淺談PDCA 在醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理中的應(yīng)用

張興文

（淄博市臨淄區(qū)人民醫(yī)院，山東 淄博 255400）

引言

科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，給我國(guó)檔案管理的創(chuàng)新提供了更多的可能性。專業(yè)技術(shù)檔案管理水平對(duì)于醫(yī)院運(yùn)營(yíng)水平和技術(shù)水平的提升能夠產(chǎn)生直接影響。醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案主要包括醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)療服務(wù)過(guò)程中和科技活動(dòng)中所產(chǎn)生的各種文字、圖片、影像等資料，加強(qiáng)對(duì)這些檔案資料的管理，對(duì)于醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。PDCA 循環(huán)檔案管理模式的應(yīng)用，能夠有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理中存在的不足，提升檔案管理水平。接下來(lái)，我們就PDCA 在醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行具體分析。

一、PDCA 循環(huán)檔案管理模式概述

PDCA 是醫(yī)院檔案管理中常用的一種管理模式，該管理理論是由著名的管理專業(yè)戴明所提出的，其主要是指針對(duì)管理工作開(kāi)展循環(huán)處理，使其能夠有計(jì)劃的展開(kāi)。在檔案管理中合理應(yīng)用PDCA 循環(huán)管理模式，能夠有效降低檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效果【1】。目前我國(guó)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，PDCA 循環(huán)模式仍處于磨合期，但其在提升檔案管理水平上起到了很大的成效。

二、PDCA 在醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理中的具體應(yīng)用

（一）計(jì)劃階段

計(jì)劃階段是PDCA 循環(huán)模式中的第一階段，也是最為基礎(chǔ)和重要的階段，這一階段主要是對(duì)專業(yè)技術(shù)信息檔案管理進(jìn)行詳細(xì)的分析和研究，并根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求，制定詳細(xì)的檔案管理目的和計(jì)劃。同時(shí)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行不斷調(diào)整和優(yōu)化，使其更加的完整、嚴(yán)謹(jǐn)，以此來(lái)改善檔案管理內(nèi)容和手段，促進(jìn)醫(yī)院科研水平的提升【2】。這就要求醫(yī)院檔案管理人員做好以下幾方面工作：一是對(duì)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)研究形式進(jìn)行具體分析，并對(duì)其中產(chǎn)生的文字、圖片、影像等資料進(jìn)行詳細(xì)記錄，制定科學(xué)的計(jì)劃來(lái)完成對(duì)這些資料收集和保管工作，以此來(lái)確保專業(yè)技術(shù)檔案資料的完整性；二是制定詳細(xì)的計(jì)劃，對(duì)各種專業(yè)技術(shù)試驗(yàn)程序進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保記錄數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，以此來(lái)為醫(yī)院的管理及科研工作的開(kāi)展提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，進(jìn)而將檔案管理工作的價(jià)值充分體現(xiàn)出來(lái)。

（二）實(shí)施階段

實(shí)施階段是PDCA 循環(huán)管理模式在醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理中開(kāi)展的第二階段，在計(jì)劃階段中，針對(duì)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理工作制定了詳細(xì)的計(jì)劃，在實(shí)施階段，檔案管理人員則需要對(duì)實(shí)施計(jì)劃進(jìn)行具體分析，并嚴(yán)格按照計(jì)劃開(kāi)展檔案管理工作，以此來(lái)將各項(xiàng)計(jì)劃落實(shí)到位。另外，為了確保檔案管理實(shí)施過(guò)程的順利開(kāi)展，醫(yī)院檔案管理部門還需要做好以下工作：一是制定完善的檔案管理制度，以此來(lái)對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展進(jìn)行約束，提升檔案管理工作的規(guī)范性和專業(yè)性。為了增強(qiáng)檔案管理人員的制度意識(shí)，醫(yī)院可以將制定好的檔案管理制度打印出來(lái)，相關(guān)工作人員人手一份，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)制度的學(xué)習(xí)，并嚴(yán)格按照制度規(guī)范開(kāi)展檔案管理工作。二是組織檔案管理人員學(xué)習(xí)PDCA 循環(huán)檔案管理的實(shí)施步驟，讓他們能夠在實(shí)際操作過(guò)程中，熟練的對(duì)各類檔案進(jìn)行分類和歸檔，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，上報(bào)給上級(jí)部門，制定解決方案，提升檔案管理水平；三是提升檔案管理人員的管理意識(shí)。在傳統(tǒng)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理中，檔案管理人員的管理意識(shí)薄弱，任務(wù)檔案管理工作只需要保證檔案資料的安全性即可，導(dǎo)致在實(shí)際的檔案管理工作中存在各種問(wèn)題。只有不斷加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)，才能夠確保PDCA 檔案管理步驟的順利實(shí)施。

（三）檢查階段

檢查階段是PDCA 循環(huán)檔案管理模式在醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理中的第三階段，該階段的主要工作為將所有的檔案信息進(jìn)行核實(shí)，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性，并對(duì)檔案資料進(jìn)行歸檔和封擋。這就要求檔案管理人員必須要具備加強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，及時(shí)對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查。在檢查階段需要做好以下工作：一是強(qiáng)化檔案檢查和監(jiān)督過(guò)程【3】。檔案管理人員需要對(duì)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)研究過(guò)程進(jìn)行仔細(xì)記錄，確?？蒲袛?shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。同時(shí)檔案管理部門還需要提高整體的宏觀調(diào)控力度，動(dòng)員全體醫(yī)護(hù)人員和科研人員參與到數(shù)據(jù)檢查和監(jiān)督過(guò)程中，以此來(lái)確保數(shù)據(jù)檢查的氣度；二是采取分組檢查和監(jiān)督的方式，從不同角度對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行檢查和監(jiān)督，以此來(lái)充分發(fā)揮集體的力量，提高檔案管理的質(zhì)量和水平。

（四）處理程序階段

處理程序階段是PDCA 循環(huán)檔案管理模式在醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理中的最后一個(gè)階段，經(jīng)過(guò)前三個(gè)階段，能夠有效保證檔案資料的真實(shí)性和可靠性。最后一個(gè)階段，則是根據(jù)不同項(xiàng)目的需求對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的處理。在這一過(guò)程中，檔案管理人員需要嚴(yán)格遵守處理程序，從資料整理到歸檔封擋逐層開(kāi)始，確保檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性。同時(shí)，檔案管理人員程序處理的過(guò)程還需要對(duì)PDCA 循環(huán)檔案管理模式進(jìn)行總結(jié)，不斷優(yōu)化檔案管理工作。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，PDCA 在醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理中具有較高的應(yīng)用價(jià)值。因此，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)PDCA 的重視和研究，并根據(jù)專業(yè)技術(shù)檔案管理的實(shí)際需求，利用PDCA 檔案管理模式優(yōu)化檔案管理工作，提升檔案管理水平和質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。