新形勢下會議管理創(chuàng)新研究

文/趙潔（航空工業(yè)金城南京機(jī)電液壓工程研究中心）

加大力度建設(shè)現(xiàn)代化會議管理，提高會議質(zhì)量，能夠有效提高企業(yè)對經(jīng)濟(jì)風(fēng)險的防控能力，并優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部整體工作效率，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)提供支持。但是，在現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展下，現(xiàn)代化管理體系對會議管理提出新的要求，比如無紙化會議等。因此，為充分發(fā)揮會議管理作用，研究新形勢下的會議管理創(chuàng)新路徑是必要的。

一、探討會議管理價值意義及現(xiàn)存問題

所謂會議管理，其主要是管理現(xiàn)代意義上的會議，即管理具有組織與領(lǐng)導(dǎo)性質(zhì)的召集人們商議事情的活動，會議管理是一個動態(tài)合成詞，由于會議構(gòu)成要素包括會議名稱、具體時間、舉辦地點、出席等相關(guān)人員、會議主題等，所以會議管理內(nèi)容也較為豐富，且根據(jù)會議主題和目的的不同存在較強(qiáng)靈活性。會議管理的主要目的是為會議的正常推進(jìn)提供保證，并通過協(xié)調(diào)會議籌備、組織和保障等工作提高會議效率[1]。會議作為解決企業(yè)公司等組織經(jīng)營發(fā)展問題的主要手段之一，是企業(yè)內(nèi)開展領(lǐng)導(dǎo)工作的重要方式，其具體意義體現(xiàn)為：

第一，提高會議開展質(zhì)量，聯(lián)系企業(yè)內(nèi)外部，實現(xiàn)信息的公開化共享，從而為企業(yè)相關(guān)決策的制定提供參考性建議，奠定經(jīng)濟(jì)管理與風(fēng)險管控的基礎(chǔ)，促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展；第二，能夠規(guī)范企業(yè)各項工作的落實，規(guī)劃進(jìn)度、統(tǒng)籌全局。企業(yè)會議主要用于解決問題、收集靈感、制定決策，通過開展會議管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)對各個方面的有效協(xié)調(diào)，匯集各部門或人才的長處，使會議可以得到理想結(jié)果，從而推動企業(yè)工作的有序展開，實現(xiàn)工作的合理安排。

隨著企業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展以及信息化技術(shù)水平的提高，會議管理在新形勢下難免暴露出一些問題，具體有：會前準(zhǔn)備不充分，比如資料準(zhǔn)備不完善，或者沒有充分考慮到線下會議的人數(shù)和周圍交通環(huán)境等，從而影響會議管理效率。而且，會議管理缺乏現(xiàn)代化特點，信息化技術(shù)利用水平不高，影響質(zhì)量。

二、研究新形勢下創(chuàng)新會議管理的有效途徑

（一）基于項目管理理論落實全過程會議管理

所謂項目管理理論，主要是指面向項目的、具有系統(tǒng)性特點的管理方法，一般情況下，在有限的資源條件下通過進(jìn)行臨時性柔性組織的成立，采用系統(tǒng)的觀點或是方法理論，組織、控制、計劃指導(dǎo)項目，整個過程保持較高效率，能夠綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化項目落實的全過程，比如投資決策和動態(tài)管理等。而會議管理本就具有自己的生命周期，但同時也具有一般項目管理的特征，比如明確的管理目標(biāo)、整體性的管理活動或是開放性的管理內(nèi)容和方式方法等。因此，應(yīng)立足于會議管理的三個環(huán)節(jié)利用項目管理理論開展管理工作，具體開展途徑如下：

首先，基于會議管理的會前準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，提前成立組織機(jī)構(gòu)，并做好任務(wù)分解，以工作清單的方式規(guī)范展開會議管理工作。為提高會議管理效率，在會議籌備階段就需要選擇相關(guān)人員成立組織機(jī)構(gòu)，一方面為后續(xù)會議管理工作的有序推進(jìn)提供基礎(chǔ)，另一方面也能夠利用小組管理提高會前準(zhǔn)備質(zhì)量。由于會議需要投入較大的時間成本和人力物力財力，而一些問題的產(chǎn)生和解決也不會都可以通過開會來解決，所以組織機(jī)構(gòu)需要對會議的必要性進(jìn)行分析，并明確會議目標(biāo)，目標(biāo)越具體越好，從而對會議任務(wù)進(jìn)行合理分配[2]。此外，還需確定會議議題，即具體話題和對象，這些都要以會議目標(biāo)為基礎(chǔ)確定，且議題之間具有一定聯(lián)系，按照邏輯順序進(jìn)行排列，確定議題討論時間與人員人數(shù)和結(jié)構(gòu)。在明確的會議信息基礎(chǔ)上，明確會務(wù)組、宣傳組等，有序進(jìn)行會議會務(wù)安排，并做好資料準(zhǔn)備工作。為進(jìn)一步提高會議管理質(zhì)量，組織機(jī)構(gòu)還應(yīng)做好任務(wù)分解，并列成工作清單，確定會議的基本程序，按照主次順序進(jìn)行議題的排列，通過清晰的任務(wù)結(jié)構(gòu)關(guān)系為后續(xù)的會議進(jìn)度管控提供參考依據(jù)。值得注意的是，在當(dāng)前新形勢下，人們對會議開展的方式方法提出更高要求，若是遠(yuǎn)程會議，管理人員應(yīng)保證其不受外界干擾，若是正常的線下會議，則需要根據(jù)會議規(guī)模綜合考慮附近交通、所使用的會議設(shè)備等，從而保證會議得以順利進(jìn)行。其次，控制會議進(jìn)度。以前一階段列出的工作清單為基礎(chǔ)推進(jìn)和監(jiān)督會議，在實際推進(jìn)管理過程中，組織機(jī)構(gòu)應(yīng)對分項任務(wù)內(nèi)容進(jìn)行分析，理清之間的邏輯關(guān)系，之后再排序各項任務(wù)，從而按照節(jié)點實現(xiàn)各項管理工作的保質(zhì)完成。在對進(jìn)度計劃進(jìn)行控制時，需要根據(jù)會議進(jìn)度靈活調(diào)整議題的討論時間，即根據(jù)實際情況對工作清單內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)合理的調(diào)整。此外，在開展會中控制時，組織機(jī)構(gòu)應(yīng)注意會議議題和會議成員行為的管控，對于前者而言，若是出現(xiàn)錯誤理解議題的情況應(yīng)及時澄清與修正，處理分歧意見，并對思考與討論時間進(jìn)行控制；對于后者而言，主要是守時，即準(zhǔn)時開會，鼓勵下級發(fā)言和思想交鋒，減少甚至避免壓制建議，保證會議相關(guān)成員的熱情，以此保證開會的實效性。最后，落實會后總結(jié)工作。會后總結(jié)是會議管理的重要組成部分，是對會議籌備、進(jìn)程進(jìn)展以及最終結(jié)果的全方位總結(jié)，甚至涉及分析，從而對會議管理經(jīng)驗進(jìn)行固化。

具體而言，在會議結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行會議紀(jì)要的整理，其中應(yīng)涵蓋責(zé)任人、相關(guān)部門的具體責(zé)任、具體時間等內(nèi)容，并以會議紀(jì)要為基礎(chǔ)對會議決定的落實情況進(jìn)行動態(tài)跟蹤，保證會議開展的有效性。由于會議管理涉及較多內(nèi)容，比如日常性人員、資料安排等方面，抑或是會議討論的專業(yè)性內(nèi)容，尤其是大型會議，因此，在當(dāng)前新形勢背景下，會議管理的開展應(yīng)積極使用項目管理理論進(jìn)行全過程管理，充分發(fā)揮WBS工具的作用，從而保證會議工作有條不紊開展與落實[3]。

（二）落實會議管理系統(tǒng)，創(chuàng)新管理方式

在市場化經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深化的背景下，企業(yè)面對的競爭環(huán)境也在發(fā)生不斷變化，所以企業(yè)需要經(jīng)常性召開會議，以此解決自身發(fā)展過程中出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)問題與風(fēng)險，而且，在會議展開過程中，信息的交互與溝通能夠為企業(yè)決策的快速制定提供有效參考支持。所以，在當(dāng)前信息化時代背景下，為創(chuàng)新會議管理方式，可以結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)、云架構(gòu)等技術(shù)進(jìn)行會議管理系統(tǒng)的構(gòu)建，從而提高會議管理效率與質(zhì)量。在對會議管理系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建時，主要從三個方面進(jìn)行設(shè)計，分別為系統(tǒng)功能模塊、數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)，以此整合信息數(shù)據(jù)，為管理的推進(jìn)奠定全面且準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

①在對會議管理系統(tǒng)的功能模塊進(jìn)行設(shè)計時，應(yīng)充分利用企業(yè)現(xiàn)有的會議管理系統(tǒng)軟件結(jié)構(gòu)，對其進(jìn)行精細(xì)化處理與合理分解，盡可能得到高的內(nèi)聚和較為松散的耦合，便于管理人員使用的同時，也易于后期維護(hù)拓展。系統(tǒng)功能模塊包括用戶管理、系統(tǒng)管理、幫助、會議人員管理以及會議管理，滿足會議管理各項工作開展所需。②在設(shè)計會議管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫時，將其進(jìn)行概念模式、外模式和內(nèi)模式的劃分，同時為更好分析數(shù)據(jù)流程，會議設(shè)備信息包括位置、編號、規(guī)格、使用時間等，與會代表信息包括電話、名稱、備注等。③設(shè)計數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)時，先對數(shù)據(jù)庫概念模型進(jìn)行數(shù)據(jù)模型處理，使其符合計算機(jī)DBMS使用需求。之后，以會議管理系統(tǒng)的具體功能需求與要求為基礎(chǔ)構(gòu)建后臺數(shù)據(jù)庫，使其形成表格，便于會議管理工作的展開。同時，要開發(fā)簡潔的用戶界面設(shè)計和數(shù)據(jù)輸入設(shè)計，將會議管理各功能模塊有機(jī)整合，讓相關(guān)管理人員通過該系統(tǒng)平臺減輕工作量，將更多精力投入到管理層面，從而降低人為差錯率，提高效率，實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化辦公水平的提升。

（三）基于移動互聯(lián)網(wǎng)加強(qiáng)會議過程交流

在企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展過程中，信息化建設(shè)是其提高自身核心競爭力，應(yīng)對嚴(yán)峻市場環(huán)境競爭的有效方式之一，所以每個企業(yè)都有自己專門用來溝通的社交軟件，此類軟件不僅可以安裝在終端使用，還可以下載至移動端使用，比如企業(yè)微信、釘釘?shù)?。因此，在召開會議時，管理人員可以充分發(fā)揮移動互聯(lián)網(wǎng)的作用，比如在會議召開過程中圍繞問題進(jìn)行頭腦風(fēng)暴時，可以直接要求參加人員將想法與靈感以手機(jī)的形式發(fā)布在群聊中，之后對其進(jìn)行可行性分析，一方面提高會議召開的實效性，另一方面也便于會議管理人員收集相關(guān)信息，利于分析、管理與整合。值得注意的是，企業(yè)內(nèi)部的年輕人比例增加，對移動互聯(lián)網(wǎng)的依賴逐漸提高，即便可以在網(wǎng)絡(luò)上侃侃而談但是無法面對面組織流暢的語言。因此，為避免此類情況的發(fā)生，實現(xiàn)會議管理的有效創(chuàng)新，應(yīng)根據(jù)會議具體形式與模式加強(qiáng)會議過程中的溝通與交流，加大鼓勵力度，根據(jù)具體會議主題和參與人數(shù)等要素，緊抓可以讓大家暢所欲言的機(jī)會，靈活選擇會議交流模式，從而活躍會議氛圍，調(diào)動參與人員積極性，為會議管理內(nèi)容與模式的創(chuàng)新落實奠定良好基礎(chǔ)。

（四）加大力度培養(yǎng)會議管理人才，增強(qiáng)其辦會技能

行政人員是企業(yè)開展會議管理的主要人員，在數(shù)據(jù)環(huán)境的影響下，會議開展方式與內(nèi)容都發(fā)生較大改變，這給會議管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出更高要求，因此，在創(chuàng)新會議管理工作時，還應(yīng)結(jié)合新形勢的要求加大培養(yǎng)會議管理人才力度，逐漸打造高素質(zhì)的專業(yè)人才隊伍，提升其辦會技能和管理水平。首先，由于會議管理具有一定被動性，無論是議題的選擇還是參會人員以及會議時間等綜合內(nèi)容的考慮，都需要按照企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的指示展開。在該情況下，會議管理人員主動性受到影響，沒有從根本上和思想意識上重視這一管理工作。因此，應(yīng)圍繞會議管理價值展開教育工作，使其從思想上認(rèn)識到會議管理的重要性，之后圍繞信息化技術(shù)手段開展培訓(xùn)工作，使其掌握大數(shù)據(jù)、多媒體等技術(shù)平臺的使用要點，逐漸形成現(xiàn)代化、大數(shù)據(jù)管理思維，從而發(fā)揮巨大能動性開展會議管理，提高會議管理效率與質(zhì)量。其次，以最新國家相關(guān)政治要求以及企業(yè)所在領(lǐng)域的發(fā)展趨勢為基礎(chǔ)，結(jié)合會議管理知識開展教育培訓(xùn)工作。如上所述，會議管理工作的綜合性較強(qiáng)，各項工作的開展都需要協(xié)調(diào)、溝通、團(tuán)隊合作，在不少情況下還需要靈活應(yīng)變，因此需要加強(qiáng)會議管理專業(yè)知識技能的培訓(xùn)教育。其中，尤其是政治要求，切實落實中央對會議工作的政治要求，避免在會議管理中“越界”。最后，邀請業(yè)內(nèi)專家或是經(jīng)驗豐富的管理人員進(jìn)行面對面教育培訓(xùn)，幫助企業(yè)會議管理人員積累辦會經(jīng)驗，根據(jù)實踐結(jié)果和企業(yè)實際情況不斷調(diào)整、優(yōu)化會議管理體系，以此實現(xiàn)會議管理的持續(xù)化創(chuàng)新與質(zhì)量優(yōu)化。

（五）緊抓會議決議事項督辦，利用考核倒逼決議執(zhí)行

對于企業(yè)會議而言，其主要目的是解決企業(yè)發(fā)展過程中遇到的問題，所以，在會議決議事項落實效果影響會議質(zhì)量的情況下，會議管理人員應(yīng)緊抓會議決議事項督辦，以此提高會議質(zhì)量，促進(jìn)其作用的充分發(fā)揮。首先，對于整理后的會議紀(jì)要應(yīng)及時發(fā)布，即在較短時間內(nèi)對會議內(nèi)容及結(jié)果進(jìn)行整理，并對其進(jìn)行高度概括，之后交由企業(yè)內(nèi)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，通過后盡快發(fā)布。作為會議議題內(nèi)容工作開展以及相關(guān)指導(dǎo)工作的重要參考，及時發(fā)布會議紀(jì)要對決議事項的展開具有重要意義。其次，提高督辦工作重視程度，根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求對其進(jìn)行策劃。發(fā)布明確的督辦清單，該清單不僅要包括督辦內(nèi)容，也要明確責(zé)任人和具體時間范圍，并利用信息化平臺動態(tài)跟蹤督辦人員，掌握決議事項落實的整體進(jìn)度，及時提醒滯后項，保證督辦事項有序落實的同時，也能夠?qū)⒆钚碌氖马椣鬟_(dá)給企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)。最后，結(jié)合考核制度，充分發(fā)揮該制度的反饋、指揮作用，對決議事項完成情況與過程進(jìn)行考慮，嚴(yán)肅問責(zé)相關(guān)責(zé)任部門和責(zé)任人，以此倒逼會議決議執(zhí)行。

三、結(jié)論

綜上所述，會議管理作為企業(yè)解決發(fā)展問題、應(yīng)對經(jīng)濟(jì)風(fēng)險的重要方式之一，應(yīng)加強(qiáng)創(chuàng)新，并實現(xiàn)時代技術(shù)的賦能。企業(yè)應(yīng)做好管理人才的教育培訓(xùn)工作，落實健全的信息化交流平臺與數(shù)據(jù)庫等，以此優(yōu)化會議管理內(nèi)容與模式，從而提高管理效率。