提高企業(yè)收發(fā)文管理工作研究

李利

（國(guó)家能源集團(tuán)陜西神延煤炭有限責(zé)任公司，陜西 榆林 719000）

引言：為順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，文書(shū)收發(fā)文的管理工作必須加快創(chuàng)新的步伐，以此緊跟時(shí)代的發(fā)展主流，做到文書(shū)收發(fā)文工作的根本需要及要求。同時(shí)，有效地與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相結(jié)合，依據(jù)企業(yè)的規(guī)章制度和法規(guī)，井然有序的工作，在日常工作出力中對(duì)公文的擬定、辦理、管理等工作都要有序銜接在一起，提高自身的綜合管理水平，增強(qiáng)自己的工作意識(shí)，從整體上提升整個(gè)企業(yè)的文書(shū)管理工作效率，從而為企業(yè)更加長(zhǎng)期有效的發(fā)展做好堅(jiān)強(qiáng)的后盾。

一、企業(yè)收發(fā)文工作的主要特點(diǎn)分析

（一）文書(shū)收發(fā)文管理工作的安全保密性

文書(shū)的收發(fā)文管理往往會(huì)涉及到許多機(jī)密文件和事項(xiàng)，而信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展讓公文泄密的危險(xiǎn)系數(shù)持續(xù)攀升，要在公文管理過(guò)程中做到安全保密，就要求收發(fā)文的相關(guān)工作人員必須具有良好的職業(yè)道德，要有一定的防范意識(shí)，要加強(qiáng)對(duì)公文管理的各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督與指導(dǎo)。同時(shí)，文書(shū)在整理收發(fā)文件時(shí)也要及時(shí)做好登記，并進(jìn)行保存，不要隨處堆放，以免泄露重要信息。尤其是保密文件，一定要按照保密相關(guān)制度執(zhí)行，做好詳細(xì)的登記記錄，確保公文不泄露、不遺失、不算壞。

（二）文書(shū)收發(fā)文管理工作的單調(diào)性

文書(shū)的收發(fā)文管理工作與其他的工作本質(zhì)上存在差異，文書(shū)的收發(fā)文工作相對(duì)其他工作相比較為單調(diào)，周而復(fù)始，工作中不能有斷檔的情況出現(xiàn)，這樣就缺少了多樣性。即使文書(shū)收發(fā)文的工作比較單調(diào)，但這也是企業(yè)密不可分的重要組成部分，它關(guān)系著整個(gè)企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)，更是在企業(yè)內(nèi)部起到了承上啟下的重要作用。

（三）文書(shū)收發(fā)文管理工作的專業(yè)性

文書(shū)的收發(fā)文管理工作作為與各個(gè)部門的溝通橋梁，工作的任務(wù)也相對(duì)繁雜，很多時(shí)候不能提前預(yù)估工作內(nèi)容及工作量。文書(shū)收發(fā)管理工作是面向各個(gè)部門和各個(gè)員工的服務(wù)型工作，身為文書(shū)收發(fā)工作者，必須有較強(qiáng)的溝通能力，能有效協(xié)調(diào)各部門之間收發(fā)文件的能力，對(duì)收文的簽收、登記、初審、傳閱、催辦、答復(fù)，對(duì)發(fā)文的復(fù)核、登記、印制、核發(fā)以及后期的歸檔等等也要有一定的工作規(guī)范和準(zhǔn)則，這就要求收發(fā)文管理工作者具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，方能更好地完成自身工作。

（四）文書(shū)收發(fā)文管理工作的重要性

一個(gè)企業(yè)，經(jīng)常會(huì)收發(fā)一些通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、決議、決定、函、會(huì)議紀(jì)要等文種，文書(shū)收發(fā)管理者的公文流轉(zhuǎn)不單單的只是呈送與下達(dá)，企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)及各項(xiàng)工作的有效開(kāi)展都離不開(kāi)文書(shū)的收發(fā)文工作，及時(shí)實(shí)現(xiàn)下情上報(bào)和上情下達(dá)，及時(shí)溝通等。所以說(shuō)文書(shū)收發(fā)文工作是企業(yè)發(fā)展的重要載體，是企業(yè)順利開(kāi)展各項(xiàng)工作的助推器及傳話筒，文書(shū)收發(fā)文工作直接會(huì)影響企業(yè)的工作水平和工作效率。

二、收發(fā)文管理工作的主要流程

（一）收文辦理主要程序

1.簽收。辦公室對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐漸清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字，并注明簽收時(shí)間。非涉密公文（含涉及企業(yè)普通商密和企業(yè)工作秘密的公文）主要通過(guò)電子公文傳輸系統(tǒng)簽收。

2.登記。對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。

3.初審。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本單位辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他單位或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。

4.承辦。重要綜合性文件按公司主要領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)辦理，日常事務(wù)性文件按業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)辦理。批辦意見(jiàn)中應(yīng)明確辦理部門或單位，對(duì)需要兩個(gè)及兩個(gè)以上部門或單位辦理的，應(yīng)指明主辦部門或單位，未明確牽頭部門的，默認(rèn)排序靠前的為牽頭部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。

5.傳閱。根據(jù)本單位負(fù)責(zé)人批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

6.催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。

7.答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

（二）發(fā)文辦理主要程序

復(fù)核。已簽批的公文，正式印制前，起草部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行內(nèi)容、文字、格式校對(duì)；辦公室文書(shū)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核，格式嚴(yán)重錯(cuò)誤的，重新撤轉(zhuǎn)到校對(duì)環(huán)節(jié)，由起草人進(jìn)行修改；需要對(duì)文件進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按發(fā)文流轉(zhuǎn)程序重新辦理。

1.登記。對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、發(fā)送范圍等，并作詳細(xì)記載。

2.印制。公文印制必須確保質(zhì)量和實(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。

3.核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷量進(jìn)行檢查后分發(fā)。

涉密公文應(yīng)當(dāng)通過(guò)機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件單位機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過(guò)普通密碼傳輸（傳真）系統(tǒng)或者符合國(guó)家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。

三、企業(yè)書(shū)文管理工作存在的問(wèn)題

（一）公文發(fā)文的重要認(rèn)識(shí)不足

雖然文書(shū)的收發(fā)文管理工作是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，現(xiàn)在已經(jīng)受到廣泛的認(rèn)識(shí)，但是部分企業(yè)目前仍然存在對(duì)文書(shū)收發(fā)文工作的重視程度不夠的情況。比如有的企業(yè)在公司業(yè)務(wù)往來(lái)時(shí)總認(rèn)為企業(yè)公文管理工作僅僅是辦公室文書(shū)的工作，對(duì)公文收發(fā)文在整個(gè)企業(yè)發(fā)展中占有的重要性認(rèn)識(shí)不足。還有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)公文草擬的時(shí)候把關(guān)不嚴(yán)格，審核也不仔細(xì)，這樣會(huì)導(dǎo)致所發(fā)出的公文上存在明顯的錯(cuò)誤。有的企業(yè)甚至認(rèn)為公文收發(fā)管理工作是一項(xiàng)非常普通的工作，對(duì)專業(yè)的要求也不高，對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)開(kāi)展的幫助也不大。甚至還會(huì)在公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中出現(xiàn)積壓和傳達(dá)不及時(shí)的情況發(fā)生，影響了企業(yè)的后續(xù)工作開(kāi)展。

（二）草擬公文的文書(shū)專業(yè)性有所欠缺

公文應(yīng)具有一定的嚴(yán)肅性，要按規(guī)范的格式要求、精簡(jiǎn)準(zhǔn)確的語(yǔ)言和特定的意向，是公文必須突出的基本特點(diǎn)和要求?？墒窃谀壳暗牟糠制髽I(yè)中由于用人單位的人員匱乏、對(duì)文書(shū)的工作不足以重視，這可能導(dǎo)致寫出的公文質(zhì)量相對(duì)差一些，主要表現(xiàn)有：首先，語(yǔ)言文種使用的不恰當(dāng)，對(duì)公文的文種了解的不全面，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)自創(chuàng)文種、各種文種混用的現(xiàn)象出現(xiàn)；其次，公文的格式使用不當(dāng)，上行文、下行文和平行文的使用格式區(qū)分不明確，經(jīng)常出現(xiàn)各個(gè)版頭混用、缺乏公文要素、字體也較為混亂；再次，在書(shū)寫公文時(shí)用詞不嚴(yán)謹(jǐn)，口語(yǔ)化、絕對(duì)化及命令的語(yǔ)氣常有出現(xiàn)，更有甚者出現(xiàn)錯(cuò)別字、語(yǔ)句不通暢、這就影響了公文的嚴(yán)肅性；還有在公文書(shū)寫中還會(huì)出現(xiàn)主題不明確，稿子雖然很長(zhǎng)，但是整體用句散漫沒(méi)有突出針對(duì)性；最后就是寫出來(lái)的公文有時(shí)會(huì)實(shí)用性較差，文稿的書(shū)寫和實(shí)際有一定的差距，雖然論述較長(zhǎng)，卻缺乏實(shí)際意義。

（三）不遵守公文書(shū)寫的行文規(guī)則

行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性，認(rèn)真貫徹落實(shí)中央關(guān)于精簡(jiǎn)文件和為基層減負(fù)的要求，堅(jiān)決防止和克服形式主義。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的單位。公司正式行文要遵循公司發(fā)文審批程序。

向上級(jí)單位行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：原則上主送一個(gè)上級(jí)單位，根據(jù)需要可同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)單位或同級(jí)單位，不抄送下級(jí)單位。下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需要以本單位名義向上級(jí)單位請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見(jiàn)后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)單位。請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，不得在一份請(qǐng)示性公文中夾帶多個(gè)請(qǐng)示事項(xiàng)。

除上級(jí)單位負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本單位名義向上級(jí)單位負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本單位負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)單位報(bào)送公文。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向一個(gè)上級(jí)單位行文，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級(jí)單位。

向下級(jí)單位行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文單位的直接上級(jí)單位。涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間應(yīng)協(xié)商一致，方可行文。上級(jí)單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)單位行文，必要時(shí)抄送該下級(jí)單位的另一個(gè)上級(jí)單位。屬于黨、政組織各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文，原則上不得黨、政交叉行文。

（四）公文的管理制度不完善

有些企業(yè)雖然建立了公文管理規(guī)定，可是隨著企業(yè)的快速發(fā)展，日常工作量在不斷加大，處理的公文數(shù)量也在不斷增加，這樣企業(yè)的公文管理制度難免會(huì)出現(xiàn)漏洞和不健全的情況。有的企業(yè)在公文流轉(zhuǎn)時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性沒(méi)有完全統(tǒng)一，更有企業(yè)會(huì)消減其中的管理環(huán)節(jié)，這樣長(zhǎng)此以往就會(huì)導(dǎo)致文件管理工作的失控。部分企業(yè)對(duì)公文的重視程度不高，沒(méi)有經(jīng)過(guò)前期的調(diào)查研究及協(xié)調(diào)溝通就直接發(fā)文，在草擬的過(guò)程中對(duì)公文的文種使用不當(dāng)，嚴(yán)重影響了公文的嚴(yán)肅性及規(guī)范性，這些都是企業(yè)亟須建立健全的制度。

四、提高文書(shū)收發(fā)文管理工作的策略

（一）建立健全的管理體系，提高制度化管理水平

企業(yè)要想發(fā)展得更長(zhǎng)遠(yuǎn)，在行業(yè)內(nèi)站穩(wěn)腳跟，文書(shū)管理工作作為企業(yè)的重要樞紐中心，一定要強(qiáng)化制度落實(shí)，讓企業(yè)更加規(guī)范化、科學(xué)化。所以辦公文書(shū)要把公文規(guī)范管理，將建立健全相關(guān)的管理制度。定期對(duì)文書(shū)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和考核，強(qiáng)化文書(shū)工作者的安全保密認(rèn)識(shí)，并把公文文書(shū)的收發(fā)管理工作作為日常企業(yè)績(jī)效考核的一部分，通過(guò)加強(qiáng)各方面的管理，切實(shí)有效的提升文書(shū)工作質(zhì)量和工作效率，在推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展中貢獻(xiàn)自己的力量。

（二）借鑒有效的管理路徑，提升整體的規(guī)范水平

公文的形式不和日常的文章一樣，公文有具體的書(shū)寫格式要求，還有具體的語(yǔ)言規(guī)范，如果達(dá)不到這些要求，公文就沒(méi)有了規(guī)范性。所以，公文的質(zhì)量直接影響收發(fā)者對(duì)信息的領(lǐng)悟，切實(shí)提高公文的規(guī)范化是行之有效的。此外在文書(shū)收發(fā)公文的工作人員要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，在公文的草擬中要準(zhǔn)確的切中重點(diǎn)，按規(guī)范的要求行文，把握好公文流轉(zhuǎn)及審核等各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量關(guān)，切實(shí)提高辦公文書(shū)的工作質(zhì)量。

總結(jié)：由此可見(jiàn)，文書(shū)的收發(fā)管理工作作為企業(yè)的基礎(chǔ)服務(wù)型工作，在大數(shù)據(jù)時(shí)期對(duì)公文的收發(fā)文工作人員的素質(zhì)要求更高，工作人員只有不斷提升文書(shū)收發(fā)文的綜合素養(yǎng)，提高自己的業(yè)務(wù)水平，運(yùn)用好信息技術(shù)的舞臺(tái)，利用OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，根據(jù)企業(yè)工作的需求不斷地更新和發(fā)展，切實(shí)提高工作效率，為單位的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量，做企業(yè)發(fā)展的堅(jiān)強(qiáng)后盾。