新時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)路徑研究

王 淳

（江蘇工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 南通 226006）

一、建設(shè)檔案管理信息化的重要性

（一）檔案工作人員提高自身素質(zhì)的需要

這幾年信息化時(shí)代的變化，使得高校檔案信息的管理模式都已經(jīng)發(fā)生了改變，傳統(tǒng)的手工操作的檔案管理模式在時(shí)代的發(fā)展中已經(jīng)被逐漸地淘汰，信息化的檔案管理技術(shù)也已被高校所重視[1]。高校檔案的管理工作在信息化的發(fā)展下需要不斷地進(jìn)行優(yōu)化，檔案管理人員的自身素質(zhì)的提升，才能夠有效的保證檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案的信息化管理工作與專業(yè)的管理人員兩者是需要共同進(jìn)步的，這樣才能有效地提升高校內(nèi)的檔案管理工作的效率，提升高校檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）高校檔案業(yè)務(wù)工作發(fā)展的需要

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得我國的高校在檔案管理中也更加重視信息化的管理，在目前的高校中其檔案的管理工作能夠直觀地體現(xiàn)出學(xué)校的管理水平。高校中良好的檔案管理水平能夠提升校外人士對(duì)學(xué)校的了解，能夠幫助高中畢業(yè)生在對(duì)學(xué)校進(jìn)行選擇時(shí)，能夠更加清楚地了解到高校中是否有符合自己的專業(yè)，使得學(xué)生能夠有效地找到符合自己的專業(yè)，從而在報(bào)名時(shí)更具有針對(duì)性。同時(shí)好的檔案管理還能夠有效地提升學(xué)校的知名度，學(xué)校的知名度被提升，也就使得高校與外界的交流也越來越多，也會(huì)出現(xiàn)越來越多的數(shù)據(jù)信息需要被管理與分類，加重了高校檔案管理工作的工作業(yè)務(wù)，因此需要對(duì)高校的檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，更快地進(jìn)行信息化建設(shè)地管理，能夠有效地提升高校的檔案管理工作的質(zhì)量以及工作的效率，使得高校的檔案管理工作能夠更好地服務(wù)于社會(huì)。

（三）檔案信息資源開發(fā)利用的需要

我國社會(huì)的不斷發(fā)展，社會(huì)在發(fā)展的過程中，對(duì)檔案信息的依賴性也是在逐漸地增強(qiáng)。傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案在管理過程中的操作方式較為繁雜，同時(shí)檔案的存儲(chǔ)時(shí)間是有限制的，時(shí)間太久就會(huì)出現(xiàn)檔案破損等情況，同時(shí)紙質(zhì)檔案在傳遞的方式上也會(huì)有一定的局限性與約束性，這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理使得檔案的信息不能最大程度地發(fā)揮出自身的價(jià)值[2]。隨著時(shí)代的變化，檔案管理的信息化建設(shè)也在不斷地發(fā)展，使得人們意識(shí)到檔案管理的信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，信息化的管理方式能夠更好地對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)檔案在進(jìn)行傳遞中的約束性也有了一定程度地降低?，F(xiàn)在高校與外界的交流也是日益緊密，這就需要加強(qiáng)高校內(nèi)的檔案管理，推動(dòng)檔案的信息化管理的建設(shè)。

二、現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）缺乏專業(yè)管理人才

在網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化的檔案管理的模式下，這種信息化的檔案管理模式需要專業(yè)的人員進(jìn)行操作，其需要管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)并了解，這樣才能夠有效地提升信息化檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理的過程中，是將檔案在校內(nèi)進(jìn)行存儲(chǔ)，只需要簡(jiǎn)單地進(jìn)行登記后就能將檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，這種傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式對(duì)人員的專業(yè)性要求較低，同時(shí)檔案在管理的過程中也是較為隨意的，并且不需要專業(yè)的人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，這種管理方式就會(huì)使得有重要價(jià)值的檔案資料不能有效地被利用，無法發(fā)揮出檔案真正的價(jià)值[3]。將信息化技術(shù)融入檔案的管理工作中，就需要提升管理人員的專業(yè)水平，但是目前高校內(nèi)沒有專業(yè)的管理人員，高校中針對(duì)專業(yè)的信息化管理人員的引進(jìn)力度較低，使得高校內(nèi)缺乏綜合素質(zhì)較高的專業(yè)管理人員，就算引進(jìn)專業(yè)的人員，也會(huì)因?yàn)樾劫Y問題出現(xiàn)人員流失，使得高校檔案管理的信息化建設(shè)不能有效地實(shí)施。

（二）缺乏完善的配置支撐

信息化檔案管理的工作離不開先進(jìn)的技術(shù)手段以及系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施，因此建立完善的數(shù)字化運(yùn)行的管理體系是需要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的了解，同時(shí)對(duì)設(shè)備的需求也較高。這就需要在信息化建設(shè)的過程中投入大量的資金進(jìn)行開展信息化的管理工作，但是我國的各個(gè)高校中的財(cái)政情況是不同的，導(dǎo)致有些高校中是沒有充足的資金進(jìn)行開展信息化管理的建設(shè)。檔案信息化管理建設(shè)在短期內(nèi)并不能取得明顯的效果，是需要長期進(jìn)行建設(shè)，才能真正地展現(xiàn)出信息化檔案建設(shè)的價(jià)值。短期內(nèi)未能有明顯的效果，就導(dǎo)致學(xué)校對(duì)信息化管理工作的建設(shè)不夠重視，這就使得信息化的檔案建設(shè)的步伐受到了嚴(yán)重的阻礙。

（三）檔案管理存在安全隱患

傳統(tǒng)的檔案管理方式，都是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)與運(yùn)用，紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)的過程中，其保管的年限較久，檔案中的文字就會(huì)出現(xiàn)模糊等情況的出現(xiàn)，同時(shí)紙質(zhì)檔案的管理工具也是較為落后的，這就導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在管理的過程中容易出現(xiàn)丟失或破壞等情況，從而導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量得不到提升[4]。高校中的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變時(shí)，也是需要依靠信息公司來進(jìn)行完成，這就導(dǎo)致高校內(nèi)的一些重要的文件被信息公司獲取?，F(xiàn)在市面上的信息公司魚龍混雜，缺乏工作的保密意識(shí)，使得高校通過信息公司對(duì)檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)變的過程中容易出現(xiàn)信息泄露等問題，同時(shí)高校內(nèi)也缺乏一定的安全意識(shí)。這就需要高校在檔案管理工作中應(yīng)重視對(duì)數(shù)據(jù)的保密工作，在信息化檔案管理工作中，應(yīng)增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化的管理手段。

（四）管理工作不規(guī)范

傳統(tǒng)的檔案管理工作其技術(shù)性較低，使得高校并未對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行重視，但是檔案管理信息化的建設(shè)是一項(xiàng)規(guī)范性、系統(tǒng)性的工程，這就需要高校對(duì)檔案管理工作的重視。在檔案管理信息化的建設(shè)中，是需要完善的軟硬件設(shè)施，同時(shí)還要具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮髁鞒毯蛧?yán)謹(jǐn)?shù)谋Ｃ苄訹5]。但是目前大多數(shù)的高校在檔案管理信息化建設(shè)中存在一定的誤區(qū)，認(rèn)為只要有電腦和網(wǎng)絡(luò)就能對(duì)檔案進(jìn)行信息化的管理，并沒有真正地了解到信息化的管理工作的內(nèi)容，就導(dǎo)致高校中檔案信息化管理工作不能夠有效地進(jìn)行開展，使得信息化檔案管理工作中的漏洞較多。

三、完善檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化路徑

（一）提高專業(yè)技術(shù)人員綜合素質(zhì)

在檔案信息化管理的建設(shè)中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，人員素質(zhì)的高低決定著高校檔案管理工作的水平。因此在檔案的管理工作中，管理人員需要定期進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)在引進(jìn)人才方面，優(yōu)先錄用有著較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)或者有管理經(jīng)驗(yàn)的人才，能夠?qū)⑵渌鶎W(xué)的檔案學(xué)知識(shí)運(yùn)用到檔案的信息化管理中，保證檔案管理工作的效率能夠得到提升，提高管理的整體水平。管理人員應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)有著一定的掌握，需要對(duì)檔案管理中所需的軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行定期的檢查與維護(hù)，防止系統(tǒng)出現(xiàn)問題導(dǎo)致檔案丟失。在人員入職后，還應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行考核，提高員工的工作積極性，最大限度地將員工的潛能進(jìn)行挖掘。同時(shí)學(xué)校應(yīng)轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，加大對(duì)檔案管理人員的引入，這就需要學(xué)校增加人才引進(jìn)的經(jīng)費(fèi)，防止專業(yè)人才的流失。

（二）提高高校對(duì)檔案管理的重視度

在信息化檔案管理工作的建設(shè)中，應(yīng)不斷提升高校對(duì)信息化檔案管理工作的重視度[6]。信息化的檔案建設(shè)相較于傳統(tǒng)的檔案管理，其具有快速性、服務(wù)性和公共性的優(yōu)點(diǎn)。信息化檔案建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)是檔案管理制度中的核心價(jià)值，其信息化的檔案建設(shè)能夠有效提升檔案管理的工作效率與工作水平。傳統(tǒng)的檔案管理工作中查詢能力較差，引得大多數(shù)的師生并不滿意，但是信息化的建設(shè)使得師生可以通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢，能夠快速有效地查詢到想要了解的檔案信息。信息化的檔案管理工作還能夠有效地提升檔案的存儲(chǔ)時(shí)間，提升檔案管理工作的管理水平。

（三）加強(qiáng)安全管理提高防范意識(shí)

信息化檔案管理在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化的過程中需要合理地進(jìn)行開發(fā)，同時(shí)還要對(duì)原始的紙質(zhì)檔案進(jìn)行保護(hù)，防止在檔案數(shù)字化錄用的過程中出現(xiàn)檔案資料被破壞或丟失等問題。信息化檔案管理工作中還應(yīng)加強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)以及保密意識(shí)，使得管理人員能夠提升對(duì)檔案安全管理的防范意識(shí)[7]。檔案管理人員還應(yīng)定期地對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)以及維護(hù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，同時(shí)還要對(duì)檔案進(jìn)行備份，防止系統(tǒng)損壞造成檔案丟失等情況的發(fā)生。

（四）完善高校檔案信息化建設(shè)制度

在信息化檔案管理工作中，應(yīng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的制度進(jìn)行完善，主要是需要完善信息化檔案的收集制度與整理制度。需要管理人員根據(jù)不同的檔案類型，在檔案收集時(shí)對(duì)檔案的范圍進(jìn)行調(diào)整。比如在對(duì)高校中教職工的檔案進(jìn)行收集時(shí)，需要加強(qiáng)對(duì)教職工的專業(yè)職稱、文化程度以及社會(huì)保障等方面進(jìn)行重點(diǎn)的收集。針對(duì)學(xué)生的檔案應(yīng)對(duì)其道德素養(yǎng)與社會(huì)實(shí)踐能力等方面進(jìn)行重點(diǎn)收集，以此來保證對(duì)檔案信息進(jìn)行收集時(shí)能夠關(guān)注重點(diǎn)。在對(duì)檔案信息進(jìn)行收集后還要對(duì)其進(jìn)行整理，高校在不斷地發(fā)展，其檔案信息也在不斷地增加，這就需要管理人員對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)劃性地整理[8]。在信息化檔案管理的建設(shè)中，應(yīng)合理地利用現(xiàn)代化的技術(shù)，簡(jiǎn)化檔案的管理步驟。

四、結(jié)語

隨著新時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足于人們的日常需求，因此應(yīng)對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校的信息化檔案管理的建設(shè)在不斷地發(fā)展，信息化的檔案管理建設(shè)能夠有效地提升高校的發(fā)展水平，能夠有效地解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，使得檔案管理工作能夠更好地為師生進(jìn)行服務(wù)。