淺談第二次全國污染源普查檔案管理方法

王曉燕

（河南省三門峽生態(tài)環(huán)境監(jiān)測中心，河南 三門峽 472000）

污染源普查檔案，是我國各級政府投入巨大的人力、物力而形成的第一手寶貴資料，是第二次全國污染源普查工作留下來的最重要的成果，在普查工作之初，就應將檔案工作列入污染源普查整體工作規(guī)劃，明確分管領導、明確管理部門和人員，建立相應的工作責任制度，在污染源普查工作結束后的驗收環(huán)節(jié)，普查檔案也要作為一個專門的內容進行驗收。

1 污染源普查機構文件歸檔范圍

污染源普查機構文件歸檔范圍包括：市級普查機構接收省級或同級單位的工作類文件；有關工作機制建立、普查工作方案制定、質量管理等產(chǎn)生的相關文件材料；制定有關污染源普查技術規(guī)范和組織開展全市普查業(yè)務培訓的各類會議通知、簽到表、培訓記錄和相關課件；前期清查建庫、入戶調查工作中產(chǎn)生的文件材料；普查數(shù)據(jù)審核與匯總、分析中形成的文件材料；向省污染源普查領導小組辦公室提交的普查報告等相關文件材料；對各縣（市、區(qū)）污染源普查工作進行業(yè)務指導中形成的文件材料；污染源普查宣傳活動中形成的照片、音視頻等各類材料；對各縣（市、區(qū)）普查過程中的幫扶指導、質量提升、各階段質量核查、后期驗收、普查工作結束后的表揚等一系列相關材料；農(nóng)業(yè)部門普查工作過程中產(chǎn)生的相關文件材料；污染源普查公報；其他與普查相關的文件材料[1]。

2 污染源普查相關檔案歸檔具體時間和注意事項

2.1 歸檔具體時間

文件類材料必須在辦結完畢后立即歸檔；電子類的文件材料歸檔時間不應超過本年度年底；手持移動終端等儀器設備的使用說明，須在開箱驗收或安裝調試后7日內歸檔，重要的應當由檔案管理人員現(xiàn)場監(jiān)督隨機歸檔；錄音錄像、照片檔案應當隨時收集，重大活動的錄音錄像、照片檔案應當在工作結束后1個月內歸檔，其余錄音錄像、照片檔案最遲不超過當年歸檔；實物檔案應當在污染源普查工作結束后3個月內歸檔。其他污染源普查文件材料應當于次年3月底前完成歸檔。

2.2 歸檔注意事項

市普查辦下發(fā)的正式文件屬于必須歸檔范圍，接收上級、同級單位的文件和縣級機構的來文，分為需要辦理、重要文件、無需辦理三類，其中：必須歸檔的為需要辦理的文件，應該歸檔的為重要文件，不歸檔的為無需辦理的閱知類文件。與污染源普查成員單位、技術支持部門、聘請的第三方公司簽訂的有關合同或文件材料，需報送至市普查辦，或者待普查工作完成后移交至當?shù)匚廴驹雌詹闄C構歸檔，普查機構須將污染源類表單（不含支撐資料及佐證資料）以電子文件形式歸檔。如已歸檔紙質材料的復印件，保管期限為30年。

2.3 歸檔質量要求

歸檔的文件材料應當為原件，僅有復制件的重要文件材料也需歸檔。文件材料應當遵循其自然形成規(guī)律，能反映工作開展的全過程，保證材料的完整準確和系統(tǒng)。整理后已歸檔的紙質版文件材料字跡必須做到工整、無涂抹修改、相關數(shù)據(jù)無誤、圖表準確清楚、標記全面、各項手續(xù)無缺失、文字描述和裝訂成冊的要求符合檔案保護相關規(guī)定。整理后已歸檔的電子及電子數(shù)據(jù)文件應做到準確無誤、真實可靠，應當以開放格式存儲并能長期有效讀取，采取在線或離線方式歸檔，并在不同載體和介質上儲存?zhèn)浞輧商?，普查報表電子表單以XLSX、XLS等格式歸檔、數(shù)據(jù)報表佐證資料以PDF、JPG等相關格式予以歸檔，需要以TIFF、JPEG等格式歸檔的電子文件為照片類；需要以WAV、MP3等格式歸檔的電子文件為錄音類；需要以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔的電子文件為錄像類、各類污染源產(chǎn)排污系數(shù)手冊已經(jīng)是電子文件的，直接歸檔電子文件（有紙質文件的應同步歸檔）。

3 污染源普查檔案保存及期限

污染源普查檔案庫房應當符合國家有關標準，做好防火、防盜、防潮、防水、防日光及紫外線、防塵、防污染、防有害生物等防護工作，確保檔案安全。污染源普查機構應當制定污染源普查檔案使用制度，包括使用范圍、使用方式、使用審批程序等。涉密污染源普查檔案必須按照《中華人民共和國保守國家秘密法》以及《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》的規(guī)定加強管理，嚴防國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私泄露。指定專人或委托具有涉密資質的第三方機構負責污染源普查檔案管理工作，必須按照《關于加強第二次全國污染源普查保密管理工作的通知》（國務普〔2018〕6號）要求，簽署《保密協(xié)議書》和《保密承諾書》。

污染源普查文件材料共分為管理類、污染源類、財務類、聲像實物類和其他類五大類。保存期限各不相同。

3.1 管理類

市級黨政機關有關污染源工作的通知、意見及批復；市普查辦向上級的工作請示、對下級的批復函、普查相關報告、召開會議及培訓通知；污普工作有關會議的記錄報告、講話稿、會后總結、形成的決議、紀要，污染源普查有關管理辦法、指導意見、實施方案、技術規(guī)定等保存期限為永久；污染源普查機構規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、專報、調研報告、大事記等，污染源普查機構進行第三方委托而產(chǎn)生的相關文件材料，污染源普查技術報告、比對報告、系數(shù)手冊、數(shù)據(jù)報表匯總集等相關材料匯編保存期限為30年；污染源普查宣傳方案、宣傳畫和報紙雜志發(fā)表的有關社論、評論和報道等保存期限為10年。

3.2 污染源類

第二次全國污染源普查方案中所要普查的污染源共分五大類，分別為工業(yè)源、農(nóng)業(yè)源、生活源，集中式治理設施以及移動源。這五類源的清查表、普查表（基表和綜表）紙質版和電子版、填報說明及相應電子文件保存期限為永久；各類污染源名錄庫保存期限為30年；各類污染源產(chǎn)排污系數(shù)手冊、各類污染源普查數(shù)據(jù)等保存期限為10年。

3.3 財務類

市級污染源普查機構的年度財務會計報告、審計報告保存期限為永久；會計憑證、會計帳簿、年度預算執(zhí)行情況報告等保存期限為30年，月度、季度、半年度財務會計報告、銀行對賬單、納稅申報表等保存期限為10年。

3.4 聲像實物類

污染源普查工作（含會議）照片、錄音、錄像、污染源普查機構印章等保存期限為永久。污染源普查工作標志、獎牌、錦旗及其他相關的照片、音像、實物等保存期限為10年。

4 普查檔案驗收和移交時注意事項

4.1 驗收注意事項

普查檔案整理工作全部結束后，縣級普查機構向市級普查機構提出書面驗收申請，并附自查報告和《評分表》；市級普查機構對轄區(qū)所有縣（市、區(qū)）實地核查、驗收合格后，向省級普查機構提交書面驗收申請，并附核查報告和《評分表》。污染源普查檔案驗收采用《XX市第二次全國污染源普查檔案檢查驗收評分表》，對檔案管理及檔案質量進行量化評分，滿分為100分，達到90分及以上為合格。污染源普查檔案驗收組由組織驗收的普查機構、生態(tài)環(huán)境局、檔案局、申請驗收單位的同級生態(tài)環(huán)境局和檔案行政管理部門的專業(yè)人員及有關專家組成，總人數(shù)應為單數(shù)，且不少于5人，組長由普查機構人員擔任。檔案驗收具體項目包括以下五個指標，分別為：檔案工作的組織管理是否有力、檔案整理是否完整、檔案整理是否規(guī)范、檔案管理工作是否具有系統(tǒng)性、檔案歸檔的安全性是否達標等。市級普查機構組織驗收合格后，驗收意見抄報省普查機構備案。驗收工作結束后，應當依照國家有關規(guī)定對在普查檔案管理工作中表現(xiàn)突出的有關單位和個人，給予通報表揚和一定的獎勵。

4.2 檔案移交

市級污染源普查機構在污染源普查工作完成后半年內，向同級生態(tài)環(huán)境局檔案管理機構移交普查檔案，生態(tài)環(huán)境局應當按照檔案管理相關規(guī)定，向同級綜合檔案館移交普查檔案。對于其他單位負責辦理的污染源普查檔案資料，市級污染源普查機構平時應當做好收集，數(shù)據(jù)表單、佐證資料、質量核查記錄等污染源類檔案資料，應當在該項工作完成后3個月內移交至污染源普查機構，其他文件材料應當在污染源普查工作結束后3個月內移交。

檔案移交時，分為電子檔案的移交和實物檔案的移交。移交電子檔案時，交接雙方需要檢測檔案載體是否有缺損、載體是否提前殺毒、電子文件是否完整、真實、有效；在移交實物檔案時，交接雙方有必要對移交檔案進行仔細檢查，必須完整填寫《第二次全國污染源普查檔案移交登記表》，詳細記錄移交實物的基本信息，移交前，按照清冊清點，移交后，相關責任人需在確認移交內容和數(shù)量之后在移交清單上簽字、蓋章，一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管[2]。

5 結語

污染源普查檔案，是各級污染源普查機構和千萬個普查人員辛勤工作的重要見證，也是污染源普查工作成果的最終體現(xiàn)。不僅可以為今后一段時期的環(huán)境決策與監(jiān)管提供借鑒和支撐，而且也對普查工作深入開展、后續(xù)成果開發(fā)分析，以及打好污染防治攻堅戰(zhàn)都具有十分重要的意義。