎實(shí)，但是信息素養(yǎng)方面還有所欠缺，需要進(jìn)一步提升計(jì)算機(jī)的操作技能。另外，還有的工作人員在電子檔案程序管理和維護(hù)方面還缺乏深刻的認(rèn)識(shí)，也在一定程度上影響了檔案管理信息化建設(shè)工作開展。

五、街道辦事處檔案信息化管理中的對(duì)策

（一）落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)責(zé)工作

針對(duì)街道辦檔案信息管理缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的問題，筆者認(rèn)為首先需要街道辦領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)檔案信息管理的關(guān)注，并落實(shí)好有關(guān)的檔案管理政策，并發(fā)揮好領(lǐng)導(dǎo)的組織作用，為街道辦的檔案信息化管理工作做好基礎(chǔ)。具體可以從以下幾個(gè)方面開展。一是成立街道辦檔案信息化建設(shè)管理小組，根據(jù)檔案管理工作人員的實(shí)際情況，選擇相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，制定統(tǒng)一化的組織管理模式。并建立相應(yīng)的責(zé)任制度，將檔案信息化管理的工作內(nèi)容以及責(zé)任落實(shí)到具體的工作人員身上。二是提高管理人員的水平，針對(duì)小組領(lǐng)導(dǎo)的專業(yè)不足問題，借鑒其他辦事處的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步優(yōu)化小組的長信意識(shí)，針對(duì)管理過程中的問題提出有效的措施。三是進(jìn)一步整合當(dāng)前的資源，制定“以老帶新”等制度，提升全員的信息化素養(yǎng)，制定查漏補(bǔ)缺制度，不斷完善檔案內(nèi)容。

（二）優(yōu)化工作流程

由于傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作的需求，信息化檔案管理和紙質(zhì)化管理方式存在顯著的差異，對(duì)于檔案管理工作人員的專業(yè)能力要求更高，同時(shí)也要求工作人員具備一定的信息素養(yǎng)。因此基于當(dāng)前的現(xiàn)狀，街道辦負(fù)責(zé)人需要結(jié)合當(dāng)前的檔案管理工作內(nèi)容，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的工作流程，從而有效提高檔案管理的規(guī)范性。在這個(gè)過程中，檔案管理小組針對(duì)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)際情況，比如應(yīng)用頻率和應(yīng)用價(jià)值作為參考依據(jù)，對(duì)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行合理的分類和歸納，從而提升檔案管理工作的實(shí)際效果。其次針對(duì)目錄齊全的檔案內(nèi)容，則可以應(yīng)用全引目錄的方式，展開分類標(biāo)引工作。對(duì)于特殊的檔案，工作人員可以將名字和時(shí)間作為卷宗目錄進(jìn)行分類，利用原始檔案，提升檔案錄入效率。

（三）構(gòu)建統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

由于傳統(tǒng)的街道辦檔案信息管理中缺乏統(tǒng)一管理的標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際的工作實(shí)踐過程中需要進(jìn)一步制定相應(yīng)工作管理規(guī)范，從而為檔案信息化管理工作提供良好的環(huán)境。一是街道辦開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)的過程中，就需要結(jié)合實(shí)際的工作需求制定統(tǒng)一的規(guī)劃要求，從而提升軟件的實(shí)用性和普遍性。二是在投入相關(guān)的信息設(shè)備時(shí)，需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，避免系統(tǒng)出現(xiàn)不兼容的情況。三是制定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)各個(gè)部分之間的信息流通，提升街道辦的檔案管理工作的有效性。

（四）引入專業(yè)化人才

街道辦作為基層政府行政單位，對(duì)于人才的吸引力度一般，但是在推進(jìn)街道辦檔案信息化管理的過程中，人才作為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的助力器，是落實(shí)各項(xiàng)政府意見的基礎(chǔ)。所以，吸引更加優(yōu)秀的人才進(jìn)入到街道辦事處，可以為街道辦事處的信息管理發(fā)展提供新的動(dòng)力。一是完善街道辦檔案管理崗位人才的招聘機(jī)制，優(yōu)先選擇復(fù)合型的專業(yè)背景人才。二是制定崗位考核制度，針對(duì)街道辦檔案管理工作內(nèi)容確定相應(yīng)的考核方式，并和績效進(jìn)行掛鉤，有效加強(qiáng)工作人員的實(shí)踐能力和素養(yǎng)。三是建立良好的晉升通道，為了能夠吸引更加優(yōu)秀的人才加入，完善檔案管理工作培訓(xùn)制度，為員工提供出差學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

結(jié)語

在新時(shí)代背景下，街道辦作為社區(qū)行政管理的重要組織，檔案管理對(duì)于街道辦日常工作的開展越來越重要。作為街道辦檔案管理工作人員需要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，跟上時(shí)代步伐，提升專業(yè)能力，提高計(jì)算機(jī)操作技能，加深檔案管理的認(rèn)識(shí)，根據(jù)工作的實(shí)際情況，優(yōu)化檔案信息化管理流程。