淺議企業(yè)財務共享服務模式下的風險管理

文/錢曉翠（河鋼股份有限公司唐山分公司）

一、企業(yè)財務共享服務的相關概念

（一）財務共享的概念

財務共享服務是近年來出現(xiàn)并流行起來的會計和報告業(yè)務管理方式。也是近幾年來在企業(yè)集團內(nèi)部所廣泛推行的一種管理模式。從內(nèi)涵上來看，它是指企業(yè)把集中管理模式運用到財務管理當中，并且借助信息技術將不同國家、不同區(qū)域的實體的會計業(yè)務拿到一個共享服務中心來記賬和報告。這樣不僅可以保證會計報告的規(guī)范與統(tǒng)一，并且能夠有效地節(jié)約人工成本。因為財務共享服務能夠?qū)⑵髽I(yè)獨立的、分散的業(yè)務進行整合處理，為財會工作者提供高質(zhì)量的會計信息，并且把重復性高的各類業(yè)務集中規(guī)范在一起處理，從而大大提高了企業(yè)的管理效率，也在一定程度上節(jié)約了企業(yè)成本。尤其是對于一些擁有大規(guī)模、多元化且地區(qū)分散的企業(yè)來說，如果使用傳統(tǒng)的財務管理模式其所靡費的時間、人力、財力都是相當巨大的，而財務共享模式則能夠有效優(yōu)化調(diào)整此類問題，這也是傳統(tǒng)的財務管理與財務共享模式之間最大的區(qū)別。財務共享模式能夠?qū)⒇攧展芾砺毮馨礃I(yè)務協(xié)同流程專業(yè)化分工進行重新改造,同時也能夠更好地進行整個流程的優(yōu)化,促進企業(yè)的發(fā)展,能夠更好地賦予財務共享服務模式新的內(nèi)容和功能。并且進一步提高了風險管控水平,降低運營風險及綜合成本,全面提升企業(yè)核心競爭力。而傳統(tǒng)的財務管理模式復雜不能分離財務管理中的資源和繁雜的事務，這就會導致財務管理工作量巨大，耗費成本高等問題。因此越來越多的企業(yè)選擇了財務共享服務。但在目前階段，我國企業(yè)財務共享的實施依然處于試驗階段，無法被所有企業(yè)使用，并且在企業(yè)實施財務共享過程中依然存在著許許多多的問題，影響著財務共享模式的發(fā)展與成長。因此，還需要對財務共享這一模式進行進一步的探索，從而從根本上提高財務共享的質(zhì)量。

（二）財務共享模式的分類

1.第一種是建立一個全新的財務共享服務中心

即對財務系統(tǒng)進行全面的更新，通過更換新的地點、新的人員及新的信息系統(tǒng)等來實現(xiàn)建立新的財務共享服務中心。而這些組織也將引起重大的結(jié)構(gòu)調(diào)整，因此其成本高且籌建期緩慢。如果采用全新的財務共享模式則在短時期內(nèi)無法滿足企業(yè)巨大的財務共享需求。

2.第二種是集中建立財務共享服務中心

這是將原有企業(yè)集團內(nèi)分布在不同地點、不同財務組織中的財務人員集中到一個或多個特定地點，建立物理的共享中心。通過集中的財務共享組織、優(yōu)化的業(yè)務財務流程、統(tǒng)一的財務核算標準、高效的財務共享平臺，幫助企業(yè)集團完成財務數(shù)字化、合規(guī)化、標準化、專業(yè)化轉(zhuǎn)型，降本增效。這是實現(xiàn)財務共享的常用方法，也是目前國內(nèi)外大多數(shù)財務共享中心所采用的運營模式。此種方法要求將企業(yè)內(nèi)分布在不同地點的相關財務人員集中到一個單一地點，即將財務人員集中在一個成本較低、具有稅收優(yōu)惠政策的地點。同時，為了適應共享服務中心的運作，提高其運作效率，企業(yè)也經(jīng)常對其流程進行重組與再造。此外，在建立共享服務中心的過程中，也經(jīng)常要求企業(yè)實施新的統(tǒng)一的系統(tǒng)以代替企業(yè)內(nèi)原有的相當數(shù)量的分散并傳統(tǒng)的系統(tǒng)，以上的作法給企業(yè)帶來了包括人員成本、固定資產(chǎn)成本和信息系統(tǒng)成本的降低。在這種模式下，原本在企業(yè)中負責會計業(yè)務處理的一線業(yè)務人員將成為財務共享服務中心的工作人員，共享服務中心仍是企業(yè)的一部分，僅具有相當有限的自主權(quán)，其成本也一般會被分配回各個使用其服務的企業(yè)內(nèi)部部門中。

3.第三種是虛擬財務共享服務中心

虛擬財務共享中心不是將所有共享中心的人員集中到一個統(tǒng)一的地點，而是通過標準的業(yè)務財務流程、統(tǒng)一的財務核算標準、高效的財務共享平臺以及先進的網(wǎng)絡技術、通信技術等，將不同區(qū)域的員工聯(lián)結(jié)起來。虛擬財務共享中心模式下，在組織人員方面，集團財務部可以作為管理中心進行統(tǒng)籌共享復審、資金結(jié)算等工作，如此可以整體把控核算質(zhì)量，加強風險管控；而不同區(qū)域的財務人員則負責更貼近業(yè)務實際的共享初審工作，同時負責與業(yè)務更加融合的財務工作。因此，在IT系統(tǒng)操作處理上，我們可以根據(jù)實際情況將共享作業(yè)池劃分為多個任務池，供各區(qū)域財務人員協(xié)同處理。對于確需建立財務共享中心但由于種種原因無法集中獲取相應人員配置的企業(yè)集團，這是一種比較有效的替代方案。但這種模式由于缺少經(jīng)常性地面對面溝通，會導致不同地域員工之間合作困難，同時對于網(wǎng)絡通信條件、人員管理方法、政策貫徹落實以及財務制度、流程、科目的標準統(tǒng)一都有非常高的要求。

（三）財務共享模式的優(yōu)勢

1.降低企業(yè)成本

通過實行財務共享這一模式，能夠在一定程度上減少企業(yè)所需的會計人員，尤其是對于在企業(yè)中的基層財務人員的需求。并且在建立共享服務中心的時候企業(yè)會選擇一個相對人力成本、稅收價格等相對低廉的城市，因此也會減少企業(yè)的成本。

2.提高企業(yè)財務的監(jiān)督水平

通過建立財務共享服務可以使得財務數(shù)據(jù)、資源實現(xiàn)共享。通過一些通信手段即可收集到與該企業(yè)相關的子公司的財務數(shù)據(jù)，并且實現(xiàn)實時共享。這樣不僅可以實現(xiàn)跨越地區(qū)的整合，節(jié)省財務費用。同時，也會平衡財務共享服務中心與地方財政部門之間的關系，并且將治理與核算進行了有效的分離，使得財務工作者的職責更加明晰，有效地降低了財務失控的危險，也提高了財務治理水平與公司監(jiān)督水平。

二、財務共享服務模式的優(yōu)勢及發(fā)展狀況

（一）財務共享模式的優(yōu)勢

1.降低企業(yè)成本

通過實行財務共享這一模式，能夠在一定程度上減少企業(yè)所需的會計人員，尤其是對企業(yè)中的基層財務人員的需求。并且在建立共享服務中心的時候，企業(yè)會選擇一個人力成本、稅收價格等相對低廉的城市，因此也會減少企業(yè)的成本。

2.提高企業(yè)財務的監(jiān)督水平

通過建立財務共享服務，可以使得財務數(shù)據(jù)、資源實現(xiàn)共享。通過一些通信手段即可收集到與該企業(yè)相關的子公司的財務數(shù)據(jù)，并且實現(xiàn)實時共享。這樣不僅可以實現(xiàn)跨越地區(qū)的整合，節(jié)省財務費用。同時，也會平衡財務共享服務中心與地方財政部門之間的關系，并且將治理與核算進行了有效的分離，使得財務工作者的職責更加明晰，有效地降低了財務失控的危險，也提高了財務治理水平與公司監(jiān)督水平。

（二）財務共享的發(fā)展狀況

近年來，世界財務共享服務模式高速突擊全球，尤其是自2007年實施了財務共享服務業(yè)以后，發(fā)達國家財務共享服務模式上升迅速。但目前我國財務共享模式仍然處于新興階段，在各行各業(yè)中，大多數(shù)公司已經(jīng)基本完成了財務共享服務階段。雖然我國企業(yè)的經(jīng)營理念與管理模式正在轉(zhuǎn)變,但是當前我國企業(yè)的愿景、經(jīng)營目標、組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化建設水平等依然無法滿足財務共享所需的匹配性,因此財務共享難以在我國企業(yè)中發(fā)揮應有作用。雖然在2005年時中興通訊首次開展了財務共享服務的模式，并且許多企業(yè)如蘇寧易購、寶鋼、中國移動等也隨之開始實行財務共享模式，這是我國財務共享模式發(fā)展的一個重要階段，也使得越來越多的企業(yè)意識到了財務共享模式的重要性，但這一階段也沒有完全使得財務共享這一理念滲透到各行各業(yè)中。因此雖然財務共享服務模式已經(jīng)進入我國有一段時間，并且逐漸在往高速發(fā)展的軌道上前行，但在我國的進展依然不平衡，主要體現(xiàn)在我國許多企業(yè)對實施財務共享服務模式還不太了解，財務共享理念滲透程度不足，以及企業(yè)內(nèi)部員工對企業(yè)財務共享意識以及關于財務共享的基本的特征和實施步驟等都缺乏了解，導致財務共享服務模式很難順利開展。

三、財務共享服務模式下存在的風險

（一）戰(zhàn)略規(guī)劃風險

由于企業(yè)的財務共享建設是一項戰(zhàn)略規(guī)劃工程，因此必須要做好戰(zhàn)略規(guī)劃風險的準備。在企業(yè)實施財務共享建設中可能與企業(yè)整體戰(zhàn)略存在偏差。如果企業(yè)不做好建設的準備工作，而是一味地借鑒其他企業(yè)的發(fā)展模式，缺少對于本企業(yè)戰(zhàn)略定位的了解，則會導致企業(yè)對財務共享戰(zhàn)略的發(fā)展定位不合理的情況。尤其當企業(yè)自身的能力和資源與戰(zhàn)略定位不匹配的時候，將會導致財務共享模式無法發(fā)揮其本身的優(yōu)勢，從而浪費了企業(yè)的資源也影響了企業(yè)的發(fā)展。其主要的戰(zhàn)略規(guī)劃風險點就在于對企業(yè)的自身認識不足、風險認識不足，以及對財務共享模式的運作模式、業(yè)務范圍等缺少了解。而這些也正是企業(yè)做好風險管理的重要條件，因此企業(yè)必須要做好企業(yè)的戰(zhàn)略風險管理。

（二）人員與組織風險

企業(yè)實行財務共享服務后，與之前傳統(tǒng)的財務管理模式存在著一定的差異，因為財務共享服務會對財務部門的相關人員進行調(diào)整，尤其是在基層的財務人員將會大幅度減少，這就會導致員工之間缺少溝通，業(yè)務支撐力量缺乏。并且在人員調(diào)整后會涉及人員及管理權(quán)限等利益方面的問題，由于企業(yè)對財務崗位的減少，部分員工可能會出現(xiàn)抵制情緒，從而導致員工關系不和睦以及財務共享的相關工作被阻斷。這些在一定程度上都會影響企業(yè)的運營。從目前的情況來看，許多企業(yè)的財務人員自身業(yè)務能力不強，專業(yè)素質(zhì)不夠高，與各核算主體之間也存在著許多問題，這也制約著企業(yè)財務共享服務模式的建立。

（三）系統(tǒng)建設風險

財務共享模式下所建設的新系統(tǒng)與傳統(tǒng)的舊信息系統(tǒng)之間存在著巨大的差別。而在實際建立過程中，新舊信息系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換所涉及的范圍又極其廣泛，包括各種類型的數(shù)據(jù)、業(yè)務之間的整合。同時對于企業(yè)的資金、技術、人員、環(huán)境及企業(yè)自身的管理方式、組織結(jié)構(gòu)等都有著嚴格的要求。首先，由于財務共享系統(tǒng)是一項綜合性、復雜性高的系統(tǒng)工程，其系統(tǒng)建設本身就存在著一些風險，如財務共享系統(tǒng)穩(wěn)定性差，尤其是在建設初期，由于系統(tǒng)不成熟可能會給企業(yè)帶來困擾，同時也會影響客戶的體驗感；其次，財務共享系統(tǒng)的集成性不高，對于部分工作需要另外處理，這就加重了工作的煩瑣度與成本。財務共享系統(tǒng)是利用互聯(lián)網(wǎng)技術將信息資源整合，企業(yè)的大量電子數(shù)據(jù)與機密信息在處理與保存的過程中，可能會出現(xiàn)共享數(shù)據(jù)的丟失、泄露甚至會面臨被人惡意篡改、刪除等風險；最后，由于新的財務共享中心業(yè)務和原來財務工作沒有很好融合，使得財務共享支撐業(yè)務的能力無法得到有效保障，從而影響業(yè)務的擴張。

（四）流程管理風險

隨著財務共享服務系統(tǒng)的建設必定會出現(xiàn)新的管理模式與之匹配，而新的流程管理模式也會引起企業(yè)內(nèi)部會計、業(yè)務及管理方面流程的變革。同時，各個流程所涉及的各項目標、人員、考核等都會發(fā)生變化，而這些流程再造都密切影響著企業(yè)財務共享模式的發(fā)展。因此必須要確保財務流程和業(yè)務流程的一致與統(tǒng)一。其風險點主要表現(xiàn)在：一是新的業(yè)務流程復雜，并且與業(yè)務不匹配，導致財務工作人員操作困難，無法高效及時地處理業(yè)務；二是財務工作人員對于新舊業(yè)務流程銜接不暢，二者不能良好對接，出現(xiàn)業(yè)務混亂，影響財務共享效果；三是新業(yè)務流程設計不合理，影響財務共享實施效果和進程。四是存在票據(jù)丟失風險，由于新的流程穩(wěn)定性不足和審批節(jié)點的變化，易造成票據(jù)的毀損和丟失。五是新流程應變力差，導致財務共享系統(tǒng)不能及時適應內(nèi)外部環(huán)境的變化。這些風險點都會在一定程度上影響企業(yè)財務共享服務的開展。

四、財務共享服務模式的風險應對措施

（一）戰(zhàn)略規(guī)劃風險防范策略

由于財務共享是一項復雜且困難的系統(tǒng)建設工程，因此企業(yè)在戰(zhàn)略規(guī)劃階段，首先，要做好市場調(diào)研，同時也要認真研究本企業(yè)的市場定位，充分了解企業(yè)的運行模式及結(jié)構(gòu)，作出合理的規(guī)劃與戰(zhàn)略調(diào)整。企業(yè)的領導也要高度重視財務共享工作，要加強在員工內(nèi)部對企業(yè)財務共享的宣傳工作，使得財務共享理念深入人心，從而減少財務共享實施的阻力。其次企業(yè)高層領導自身也要加強對財務共享學習，要做到統(tǒng)一思想。同時集團領導要全程參與到財務共享的實施過程中，為財務共享實施提供強力的支持。

（二）人員與組織風險防范策略

隨著財務共享模式的不斷優(yōu)化與改進，企業(yè)不僅要改進自身的組織，同時也要提高財務人員的素質(zhì)，以適應新的財務共享系統(tǒng)。一是要明確財務共享部門內(nèi)部各崗位的職責,將財務共享部門和財務部門重疊工作部分進行細化與明確分工,合理分配彼此職能,以杜絕各崗位職責劃分模糊和所產(chǎn)生的工作誤差。二是企業(yè)應在結(jié)合自身實際的基礎上,建立一套完整的管理機制,加強下屬機構(gòu)對財務人員各項財務職能的合理分配,規(guī)范財務工作流程,使數(shù)據(jù)信息更加真實、有效,增強對業(yè)務的把控與管理,從而減少操作風險,提高工作效率。三是加強管理階層與各級工作人員之間的溝通與聯(lián)系，還要深入分析解決員工的抵觸心理與各種情緒問題,注重對員工情緒的安撫，以促進更好的合作模式的形成。此外,企業(yè)應該在財務共享部門各崗位高度細化分工的基礎上,按照各員工能力不同,在員工之間實行輪崗制度。使能力相近的員工互換崗位,在不同時間體驗不同崗位的財務工作,不僅能促進員工的個人發(fā)展、提高綜合能力,還使員工能從整體把握財務共享模式的運作,提高員工的綜合能力與積極性,保證工作質(zhì)量與效率。

（三）系統(tǒng)建設風險防范策略

財務共享系統(tǒng)的建設本身也存在風險。共享系統(tǒng)的建設時機要把握好，要堅持循序漸進的原則來進行，可以采用“分點上線、逐個擊破”的模式來逐步推進財務共享系統(tǒng)的建設，讓各個分支系統(tǒng)在相互協(xié)調(diào)的基礎上推行全系統(tǒng)的集成與整合。同時要加強集團內(nèi)控系統(tǒng)與財務共享系統(tǒng)的融合，可以 ERP 系統(tǒng)為基礎，在系統(tǒng)集成與融合的基礎上搭建一個“安全、高效、靈活、可靠”的系統(tǒng)平臺。

（四）流程再造風險防范策略

財務共享模式下的企業(yè)管理需要重新規(guī)劃與改造企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務流程、會計流程和管理流程等關鍵環(huán)節(jié),因此,企業(yè)應該形成一套基于財務共享模式的流程優(yōu)化反應機制來應對系統(tǒng)中各項流程的需求與發(fā)現(xiàn)的問題。由業(yè)務人員及時通過該機制反映流程優(yōu)化的問題與需求,根據(jù)流程問題與需求制訂新的優(yōu)化計劃與方案,通過專業(yè)人員對優(yōu)化方案作出評估后實施,最后總結(jié)流程優(yōu)化效果,以保證日后的流程優(yōu)化工作。企業(yè)的高層管理人員還應當增強對流程優(yōu)化的重視程度,才能促使下屬員工對流程優(yōu)化保持應有的關注度,做到及時更新、優(yōu)化流程。最后,建立健全監(jiān)督管理體系和制度,設立系統(tǒng)內(nèi)各項流程監(jiān)管,對各項流程與工作實施約束與監(jiān)督。

五、總結(jié)

企業(yè)財務共享模式在我國雖然處于興起階段，但在我國整體的發(fā)展態(tài)勢呈現(xiàn)上升趨勢。越來越多的企業(yè)開始注意到了財務共享服務的優(yōu)勢，并且逐步將財務共享服務運用到企業(yè)當中。但由于財務共享模式其本身的綜合性、復雜性較高，企業(yè)在共享系統(tǒng)建設中可能存在著一些風險，如企業(yè)流程再造風險、戰(zhàn)略定位風險、人員流失風險等都會影響到企業(yè)的發(fā)展與財務共享服務的后續(xù)建設。