信息時(shí)代檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

王慧

（努文木仁鄉(xiāng)人民政府，內(nèi)蒙古 興安盟 137611）

所謂檔案管理，就是對(duì)各種有價(jià)值的檔案和資料按照一定的方式，采取一定的手段來(lái)進(jìn)行全面的收集與整理，并對(duì)其進(jìn)行保管和鑒定，并做好所有檔案的編目、檢索以及研究與分析等一系列的工作。想要做好各種檔案的管理工作，需要工作人員付出巨大的精力。但是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息時(shí)代的到來(lái)，對(duì)于檔案管理的方式有了值得飛躍，借助于高效的信息技術(shù)手段，檔案管理逐漸向數(shù)字化的方向發(fā)展，檔案管理人員能夠得到很大程度的解放，很多人工操作轉(zhuǎn)由機(jī)器來(lái)進(jìn)行，這就能夠很大程度地減輕人工的負(fù)擔(dān)，降低人工操作的誤差，極大程度地提升檔案管理的效率。

一、信息技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用中起著重要的作用

（一）信息技術(shù)使計(jì)算機(jī)處理與存檔信息管理相結(jié)合

通過(guò)將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，能過(guò)有效地計(jì)算機(jī)處理與存檔信息管理相結(jié)合，利用計(jì)算機(jī)極強(qiáng)的信息處理能力來(lái)對(duì)各種復(fù)雜的檔案進(jìn)行高效的管理，從而形成高科技的信息管理方式，大大提升對(duì)檔案管理的效率。

（二）提高工作效率，適應(yīng)社會(huì)信息的發(fā)展

當(dāng)前情況下，我們已經(jīng)發(fā)展到了信息時(shí)代，唯有學(xué)會(huì)利用各種信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行工作與生活，才能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。任何新技術(shù)的應(yīng)用都是為了對(duì)之前的工作效率有所提升，而信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用也是如此。在檔案管理的工作當(dāng)中，如果對(duì)信息技術(shù)能夠做到有效的應(yīng)用，將能夠大大地提升檔案管理的工作效率，也唯有這樣，才能夠適應(yīng)社會(huì)信息的發(fā)展。

（三）促進(jìn)管理人員的信息化意識(shí)

科技改變?nèi)说乃季S。信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用，將能夠一定程度地促進(jìn)檔案管理人員的信息化意識(shí)，從而能夠使得檔案管理人員逐步拋卻老舊的思維，用信息化的思維來(lái)處理各項(xiàng)事務(wù)，從而提高檔案管理工作的水平。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件管理應(yīng)用中的優(yōu)勢(shì)

（一）更開(kāi)放的文件管理

在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，文件管理方式具有很大的局限性，往往是一個(gè)文件在同一時(shí)間段內(nèi)，只能由一個(gè)人來(lái)進(jìn)行使用，而其他人若想使用文件，就得等這個(gè)人使用完成之后才可以，這就很大程度地降低了文件的使用率，也就相應(yīng)地降低了文件應(yīng)有的價(jià)值。通過(guò)利用信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理，能夠改善這一局面，可以使得文件的管理而更加開(kāi)放，能夠供多個(gè)人同時(shí)訪(fǎng)問(wèn)與使用，這就能夠使得文件發(fā)揮出更大的價(jià)值，幫助人們節(jié)省時(shí)間、提高效率。

（二）加快存檔和更新文件的管理數(shù)據(jù)的速度

在傳統(tǒng)的檔案管理方式之下，檔案管理人員對(duì)檔案的狀態(tài)必須進(jìn)行及時(shí)的收集記錄，需要完成很多工作才能夠?qū)n案進(jìn)行最終的提交。而將信息技術(shù)用于檔案管理當(dāng)中，能夠?qū)⒏鞣N數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接傳送到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，從而實(shí)時(shí)在線(xiàn)更新檔案的狀態(tài)，從而能夠保證檔案的時(shí)效性。

三、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題

檔案管理信息化并沒(méi)有做到十全十美，在利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的工作當(dāng)中，逐漸有一些問(wèn)題顯現(xiàn)出來(lái)，從而阻礙了檔案管理工作的健康發(fā)展，這不得不引起我們的重視。

（一）檔案管理人員意識(shí)缺失

盡管現(xiàn)階段我國(guó)的各種信息技術(shù)都得到了很大程度的提升，并且在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中應(yīng)用了各種先進(jìn)的信息技術(shù)手段，但是在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程當(dāng)中，卻出現(xiàn)了各種問(wèn)題。其首要原因就是管理人員的意識(shí)并沒(méi)有跟上時(shí)代的潮流，對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)工作不夠重視。往往有很多檔案管理人員會(huì)覺(jué)得，能夠俺要常規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)做好自己分內(nèi)的事情，完成既定的任務(wù)就可以了，他們往往持著傳統(tǒng)老舊的管理思想與管理方式，不想尋求改變。對(duì)于利用信息化來(lái)進(jìn)行檔案管理這種新鮮的形式，他們往往從內(nèi)心深處沒(méi)有足夠的認(rèn)同，產(chǎn)生一定的抗拒與排斥，從而在落實(shí)的過(guò)程當(dāng)中會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，使得檔案管理的信息化建設(shè)只是作為整個(gè)管理工作的一個(gè)輔助，而沒(méi)有發(fā)揮信息技術(shù)應(yīng)有的效力。對(duì)于這種現(xiàn)象，我們應(yīng)當(dāng)重視，努力提升檔案管理人員對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)工作的重視程度，從思想上先改變，再去落實(shí)到行動(dòng)之上的改變，從而真正地將檔案管理信息化做到實(shí)處。

（二）檔案管理人員綜合素養(yǎng)較差

通過(guò)利用信息技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠有效地提升檔案管理的工作，使得對(duì)各種檔案的檢索更加快速精確可靠，具有很大的優(yōu)勢(shì)。但是在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中，卻出現(xiàn)了很多的問(wèn)題。究其原因，很大一部分在于檔案管理人員的綜合素養(yǎng)不夠。因?yàn)殡S著信息技術(shù)數(shù)段越來(lái)越多的使用，也就相對(duì)應(yīng)地對(duì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有越來(lái)越高的需求，要求檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)必須能夠熟練地進(jìn)行操作，并能夠?qū)Ω鞣N信息系統(tǒng)的使用快速熟悉并掌握。但是實(shí)際情況當(dāng)中，很多當(dāng)擔(dān)管理人員的信息技術(shù)水平卻比較低，無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際工作的需要，因此使得很多先進(jìn)的信息技術(shù)系統(tǒng)、設(shè)備等僅僅成為了擺設(shè)，沒(méi)有發(fā)揮到其應(yīng)有的價(jià)值。而很多單位或部門(mén)又沒(méi)有對(duì)員工及時(shí)地進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)，而且很多單位的檔案管理人員的穩(wěn)定性都不夠好，人員流動(dòng)性比較大，這就使得檔案管理人員的信息技術(shù)能力更是無(wú)法得到保證，從而很大程度地阻礙了信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用。

（三）缺乏有效的信息化管理體系

無(wú)論任何工作崗位，想要保證工作人員高效地完成工作，必須有足夠有效的信息化管理體系，設(shè)置比較完善的相關(guān)規(guī)章制度，從而使得員工的工作有章可循，對(duì)工作結(jié)果評(píng)價(jià)也有相應(yīng)的依據(jù)。當(dāng)時(shí)當(dāng)前情況之下，在講信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，卻缺少相應(yīng)的管理制度，對(duì)檔案管理的崗位職責(zé)等沒(méi)有足夠明確的規(guī)定與考核機(jī)制，這就使得檔案管理人員在進(jìn)行工作的時(shí)候缺乏有效的目標(biāo)，也沒(méi)有足夠的動(dòng)力，從而對(duì)于檔案管理當(dāng)中信息技術(shù)的應(yīng)用不夠重視，容易出現(xiàn)一些管理漏洞，不利于檔案管理信息化工作的高效發(fā)展。

（四）檔案管理模式過(guò)于傳統(tǒng)

隨著時(shí)代的發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入到了信息時(shí)代，在新的時(shí)代之下，各種工作都應(yīng)當(dāng)注重方式與方法的創(chuàng)新，努力將信息技術(shù)充分運(yùn)用到工作當(dāng)中，利用信息技術(shù)手段來(lái)提升工作效率。但是，當(dāng)前情況下，很多檔案管理人員對(duì)檔案管理的模式都過(guò)于傳統(tǒng)，依然堅(jiān)持著傳統(tǒng)的工作模式，沒(méi)有很好地轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒ぷ髂Ｊ?，在?shí)際的檔案管理工作當(dāng)中也沒(méi)有對(duì)注重現(xiàn)代管理理念與信息技術(shù)的應(yīng)用，從而無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的科學(xué)性。

（五）信息的保密性與安全性不強(qiáng)

任何新事物的出現(xiàn)都具有著雙面性，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用也是如此。一方面，通過(guò)信息技術(shù)手段的應(yīng)用，能夠使檔案管理的工作效率顯著提升，但是于此同時(shí)，也同時(shí)增加了一些安全隱患。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有一定的不穩(wěn)定性，常會(huì)有病毒入侵與黑客供給等現(xiàn)象發(fā)生，通過(guò)信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案的管理工作，也一定程度上存在著被病毒和黑客入侵的風(fēng)險(xiǎn)，從而使得檔案管理中各種信息的保密性與安全性都受到了一定的威脅，存在著一定的安全隱患。如果檔案管理的系統(tǒng)受到攻擊，其后果是非常嚴(yán)重的，將會(huì)影響到整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，會(huì)使檔案管理被迫中斷，嚴(yán)重的還將會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)的癱瘓與喝多重要資料的丟失、重要信息的外泄等等。對(duì)于這一點(diǎn)我們應(yīng)當(dāng)給予高度的重視。

（六）檔案管理軟件通用性能差

在當(dāng)前進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，盡管做到了一定程度的信息化管理，但是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度還不夠高。具體來(lái)說(shuō)是因?yàn)樵诶眯畔⒓夹g(shù)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，各個(gè)單位所采用的檔案管理系統(tǒng)不盡相同，各個(gè)計(jì)算機(jī)所利用的軟件和型號(hào)都有著一定的區(qū)別，這就使得檔案管理軟件的研發(fā)具有很大的難度，所研發(fā)出來(lái)的軟件通常不具備比較高的通用性。這樣就會(huì)使得一些檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，一些比較優(yōu)質(zhì)的檔案資源也就不能得到足夠充分的使用，無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的效力。這樣就為檔案管理的信息化管理帶來(lái)了很大的阻礙。

（七）檔案管理硬件設(shè)備資源配備不足

信息技術(shù)在檔案管理中的普遍應(yīng)用，需要投入大量的資金來(lái)進(jìn)行建設(shè)。但是，一些區(qū)域卻對(duì)檔案管理工作的信息化重視程度不夠，從而沒(méi)有投入足夠的資金來(lái)進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)，各種檔案管理硬件設(shè)備資源配備不足，在實(shí)際應(yīng)用中有很多地方使用的計(jì)算機(jī)等設(shè)備比較老舊，無(wú)法有效滿(mǎn)足檔案管理信息化工作的實(shí)際需求，從而使得檔案管理的信息化進(jìn)程緩慢，無(wú)法達(dá)到預(yù)期的效果。

四、信息時(shí)代提升檔案管理質(zhì)量的對(duì)策

（一）充分利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

在信息時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)是一項(xiàng)作用很大的先進(jìn)技術(shù)，通過(guò)它能夠?qū)⒑芏嗔闵⒌男畔⑦M(jìn)行首劑與整合，進(jìn)而經(jīng)比較專(zhuān)業(yè)化的處理工作而形成比較規(guī)范的信息，從而有利于對(duì)各種檔案進(jìn)行有效的管理。具體來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)將各種檔案的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，并不斷地對(duì)這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行豐富與完善，通過(guò)一段時(shí)間的積累之后，數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)變得具有相當(dāng)?shù)囊?guī)模。在建立好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之后，再通過(guò)信息技術(shù)手段進(jìn)行各種信息的處理與分類(lèi)，通過(guò)算法優(yōu)化，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與研究，從而有利于提升檔案管理的科學(xué)性和有效性。

（二）統(tǒng)一軟件，提高兼容性

在利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，首先各單位要對(duì)信息化處理軟件進(jìn)行選取，這個(gè)時(shí)候，應(yīng)當(dāng)注意分析其兼容性，盡可能地保證檔案管理系統(tǒng)能夠在同一的平臺(tái)之上進(jìn)行運(yùn)行，避免使用過(guò)程中因不兼容問(wèn)題而更換系統(tǒng)，進(jìn)而出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂的現(xiàn)象。這樣有利于各種檔案信息的傳輸和審核等工作的正常進(jìn)行。除此之外，各單位在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的建立時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意根據(jù)情況的不同而選取多樣的適合的信息技術(shù)，并要通過(guò)外部設(shè)備的有效利用，來(lái)確保所采集信息的質(zhì)量。在檔案系統(tǒng)的使用過(guò)程當(dāng)中，還要注意對(duì)系統(tǒng)及時(shí)升級(jí)為最新的版本，從而提升系統(tǒng)的運(yùn)行效率，保障檔案管理的效果。

（三）加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全性建設(shè)

在利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，我們應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全性建設(shè)，盡可能地提升檔案管理系統(tǒng)的安全性。具體來(lái)說(shuō)，技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)盡可能地采取措施做好網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)工作，避免出現(xiàn)病毒入侵與黑客供給的情況。除此之外，還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)定期地進(jìn)行升級(jí)，盡最大可能地避免系統(tǒng)的安全，保障各種檔案信息與資料不被泄露。另外，技術(shù)人員還應(yīng)當(dāng)注意對(duì)檔案管理系統(tǒng)使用人員的權(quán)限進(jìn)行限制，必須保證進(jìn)行實(shí)名登記，避免各種閑雜人等登陸進(jìn)系統(tǒng)當(dāng)中，出現(xiàn)檔案資源信息泄露的狀況。

（四）提升管理人員的綜合能力和素質(zhì)

隨著信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理工作對(duì)于檔案管理人員的需求也越來(lái)越高。鑒于當(dāng)前許多檔案管理人員的綜合能力和素質(zhì)不足，專(zhuān)業(yè)人才缺失的現(xiàn)狀，我們應(yīng)當(dāng)注重加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，盡可能地提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠具備一定的信息技術(shù)水平，從而能夠?qū)τ?jì)算機(jī)進(jìn)行熟練的操作，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行正確的使用，將各種復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行良好的處理，滿(mǎn)足工作的需要。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)具備學(xué)習(xí)的意識(shí)，充分利用各種也與的時(shí)間來(lái)進(jìn)行充電，不斷提升自我，從而適應(yīng)時(shí)代的需求。

（五）構(gòu)建現(xiàn)代信息化管理體系

在全新的發(fā)展態(tài)勢(shì)下，檔案信息管理工作又面臨著嶄新的發(fā)展形勢(shì)，要想實(shí)現(xiàn)管理水平的全面提高，不僅要從細(xì)節(jié)管理入手，更要從頂層設(shè)計(jì)管理入手，從而形成現(xiàn)代的管理體系，因此我們可以探索現(xiàn)代管理體系框架，將管理責(zé)任落到實(shí)處，以避免在檔案信息管理中的傳導(dǎo)泄漏問(wèn)題，并通過(guò)提升內(nèi)部組織管理能力，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部管理工作中的問(wèn)題點(diǎn)和空白點(diǎn)，從而達(dá)到管理工作效率的全面提高。比如，可探索扁平型管理、垂直型管理架構(gòu)，以提高工作效率。但在實(shí)際實(shí)踐中，優(yōu)化的大數(shù)據(jù)分析管理重在落地，但新工作模式實(shí)施之初，會(huì)存在很多不適應(yīng)的情況，所以必須根據(jù)工作實(shí)際情況與進(jìn)度，在既定的工作方法下，進(jìn)行適當(dāng)?shù)募?xì)微調(diào)整,使全新的工作體系更加具備科學(xué)性和高效性。針對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)，由于面臨的工作形勢(shì)相對(duì)比較復(fù)雜，對(duì)工作結(jié)構(gòu)優(yōu)化設(shè)計(jì)和資源科學(xué)調(diào)度的需求都相當(dāng)高，因此必須在管理工作中予以重視，從而達(dá)到管理工作上的全面優(yōu)化。

（六）建立檔案信息丟失處理機(jī)制

對(duì)于檔案管理的信息化，我們應(yīng)當(dāng)建立檔案信息丟失處理機(jī)制，使檔案管理的工作有了標(biāo)準(zhǔn)可依。加強(qiáng)了設(shè)計(jì)與軟件系統(tǒng)的通用性，使各區(qū)縣檔案管理機(jī)關(guān)之間能夠更好的進(jìn)行檔案共享，并確保各檔案機(jī)關(guān)利用遠(yuǎn)程互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)更高效的互動(dòng)與信息溝通。同時(shí)加大對(duì)檔案管理工程的投入，不斷淘汰掉過(guò)時(shí)落伍的設(shè)施，并引入新技術(shù)和新設(shè)備。

結(jié)語(yǔ)：信息時(shí)代檔案管理工作還有很長(zhǎng)的路要走，這就需要我們不斷的進(jìn)行探索和研究，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和不足及時(shí)解決和改正，保證我國(guó)檔案管理工作健康有序發(fā)展，不斷的提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。本文就對(duì)信息時(shí)代檔案管理中所存在的主要問(wèn)題進(jìn)行具體的分析，并深入探討了相對(duì)應(yīng)的解決策略，以期為相關(guān)人員提供參考與幫助，從而推動(dòng)檔案管理工作的高效進(jìn)行。