論事業(yè)單位檔案信息失真的原因及對策

劉玉美

（牡丹江市陽明區(qū)陽明街道辦事處綜合便民服務(wù)中心，黑龍江 牡丹江 157000）

檔案管理是事業(yè)單位的重點工作之一。隨著事業(yè)單位的職能劃分日益明確，事業(yè)單位檔案的專業(yè)性、復(fù)雜性與珍貴性日益提高，要求事業(yè)單位在履行服務(wù)職能的同時留下珍貴資料。雖然事業(yè)單位近年來在檔案管理方面做出不懈努力，但是仍存在檔案信息失真的問題，還要加強事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)劃，提高檔案建設(shè)的規(guī)范性，分析造成檔案失真的根本原因，從源頭上加強控制。

一、事業(yè)單位檔案失真的表現(xiàn)

（一）檔案信息不完整

檔案集中反映了事業(yè)單位各項工作情況，包括工作的目標(biāo)、計劃、執(zhí)行情況，存在的問題，以及取得的成果等。檔案信息不完整，未能全面反映事業(yè)單位各項工作情況，有時僅記錄一些重點信息，不能全面記錄各項工程的具體流程，或者存在檔案信息資源僅以文字形式存在，缺乏必要的圖片或視頻信息等情況。有些事業(yè)單位檔案還存在真實性和準(zhǔn)確性不夠問題，一些檔案字跡較為模糊，存在隨意篡改或未能加蓋公章等問題。由于有些檔案的年限較長，檔案經(jīng)手人過多，出現(xiàn)了檔案資料內(nèi)頁丟失等情況。因為存在檔案信息資料不完整的情況，致使檔案資源的實用價值大打折扣，未能滿足各項工作的現(xiàn)實需要。

（二）檔案管理效能低

檔案管理效能低主要指的是檔案的服務(wù)價值低，檔案信息資源未能得到充分利用。例如，事業(yè)單位缺乏科學(xué)完善的服務(wù)傳遞機(jī)制，一些事業(yè)單位未能積極響應(yīng)社會各界的使用請求。還有的事業(yè)單位檔案管理工作的分工不明確，不能體現(xiàn)數(shù)據(jù)信息技術(shù)的價值，未能構(gòu)建檔案供給體系，嚴(yán)重影響了檔案服務(wù)效率。在檔案信息傳遞的過程中易受外界環(huán)境影響，或者檔案數(shù)據(jù)信息打不開，兼容匹配性較低，或者檔案信息資源在流轉(zhuǎn)過程中容易出現(xiàn)被篡改的情況，一些珍貴的檔案信息嚴(yán)重流失，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案資源的應(yīng)用價值變?nèi)酢?/p>

（三）檔案業(yè)務(wù)不規(guī)范

事業(yè)單位在日常工作中產(chǎn)生了大量檔案信息，這些檔案信息未能及時有效歸檔。例如，不少事業(yè)單位僅在年末進(jìn)行一次性檔案收集整理，日常缺乏標(biāo)準(zhǔn)的檔案歸集流程，很多重要檔案僅由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)保管，未能及時的履行檔案上交程序。事業(yè)單位很大程度上存在檔案管理滯后的問題，而且相關(guān)業(yè)務(wù)流程也不規(guī)范，基層科室未起到檔案收集核對的作用，一些人員對檔案操作不熟練，在檔案整理分類時經(jīng)常弄錯，這給后續(xù)的檔案管理與應(yīng)用帶來了較大障礙。隨著信息技術(shù)融入事業(yè)單位檔案管理，有些檔案員不掌握信息化的檔案運轉(zhuǎn)方式，檔案資源管理浮于表面，未能廣泛收集相關(guān)信息，檔案資源的完整性較低，未能全面記錄事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作的全貌，影響了檔案資源的應(yīng)用價值。

二、事業(yè)單位檔案失真的原因

（一）檔案管理隊伍較薄弱

有些事業(yè)單位人員未能認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義，檔案管理工作隊伍專業(yè)性及創(chuàng)新性不強，對檔案相關(guān)工作的重視程度不高，未能認(rèn)識到檔案信息資源的重要社會意義。目前，一是事業(yè)單位各級人員對檔案管理工作認(rèn)識不夠。由于得不到足夠的重視，使得檔案管理部門工作邊緣化越來越嚴(yán)重的問題突出。二是事業(yè)單位編制數(shù)量有限，從事專職檔案管理人員較少。檔案管理崗位多由行政人員兼任，由于專兼職人員配合不足，缺乏必要的檔案信息技術(shù)培訓(xùn)，非檔案專業(yè)人員對檔案管理一知半解，導(dǎo)致檔案管理工作的信息化建設(shè)水平較低。三是由于檔案隊伍人員的不專業(yè)導(dǎo)致片面開展檔案管理工作。在處理檔案業(yè)務(wù)時僅能完成一般操作，不能完成較為復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)信息匯總?cè)蝿?wù)。阻礙了檔案管理事業(yè)的進(jìn)步，導(dǎo)致檔案信息的質(zhì)量下降，嚴(yán)重影響了檔案信息資源的真實性，阻礙了檔案工作的順利有序進(jìn)行。

（二）檔案資源缺乏監(jiān)督。

檔案理應(yīng)納入事業(yè)單位的監(jiān)督體系。加強檔案監(jiān)督與審核是事業(yè)單位監(jiān)督管理工作的重要任務(wù)之一，這對于保證檔案的真實性和準(zhǔn)確性有重要的價值。目前，有些事業(yè)單位缺乏對檔案工作的監(jiān)督管理，未能形成完善的監(jiān)督管理工作體系。一是事業(yè)單位未能做到督促各級人員開展檔案資源管理，未認(rèn)識到檔案資源的價值，使得事業(yè)單位的檔案管理工作氛圍不夠，因此嚴(yán)重影響了檔案管理的整體質(zhì)量水平。二是未做到對檔案員與相關(guān)工作人員進(jìn)行有效的績效評估，降低了對檔案員工作的約束，很多事業(yè)單位存在缺乏檔案專業(yè)技術(shù)人員，檔案整理和歸檔的方法不統(tǒng)一，不科學(xué)，造成檔案管理方式方法較為隨意，致使檔案信息資源管理的質(zhì)量參差不齊。三是事業(yè)單位檔案管理制度不完善，部門監(jiān)督不到位，檔案源頭信息梳理要確保真實性，有效性，一旦缺乏監(jiān)督，造成疏漏又難以及時發(fā)現(xiàn)問題，因此造成了檔案信息失真的影響，嚴(yán)重制約了檔案資源的應(yīng)用價值。

三、事業(yè)單位檔案控制的方法

（一）完善規(guī)章制度

為了保證事業(yè)單位檔案信息的真實性，還要根據(jù)國家的相關(guān)法規(guī)政策建立事業(yè)單位檔案管理工作制度，嚴(yán)格的貫徹執(zhí)行相關(guān)工作要求，及時摒棄不適應(yīng)時代需要的檔案管理工作方式。例如，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視開展檔案管理工作，形成良好的檔案建設(shè)氛圍，支持事業(yè)單位大力開展檔案建設(shè)實踐。明確各業(yè)務(wù)科室的檔案管理職責(zé)，要求各級人員嚴(yán)格的履行檔案管理工作程序和義務(wù)，做到依規(guī)辦事，嚴(yán)守檔案秘密，進(jìn)一步保證檔案信息的真實性和完整性。

（二）優(yōu)化管理方式

為了提高檔案管理的整體質(zhì)量，從源頭上杜絕檔案失真問題，還要優(yōu)化檔案管理工作的方式，依托專業(yè)的模式提高檔案管理的整體水平。首先，成立專職的檔案管理工作部門，保持檔案管理工作的獨立性，確定各方面檔案管理工作的職責(zé)，促進(jìn)各業(yè)務(wù)科室進(jìn)行有效溝通，有效防止出現(xiàn)檔案管理的信息孤島現(xiàn)象。優(yōu)化檔案管理工作結(jié)構(gòu)，構(gòu)建內(nèi)外關(guān)聯(lián)、相互監(jiān)督與協(xié)同配合的工作機(jī)制，避免某一環(huán)節(jié)失誤造成的檔案信息失真現(xiàn)象。還要明確各級人員的工作職責(zé)，加強相關(guān)人員績效評估，從而有效保證檔案信息的真實性與完整性。

（三）更新技術(shù)手段

為了提高檔案重的整體水平，還要發(fā)揮信息技術(shù)的作用，依托技術(shù)進(jìn)步促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新，滿足復(fù)雜環(huán)境下的檔案建設(shè)需要。例如，引進(jìn)專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，開發(fā)檔案管理工作平臺，基于信息技術(shù)提高檔案管理的整體效能，依靠智能化設(shè)備開展檔案審核、歸檔、核對工作，實現(xiàn)審、定、監(jiān)的電子化。優(yōu)化檔案運轉(zhuǎn)流程，將核對、分類、編號、歸檔與整理分屬于不同部門或人員，尤其重視依托大數(shù)據(jù)技術(shù)與云存儲技術(shù)構(gòu)建更加先進(jìn)的檔案管理體系，發(fā)揮數(shù)據(jù)信息技術(shù)的重要作用，強化檔案訪問權(quán)限控制，做到各項信息的存儲記錄工作，從而有效避免數(shù)據(jù)信息流轉(zhuǎn)失真，實現(xiàn)對檔案的嚴(yán)格控制。

（四）提升人員素質(zhì)

現(xiàn)代檔案管理離不開專業(yè)技術(shù)人員的參與，新時代的檔案管理應(yīng)當(dāng)保持足夠的專業(yè)性、科學(xué)性與創(chuàng)新性。因此，應(yīng)當(dāng)加強檔案技術(shù)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)工作，積極增加檔案員編制，認(rèn)真梳理當(dāng)前檔案管理技術(shù)實力，組織開展專門的技術(shù)培訓(xùn)工作。積極利用特殊人才引進(jìn)、專業(yè)技術(shù)人才招聘或第三方支持方式引進(jìn)檔案管理人才，從而提高檔案管理的整體水平。優(yōu)化檔案管理工作制度，約束檔案管理人員工作方式，提高檔案管理人員職業(yè)道德，促進(jìn)檔案建設(shè)的快速發(fā)展，激發(fā)檔案員工作的積極性，從而有效保證檔案信息資源的真實性。

（五）審核歸檔信息

對于已經(jīng)形成材料的入黨信息來說，若在填寫的過程中出現(xiàn)前期和后期不相一致的情況時，那么則不利于保障檔案信息的真實性。為此，需要確保事業(yè)單位檔案管理工作部門能夠與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，針對出現(xiàn)問題的信息進(jìn)行查轉(zhuǎn)和核實之后，待經(jīng)過單位的認(rèn)可再將其形成相應(yīng)的認(rèn)定材料，由檔案部門加蓋帶有“認(rèn)定材料”字樣的公章，并將其裝入到檔案袋當(dāng)中，在后續(xù)的查檔工作實施過程中，需要將認(rèn)定材料作為基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，為了確保檔案資料能夠充分發(fā)揮出相應(yīng)的實用價值，并保障信息內(nèi)容的安全性，在實際的查閱過程當(dāng)中，需要確保檔案工作能夠具備審核、確定以及監(jiān)督等三項不同的職能。首先，對于審核職能來說，需要在填寫查閱檔案審批表的過程中，針對審查檔案的人員、目的以及范圍等多方面的因素進(jìn)行核定。其次，在認(rèn)定的過程中，需要派遣專業(yè)的檔案管理工作人員，根據(jù)實際的查閱范圍，及時的找出所需要查閱的關(guān)鍵部分。最后，在開展監(jiān)督工作的過程中，需要確保檔案人員，能夠針對查閱人員的整體查閱流程和相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督。不僅如此，當(dāng)事業(yè)單位的職工工作崗位出現(xiàn)了變動情況時，那么檔案管理工作人員需要在接到調(diào)檔函書之后，基于全方位的角度對職工的檔案材料進(jìn)行收集，以嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的態(tài)度對職工的材料信息進(jìn)行核對，為分類、編號、歸檔以及整理裝訂等方面的工作提供便利性支持。與此同時，還需要及時的填寫檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)單，并且需要將相關(guān)信息進(jìn)行密封處理，在加蓋公章之后由機(jī)要單位將此方面的資料和數(shù)據(jù)發(fā)送至用人單位的檔案管理工作部門，并由專人進(jìn)行派送和取件，避免出現(xiàn)個人私自攜帶檔案的情況，以此來防止檔案信息出現(xiàn)丟失和篡改等不良問題。

（六）不斷完善法治，加強監(jiān)督力度

在社會主義建設(shè)目標(biāo)的推行過程中，使法治社會建設(shè)受到了社會各界的廣泛關(guān)注，且在相關(guān)法律體系的推行過程中，保障了社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的平等性和和諧性。法律為各項事務(wù)的逐步開展提供了較為嚴(yán)格的行為準(zhǔn)則，當(dāng)出現(xiàn)違法亂紀(jì)等情況時，能夠充分發(fā)揮出法律法規(guī)的職能效用。在開展事業(yè)單位檔案管理工作的過程中，為了避免出現(xiàn)信息失真等方面的問題，需要基于合法性的檔案管理工作理念，針對相應(yīng)的法律制度進(jìn)行完善和整改，確保在開展檔案管理工作的過程中，能夠做到有法可依、有法必依和違法必究。與此同時，還需要加大對事業(yè)單位檔案信息的監(jiān)督以及管理力度，確保監(jiān)督工作和管理體系能夠得到同步進(jìn)行和有效落實，實現(xiàn)對信息失真現(xiàn)象的全面規(guī)避，以此來保障信息數(shù)據(jù)的安全性和完整性，確保事業(yè)單位各項事務(wù)能夠得到穩(wěn)定運行。

結(jié)論

信息時代應(yīng)當(dāng)高度重視檔案資源真實性，強化構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理工作體系，明確檔案管理的要點，創(chuàng)新檔案建設(shè)的方式，采用種種控制措施，加強檔案管理的監(jiān)督管理，從而有效保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實性和可靠性。