高校人事檔案精細化管理策略探微

趙玉靈 劉 平

（山東勞動職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山東 濟南 250300）

高校人事檔案是高校中的重要信息，對高校人力資源管理以及長遠發(fā)展意義重大。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，如何對高校人事檔案進行精細化管理，已經(jīng)成為各大高校關(guān)注的重要內(nèi)容。通過開展人事檔案精細化管理，能夠提升人事檔案管理的科學(xué)性，推動整體管理質(zhì)量的提升。本文主要分析高校人事檔案管理現(xiàn)狀，論述精細化管理的重要意義，并提出具體的措施。

一、高校人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理人員素質(zhì)不高

在當(dāng)前高校發(fā)展的過程中，很多學(xué)校并沒有針對性地設(shè)置專門的檔案管理人員。在檔案管理工作開展的過程中，只有管理人員和教師代管，他們的專業(yè)不相符合，這就導(dǎo)致在實際檔案管理工作開展的過程中由于疏忽和不專業(yè)導(dǎo)致出現(xiàn)很多問題。而且在檔案管理的過程中需要的是信息處理的人才，這對于高校在選擇檔案管理人才的過程中存在難處。對此，要想實現(xiàn)檔案精細化管理，就應(yīng)當(dāng)引進高層次的管理人員。雖然當(dāng)前高校引進了很多先進的設(shè)備，但是沒有高素質(zhì)人才管理，不能充分發(fā)揮他們的優(yōu)勢。也就表明，在檔案管理的過程中始終存在漏洞。與此同時，很多管理人員對工作的熱情不是很高，不重視檔案管理工作的開展，因此也影響到管理的真實性和專業(yè)性。[1]

（二）缺乏規(guī)范的管理制度

當(dāng)前，很多高校在實際檔案管理的過程中并沒有建立完善的管理制度，因此也沒有完成規(guī)范化的要求，很多信息沒有填寫完整。在實際管理的過程中，管理人員也沒有對工作流程形成正確的認(rèn)知，開展針對性的管理，導(dǎo)致很多工作模糊不清。若是出現(xiàn)問題，對于高校的管理會產(chǎn)生嚴(yán)重影響，容易導(dǎo)致在儲存階段出現(xiàn)信息丟失問題。與此同時，在人事檔案管理的過程中，也不具備統(tǒng)一性。前后不一，因此學(xué)校在調(diào)取信息的過程中會出現(xiàn)信息不全面的問題，影響到學(xué)校管理工作的高效開展。

（三）信息更新不夠及時

在學(xué)校學(xué)習(xí)和工作開展的過程中，教職人員和學(xué)生的履歷都會隨著年限的上升而增加。在此期間，他們會受到相應(yīng)的處分和獎勵，這些都需要記錄在檔案中。但是，當(dāng)前高校的工作人員并沒有對這部分信息進行及時的更新，沒有關(guān)注檔案的動態(tài)性。很多資料更新不及時，導(dǎo)致管理人員不能對學(xué)校的情況進行進一步的把握和了解。對于學(xué)生來說，教職人員和學(xué)生的評判可以作為人事檔案信息的依據(jù)。若是人事檔案沒有更新，那么在對學(xué)校評判的過程中會受到阻礙，由此也會影響到學(xué)校人才隊伍的建設(shè)。[2]

（四）管理模式落后

由于學(xué)校的規(guī)模在不斷擴大，教職人員的工作理念也在不斷更新。在高校人事檔案管理過程中卻仍然使用傳統(tǒng)的模式，很多信息在記錄的過程中通過人工的方式來開展，沒有充分利用先進的信息技術(shù)，這就導(dǎo)致在實際工作開展的過程中存在管理不當(dāng)?shù)膯栴}，信息登記錯誤或不全的現(xiàn)象頻發(fā)。也就表明，傳統(tǒng)的管理模式不適于高校發(fā)展，人工操作不能滿足檔案更新的需求，越來越多的人事檔案需要由專門的系統(tǒng)來輔助管理。對此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)強化對人事檔案的精細化管理。

二、高校人事檔案精細化管理的意義

（一）提高人事檔案精細化管理的科學(xué)性

當(dāng)前高校在管理和發(fā)展的過程中，面臨的工作要求和工作量越來越高。利用傳統(tǒng)的管理模式無法滿足管理需求，同時也無法獲得相應(yīng)的成效。通過開展精細化的管理能夠讓整個管理變得更為規(guī)范，進一步優(yōu)化人事檔案管理的環(huán)節(jié)和步驟。與此同時，對整個管理過程進行科學(xué)規(guī)劃和分工可以不斷完善管理的整個過程，充分發(fā)揮人事檔案管理的功能，讓整個過程變得更為科學(xué)、規(guī)范。[3]

（二）提高人事檔案精細化管理的規(guī)范性

高校在人事檔案管理工作開展的過程中缺乏規(guī)范性。例如，在對資料整理搜集的過程中，存在資料缺失、不全的問題。通過精細化的管理，學(xué)校可以進一步對資料進行搜集，防止在搜集過程中出現(xiàn)缺乏規(guī)范性的問題。在管理的過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理規(guī)范來及時、有效地建設(shè)管理流程。對每個流程進行詳細的說明，最終可以做到有規(guī)定可依。在這一規(guī)范化的框架下開展管理工作可以避免這個工作的隨意性和盲目性，為人事檔案管理開啟良好的開端。

（三）提高人事檔案管理效率

從當(dāng)前高校人事檔案管理實踐工作來看，仍然停留于較為原始、傳統(tǒng)的管理方式階段。雖然在現(xiàn)階段發(fā)展的過程中，有些優(yōu)秀經(jīng)驗可以借鑒和保留。但是，其管理模式已經(jīng)不符合新時代的需求，達不到提高管理效率的效果。管理者需要承擔(dān)保管者的責(zé)任，同時也需要做好儲存和檢索工作，這些都需要由他們親力親為，會影響到整體管理效率的提高。然而，精細化的管理可以更好地開展高校人事檔案管理，促進各項工作流程精細化、規(guī)范化發(fā)展。[4]

三、高校人事檔案精細化管理策略

（一）提高管理人員精細化管理的意識

隨著新時代的建設(shè)和發(fā)展，中央明確要求各方在人事管理的過程中，應(yīng)當(dāng)強化人事檔案的精細化管理。高校在開展人事檔案管理的工作中更應(yīng)當(dāng)做好表率作用，提高政治地位，解放思想，深化改革，以此開辟出一種全新的、順應(yīng)時代發(fā)展的管理方式。然而，在實際管理的過程中，高校的管理者自身應(yīng)當(dāng)強化精細化管理的理念和意識，外化于行、內(nèi)化于心，這樣也可以充分理解精神理念，將其落實于工作中。此外，校領(lǐng)導(dǎo)也需要重視精細化管理工作，加強宣傳和教育，讓每個教師都能積極參與其中，為精細化管理提供智力和人力支持。

（二）建立完善的檔案管理系統(tǒng)

在當(dāng)前進行高校人事檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，這樣也能夠促進精細化管理的實現(xiàn)，提高管理效率。在實際檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，工作人員可以利用這一系統(tǒng)來完成統(tǒng)一管理，其中就包括對檔案的查閱、管理和采集。相關(guān)負(fù)責(zé)人不需要經(jīng)過管理人員就可以直接在網(wǎng)上進行檔案的查詢，這樣也可以更好地完成為檔案的管理工作，將各種檔案材料進行統(tǒng)計、收集、整理、查閱、鑒別等，提高領(lǐng)導(dǎo)人員的監(jiān)督水平和管理水平。與此同時，在網(wǎng)絡(luò)上也可以及時有效地監(jiān)控管理的具體信息，從而為學(xué)校工作的開展提供保障。當(dāng)前，整個檔案管理系統(tǒng)是流水化的形式，為了防止在工作過程中出現(xiàn)遺漏，可以對軟件的檔案進行統(tǒng)計和分類，工作人員只需調(diào)動數(shù)據(jù)就可以知道信息。此外，整個檔案管理系統(tǒng)具有事務(wù)提醒、用戶管理等各種功能，可以增強檔案的保密性，提高實時性，對于精細化管理來說具有十分重要的作用。

（三）充實檔案的內(nèi)容

當(dāng)前在高校人事檔案管理工作過程中，很多工作都浮于表面。管理人員沒有認(rèn)識到檔案管理的重要意義，在高校實際運營的過程中，檔案中的很多信息都會為學(xué)校的工作開展提供依據(jù)。對此，在實際設(shè)置內(nèi)容的過程中，需要做到全面和完善。管理人員應(yīng)當(dāng)將各種活動的獎勵工作、業(yè)績導(dǎo)入到檔案中，對員工的資格證、專業(yè)水平、資歷等進行針對性的收集，納入檔案中，以此來反映調(diào)職人員的工作面貌。高校也應(yīng)當(dāng)遵循相應(yīng)的規(guī)章制度，記錄人事檔案管理中的處分和獎勵。與此同時，也需要將平時表現(xiàn)記錄其中，這樣可以作為獎學(xué)金和各類獎勵的依據(jù)。關(guān)于學(xué)生家庭情況也應(yīng)當(dāng)填入到其中，這樣可以為學(xué)生接受貧困生補助提供有力依據(jù)。在精細化管理的過程中，充實人事檔案管理確實是有必要的。

（四）提高檔案利用率

高校在實際管理的過程中應(yīng)當(dāng)提高檔案的利用效率，不能把各種檔案變成文件。應(yīng)當(dāng)通過管理人員來更好地對檔案中的內(nèi)容進行分析，為學(xué)校提供可靠依據(jù)，這樣也可以為管理工作的開展提供保障。管理人員也需要針對性地對在校人員的人事檔案進行分析，從而判斷在這一過程中是否有表現(xiàn)突出的學(xué)生或員工，及時向?qū)W校傳遞信息，強化人才隊伍的建設(shè)。此外，學(xué)校在開展工作的過程中，也可以進行訴訟取證、職稱晉升、人事變動、獎學(xué)金評判等，為管理者提供有效信息，奠定學(xué)校管理工作的基礎(chǔ)。

（五）提高信息化管理水平

在人事檔案精細化管理的過程中，需要將信息化建設(shè)作為手段，提高管理水平。首先，應(yīng)當(dāng)針對性地開展檔案數(shù)字化管理工作。由于高校的人事檔案數(shù)量龐大，門類眾多，其中包含著較多的論文、試卷、學(xué)籍檔案、工作部門評獎評優(yōu)材料等。這些檔案需要進行數(shù)字化采集，這樣可以儲存在計算機中。在這個過程中會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，利用這一計劃的管理方式將這些數(shù)字以統(tǒng)一的格式儲存，從而為信息化的建設(shè)奠定基礎(chǔ)。其次，應(yīng)當(dāng)建立完善的信息系統(tǒng)，這也是衡量高校精細化管理水平的關(guān)鍵，這樣可以更好地對數(shù)字化檔案進行智能化管理，以此提高檔案管理的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。此外，應(yīng)當(dāng)開放對檔案的網(wǎng)絡(luò)共享，讓高校的檔案得以共享。在確保安全的情況下，拓展檔案的利用渠道，以此確保不受地域、時間限制，能夠利用網(wǎng)絡(luò)這一渠道獲取更多高效的檔案信息，提高精細化管理的效率。

綜上所述，在當(dāng)前高校人事檔案管理工作開展的過程中，相應(yīng)的管理人員應(yīng)當(dāng)明確認(rèn)識到在檔案管理過程中存在的各種問題。分析高校人事檔案信息化管理的意義，通過提高管理者精細化管理的意識、建立完善的檔案管理系統(tǒng)、充實檔案內(nèi)容、提高檔案利用率、提高信息化管理水平等各種方式來推動人事檔案管理工作更好地開展。做到精細化的管理，為人才隊伍的建設(shè)提供依據(jù)和保障。只有這樣，才能夠更好地促進高校的人事檔案建設(shè)和發(fā)展。