青年圖書編輯高效時間管理方法的相關(guān)研究

陳將浪

（機械工業(yè)出版社，北京 100037）

引言

圖書編輯工作不僅重要而且繁雜，對于青年圖書編輯來講，高效的時間管理方法能夠最大程度提升編輯工作效率，提高圖書質(zhì)量。因此，青年編輯應(yīng)將時間管理與實際工作相結(jié)合，通過時間支出、代辦清單、劃分事件優(yōu)先以及分解任務(wù)等流程進行深入分析，對每個環(huán)節(jié)制定出有效的時間管理方法，充分提高青年編輯的工作效率與質(zhì)量，減少不必要工作壓力的出現(xiàn)以及青年人才的流失，進而推動圖書行業(yè)的長遠發(fā)展。

一、青年圖書編輯高效時間管理的提出

時間管理能力是青年圖書編輯需要具備的重要能力之一，在繁雜的編輯工作中，高效的時間管理能夠有效提升圖書編輯質(zhì)量與效率，提高個人工作能力。任何一本圖書都是一個單獨的項目，青年圖書編輯在這一過程中會面對系統(tǒng)全面的工作環(huán)節(jié)，如，選題、約稿、編輯、送審、校對、排版、印刷、裝幀等多個環(huán)節(jié)，其中也涉及了不同人員之間的合作，一本書籍的發(fā)行需要經(jīng)過多個流程，期間時間管理起到了重要的作用，所以也對青年圖書編輯的時間管理能力提出了更高的要求與考驗?，F(xiàn)如今，隨著市場競爭力的加強，青年圖書編輯的加入使圖書行業(yè)注入了新鮮血液，也成為該行業(yè)中不可忽視的重要力量。據(jù)調(diào)查顯示，青年人群每天的工作時間最久，平均每天為10 小時。這當中除了工作本身繁重、經(jīng)驗不足導(dǎo)致加班等原因外，缺少時間管理能力是以重要因素。很多青年圖書編輯無法對時間進行科學(xué)的管理與利用，所以導(dǎo)致了加班與工作壓力的增加，進而也影響了這一行業(yè)人才的流失。因此，加強青年圖書編輯時間管理十分重要。青年編輯作為行業(yè)發(fā)展的主力軍，應(yīng)積極接受新思想、新方法優(yōu)化自己的編輯工作，將理論與實踐相結(jié)合，尋找更加高效的時間管理方法，提升時間利用率，提升工作效率與質(zhì)量。

二、造成青年圖書編輯時間浪費的因素

首先，青年編輯個人時間管理不合理?，F(xiàn)如今，很多青年圖書編輯的時間觀念不強，敏感程度也不高，缺少工作計劃安排與目標制定，更無從知曉自己一天的時間用在哪些事物上。還有一些青年編輯雖然有計劃，但是在時間安排上不合理，很多時間運用到一些不重要的事情上，毫無條理性。其次，青年編輯對作者缺少有效的時間管理。我們都知道，很多圖書的作者都是一些名人，如領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)科領(lǐng)導(dǎo)等，常年忙于學(xué)術(shù)研究、各種會議以及行政工作等等，沒有足夠的時間寫書，所以無法按期交稿，這也是很多編輯常遇到的問題之一。最后，對出版的流程與時間管理的缺失。出版圖書涉及多個環(huán)節(jié)，需要不同工作人員之間的密切合作，所以很多青年編輯由于經(jīng)驗的不足，在時間管理方面很難宏觀掌握，尤其在出版旺季中，經(jīng)常會遇到大量圖書集中在同一天出版，最終導(dǎo)致無法按時發(fā)行。這些都是造成時間浪費的重要因素。

三、提高青年編輯時間管理效率的方法

（一）記錄時間支出情況

在青年圖書編輯工作中，記錄時間支出情況是管理時間的有效方法之一。

首先青年編輯應(yīng)運用時間統(tǒng)計方法去記錄時間的支出

時間管理好比理財，當編輯人員發(fā)現(xiàn)時間不夠用，工作效率低，就要及時通過記錄去了解自己時間的具體支出情況。記錄時間的方法有很多，如柳比歇夫時間統(tǒng)計法。這種時間記錄方法詳細地記載了每天工作、休息等時間的分配，甚至每件事請的消費時間精確到分鐘，然后再根據(jù)統(tǒng)計學(xué)對記錄的數(shù)據(jù)進行分析。這種記錄方法可以對時間進行客觀的了解與分析，從而使青年編輯了解自己的時間使用情況。經(jīng)過一段時間的記錄后發(fā)現(xiàn)，青年圖書編輯的時間沒有得到高效利用，對工作耗時的判斷存在誤差，工作時間太過碎片化。在對時間數(shù)據(jù)進行梳理后，青年圖書編輯的工作效率得到大幅度提升，加班現(xiàn)象減少，壓力減小，工作計劃的準確度也有了提升，從而提升了時間的使用效率。

其次，處理碎片時間

碎片時間是青年編輯沒有安排工作和沒有計劃使用的時間，比較零碎、短暫。通常碎片時間的成因是整體時間被電話、臨時任務(wù)等計劃之間的事情打碎。很多青年圖書編輯者都會有工作時間被外來因素打碎的煩惱，甚至感嘆要下班后才能開始做事。逐漸碎片時間累積的數(shù)量越來越多。為了進一步改善碎片時間，青年編輯可以將碎片時間化零為整，將同一類的瑣碎工作在同一時間內(nèi)完成。例如，在編輯過程中需要填寫各種單據(jù)，或者回復(fù)同事信息。這些事情會不斷產(chǎn)生碎片時間，所以青年圖書編輯應(yīng)集中在同一個時間段內(nèi)完成一些瑣碎的事情，將大量的完整時間留給重要的工作。除此之外，青年圖書編輯還要試著利用碎片時間，發(fā)揮碎片時間的價值。如利用碎片時間進行文件整理、學(xué)習(xí)等，或者進行短暫的冥想與思考，從中獲得編輯靈感，提高時間使用效率，從而更加高效地完成編輯工作。

（二）理清待辦事項清單

首先，作為青年圖書編輯者要了解清單的功能與作用，通過時間記錄法了解個人的時間額度以及使用情況，并為代辦主項梳理做好準備

在圖書編輯過程中，青年編輯往往會面臨以下情況，如手中的圖書處在一審、二校和下廠階段，不同的書籍不同的工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生糾葛；很多同事的信息需要回復(fù)；領(lǐng)導(dǎo)臨時安排其他工作等等。這些事情往往會給青年編輯工作帶來一定的壓力，引發(fā)各種焦慮，進而影響編輯工作效率。所以，青年編輯者可以通過GTD 中的清單方法解決這一問題，將工作中的所有代辦事項與工作計劃進行分類整理，讓工作流程更加清晰便捷，讓青年編輯的大腦得到充分的釋放，進而避免因工作繁亂引起的焦慮。這一方法的使用還能提供可參考的工作框架計劃，展示工作者每天、每周、每月的工作情況與成就，讓青年編輯的代辦清單更加的詳細，從而更加高效的使用時間，提升工作效率。

其次，在工作清單中寫明要點

一份有效的工作清單向?qū)Ш降貓D指引著青年編輯。所以，在列出待辦事項清單時，要詳細標明日期，注意要點，期限等，從而幫助青年編輯清空大腦，減少壓力。另外，不必要將可以在幾分鐘內(nèi)完成的事項列入清單中。如當青年圖書編輯在完成一天的工作后，可以列出第二天需要代辦的事項，以便于次日能夠快速的執(zhí)行，避免耽誤不必要的時間。例如，常見的清單各式如下：

某月某日

謀出版社引進A 系列圖書，并與譯者某某人商討翻譯要求與時間。

從B 書選幾頁內(nèi)容交給譯者b 翻譯。

C 圖書腰封沒有調(diào)整，需要合作方提供資料，定為周五前完場。

所以，要想高效的管理工作時間，青年圖書編輯就有必要將待辦事項記錄下來，并按照時間、輕重等梳理，從而提高編輯的工作效率，提高時間的使用效率。

（三）劃分清單事項的優(yōu)先等級

圖書編輯的工作任務(wù)是不間斷的。國外專業(yè)提出的“二八定律”認為，任何事物中，最重要的往往占比較小，約百分之二十。剩余的百分之八十多數(shù)是次要的。所以，在圖書編輯過程中，青年編輯者可以根據(jù)二八定律對代辦事項進行等級劃分，將事物按照優(yōu)先次序進行排列，將最重要的事情定優(yōu)先級。例如，可以將電腦系統(tǒng)指派的任務(wù)作為優(yōu)先等級。青年編輯可以使用四象限法則對各項工作進行等級劃分，這一方法是將工作按照重要和緊急兩個程度劃分，如緊急與重要并存的、重要不緊急的、緊急不重要的、不緊急也不重要的。所以，青年圖書編輯在工作過程中，應(yīng)對列舉的工作清單按照優(yōu)先等級進行劃分，從而確保時間的合理利用，也避免時間的不必要浪費。進而提升時間管理效率。

（四）分解任務(wù)，并逐個執(zhí)行

在圖書編輯工作中，首先要將工作任務(wù)進行分解，并設(shè)定時間期限如任務(wù)分解法的運用。這一方法源自工作分解結(jié)構(gòu)，指的是把工作項目按照階段可交付結(jié)果分解成更小的，這樣方便管理。在青年編輯工作過程中，要靈活巧妙地運用這一思路，對已經(jīng)劃分優(yōu)先等級的工作進行進一步的分解。在工作中，不需要太過強調(diào)系統(tǒng)和專業(yè)，而是將一個重要的、繁瑣的工作分解成若干個小任務(wù)即可，然后執(zhí)行。分解任務(wù)在圖書編輯工作中具有一定的優(yōu)勢，可以幫助青年編輯做好預(yù)判，預(yù)留編輯工作的實踐，也減少工作拖延問題，減少青年編輯大腦中的畏難情緒，從而提高工作積極性與動力，使其能保持清晰的思路，進而提高編輯工作效率。需要注意的是，重要的工作項目一定要設(shè)定完成時限，否則青年編輯在工作中缺少緊迫感，從而造成時間拖延。

其次，要盡可能地避免多任務(wù)模式

當青年圖書編輯在設(shè)置完工作時限后，要逐項完成各項工作任務(wù)，而不是將多向任務(wù)同時進行，其原因是人的大腦不善于同時處理多件事物。在實際工作中，編輯處理能力不足有兩方面因素，一方面是任務(wù)切換耗散，當同時處理兩項工作并相互切換時，人的大腦認知會自動壓迫前一項工作任務(wù)導(dǎo)致認知能力下降。另一方面是任務(wù)混淆耗散，指的是編輯認知切換到下一個任務(wù)后，大腦依然會間斷式的出現(xiàn)前一個任務(wù)內(nèi)容，這也會降低認知能力。多項任務(wù)切換會降低青年圖書編輯的工作效率，無形中增加了工作焦慮與壓力。所以在實際工作中，青年編輯要隨時保持大腦的高度集中，將各項工作任務(wù)按照事先安排好的順序逐級完成，從而實現(xiàn)時間的合理利用，提高工作效率。

另外，當編輯工作任務(wù)已經(jīng)分解并確定等級后，需要逐個完成

在這一過程中，前年編輯可以運用番茄工作法提高時間管理效率。番茄工作法的核心是以25 分鐘為單位，全身心地投入到工作狀態(tài)中，然后休息5 分鐘，再進行第二個番茄鐘，以此類推，在經(jīng)過四個番茄鐘后，可以休息15-30 分鐘。這樣的工作方法看似機械，其實在實際運用中能有效提升工作效率，提高時間的使用效率。青年編輯在工作中的注意力集中是有期限的，一旦超出期限，注意力就會被分散，時間容易碎片化，進而影響工作效率與時間的利用。而番茄工作法的25 分鐘十分符合人體的生物節(jié)律規(guī)律。因此，在編輯工作過程中，青年編輯要妥善的運用番茄工作法合理的安排工作時間，提升工作效率，創(chuàng)建良性循環(huán)體系，改善青年編輯的心理狀態(tài)。

四、總結(jié)

總而言之，一本圖書的順利發(fā)行需要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)與多部門工作人員的全力配合，在這期間，時間的使用與管理是促進圖書行業(yè)長遠發(fā)展的重要因素。現(xiàn)如今，圖書編輯工作人員趨于年輕化，越來越多的青年人才參與到圖書編輯行業(yè)中，為圖書出版行業(yè)帶來了全新的挑戰(zhàn)與發(fā)展空間。青年編輯作為圖書行業(yè)的主要人才，不僅要提升個人編輯工作能力，還要提高時間管理能力，具備良好的時間觀念，并從工作中吸取經(jīng)驗，探索出更加高效的時間管理方法，從而提高編輯工作效率，推動圖書行業(yè)的良性發(fā)展。