淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案文件管理的信息化建設(shè)

孫麗寧

（青島西海岸新區(qū)就業(yè)服務(wù)中心，山東 青島 266400）

引言

檔案文件管理信息化指數(shù)據(jù)信息技術(shù)在日常文件管理中的綜合應(yīng)用及對(duì)檔案文件內(nèi)容信息的數(shù)字化管理和應(yīng)用。大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位檔案文件管理方法將由關(guān)注紙質(zhì)文件管理轉(zhuǎn)化為通過電子設(shè)備對(duì)檔案文件進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)、管理。在檔案文件管理工作者統(tǒng)一規(guī)劃下，對(duì)文件信息資源進(jìn)行數(shù)字化利用，能夠提高公共事業(yè)服務(wù)效率，提升對(duì)外服務(wù)水平；推動(dòng)事業(yè)單位檔案文件管理工作向信息化、數(shù)據(jù)化、科學(xué)化、社會(huì)化發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)背景下標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

標(biāo)準(zhǔn)化檔案可以稱作人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶，記錄的是人類在標(biāo)準(zhǔn)化計(jì)量質(zhì)量領(lǐng)域如何認(rèn)識(shí)和改造世界。有了標(biāo)準(zhǔn)化檔案，我們就可以繼承和發(fā)揚(yáng)優(yōu)良的科學(xué)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，摒棄不好的科學(xué)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，我們就可以借鑒人類優(yōu)質(zhì)的科學(xué)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)成果，以便于更好地建設(shè)符合現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的社會(huì)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景深刻地影響著標(biāo)準(zhǔn)化檔案的管理。第一，從思想觀念的方面來說，要想改變歷史上積累下來的標(biāo)準(zhǔn)化檔案信息已沒有價(jià)值的觀念，必須利用大數(shù)據(jù)對(duì)這些信息進(jìn)行整合分類，建立合適的系統(tǒng)和平臺(tái)，使這些標(biāo)準(zhǔn)化檔案信息發(fā)揮它的價(jià)值。第二，以管理的角度來看，要轉(zhuǎn)變標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的存儲(chǔ)模式。就目前來看，標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理已經(jīng)由之前的紙質(zhì)管理、電子和數(shù)字文檔管理過渡到大數(shù)據(jù)時(shí)代的管理。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理重新進(jìn)行存儲(chǔ)和組織，來實(shí)現(xiàn)其新的使用價(jià)值。最后，從開放的角度來看，大數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化檔案信息要整合的基礎(chǔ)是考慮要不要對(duì)外開放和使用。為此，相關(guān)部門要制定合理的法規(guī)，在保證國家利益、企業(yè)利益、個(gè)人利益的基礎(chǔ)上，相關(guān)機(jī)構(gòu)可以共享數(shù)據(jù)。除此之外，為了各行各業(yè)的不斷發(fā)展，要保證標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)的可靠性。

二、提高檔案文件管理工作者的專業(yè)知識(shí)與技能

首先，公共事業(yè)單位應(yīng)組織統(tǒng)一、規(guī)范的在職培訓(xùn)，對(duì)參加檔案文件管理工作的人員進(jìn)行專業(yè)評(píng)估，評(píng)估合格后方可錄用入職，保證相關(guān)檔案管理從業(yè)人員具備檔案文件管理的專業(yè)知識(shí)和技能。其次，邀請(qǐng)知名大學(xué)檔案學(xué)、管理信息科學(xué)的教授，對(duì)現(xiàn)有的檔案文件管理工作者定期進(jìn)行輔導(dǎo)、培訓(xùn)。在培訓(xùn)過程中，事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)檔案學(xué)中有關(guān)檔案文件管理的信息化技術(shù)等內(nèi)容建立課程體系，保證檔案工作者提高計(jì)算機(jī)操作水平，在日常檔案文件管理工作中建立信息化思維。同時(shí)，提高檔案工作者的整體素質(zhì)和工作技能，培養(yǎng)出既具有檔案文件管理專業(yè)知識(shí)又能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)文件信息進(jìn)行信息化錄入、開發(fā)、管理的綜合型人才。最后，檔案文件管理部門還應(yīng)積極引進(jìn)人才，招聘時(shí)應(yīng)優(yōu)先考慮檔案學(xué)專業(yè)、管理科學(xué)專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生或有相關(guān)文件管理工作經(jīng)驗(yàn)的社會(huì)人士，不斷充實(shí)、優(yōu)化檔案文件管理工作隊(duì)伍，提高檔案文件管理部門整體信息化管理建設(shè)程度，為事業(yè)單位檔案文件管理信息化建設(shè)提供內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力。

三、繼續(xù)使用制度規(guī)范類數(shù)據(jù)治理方法

制定數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，加強(qiáng)數(shù)據(jù)立法，數(shù)據(jù)管理制度規(guī)范，這些是我們相對(duì)熟悉的數(shù)據(jù)治理方法。近年來我國數(shù)字檔案管理方面的制度規(guī)范高密度出臺(tái)，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理起到了積極的推動(dòng)作用。在數(shù)據(jù)治理理念引導(dǎo)下，無論是宏觀還是微觀層面的制度規(guī)范建設(shè)，都需要進(jìn)一步融入國家和機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)治理的總體發(fā)展之中，尤其是在大家都非常關(guān)心的數(shù)據(jù)治理領(lǐng)域發(fā)出檔案的聲音。在宏觀層面，近年來政府信息資源開放共享、個(gè)人信息保護(hù)、數(shù)據(jù)安全、大數(shù)據(jù)開發(fā)等都是關(guān)系到國家安全和社會(huì)治理的重要領(lǐng)域，2020 年5 月25 日，全國人大常委會(huì)工作報(bào)告指出，今年將制定個(gè)人信息保護(hù)法和數(shù)據(jù)安全法[37]。檔案部門應(yīng)重視這些法律的制定和貫徹。在微觀層面，檔案部門應(yīng)重視數(shù)據(jù)安全管理、元數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理等基礎(chǔ)性管理活動(dòng)的制度建設(shè)，切實(shí)改變紙質(zhì)時(shí)代粗放的管理方法，面向信息系統(tǒng)中細(xì)顆粒度的數(shù)據(jù)管理，將多年來檔案部門在可信數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)合規(guī)性方面的經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用到數(shù)字環(huán)境中，寫到制度中。

四、加強(qiáng)與其他工作機(jī)構(gòu)的多元化協(xié)同合作

一是要重視信息合作。事業(yè)單位的檔案管理工作部門要充分考慮到檔案管理未來的發(fā)展前景，重視在檔案管理工作領(lǐng)域應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)。利用大數(shù)據(jù)的先進(jìn)創(chuàng)新技術(shù)，檔案管理工作部門要加強(qiáng)與各單位檔案部門間的信息共享，來更好地促使檔案資源變得豐富化。二是加強(qiáng)數(shù)據(jù)技術(shù)的合作。檔案管理技術(shù)在現(xiàn)代化技術(shù)的助推下能夠得到不斷健全完善。作為檔案管理的工作部門對(duì)智慧檔案互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的建立要進(jìn)行更加深度地考量，可以與部分高校或者科研所建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，將大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來，來為用戶打造優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。三是加強(qiáng)工作人員的合作。檔案管理工作人員是衡量檔案管理工作服務(wù)水平的基礎(chǔ)因素，其綜合素養(yǎng)和工作行為在一定程度上決定著服務(wù)質(zhì)量。隨著信息技術(shù)逐漸融入到檔案管理工作中，這就要求檔案管理工作者需掌握一定的大數(shù)據(jù)技術(shù)知識(shí)。事業(yè)單位可以聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)人員來定期培訓(xùn)現(xiàn)有檔案管理工作者，還可以定期安排技術(shù)人員來維護(hù)更新檔案管理的信息系統(tǒng)，增強(qiáng)工作人員的交流溝通，來共同學(xué)習(xí)進(jìn)步。

結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理人員要抓住機(jī)遇和挑戰(zhàn)，完善相關(guān)的檔案管理工作。只有把大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作中，才能成功地開發(fā)和利用檔案信息資源中蘊(yùn)藏著的巨大知識(shí)寶庫，標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工循、有法可依。