芻議高校學(xué)籍管理工作中存在的問(wèn)題和對(duì)策

聶孝燕

（淮陰師范學(xué)院教務(wù)部，江蘇 淮安 223300）

高校學(xué)生的學(xué)籍是學(xué)生在校的身份證明，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)資格的認(rèn)可方式[1]，因此，學(xué)籍的取得是學(xué)生進(jìn)入高校學(xué)習(xí)和生活的基礎(chǔ)和前提。高校學(xué)籍管理是根據(jù)《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（教育部令第41號(hào)）對(duì)學(xué)生入學(xué)資格、在校學(xué)習(xí)情況、畢業(yè)與畢業(yè)資格審查等方面進(jìn)行的管理。學(xué)籍管理的主要內(nèi)容包括入學(xué)與注冊(cè)、考核與成績(jī)記載、學(xué)籍異動(dòng)（休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)等）、畢業(yè)資格審查與上報(bào)、學(xué)歷證書(shū)發(fā)放等工作[2]。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，高校學(xué)籍管理面臨著越來(lái)越多的新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)，如何做好學(xué)籍管理工作是當(dāng)前各高校學(xué)籍管理人員面臨的新課題。筆者根據(jù)多年從事教務(wù)學(xué)籍管理的經(jīng)驗(yàn)和思考，對(duì)當(dāng)前高校學(xué)籍管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行了總結(jié)。

一、高校學(xué)籍管理中存在的問(wèn)題

（一）學(xué)籍管理制度不夠完善，宣傳力度不到位

根據(jù)普通高?，F(xiàn)有辦學(xué)規(guī)模和招生擴(kuò)招情況，原有的學(xué)籍管理制度已不足以支撐龐大的學(xué)生隊(duì)伍管理，它存在一定的空白和盲點(diǎn)，管理細(xì)則不夠規(guī)范和詳盡，給學(xué)籍管理工作帶來(lái)一定的難度[3]。在新的高校教育大背景下，我們需要對(duì)學(xué)籍管理進(jìn)行重新定義和思考，賦予它新的生機(jī)和活力，在不失法則和準(zhǔn)則的前提下，賦予它溫度和溫情，使其能更好地發(fā)揮管理育人作用，成為高校管理環(huán)節(jié)中重要而堅(jiān)挺的一環(huán)。

高校最常見(jiàn)的學(xué)籍管理宣傳手段是新生入學(xué)手冊(cè)，然而，較大比例的學(xué)生拿到手冊(cè)后并未認(rèn)真閱讀，根本沒(méi)有詳細(xì)了解其內(nèi)容，導(dǎo)致宣傳效果大打折扣。只有當(dāng)遇到涉及自身利益的問(wèn)題時(shí)，才會(huì)臨時(shí)關(guān)心和了解學(xué)籍管理規(guī)定的內(nèi)容。這對(duì)學(xué)習(xí)有問(wèn)題或者因病需要學(xué)籍異動(dòng)的學(xué)生是極其不利的，如果一個(gè)學(xué)生不了解他畢業(yè)所需學(xué)分和績(jī)點(diǎn)，可能會(huì)在他無(wú)意識(shí)和重視程度不足的情況下導(dǎo)致留降級(jí)或無(wú)法按期畢業(yè)，這種結(jié)果對(duì)學(xué)生學(xué)業(yè)來(lái)說(shuō)是不可逆轉(zhuǎn)和毀滅性的。

（二）管理人員素質(zhì)參差不齊

學(xué)籍管理人員整體學(xué)歷不高，人員素質(zhì)良莠不齊。學(xué)籍管理人員來(lái)源途徑多種多樣，各色管理人員，文化程度不一，個(gè)人修養(yǎng)差距也甚大[4]。他們?nèi)鄙傧到y(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，大多僅靠經(jīng)驗(yàn)相傳，缺乏專業(yè)的管理技術(shù)和方法。對(duì)教育部相關(guān)政策一知半解，無(wú)法更好解讀和決策，給管理工作帶來(lái)不便，制度精神傳達(dá)的不及時(shí)和不準(zhǔn)確，可能會(huì)給學(xué)生利益帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p害。

（三）管理手段落后，計(jì)算機(jī)水平不足

21世紀(jì)是計(jì)算機(jī)和大數(shù)據(jù)時(shí)代，新時(shí)代對(duì)學(xué)籍管理提出新的要求。一方面，無(wú)紙化管理已成為常態(tài)，但是傳統(tǒng)學(xué)籍管理很多還需要提供紙質(zhì)材料，不利于提升學(xué)籍管理的便捷性；另一方面，學(xué)籍為眾多平臺(tái)和機(jī)構(gòu)提供數(shù)據(jù)支持，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作要求高，時(shí)間緊，數(shù)據(jù)準(zhǔn)。一部分學(xué)籍管理人員計(jì)算機(jī)水平較低，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)速度慢、錯(cuò)誤率高，數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確和滯后性間接給其他部門(mén)工作造成了不利影響[5]。

（四）服務(wù)意識(shí)淡薄

服務(wù)代表了一所高校的管理水平，它是學(xué)校對(duì)外的窗口，是一張名片，對(duì)高校的招生宣傳起著重要作用。高校管理人員要秉承本校的校訓(xùn)、校規(guī)，以學(xué)生為本，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，更好地開(kāi)展學(xué)籍管理工作。管理人員的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)能力在一定程度上反映了學(xué)校的管理水平，是學(xué)校和學(xué)生之間的橋梁和紐帶[6]。學(xué)籍管理活動(dòng)中正面接觸學(xué)生和家長(zhǎng)的機(jī)會(huì)較多，一部分學(xué)籍管理人員沒(méi)有擺正位置，不能禮貌和友好地回復(fù)學(xué)生及家長(zhǎng)的咨詢，更有甚者表現(xiàn)出極度不耐煩的態(tài)度，給他們留下不良印象，有損學(xué)校的形象和利益。

二、提高學(xué)籍管理水平的對(duì)策

（一）完善學(xué)籍管理制度，加強(qiáng)學(xué)籍管理宣傳力度

高校應(yīng)以教育部最新版的政策法規(guī)為藍(lán)本，結(jié)合本校實(shí)際情況，經(jīng)過(guò)調(diào)研和論證，最終出臺(tái)適合本校的學(xué)籍管理規(guī)定和制度。學(xué)籍管理工作雖然是教務(wù)處的常規(guī)工作，但它涉及每位在校學(xué)生的切身利益，工作做得越細(xì)、越完善，在管理中出現(xiàn)的問(wèn)題就越少，由于學(xué)籍管理問(wèn)題對(duì)學(xué)生造成的影響就越小。因此，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理工作的重視程度，而不是僅僅把學(xué)籍管理作為一項(xiàng)普通工作。要根據(jù)學(xué)校人才培養(yǎng)目標(biāo)，吸納其他高校的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，制定符合本校實(shí)際情況的學(xué)籍管理制度，制度條目要完善。并且要根據(jù)每年在學(xué)籍管理中遇到的新問(wèn)題進(jìn)行制度的改進(jìn)和補(bǔ)充，與時(shí)俱進(jìn)，避免一套制度用十幾年的情況發(fā)生。要讓學(xué)生知道學(xué)籍管理制度的主要內(nèi)容，尤其是涉及學(xué)生切身利益的條款，更應(yīng)著重宣傳。因此，加強(qiáng)學(xué)籍制度的宣傳力度，是學(xué)籍管理的重要起步工作，起步起得好，學(xué)生在校期間出現(xiàn)的問(wèn)題就會(huì)更少，就能使學(xué)籍管理工作有條不紊地開(kāi)展。當(dāng)前，隨著通信和信息技術(shù)的發(fā)展，可用的宣傳手段不僅僅局限于傳統(tǒng)的發(fā)放新生入學(xué)手冊(cè)等方式，應(yīng)該充分利用不同手段，推陳出新，通過(guò)多種方式全方位宣傳，使學(xué)生真正了解相關(guān)內(nèi)容，而不是一知半解甚至完全不知道?？赏ㄟ^(guò)不同的時(shí)間節(jié)點(diǎn)來(lái)宣傳，如學(xué)期初和學(xué)期末，也可通過(guò)微信公眾號(hào)、專題講座、宣傳手冊(cè)或傳單、展板、學(xué)校網(wǎng)頁(yè)等途徑來(lái)宣傳，使學(xué)生更有效、更深入地了解相關(guān)政策法規(guī)，做到心中有數(shù)，合理規(guī)劃大學(xué)學(xué)習(xí)和生活，從而能更好地配合學(xué)籍管理工作，為順利完成學(xué)業(yè)打下制度基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)教務(wù)處與相關(guān)部門(mén)間的聯(lián)系

高校學(xué)籍管理工作雖然管理主體在教務(wù)處等管理部門(mén)，但學(xué)籍信息并非來(lái)源于教務(wù)處，教務(wù)部門(mén)只是將來(lái)源于學(xué)生處、招生就業(yè)處以及各院系的學(xué)生學(xué)籍信息進(jìn)行整理和管理。因此，加強(qiáng)學(xué)校教務(wù)處與上述部門(mén)間的聯(lián)系和溝通非常有必要，這也與每位在校生有著密切關(guān)系?？梢?jiàn)，協(xié)調(diào)好學(xué)校教務(wù)部門(mén)與學(xué)生處、招就處及各院系之間的關(guān)系，對(duì)實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍管理工作的穩(wěn)定運(yùn)行和穩(wěn)步發(fā)展具有重要作用。由于在校學(xué)生都是分布在各院系內(nèi)，因此，雖然不同部門(mén)都設(shè)計(jì)學(xué)籍管理工作，但想要提高學(xué)籍管理工作水平，首先需要各院系教務(wù)人員掌握學(xué)生整體特征，可根據(jù)實(shí)際情況，分散或集中式開(kāi)展有針對(duì)性的相關(guān)宣傳教育活動(dòng)，使學(xué)生對(duì)本校的學(xué)籍管理詳細(xì)制度有全面了解，從而加強(qiáng)學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理工作的認(rèn)識(shí)，從思想上接受學(xué)籍管理制度[6]。此外，各院系中的團(tuán)委書(shū)記和學(xué)生會(huì)等，可在相應(yīng)院系中通過(guò)設(shè)置學(xué)籍管理工作服務(wù)站等方式，搜集學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)和學(xué)籍管理方面遇到的實(shí)際問(wèn)題，并進(jìn)行歸納和總結(jié)，及時(shí)與學(xué)校教務(wù)處進(jìn)行溝通，制定行之有效的解決辦法，從而提高學(xué)籍管理服務(wù)質(zhì)量，改變學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理工作枯燥刻板的片面看法，使學(xué)生真實(shí)感受到學(xué)校在學(xué)籍管理工作中的真實(shí)性和有效性，提高學(xué)生對(duì)學(xué)籍工作的積極性和主動(dòng)性。

（三）提高學(xué)籍管理人員素質(zhì)

學(xué)籍管理人員自身學(xué)識(shí)和素質(zhì)不僅體現(xiàn)本人文化修養(yǎng)和見(jiàn)識(shí)，更體現(xiàn)了學(xué)校的學(xué)籍管理水平。首先，學(xué)籍管理工作是教學(xué)管理工作的重要工作，各高校人事部門(mén)在選擇學(xué)籍管理人員時(shí)，不可隨意安排，要挑選工作能力強(qiáng)，責(zé)任心強(qiáng)，工作踏實(shí)認(rèn)真的人員。其次，從事學(xué)籍管理工作的人員，要提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，要學(xué)會(huì)換位思考，以人為本，不能單純把每條學(xué)籍信息只看成是一條信息，應(yīng)該把他們當(dāng)作是每個(gè)在校學(xué)生。再次，高校從事學(xué)籍管理人員需不斷學(xué)習(xí)，建立終生學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷提高自己的專業(yè)技能，要多與兄弟高校的同行進(jìn)行交流，互相學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，敢于創(chuàng)新，探索提高工作效率的方法和途徑，摒棄落后和過(guò)時(shí)的低效管理方法。最后，高校學(xué)籍管理人員要加強(qiáng)自身的文化修養(yǎng)，充實(shí)自己的內(nèi)涵，一方面要深造學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，要有“為一切學(xué)生服務(wù)”為目標(biāo)的思想觀念；另一方面要不斷學(xué)習(xí)國(guó)家政策法規(guī)，吃準(zhǔn)吃透文件精神，做好服務(wù)和解釋工作，提高工作業(yè)務(wù)水平。

（四）開(kāi)展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，提高現(xiàn)代化辦公水平

高校管理工作信息化程度高低是衡量一所學(xué)校管理水平高低的重要指標(biāo)，因此，學(xué)校相關(guān)部門(mén)應(yīng)定期組織相關(guān)技能培訓(xùn)。學(xué)籍管理平臺(tái)的性能，直接影響到學(xué)籍管理工作的安全性和實(shí)效性[7]。因此，各高校應(yīng)選擇安全性能高、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)快、操作簡(jiǎn)便的學(xué)籍管理系統(tǒng)。此外，需通過(guò)定期培訓(xùn)等方式，提高學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)水平，尤其是注重相關(guān)人員利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息化辦公能力的提升。一方面組織相關(guān)政策、技能培訓(xùn)，如學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)歷注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)等業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)；一方面開(kāi)發(fā)智能系統(tǒng)，提高學(xué)籍管理效率，如學(xué)生基本信息管理、成績(jī)管理、檔案管理等，都離不開(kāi)相關(guān)系統(tǒng)的支持和運(yùn)營(yíng)維護(hù)；另一方面，加強(qiáng)管理人員計(jì)算機(jī)技能學(xué)習(xí)和水平提升，學(xué)習(xí)辦公軟件，熟練掌握數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總運(yùn)用等操作。

（五）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高管理水平

學(xué)籍管理不僅需要管理人員有認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，還需要有良好的服務(wù)態(tài)度。因此，學(xué)籍管理人員需要樹(shù)立為學(xué)生服務(wù)意識(shí)，培養(yǎng)良好的服務(wù)態(tài)度?？赏ㄟ^(guò)以下四項(xiàng)措施來(lái)改善服務(wù)態(tài)度，一是管理人員要不斷與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)不斷創(chuàng)新和實(shí)踐，提高管理效率；二是管理人員要不斷思考和勤奮學(xué)習(xí)，體現(xiàn)以人為本的觀念，通過(guò)熱情周到的服務(wù)來(lái)充分表達(dá)對(duì)學(xué)生的尊重、關(guān)心和理解，要多為學(xué)生考慮；三是嚴(yán)格要求自己工作作風(fēng)，不踩紅線，不為難學(xué)生及家長(zhǎng)，依章、依法、依規(guī)辦事；四是開(kāi)設(shè)咨詢服務(wù)窗口，耐心細(xì)致解惑答疑。

三、結(jié)語(yǔ)

高校學(xué)籍管理是一項(xiàng)持久、深入而又具體細(xì)致的工作，它是高校教學(xué)管理和學(xué)生管理的重要組成部分。高校學(xué)籍管理工作水平的提高應(yīng)完善學(xué)籍管理制度，加強(qiáng)學(xué)籍管理宣傳力度，提高學(xué)籍管理人員素質(zhì)，開(kāi)展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，提高現(xiàn)代化辦公水平，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高學(xué)籍管理水平，充分發(fā)揮學(xué)籍管理在高校中的重要作用。