利用信息化手段為依托創(chuàng)新高校畢業(yè)生檔案管理的方法

王穎

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2109-5042-5495

摘? 要：高校畢業(yè)生的檔案對于學生自身來說，是極為重要的，它是記錄了學生在學習生涯中各類能力的進步與思想覺悟的重要材料。在管理模式與管理技術(shù)上，如今的高校畢業(yè)生檔案管理都存在一些不足，檔案管理人員的管理素質(zhì)也有待提升，這給高校畢業(yè)生的檔案管理工作帶給了一定的難題。因此，該文基于信息化手段為依托對創(chuàng)新高校畢業(yè)生檔案管理的方法進行分析，并提出相應對策。

關(guān)鍵詞：信息化? ?高校? ?畢業(yè)生檔案? ?檔案管理

中圖分類號：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2021）09（a）-0071-03

Relying on the Use of Informatization Means to Innovate the Methods of College Graduate File Management

WANG Ying

（Jilin Province College Graduates Employment Guidance Center， Changchun， Jilin Province， 130000 China）

Abstract： The archives of college graduates are extremely important to the students themselves. It is an important material that records the progress and ideological awareness of students in various abilities during their study career. In terms of management mode and management technology， today's college graduates' archives management has some deficiencies， and the management quality of the file managers needs to be improved， which brings certain problems to the file management of college graduates. Therefore， this article analyzes the method of innovating the archives management of college graduates based on information technology， and proposes corresponding countermeasures.

Key Words： Informatization; Colleges and universities; Graduate files; File management

隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，高校畢業(yè)生檔案的管理模式也受到啟發(fā)，如何在信息化時代利用信息化手段創(chuàng)新高校畢業(yè)生的檔案管理成了高校就業(yè)指導中心研究的課題。高校畢業(yè)生檔案對于學生來說，不僅關(guān)乎于學生步入社會后的就業(yè)問題，還對其未來的工作生活有著一定的影響，因此急需探索一種優(yōu)質(zhì)、便捷的檔案管理方式，改善現(xiàn)如今陳舊的高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀;利用信息化的手段，探索科學有效的檔案管理方法[1]。

1? 傳統(tǒng)模式下高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理制度陳舊，技術(shù)落后

在現(xiàn)如今高校畢業(yè)生檔案管理的過程中，還存在著使用陳舊的檔案管理模式，對學生的畢業(yè)信息收集情況不明朗;在檔案的錄入過程中，還使用傳統(tǒng)的人工輸入，這大大增加了高校畢業(yè)生檔案信息不完整或出現(xiàn)錯誤的可能性。值得注意的是，一些高校的畢業(yè)生檔案管理的信息化技術(shù)水平明顯達不到要求，以至于在記錄高校畢業(yè)生的學習成績時，也需要檔案管理人員逐層查閱，這不僅嚴重地降低了記錄高校畢業(yè)生檔案的效率，也增加了信息出現(xiàn)差錯的概率?？傊@種依靠打電話、發(fā)短信等與對方溝通的方式，為后續(xù)的高校畢業(yè)生檔案管理埋下了真實性的隱患[2]。此外，針對于高校畢業(yè)生的檔案管理制度上，也沒有形成一個高效、透明、真實的管理制度，缺乏對檔案管理人員的培養(yǎng)與監(jiān)督。

1.2 檔案管理員的業(yè)務素養(yǎng)尚待提升

高校畢業(yè)生的檔案管理與檔案管理人員息息相關(guān)，可以說檔案管理人員有著對高校畢業(yè)生未來人生的參與情況，檔案管理人員信息化利用程度的高低與高校畢業(yè)生檔案管理的水平有著密切的關(guān)系[3]。以目前大部分高校畢業(yè)生檔案管理的情況來看，問題主要分為了以下3種：一是通常情況下，一些分管高校畢業(yè)生檔案管理工作的領(lǐng)導，習慣于傳統(tǒng)的管理模式，對利用信息化手段管理高校畢業(yè)生檔案的認識還不夠到位。這一類領(lǐng)導雖然學歷高、管理人員的能力強，但問題在于對高校畢業(yè)生檔案管理上卻有著很大的缺陷，不僅對信息化技術(shù)手段理解得不夠透徹，對于實際的檔案管理工作也是較為模糊。二是針對直接參與檔案管理的工作人員來說，一般都是出身于非管理專業(yè)的人員，導致其自身檔案管理知識不夠扎實。三是針對整個高校畢業(yè)生檔案管理的總體來說，高校對于檔案管理的重視程度有所欠缺，導致整個檔案管理的專業(yè)人才不足，增加了高校畢業(yè)生檔案管理的復雜度。

1.3 檔案管理的質(zhì)量把控不到位

在高校畢業(yè)生的管理過程中，很大程度上是因為檔案管理的質(zhì)量把控不到位而導致出現(xiàn)質(zhì)量問題[4]。一些高校在對畢業(yè)生進行檔案管理的過程中，因為信息化手段不足，信息化技術(shù)尚未掌握，導致檔案資料的鑒定出現(xiàn)了一些管理上的問題，使得信息對比的效率嚴重延緩，不僅增加了時間成本、耗費了人力，還會將一些關(guān)鍵性信息有所遺漏，這對于高校畢業(yè)生檔案管理工作的展開來說是存在著嚴重問題的。因為檔案管理人員的管理手段較為陳舊，信息化技術(shù)相對欠缺，使得一些高校畢業(yè)生的檔案出現(xiàn)差錯，還得不到及時的修改與補充，更有甚者，部分高校的畢業(yè)生檔案管理人員還對檔案的真實程度不夠重視，這大大降低了高校畢業(yè)生檔案的真實性，嚴重損害高校畢業(yè)生檔案工作人員的形象。

2? 信息化高校畢業(yè)生檔案管理的優(yōu)勢

2.1 改善傳統(tǒng)模式下檔案管理模式

在以往的高校畢業(yè)生檔案管理的模式下，通常檔案都是分開進行保存的，紙質(zhì)檔案雖然更具有真實性，但是這種紙質(zhì)檔案不僅占用存放空間，一旦發(fā)生意外情況損壞了檔案，檔案就無法進行復原了。但依托信息化手段對檔案進行管理，大大降低了這一風險，將學生檔案以電子文檔的形式進行管理，不僅有效地降低了占用空間資源的不必要浪費，還對檔案的管理效率與質(zhì)量有著很大提升[5]。

2.2 利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提升檔案管理的效率

一些高校畢業(yè)生檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，往往是因為傳統(tǒng)模式下檔案管理的不方便導致的[6-8]。例如：在傳統(tǒng)高校畢業(yè)生檔案的管理中，往往需要向?qū)W校各部門進行學生信息的收集、整理、匯總，最終形成畢業(yè)生的檔案，但在這個過程中，因為檔案管理員的個人因素，極易出現(xiàn)檔案信息收集不全、遺漏重要信息的事件發(fā)生。但有效地利用信息化手段進行收集畢業(yè)生檔案信息時，就可以大幅度地避免此類問題，將高校畢業(yè)生檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上進行處理，不僅更加高效、便捷，還可以真正意義上地將高校畢業(yè)生檔案管理做到最優(yōu)，從根源上避免高校畢業(yè)生檔案信息出現(xiàn)遺漏的事件發(fā)生。

3? 利用信息化手段提升畢業(yè)生檔案管理的方法

3.1 改變傳統(tǒng)高校畢業(yè)生檔案的管理觀念

一般來說，高校畢業(yè)生檔案的管理工作是由高校一手負責，這也是高校對于畢業(yè)生未來的充分保障，高校一般在新生入學后，對學生的檔案進行保存與管理，并針對檔案情況的不同來對其分類管理，在學生在校的學習受教育的過程中，充分掌握學生的學習情況、日常情況以及生活情況，并對這些信息加以記錄并妥善保存。在對高校畢業(yè)生檔案管理的管理觀念上，檔案管理人員應該充分加強信息化檔案管理的觀念，在收集學生檔案信息的過程中，應該充分重視學生的角色，切實為學生的檔案管理工作提升工作效率，完善高校畢業(yè)生檔案管理制度。畢業(yè)生檔案管理工作雖然復雜，但相關(guān)的管理層也應該充分加強檔案管理人員的素質(zhì)，讓檔案管理人員轉(zhuǎn)變對畢業(yè)生的角色的認識，從學生轉(zhuǎn)變成人才，為未來的高校畢業(yè)生檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)，使得檔案管理工作更加具有效率性與規(guī)范性。

3.2 加強高校畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容管理

眾所周知，在高校畢業(yè)生檔案管理的過程中，因為其畢業(yè)生檔案信息的來源不同，在性質(zhì)與類別上都存在著諸多差異，這對高校畢業(yè)生檔案管理人員的工作產(chǎn)生了極大的挑戰(zhàn)。因此，在高校畢業(yè)生檔案管理的過程中，管理人員應該充分依托信息化手段進行檔案管理，將畢業(yè)生檔案輸入到計算機中進行妥善管理，完善地將學生信息進行記錄。此外，還可以利用計算機的搜索功能快速查找所需要的畢業(yè)生檔案信息，及時地查漏補缺，真正意義上將高校畢業(yè)生的檔案管理好。此外，各個高校要針對自身的信息化檔案管理模式進行聯(lián)動，將畢業(yè)生的檔案管理形成完善的管理機制，將學生日常的學習情況、信用記錄、日常表現(xiàn)與特長優(yōu)勢等方面都納入學生檔案進行管理，利用計算機的信息化技術(shù)制成電子文檔形式的學生檔案，切實提升高校畢業(yè)生檔案管理的質(zhì)量與效率。

3.3 明確高校畢業(yè)生檔案管理的優(yōu)化方向

在高校學生畢業(yè)之后，學生檔案會隨著畢業(yè)生的求職過程傳遞到用人單位的手中，檔案中的諸多內(nèi)容對于畢業(yè)生來說十分重要，用人單位不僅可以在檔案中看到畢業(yè)生在整個學習生涯中的成績與表現(xiàn)，還記錄著學生在畢業(yè)后的工作情況，因此高校畢業(yè)生的檔案管理人員應該充分利用依托信息化手段，將學生的檔案信息完整地錄入計算機中，依托計算機網(wǎng)絡(luò)的共享性對高校畢業(yè)生的檔案信息進行充分關(guān)聯(lián)，在未來的檔案查詢過程中，便于能夠準確無誤地查詢到檔案信息。另外值得一提的是，在運用信息化手段進行檔案收集記錄的過程中，還要注意網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中存在的安全隱患，必須要嚴格按照相關(guān)規(guī)定對高校畢業(yè)生檔案的電子文檔進行加密保存，切實加強高校畢業(yè)生檔案管理的安全性。

3.4 提升高校畢業(yè)生檔案的管理水平

檔案管理人員在對高校畢業(yè)生檔案信息進行收集的過程中，也要對畢業(yè)生所掌握的專業(yè)技能與專業(yè)素養(yǎng)予以真實記錄。我國當前對于專業(yè)技能人才十分看重，因此檔案管理人員應該充分依托互聯(lián)網(wǎng)手段對畢業(yè)生在校期間所獲得的專業(yè)技能證書、技能競賽的名次進行信息收集，并制作成電子文檔。此外，利用信息化手段，要將高校畢業(yè)生檔案管理制度充分的完善，建設(shè)專業(yè)的檔案錄入系統(tǒng)，將高校畢業(yè)生檔案管理納入高校發(fā)展的總體規(guī)劃中，專項撥款加大高校畢業(yè)生檔案管理的建設(shè)，構(gòu)建更加專業(yè)的檔案管理人才隊伍，加強對高校畢業(yè)生檔案管理人才的日常專業(yè)培訓，健全檔案管理人員的工作制度，獎懲制度分明，從真正意義上加強高校畢業(yè)生檔案管理的工作效率。

3.5? 健全高校畢業(yè)生檔案的管理機制

在當前的高校畢業(yè)生檔案管理工作中，學生本身就對檔案管理的相關(guān)事宜不夠了解，認為其重要程度不大?；诖?，高校要重點加強學生本身對于檔案管理的重視程度，對于高校畢業(yè)生檔案管理的工作人員來說，要強化其檔案管理知識，讓學生在入學時，就要對其檔案進行充分管理。此外，根據(jù)學生的重視程度，高?？梢赃x擇在學校論壇、學?？锘蛐?nèi)廣播中進行檔案管理工作的普及，讓學生們知道檔案的重要性，對自己未來人生的重要程度，在檔案管理人員收集檔案信息的過程中，學生應該充分保證檔案的真實性，不能弄虛作假，從根本上保障學生檔案的質(zhì)量。此外，很多高校畢業(yè)生檔案的檔案管理人員中，有一部分是學生志愿者，因此在檔案管理上要充分保證其工作質(zhì)量，規(guī)范其工作內(nèi)容，盡量安排一些基礎(chǔ)的檔案信息收集工作。

4? 結(jié)語

綜上所述，在對于高校畢業(yè)生檔案進行管理的過程中，要注重其信息化手段的運用以及管理，讓高校畢業(yè)生的檔案管理更加高效、真實與完整，將高校畢業(yè)生檔案充分進行信息化、規(guī)范化的管理，這不僅可以使高校畢業(yè)生的檔案管理工作更加高效便捷，還可以幫助畢業(yè)生在步入社會后的工作與生活更加靈活與方便。因此，需要依托信息化手段建立高校畢業(yè)生的檔案管理制度，多方協(xié)同來提升高校畢業(yè)生檔案管理的效率與質(zhì)量。

參考文獻

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