事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

李珺娜

（山東省濰坊市奎文區(qū)交通運(yùn)輸局，山東 濰坊 261041）

引言

在事業(yè)單位管理工作開(kāi)展期間，檔案管理屬于十分重要的一方面，其可以對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部工作環(huán)節(jié)進(jìn)行有效調(diào)整。自從信息化技術(shù)得到了一定的改進(jìn)和創(chuàng)新以后，事業(yè)單位檔案管理工作逐漸朝著數(shù)字化趨勢(shì)邁進(jìn)，雖然事業(yè)單位借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提升了檔案管理效率，可是因?yàn)槭艿蕉囗?xiàng)因素的影響，導(dǎo)致信息化數(shù)字管理工作依舊有著諸多的問(wèn)題存在?；诖?，就要求事業(yè)單位檔案管理人員全面了解對(duì)檔案管理產(chǎn)生影響的相關(guān)因素，在此基礎(chǔ)上制定完善對(duì)策，以此確保事業(yè)單位良好運(yùn)行。

一、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用必要性

事業(yè)單位中的檔案管理是比較重要也是很龐大的一個(gè)模塊，其工作形式的先進(jìn)性和工作開(kāi)展的效率性，對(duì)于事業(yè)單位良好運(yùn)行具有至關(guān)重要的作用。在傳統(tǒng)檔案管理工作模式的影響下，無(wú)論是工作人員的工作能力還是技術(shù)使用都具有很明顯的局限性，而管理理念的落后使得管理工作具有明顯的滯后性，同時(shí),也沒(méi)有相對(duì)完善的制度作為支撐。事業(yè)單位的檔案多以紙質(zhì)化形式體現(xiàn)，紙質(zhì)材料的特殊性對(duì)于保存方式和保存空間具有很高的需求，使得管理工作開(kāi)展困難非常大，經(jīng)常會(huì)發(fā)生材料丟失、管理混亂、處理麻煩等問(wèn)題。事業(yè)單位的人員構(gòu)成平均年齡比較大，尤其是很多年紀(jì)比較大的工作人員文化程度較低、管理理念落后，同時(shí),針對(duì)年紀(jì)比較大工作人員的培訓(xùn)非常少，導(dǎo)致檔案管理工作的開(kāi)展所能實(shí)現(xiàn)的科學(xué)性和先進(jìn)性非常有限。長(zhǎng)此以往，事業(yè)單位的檔案管理工作會(huì)面臨很大的問(wèn)題。而通過(guò)當(dāng)前時(shí)代的高速發(fā)展，很多年輕群體進(jìn)入事業(yè)單位，使得很多現(xiàn)代化技術(shù)得以步入檔案管理工作當(dāng)中，檔案管理工作的高效性和先進(jìn)性具有極大的提升。數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)隨處可見(jiàn)，其無(wú)論對(duì)于更新管理理念還是革新管理模式都具有十分突出的作用。數(shù)字化技術(shù)的引入是時(shí)代發(fā)展的必然，是事業(yè)單位進(jìn)步的必要途徑。

二、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案數(shù)字化沒(méi)有引起足夠重視

基層黨委政府的工作重心主要放在經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面，各項(xiàng)工作開(kāi)展中均重視的是經(jīng)濟(jì)利益的提升，在編制經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展規(guī)劃時(shí)也很難把檔案管理提上重要日程，加之財(cái)力緊張，自身保障能力有限，致使在硬件投入上相對(duì)不足，在檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、網(wǎng)線(xiàn)布置、電腦購(gòu)置都處于一個(gè)比較低的水平，僅滿(mǎn)足日常功能，視頻、音頻、圖像處理設(shè)備較少甚至沒(méi)有，很難滿(mǎn)足檔案數(shù)字化的需要。

（二）檔案數(shù)字化專(zhuān)業(yè)人才偏少

從目前情況看，縣（市、區(qū)）級(jí)檔案館人員基本為專(zhuān)職，但年輕同志被借調(diào)其他單位工作的情況比較多，剩余人員年齡普遍偏大，人員配備不足；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、村級(jí)檔案管理人員多為兼職，且流動(dòng)頻繁、交接手續(xù)不完備，導(dǎo)致檔案管理混亂；更為普遍的是，大多數(shù)基層單位缺乏專(zhuān)業(yè)化人才，現(xiàn)有人員對(duì)檔案數(shù)字化專(zhuān)業(yè)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技能掌握不夠，這些勢(shì)必影響檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

（三）檔案管理技術(shù)和設(shè)備較為滯后

當(dāng)前階段，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)是實(shí)施數(shù)字化檔案管理工作的關(guān)鍵。其中，數(shù)字化技術(shù)對(duì)于檔案數(shù)字化管理質(zhì)量以及效果體現(xiàn)有著直接性的影響。從目前工作現(xiàn)狀來(lái)看，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用單位不具備廣泛性，大多數(shù)事業(yè)單位實(shí)施檔案管理工作期間，采取的技術(shù)較為滯后，存在著技術(shù)和檔案管理工作之間不相符情況。而且應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)期間所需的費(fèi)用特別多，事業(yè)單位資金較少，無(wú)法及時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新以及改進(jìn)，采取的基礎(chǔ)設(shè)施過(guò)于老化，根本不符合當(dāng)代應(yīng)用條件，從而影響了數(shù)字化檔案管理工作效率的提高。從事業(yè)單位檔案管理實(shí)際情況看出，大部分單位依舊以手工檢索方式為主，計(jì)算機(jī)檢索處理受到的應(yīng)用不具備普遍性，這從很大方面上加劇了檢索工作量，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量降低。例如，在人事檔案信息整理期間，各項(xiàng)單位保存信息期間有著非常大的差別，應(yīng)用手工檢索方式的話(huà)不僅會(huì)對(duì)檔案人員帶來(lái)很大麻煩，而且還不利于檔案管理工作良好開(kāi)展。

（四）檔案管理信息化建設(shè)落后

在目前信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案信息數(shù)量及類(lèi)型都不斷增多，在這種情況下傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)實(shí)際需求，需要有效開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)。然而，目前有些事業(yè)單位并未實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，在檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中缺乏對(duì)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理的信息化無(wú)法實(shí)現(xiàn)，影響檔案管理效率及質(zhì)量。另外，有些事業(yè)單位內(nèi)雖然開(kāi)展了檔案管理信息化建設(shè)，然而由于信息化管理思想并未形成，缺乏信息化管理的技術(shù)，也就無(wú)法充分體現(xiàn)出檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值及意義，所謂的檔案信息化管理仍處于形式層面，并未真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用，影響事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的結(jié)果，最終影響檔案管理的效果。

三、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理優(yōu)化策略

（一）建設(shè)數(shù)字化檔案管理制度

從現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展的情況來(lái)看，應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用，樹(shù)立數(shù)字化檔案建設(shè)目標(biāo)，明確事業(yè)單位檔案管理未來(lái)發(fā)展的方向，進(jìn)而促使檔案管理制度建設(shè)良好推進(jìn)。從當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)來(lái)看，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)逐步深入到人們生活工作中的各個(gè)角落，并且從高效的工作效率和優(yōu)質(zhì)的生活水平來(lái)看，數(shù)字化技術(shù)具有不可替代的作用。因此，事業(yè)單位應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到這一社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)而改革優(yōu)化檔案管理工作，將數(shù)字化技術(shù)有效落實(shí)到管理工作當(dāng)中，促使檔案管理工作能夠?yàn)槭聵I(yè)單位未來(lái)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案管理制度是管理工作開(kāi)展的根本依據(jù)，事業(yè)單位應(yīng)該著手于建設(shè)數(shù)字化檔案管理制度，以數(shù)字化的角度進(jìn)行工作流程優(yōu)化，從而切實(shí)提升管理工作開(kāi)展的效率。事業(yè)單位管理層應(yīng)該明確作為領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，主動(dòng)了解數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展情況和具體運(yùn)用，并積極推動(dòng)數(shù)字化技術(shù)落實(shí)到檔案管理工作當(dāng)中。有意識(shí)地對(duì)檔案管理工作現(xiàn)狀開(kāi)展調(diào)查，投入相應(yīng)的人力、物力，強(qiáng)化數(shù)字化設(shè)備建設(shè)，完善相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備體系，為之后的數(shù)字化檔案管理工作提供充分的支撐。

（二）構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是開(kāi)展檔案管理工作的有效途徑，能夠極大程度上保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，事業(yè)單位建立健全相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是非常有必要的，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，盡可能地減少部門(mén)之間的矛盾，推動(dòng)事業(yè)單位得以良好運(yùn)行。構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，促使文件檔案能夠以電子形式進(jìn)行管理，極大程度上延長(zhǎng)了檔案保管的時(shí)間，讓檔案資料的利用價(jià)值得以延伸。同時(shí)，檔案資料從生成開(kāi)始，到整理、提交、處置、保存這整個(gè)流程，都實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，在充分簡(jiǎn)化管理流程的同時(shí)，也極大地減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，也為后期檔案追蹤提供了可供查找的依據(jù)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該包含文件收集、文件存儲(chǔ)、文件運(yùn)用、鑒定處理等，確保每一步檔案管理工作都能夠?qū)崿F(xiàn)良好開(kāi)展，切實(shí)保障檔案管理工作的有效性。

（三）加速推進(jìn)“檔案快辦”服務(wù)

檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型要堅(jiān)持以人民為中心，以?xún)?yōu)化服務(wù)為導(dǎo)向。進(jìn)一步完善區(qū)域檔案信息資源互認(rèn)互信、合作共享機(jī)制，深化區(qū)域間民生檔案一網(wǎng)查檔、掌上查檔和電子出證，實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)、跨區(qū)域、跨層級(jí)的數(shù)字檔案服務(wù)。加快區(qū)域檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，適應(yīng)新發(fā)展階段要求，加快推進(jìn)建立館室互聯(lián)互通的區(qū)域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺(tái)，探索大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等新一代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)向智慧化方向發(fā)展。加大檔案數(shù)據(jù)開(kāi)放審核力度，加快檔案數(shù)字資源向部門(mén)共享，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位網(wǎng)上查檔“一次不用跑”。

（四）加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

適應(yīng)新發(fā)展階段檔案事業(yè)發(fā)展新形勢(shì)，科學(xué)合理設(shè)置崗位和編制，配齊配強(qiáng)檔案隊(duì)伍，優(yōu)化檔案隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)，把那些工作能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高、富有創(chuàng)新精神的年輕人才，充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來(lái)，提升檔案管理專(zhuān)業(yè)化水平。建立健全檔案隊(duì)伍建設(shè)的管理機(jī)制，把檔案隊(duì)伍建設(shè)納入本地人才隊(duì)伍建設(shè)總體規(guī)劃，制定完善的用人制度，為現(xiàn)有檔案管理人才提供晉升機(jī)會(huì)，增強(qiáng)人才吸引力。加強(qiáng)檔案人員實(shí)操培訓(xùn)，開(kāi)展省、市、縣三級(jí)培訓(xùn)機(jī)制，開(kāi)展“菜單式”培訓(xùn)，讓他們?cè)诟芍袑W(xué)、學(xué)中干，以干代訓(xùn)，以干促培，開(kāi)闊檔案人員視野，快速提升檔案隊(duì)伍技能和工作水平。鼓勵(lì)檔案技術(shù)攻關(guān)和理論創(chuàng)新，通過(guò)推廣應(yīng)用創(chuàng)新成果，不斷升級(jí)檔案收集、保護(hù)、利用體系，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)智能管理、高效利用，為助推經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、海量的檔案資料支撐。

（五）投入足夠的資金，對(duì)設(shè)備以及技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化

要想促使數(shù)字化檔案管理工作的良好開(kāi)展，少不了資金的幫助，從事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)行現(xiàn)狀入手，全面分析以及探究數(shù)字化檔案技術(shù)管理期間存在的各項(xiàng)問(wèn)題，在這一基礎(chǔ)上制定完善的計(jì)劃，引進(jìn)新型技術(shù)以及設(shè)備，為數(shù)字化檔案管理工作穩(wěn)定開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在引進(jìn)設(shè)備期間，工作人員應(yīng)當(dāng)明確認(rèn)識(shí)到的是，數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備表現(xiàn)為兩方面，分別是硬件設(shè)備以及軟件設(shè)備，前者所需的資金較多，要求相關(guān)人員做好保養(yǎng)，改善設(shè)備性能，而后者是以研發(fā)軟件為主，注重軟件開(kāi)發(fā)期間存在的兼容性現(xiàn)象。在投入資金期間，事業(yè)單位提前實(shí)施前期預(yù)算，提升資金利用率，在此基礎(chǔ)上促使事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作良好開(kāi)展。

（六）轉(zhuǎn)變事業(yè)單位檔案內(nèi)容管理方式

因?yàn)槟壳暗氖聵I(yè)單位檔案管理方式中檔案內(nèi)容無(wú)法進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)更新，基于此，有的違法人員經(jīng)常利用該項(xiàng)漏洞實(shí)施違規(guī)行為，使得人事檔案的可靠性降低。比如，有的人員為了工資更高一些，隨意更改參加工作的時(shí)間或者是提升自身受教育程度，此種違規(guī)行為難以得到有效的證實(shí)。所以，要想對(duì)事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容進(jìn)行全面管理，就需要增強(qiáng)人員的識(shí)別能力，定期檢驗(yàn)檔案情況，當(dāng)出現(xiàn)了檔案和標(biāo)準(zhǔn)要求不相符現(xiàn)象的話(huà)，務(wù)必進(jìn)行嚴(yán)懲。在工作期間還可以構(gòu)建電子人事檔案管理方式，將數(shù)字化處理方式落實(shí)到紙質(zhì)檔案內(nèi)，以此達(dá)到各部門(mén)共享人事檔案的目的。在電子事業(yè)單位檔案內(nèi)，還應(yīng)當(dāng)匯總員工個(gè)人信息，提升信息儲(chǔ)存和更新水平，以此為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的開(kāi)展提供一定的幫助。

結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的了解，在管理過(guò)程中，采取數(shù)字化技術(shù)，對(duì)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展具有重要意義。結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理實(shí)際，在管理過(guò)程中，數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案管理工作創(chuàng)新化發(fā)展具有直接影響。因此，應(yīng)立足于事業(yè)單位檔案管理實(shí)際，對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行有效分析，推動(dòng)數(shù)字化技術(shù)得以良好運(yùn)用，為檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，切實(shí)提升檔案管理工作質(zhì)量，解決傳統(tǒng)管理工作模式下產(chǎn)生的負(fù)面影響。