探究機關(guān)單位檔案管理信息化

游舫

（福建省福州市平潭縣綜合實驗區(qū)人力資源公共服務(wù)中心，福建 福州 350400）

現(xiàn)階段很多機關(guān)單位都已經(jīng)展開了辦公信息化、自動化的建設(shè)與改革，以云計算和大數(shù)據(jù)為依托，把檔案資料的管理工作推向了更高效的階段，增強了機關(guān)單位內(nèi)部檔案管理工作的服務(wù)效率與水平，能夠使人民群眾對于檔案資料的需求得到切實滿足，進而推進機關(guān)單位內(nèi)部檔案管理工作的實施水平和信息化程度。

一、機關(guān)單位內(nèi)部實施檔案管理工作信息化過程中存在的不足

（一）缺乏對檔案工作計劃管理的重視程度

現(xiàn)階段仍然有部分機關(guān)單位并未認識到檔案管理工作實現(xiàn)信息化的重要價值，依然沿用過去傳統(tǒng)的檔案管理辦法，來實施檔案管理的各項工作，其信息化建設(shè)方面的工作缺乏長效機制和領(lǐng)導(dǎo)人員的關(guān)注，致使進展速度十分緩慢，而且檔案管理工作信息化覆蓋面不夠廣。有些機關(guān)單位只能夠簡單地錄入檔案上的信息，卻認為已實現(xiàn)了對檔案的信息化管理。實踐中，檔案部門工作人員在對檔案進行信息化管理的過程中，仍然存在著惰性和認識不足的問題，缺乏對信息技術(shù)的主動學(xué)習(xí)態(tài)度，這也使檔案管理工作信息化程度難以提升，無法發(fā)揮出檔案資料信息化的強大優(yōu)勢。

（二）存在網(wǎng)絡(luò)安全方面的問題

信息化和互聯(lián)網(wǎng)的深入推進，在機關(guān)單位內(nèi)部檔案檢索、存儲以及異地調(diào)動等工作領(lǐng)域展現(xiàn)出了極大的優(yōu)勢，但也必須認識到目前檔案資料的信息管理系統(tǒng)仍然存在易被病毒攻擊、系統(tǒng)有一些小漏洞以及應(yīng)用過程中容易出現(xiàn)安全風(fēng)險等問題。若不法分子把機關(guān)單位內(nèi)部的檔案資料盜取，并進行了非法利用，就可能會使檔案的整體管理系統(tǒng)造成崩潰，所以機關(guān)單位必須對網(wǎng)絡(luò)安全的價值加以重視[1]。

（三）缺乏專業(yè)人才和硬件設(shè)備難以滿足信息化管理的實際需求

機關(guān)單位內(nèi)部在檔案管理工作信息化建設(shè)的過程中，需要有專業(yè)人才和信息技術(shù)兩方面的支撐。現(xiàn)階段國內(nèi)很多機關(guān)單位都出現(xiàn)了專業(yè)人才缺乏、硬件設(shè)備不足的問題。若電子設(shè)備的質(zhì)量不達標(biāo)，就可能會出現(xiàn)檔案資料在保存和錄入方面的失誤，導(dǎo)致檔案資料無法找回。其次，檔案管理工作的信息化程度仍然存在形式化的問題，以人工操作作為主要形式，但管理的效率相對低下，而且機關(guān)單位內(nèi)部能夠熟練掌握運營管理技術(shù)的專業(yè)人才不足，這也對檔案管理工作的信息化產(chǎn)生了阻礙[2]。

二、強化機關(guān)單位內(nèi)部檔案管理工作信息化的有效路徑

（一）強化對檔案管理工作信息化的重視程度

機關(guān)單位內(nèi)部檔案管理部門的工作人員應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新工作技術(shù)和思想觀念，讓檔案室的管理可以逐漸朝著數(shù)字化、信息化的方向，努力給各界群眾提供具有高度戰(zhàn)略型以及綜合性的檔案信息服務(wù)，對檔案信息進行深層次加工，為人民提供高品質(zhì)的檔案服務(wù)。機關(guān)單位需要撥付信息化建設(shè)的專項資金，更新并采購一些先進的可用來對檔案資料進行信息化管理的設(shè)備，使機關(guān)單位內(nèi)部檔案管理工作實施的效率能夠?qū)崿F(xiàn)升級、提質(zhì)的目標(biāo)，節(jié)約時間和人力成本，增強單位對文檔和資料等信息的應(yīng)用效率。同時，檔案部門的工作人員也需要做好與檔案資料信息化相關(guān)的宣傳工作，讓群眾能夠了解獲取檔案信息的更多途徑。此外，應(yīng)按照機關(guān)單位在辦事方面的特點以及結(jié)構(gòu)狀況實施綜合分析，并以分析結(jié)果為依據(jù)制定出檔案部門信息化管理的恰當(dāng)實施方案，解決機關(guān)單位內(nèi)部在檔案工作信息化過程中存在的潛在問題，使信息化管理的優(yōu)勢能夠充分發(fā)揮出來[3]。

（二）強化網(wǎng)絡(luò)安全工作的建設(shè)力度

檔案資料的安全不僅指傳播過程中的安全，還包括檔案資料、整個管理系統(tǒng)在軟硬件方面的安全。首先，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化機關(guān)單位內(nèi)部檔案工作信息化方面的安全保密機制，提高涉密工作人員群體的保密意識，以制度為準(zhǔn)繩，避免人為泄露檔案資料問題的發(fā)生。其次，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建檔案資料的安全保障機制，讓電子檔案所具有的完整性、真實性和有效性得到充分保障，使檔案部門內(nèi)部使用的局域網(wǎng)絡(luò)可以與外網(wǎng)之間實施物理隔離，加強密匙管理、身份認證，使檔案資料在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中的安全得以保障，對于保密的檔案資料不得上傳到外網(wǎng)中。同時，檔案資料應(yīng)當(dāng)定期對數(shù)據(jù)進行備份，避免意外狀況發(fā)生而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失問題。定期實施網(wǎng)絡(luò)安全的排查工作，對于機關(guān)單位內(nèi)部檔案部門的門戶網(wǎng)站、辦公網(wǎng)絡(luò)以及公眾平臺展開安全排查，特別是要消除檔案管理系統(tǒng)中存在的潛在安全隱患，以先進的互聯(lián)網(wǎng)和通信技術(shù)構(gòu)建內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間的一道防火墻，增強檔案管理系統(tǒng)，抵御黑客攻擊的安全防護能力。此外，需要強化方案資料管理相關(guān)的應(yīng)急預(yù)案和安全保護方案，并加強檢查和監(jiān)督力度，增強對突發(fā)事件的處置、應(yīng)急指揮能力[4]。

（三）強化機關(guān)單位內(nèi)部檔案部門從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)

首先，應(yīng)當(dāng)強化對檔案部門從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，開展有關(guān)網(wǎng)絡(luò)知識、計算機應(yīng)用、現(xiàn)代管理技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)方面的培訓(xùn)，強化檔案部門工作人員運用和掌握信息技術(shù)的能力，打造一支專業(yè)素質(zhì)過硬、專業(yè)技能熟練的檔案部門管理團隊。其次，應(yīng)當(dāng)健全人才評價制度和干部培養(yǎng)制度，完善人才結(jié)構(gòu)，把檔案部門干部的使用、交流納入干部的任用、選拔與培訓(xùn)流程中來，展開統(tǒng)一規(guī)劃，使人才的出口得到保障。此外，還需要拓展檔案部門人才的評價方式和渠道，引進具有先進管理理念的高素質(zhì)檔案專業(yè)人才[5]。

（四）開發(fā)統(tǒng)一化的檔案資料信息化管理系統(tǒng)

對檔案資料進行統(tǒng)一化管理，可以避免各地區(qū)間出現(xiàn)各自為政的問題。統(tǒng)一化的管理軟件開發(fā)出來以后，需要下發(fā)給各地區(qū)機關(guān)單位內(nèi)部檔案部門免費使用。其次，也可以通過軟件行業(yè)內(nèi)部的資源開發(fā)平臺，讓各地區(qū)機關(guān)內(nèi)部的檔案部門可以在此平臺上實施資料的登記傳遞，進而達成檔案資料信息共享的工作目標(biāo)。需要注意的是，應(yīng)當(dāng)從管理和技術(shù)層面保障檔案載體與實體的安全性，讓檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸過程都能保障安全，將電子形式的文件和紙質(zhì)形式的文件，通過雙軌制進行整理，使其名稱和檔案號統(tǒng)一，這樣可以使電子檔案和紙質(zhì)檔案實現(xiàn)互通，需要發(fā)揮出計算機數(shù)據(jù)具有的檢索速度快、存儲數(shù)量大等顯著優(yōu)勢，開發(fā)、創(chuàng)新檔案部門資料存儲和檢索的模式，促進機關(guān)單位內(nèi)部檔案管理部門數(shù)字檔案室的相應(yīng)建設(shè)工作，使原本分散存儲的檔案信息能夠通過數(shù)字化這一形式進行存儲，為社會和各級機關(guān)的檔案部門提供各種類型的數(shù)字信息服務(wù)，進而實現(xiàn)對檔案資料的有效共享。

結(jié)束語：綜上所述，機關(guān)單位檔案管理部門開展信息化管理工作具有十分重大的意義，需要領(lǐng)導(dǎo)層給予充分重視，開展積極行動以完善檔案資料共享平臺、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)為前提，增強檔案服務(wù)的有效性和質(zhì)量，保障檔案管理工作的安全性，推進檔案信息化管理工作的建設(shè)進程。