探討如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)

孫少良

（梨樹縣雙河鄉(xiāng)衛(wèi)生健康服務(wù)站，吉林 四平 136517）

隨著社會發(fā)展、經(jīng)濟(jì)進(jìn)步，人們的日常生活也越發(fā)信息化，為適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理工作也逐漸應(yīng)用了信息化技術(shù)，加快了計(jì)劃生育檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化。為提高計(jì)劃生育檔案工作的質(zhì)量與服務(wù)，為計(jì)劃生育管理和決策提供科學(xué)、有效的信息支持，做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)極為重要[1-2]。目前信息化環(huán)境下，檔案管理工作信息化是一大熱點(diǎn)，本文對鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)行了綜述，以期為研究鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案物質(zhì)化管理提供一定的參考價(jià)值。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)主要是指將目前的檔案管理理念與現(xiàn)代信息科技技術(shù)手段相結(jié)合，完成傳統(tǒng)管理方式向新型管理方式的轉(zhuǎn)型，對當(dāng)今海量人口信息進(jìn)行有效整理，提高信息管理的質(zhì)量、效率與利用率[3]。信息化管理的關(guān)鍵時(shí)信息技術(shù)、信息資源與信息設(shè)備，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)時(shí)通過當(dāng)前信息管理技術(shù)完成現(xiàn)代海量人口信息的整合、分享管理等，有效利用信息技術(shù)明確人口資源，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案工作的質(zhì)量、效率等。鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)主要內(nèi)容便是指利用當(dāng)前的信息技術(shù)完成人口的信息采集、存儲、篩選、處理、發(fā)布與后續(xù)管理，讓計(jì)劃生育信息管理任務(wù)更有效、高效、科學(xué)[4]。

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)的意義

1.有利于政府掌握人口信息資源。從宏觀角度看，完成鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)可幫助政府了解社會各階層人口的遷徙規(guī)律、局部老齡化情況、當(dāng)?shù)鼐蜆I(yè)情況、人員健康情況與受人情況等，也可更深入了解社會人口配置與文化水平、結(jié)構(gòu)等，為政府在做相關(guān)問題決策時(shí)提供科學(xué)、有效的數(shù)據(jù)依據(jù)，提高政府研究人口問題的科學(xué)性[5-6]。另一方面，社會活動中最主要的參與人員便是人口，了解人口信息是了解當(dāng)?shù)卣?、?jīng)濟(jì)、文化等各方面內(nèi)容的主要手段，了解人口信息對推動社會發(fā)展有著重要意義。目前大多計(jì)生部門都配備了計(jì)算機(jī)，基層開展計(jì)劃生育工作有了一定的物質(zhì)保障，這也是政府可以第一時(shí)間了解相關(guān)信息的保障[7]。

2.有利于提升計(jì)劃生育工作的質(zhì)量與效率。長期以來，計(jì)劃生育工作是由行政部門進(jìn)行管理的，然而改革開放后，計(jì)劃生育工作量越來越大，開展模式也越來越復(fù)雜，面對政府機(jī)關(guān)對透明度、質(zhì)量、效率的要求，行政部門面臨的挑戰(zhàn)越來越大[8]。因此推動計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)，提高計(jì)劃生育檔案的合理性與科學(xué)性極為重要。對于行政部門工作人員而言，采用信息技術(shù)完善計(jì)劃生育檔案工作，可提高自身的工作質(zhì)量與工作效率，對民眾而言，計(jì)劃生育檔案信息化，可有效減少到行政部門辦事的時(shí)間成本，提高了民眾的滿意度[9]。計(jì)劃生育檔案信息化可完成相關(guān)部門之間的信息交互、信息共享，更有利于各部門溝通、交流，有利于深入計(jì)劃生育相關(guān)工作的進(jìn)行，為計(jì)劃生育工作順利進(jìn)行提供了科學(xué)、有效的數(shù)據(jù)支持，符合了建設(shè)電子政府的要求。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)的具體措施

（一）建立計(jì)劃生育檔案數(shù)據(jù)庫

政府在具體措施中起著領(lǐng)導(dǎo)者的角色，鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)過程中，需充分利用各部門的優(yōu)勢作用，建立計(jì)劃生育檔案信息數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化工作質(zhì)量[10]。在計(jì)劃生育檔案信息數(shù)據(jù)庫中，每個人都有唯一的識別標(biāo)志，在我國該標(biāo)志可設(shè)為居民身份證。各地計(jì)劃生育部門需保證采集到的計(jì)劃生育檔案信息的準(zhǔn)確性，了解其中的各方面資料，并經(jīng)多方面、反復(fù)核實(shí)信息準(zhǔn)確性后，準(zhǔn)確錄入到數(shù)據(jù)庫中。在采集信息、錄入信息的過程中，要注意信息是否出現(xiàn)反復(fù)采集或重復(fù)錄入，避免造成資源浪費(fèi)，明確部門相關(guān)工作人員的職責(zé)，可適當(dāng)建立合理的懲罰制度，提高工作人員的責(zé)任心，也提高工作人員的工作效率，嚴(yán)格把控?cái)?shù)據(jù)質(zhì)量，保證采集、審核、錄入等檔案信息化全過程的高準(zhǔn)確度，確保相關(guān)信息的完整性。

（二）實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享

采用相應(yīng)的信息技術(shù)，可將采集到的計(jì)劃生育檔案資料建設(shè)成人口信息系統(tǒng)，有利于后續(xù)計(jì)劃生育工作的順利進(jìn)行。比如目前證件辦理是采用證件打印模板，相比以往傳統(tǒng)的辦理證件流程，當(dāng)前的流程更簡便，辦證效率更高，比如查詢計(jì)劃生育檔案信息，可在檔案數(shù)據(jù)中采取關(guān)鍵詞查詢，確保了信息的準(zhǔn)確性[11-12]。共享信息，可提高相關(guān)部門工作人員的工作效率，降低了可避免的工作量，并減少了統(tǒng)計(jì)工作中可能出現(xiàn)的誤差。

（三）加強(qiáng)信息化隊(duì)伍建設(shè)

計(jì)劃生育檔案信息化需要不斷培養(yǎng)、引進(jìn)專業(yè)人員，目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)的計(jì)劃生育檔案管理人員的專業(yè)能力較低，尤其是基層人員對信息化了解程度不高，需要加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)能力，尤其是計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件的操作能力，保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關(guān)部門工作人員可獨(dú)立操作所需的軟件，加強(qiáng)信息化隊(duì)伍建設(shè)。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案信息化是必然結(jié)果

當(dāng)前時(shí)代科技發(fā)展日新月異，若人口計(jì)生部門仍采取傳統(tǒng)檔案管理模式開展工作，其海量的人口數(shù)據(jù)是工作人員工作量的巨大挑戰(zhàn)。采取相應(yīng)的信息技術(shù)，完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案是必然結(jié)果，這項(xiàng)措施可有效提高計(jì)劃生育檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，讓民眾、工作人員都享受到當(dāng)前科技為我們帶來的便捷服務(wù)，有利于計(jì)劃生育服務(wù)中心更好地為民眾服務(wù)。

（二）傳統(tǒng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案管理模式無法滿足當(dāng)前社會發(fā)展

我國傳統(tǒng)計(jì)劃生育檔案管理模式是工作人員采取手工登記、完成紙質(zhì)存檔，這種管理模式對工作人員的能力、耐心、責(zé)任心有著較高的要求，同時(shí)耗時(shí)極高，且紙質(zhì)檔案無法長期保存，在保存過程中可能出現(xiàn)紙張脆弱、字跡模糊等現(xiàn)象，且在管理過程中，高調(diào)用頻率對檔案的存儲也是一種挑戰(zhàn)。對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)而言，管理計(jì)劃生育檔案的工作人員調(diào)用檔案所需時(shí)間與精力更高，會降低工作人員的工作積極性[13-14]。計(jì)劃生育檔案信息化可有效提高調(diào)用效率，不必?fù)?dān)心紙質(zhì)檔案可能存在的檔案損壞問題，有效提高工作人員的工作效率與工作積極性。

四、結(jié)論

在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案信息化與檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。在進(jìn)行科學(xué)化微機(jī)管理的當(dāng)下，尋求新形勢下人口與計(jì)劃生育檔案管理工作的新思路、新方式，對強(qiáng)化人口與計(jì)劃生育檔案管理質(zhì)量、良好實(shí)施新時(shí)期人口與計(jì)劃生育工作以及促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展都可產(chǎn)生積極效應(yīng)。計(jì)劃生育檔案管理工作歷經(jīng)了由原始的粗劣且簡單的手工報(bào)表到先進(jìn)的科學(xué)化的電腦操作管理，經(jīng)過大量有益探索，各部分領(lǐng)導(dǎo)、工作人員從思想根本上意識到了計(jì)劃生育檔案工作的重要性，從上至下實(shí)現(xiàn)了計(jì)劃生育檔案工作信息化，有效保障了人口與計(jì)劃生育工作的有序開展。計(jì)劃生育檔案信息化，相比于傳統(tǒng)的管理方案，有著檔案調(diào)用效率高、工作人員工作效率高、民眾辦事時(shí)間短等多種優(yōu)勢，可為政府對重大問題決策時(shí)提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。

當(dāng)前部分地區(qū)的計(jì)劃生育服務(wù)中心已采取了相應(yīng)的信息技術(shù)，并取得了一定的成果，然而部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)在計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)方面出現(xiàn)了問題，如系統(tǒng)建設(shè)、管理強(qiáng)化方面還有大量值得探討的地方，管理人員對信息化建設(shè)的掌握也十分重要，相應(yīng)部門應(yīng)根據(jù)各地檔案管理現(xiàn)狀，加強(qiáng)信息化建設(shè)工作指導(dǎo)思路，采取靈活的方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，對工作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，提高工作效率、提高計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)程。隨著國內(nèi)信息技術(shù)普及，鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)也會不斷發(fā)展，相信未來檔案管理體系定會出現(xiàn)突破性發(fā)展，滿足當(dāng)前時(shí)代的社會發(fā)展需求。