事業(yè)單位檔案管理中對(duì)現(xiàn)代化管理方法的運(yùn)用

白雪

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2110-5042-3611

摘? 要：檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案管理效率對(duì)總體運(yùn)行的效率會(huì)產(chǎn)生直接影響，而傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)難以滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，所以就有必要運(yùn)用現(xiàn)代化管理辦法，這樣能加速檔案管理自動(dòng)化水平的發(fā)展，使其得到有效應(yīng)用。該文先對(duì)事業(yè)單位檔案管理利用現(xiàn)代化管理方法的重要性進(jìn)行分析，又圍繞事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行著重探討，最后闡述現(xiàn)代化管理方法應(yīng)用于事業(yè)單位中采取的主要手段。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化管理方法? ?事業(yè)單位? ?檔案管理? ?信息技術(shù)

中圖分類號(hào)：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3791（2021）09（a）-0074-03

Application of Modern management Methods in Archives Management of Public Institutions

BAI Xue

（Taonan City Environmental Sanitation Management Center， Taonan， Jilin Province， 137100 China）

Abstract：archives management is an important content in the development process of public institutions. The efficiency of archives management will have a direct impact on the overall operation efficiency， and the traditional archives management methods have been difficult to meet the development needs of public institutions. Therefore， it is necessary to use modern management methods， which can accelerate the development of the automation level of archives management and make it effectively applied. This paper first analyzes the importance of using modern management methods in the archives management of public institutions， and then focuses on the problems existing in the archives management of public institutions， and finally expounds the main meansof applying modern management methods to public institutions.

Key Words：Modern management methods; public; archives management; Information Technology

在新時(shí)期，檔案事業(yè)是黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的一個(gè)重要組成部分，能夠真實(shí)地記錄各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況，標(biāo)志著一個(gè)部門和單位的管理水平，是有序開展各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)。由于檔案管理越來(lái)越重要，而檔案管理工作又十分復(fù)雜、繁瑣，所以各行業(yè)都優(yōu)化檔案管理形式，開始運(yùn)用新的檔案管理技術(shù)。因持續(xù)增加檔案數(shù)量，所以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式是很難從根本上滿足現(xiàn)代檔案管理的實(shí)際需求的。為此，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，當(dāng)前的一項(xiàng)重要任務(wù)就是要正確認(rèn)識(shí)內(nèi)部檔案管理的不足之處，并利用科學(xué)的措施對(duì)其不斷優(yōu)化，不應(yīng)該局限在紙質(zhì)檔案管理這種單一的模式中，要合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備，使檔案管理效率及質(zhì)量得到一定程度的提升[1]。通過(guò)對(duì)信息技術(shù)檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行綜合比較，發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)檔案管理有更多優(yōu)勢(shì)，一方面能促進(jìn)檔案管理效率有較大程度的提升，另一方面還能對(duì)管理流程加以調(diào)整和優(yōu)化。

1? 事業(yè)單位檔案管理利用現(xiàn)代化管理方法的重要性

通常來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)方式下的事業(yè)單位檔案管理需要大量的管理人員，而且涉及較大的工作量，比較復(fù)雜，而這種模式下并沒有顯著提升工作效率。此外，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，建立、查詢檔案都需要非常繁瑣的程序，很難取得更為理想的檔案管理目標(biāo)。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理都是紙質(zhì)的，而保管紙質(zhì)檔案需要的空間比較大，又不便于檔案信息查詢。所以，就要利用現(xiàn)代化管理方法，使工作效率得到提高，又能減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)?，F(xiàn)代化檔案管理方法主要是采用無(wú)紙化技術(shù)，檔案的管理與查詢更加快捷，有助于促進(jìn)工作質(zhì)量提升[2]。

2? 事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理制度未結(jié)合時(shí)代性

現(xiàn)階段，我國(guó)社會(huì)正在高速發(fā)展，國(guó)家的各項(xiàng)事業(yè)也在日益發(fā)生變化，要求事業(yè)單位對(duì)工作內(nèi)容和設(shè)備進(jìn)行不斷革新，一旦缺失社會(huì)進(jìn)展信息，那么就會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位各項(xiàng)工作被延誤。為了能從本質(zhì)上促進(jìn)事業(yè)單位工作效率得到提升，必須對(duì)現(xiàn)階段的檔案管理制度進(jìn)行完善。然而，現(xiàn)在有許多事業(yè)單位的檔案制度都與時(shí)代發(fā)展出現(xiàn)了嚴(yán)重偏離，管理系統(tǒng)沒有得多及時(shí)更新，管理設(shè)備落后，大部分事業(yè)單位采用的仍舊是傳統(tǒng)的文籍庫(kù)存模式[3]。事業(yè)單位為了解決這些問(wèn)題，要充分利用先進(jìn)的檔案管理手段，革新現(xiàn)代化設(shè)備，保持檔案管理信息的先進(jìn)性，保持事業(yè)單位的內(nèi)部管理系統(tǒng)一直處于時(shí)代前沿。

2.2 管理系統(tǒng)不兼容

管理系統(tǒng)的兼容性對(duì)現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理來(lái)說(shuō)非常重要。當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理工作中普遍都應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，并且辦公軟件系統(tǒng)成為了各單位的管理系統(tǒng)，并且系統(tǒng)中很少涉及檔案管理功能，因辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)難以兼容，這就難以及時(shí)轉(zhuǎn)換許多數(shù)據(jù)，也不能對(duì)文件進(jìn)行歸檔，從而對(duì)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程造成影響。

2.3 檔案管理中銜接程序有問(wèn)題

很多事業(yè)單位都將現(xiàn)代化的檔案管理存儲(chǔ)設(shè)備作為檔案管理工作中不可缺少的一部分，但是在各個(gè)單位中，存儲(chǔ)設(shè)備都有著不同的應(yīng)用和操作程序，并且有的事業(yè)單位的管理人員還沒有全面認(rèn)識(shí)現(xiàn)代管理設(shè)備的性能，使其功能還未達(dá)到最大化。而從檔案管理的實(shí)際過(guò)程來(lái)看，事業(yè)單位對(duì)檔案管理的部分工作還停留在形式化層面，實(shí)際的操作程序銜接有明顯的問(wèn)題存在[4]。還建立了一些比較繁瑣的搜索工具，給檢索過(guò)程增加難度，不僅影響了效率，也欠缺實(shí)效性，這一問(wèn)題要充分重視起來(lái)。

2.4 檔案的利用率低

大多數(shù)事業(yè)單位都是將日常的各類業(yè)務(wù)作為工作重心，并且更重視的是整體工作效益，對(duì)檔案管理的重視程度不夠，在一定程度上就會(huì)降低檔案信息的查詢利用率。有的事業(yè)單位還在利用落后的檔案管理方式，沒有用網(wǎng)絡(luò)將單位各個(gè)科室有效地連接起來(lái)，所以檔案網(wǎng)絡(luò)查詢機(jī)制就無(wú)法實(shí)現(xiàn)，相關(guān)人員只能去檔案室查閱檔案。此外，有的事業(yè)單位已經(jīng)意識(shí)到檔案管理的重要性，也開始重視檔案部門建設(shè)，還配備了現(xiàn)代化管理設(shè)備，信息化檔案管理模式最終實(shí)現(xiàn)，只是在利用檔案方面卻有諸多不足存在，比如：出現(xiàn)極為明顯的數(shù)據(jù)處理弊端，該弊端影響檔案管理發(fā)揮作用，需要繼續(xù)進(jìn)行改進(jìn)。

3? 現(xiàn)代化管理方法應(yīng)用于事業(yè)單位中采取的主要手段

3.1 檔案檢索和目錄編制

在檔案管理工作中，目錄是其中的一個(gè)重要內(nèi)容，每一份檔案都有與之相對(duì)應(yīng)的目錄，為檢索提供方便并得到合理利用。在信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到普及，檔案目錄從最初的手寫方式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槲C(jī)打印方式。為更好地開展檔案管理工作，事業(yè)單位還采用專門的軟件將資料與目錄錄入到計(jì)算機(jī)中，對(duì)有關(guān)資料進(jìn)行分類，并由計(jì)算機(jī)程序來(lái)對(duì)它們進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與匯總。在日后需要使用某個(gè)檔案時(shí)，只需要將關(guān)鍵詞或者與之相關(guān)的信息輸入即可，隨時(shí)可以調(diào)用，檔案管理軟件就能為檔案查詢?nèi)藛T顯示檔案具體位置，通過(guò)點(diǎn)擊就可以看到所需的內(nèi)容[5]。應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法既可以使檔案查詢的時(shí)間縮短，還能使檔案檢索的準(zhǔn)確率有所保證。而通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化管理方法的合理運(yùn)用，又可以保證在檢索時(shí)能做好分類保管工作，事業(yè)單位檔案管理目標(biāo)能夠加快實(shí)現(xiàn)。

3.2 加強(qiáng)建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施

為了加強(qiáng)推進(jìn)事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化建設(shè)，配置的軟硬件設(shè)施必須要適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理模式，主抓檔案管理信息化水平，促進(jìn)信息化水平得到更大提升。在配置硬件設(shè)施的過(guò)程中，采購(gòu)現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備是第一步，之后就是對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)訓(xùn)練，提高他們的操作能力，能熟練地對(duì)檔案管理進(jìn)行操作，提高工作效率。在配置軟件設(shè)施工作開展中，事業(yè)單位可以優(yōu)先選擇和外部軟件企業(yè)共同合作，檔案管理軟件的開發(fā)事項(xiàng)由企業(yè)來(lái)完成，并且以檔案現(xiàn)代化管理需求為基礎(chǔ)來(lái)設(shè)置合理功能。在合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備的形勢(shì)下，該設(shè)備能發(fā)揮出很大作用，比如：檔案內(nèi)容被大量存儲(chǔ);查詢搜索的途徑明顯增多，節(jié)約了成本和時(shí)間。除了上述之外，事業(yè)單位的又一任務(wù)是加強(qiáng)信息化檔案管理環(huán)境的營(yíng)造，結(jié)合自身發(fā)展情況，充分融合、利用信息技術(shù)，由此構(gòu)建的檔案管理服務(wù)體系才能保證是科學(xué)的，這對(duì)于提高檔案管理工作質(zhì)量具有重要意義[6]。

3.3 重視信息資源共享平臺(tái)的構(gòu)建

總體來(lái)說(shuō)，現(xiàn)代化檔案管理方法就是在傳統(tǒng)的管理方法基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷創(chuàng)新，并優(yōu)化檔案管理模式。所以，要采取有效對(duì)策解決好事業(yè)單位現(xiàn)階段在檔案管理方面面臨的實(shí)際問(wèn)題，促進(jìn)檔案管理科學(xué)性的提高。在事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案管理部門應(yīng)做到的是保證檔案管理方式與檔案標(biāo)準(zhǔn)能夠達(dá)到一致性，這是基本要求。另外，要按照法律依據(jù)來(lái)規(guī)范管理檔案，使檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都能被檔案管理機(jī)制覆蓋。只有做到這一點(diǎn)，才能構(gòu)建起事業(yè)單位共享信息資源平臺(tái)，檔案信息被共享。

3.4 推進(jìn)轉(zhuǎn)變紙質(zhì)文檔

當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案管理的主流是電子檔案，檔案保存時(shí)是以電子文件的形式保存的。通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化多媒體技術(shù)的利用，紙質(zhì)文檔開始向電子文檔轉(zhuǎn)變。一是加強(qiáng)相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，規(guī)范數(shù)據(jù)庫(kù)的自身結(jié)構(gòu)，使其更標(biāo)準(zhǔn);二是多媒體技術(shù)能集體化管理圖片、聲音和文字等，用光盤可以將紙質(zhì)的檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，光盤有較大容量，讀寫速度快，所以有價(jià)值的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變后，就能保存到光盤內(nèi)，有利于計(jì)算機(jī)查詢和識(shí)別工作的進(jìn)行。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，社會(huì)是時(shí)刻變化的，事業(yè)單位要想永葆活力，檔案管理水平就必須要得到不斷提升，并且保證現(xiàn)代化管理制度及管理方法都能真正落實(shí)，加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極構(gòu)建信息資源共享平臺(tái)，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，積極改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，從而推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展?？偠灾?，在實(shí)際工作中要學(xué)會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，遇到問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行解決，提高檔案管理工作效率。

參考文獻(xiàn)

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