新時(shí)期電子檔案管理在信息化建設(shè)中的運(yùn)用分析

韓方強(qiáng)

（內(nèi)蒙古自治區(qū)綜合疾病預(yù)防控制中心，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010060）

引言：社會(huì)企業(yè)在新時(shí)代背景下得到了快速的發(fā)展，對(duì)信息的需求和獲取也發(fā)生了一定的變化[1]。為了滿足社會(huì)企業(yè)對(duì)檔案管理工作的要求，需要進(jìn)一步提升電子檔案管理水平，注重信息化電子檔案體系的建設(shè)，管理工作人員應(yīng)該創(chuàng)新思路，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，善于運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和方法，不斷完善檔案管理體系，進(jìn)一步提高電子檔案管理水平，促使電子檔案管理工作向信息化和科學(xué)化方向轉(zhuǎn)變。

一、檔案信息化建設(shè)的時(shí)代背景

在信息時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已越來(lái)越不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)管理檔案，是檔案管理的發(fā)展方向[2]。傳統(tǒng)的醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理方式將逐步被以信息技術(shù)為特征的企業(yè)檔案管理模式所取代。當(dāng)下正值大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)療事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)已經(jīng)迎來(lái)了前所未有的機(jī)遇。信息化是社會(huì)發(fā)展和企業(yè)發(fā)展的必然選擇，它對(duì)檔案工作提出了新的要求。完善并逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化、大數(shù)據(jù)化管理，是當(dāng)前乃至今后一段時(shí)期檔案管理工作的重中之重。信息化時(shí)代背景下，要對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行重新定位，要盡可能地運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和管理新方式，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理。與信息化建設(shè)相關(guān)的數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)封裝、通信網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)正在快速發(fā)展，事業(yè)單位數(shù)字檔案館（室）試點(diǎn)、建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)等工作也在如火如荼地開(kāi)展。這些因素為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)提供了良好的外部環(huán)境，因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇，順勢(shì)而上，不斷提升檔案信息化水平。

二、新時(shí)期電子檔案管理信息化建設(shè)的意義分析

（一）提高信息檢索效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作耗時(shí)很長(zhǎng)，工作難度很大。特別是隨著時(shí)間的推移，檔案的數(shù)量和種類(lèi)越來(lái)越多，對(duì)工作人員提出更高的要求，工作壓力和工作量不斷增大[3]。由于檔案管理工作人員的數(shù)量有限，在檔案管理工作中很難高效完成工作任務(wù)，很多重要的檔案沒(méi)有得到及時(shí)的管理，在后期的信息檢索中很容易出現(xiàn)問(wèn)題。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，將新的電子檔案管理模式融入檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)的工作模式的改變，使傳統(tǒng)檔案管理工作的不足得到改善和優(yōu)化，減少工作人員數(shù)量的同時(shí)大大提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，對(duì)后期的信息檢索和查閱提供了便捷，避免了人為工作出現(xiàn)失誤對(duì)檔案管理工作的順利開(kāi)展造成影響，因此，電子檔案管理信息化建設(shè)具有一定的必然性，也是有效完善和發(fā)展檔案管理工作體系的重要途徑。

（二）提升檔案管理工作效率

任何工作的開(kāi)展都具有完善的工作流程和工作方法，在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，需要相關(guān)工作人員按照工作流程進(jìn)行部門(mén)之間和工作人員的有效配合。現(xiàn)階段，我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案管理工作信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然要求。要構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，對(duì)檔案資源實(shí)現(xiàn)共享，使不同工作部門(mén)和工作人員進(jìn)行有效溝通和交流，提高工作的流暢性，使檔案管理工作得以順利開(kāi)展。同時(shí)，信息管理軟件的應(yīng)用使檔案管理工作的效率得到明顯提升，為單位節(jié)約了大量的經(jīng)濟(jì)和時(shí)間成本。

（三）使檔案管理工作的時(shí)效性得到明顯提高

以往的檔案管理工作流程十分繁瑣，主要的管理方式是人工管理，由于大量的工作導(dǎo)致工作人員在工作中容易出現(xiàn)疏忽，在后續(xù)的信息查找過(guò)程中導(dǎo)致信息查找效率低下，或者無(wú)法找到有關(guān)信息，整個(gè)檔案管理工作的時(shí)效性很差。應(yīng)用電子軟件對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)處理，提高了檔案管理工作的時(shí)效性，縮短了管理時(shí)間，節(jié)約了大量的人力資源和時(shí)間成本，在檔案管理工作中發(fā)揮重要的作用，很多重要的資料和檔案第一時(shí)間更新到檔案管理系統(tǒng)，為檔案資料的查詢和提取工作提供便捷，也避免了檔案管理工作中其他問(wèn)題的出現(xiàn)[4]。

三、新時(shí)期電子檔案管理在信息化建設(shè)中的運(yùn)用

（一）擬定完善的檔案信息化建設(shè)計(jì)劃

對(duì)檔案工作展開(kāi)信息化建設(shè)，能夠?yàn)闄n案管理工作效率的提升奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。首先政府部門(mén)應(yīng)當(dāng)以實(shí)際情況作為出發(fā)點(diǎn)來(lái)開(kāi)展有關(guān)的信息化建設(shè)協(xié)調(diào)工作，并且進(jìn)行一個(gè)總體計(jì)劃布局，以切實(shí)提升檔案信息化建設(shè)的速度與效率。除此之外，相關(guān)部門(mén)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)和檔案館間的交流與溝通，防止檔案館中出現(xiàn)刻板施行狀況的出現(xiàn)，影響對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化建設(shè)的整體布局。同時(shí)，各個(gè)檔案館在逐漸展開(kāi)信息化建設(shè)的進(jìn)程中，應(yīng)當(dāng)高度重視有關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)和具體情況之間的聯(lián)系，真正做到符合當(dāng)前信息化的建設(shè)需求[5]。檔案館在開(kāi)展信息化建設(shè)的進(jìn)程中，還應(yīng)當(dāng)貫徹施行科學(xué)發(fā)展理念，確保和政府有關(guān)部門(mén)間的有效溝通，并將其作為出發(fā)點(diǎn)和一部分信息化建設(shè)較為完善的檔案館展開(kāi)密切的交流。而針對(duì)一部分信息化建設(shè)較為落后的檔案館，則應(yīng)吸收其他檔案館的優(yōu)質(zhì)經(jīng)驗(yàn)，積極改進(jìn)與完善，如此才能對(duì)檔案館信息化建設(shè)起到相應(yīng)的幫助，為接下來(lái)檔案管理工作的有效展開(kāi)奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）重視檔案的收集和整理工作

在電子檔案管理工作中，關(guān)于檔案的收集和整理工作十分關(guān)鍵，傳統(tǒng)工作的開(kāi)展受到技術(shù)原因的限制，很多紙質(zhì)版的檔案對(duì)空間和時(shí)間的要求很高，工作限制因素很多。在信息時(shí)代背景下，電子檔案管理工作提高了檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，特別是在檔案的收集和整理工作環(huán)節(jié)發(fā)揮了重要的作用，使整個(gè)工作的系統(tǒng)性和邏輯性得到明顯提升，也為后續(xù)的檔案查閱提供了便捷。很多檔案都是由許多卷宗構(gòu)成的，一些比較久遠(yuǎn)的檔案沒(méi)有固定的編號(hào)，所以會(huì)導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)混亂，為了滿足電子檔案規(guī)范化管理的要求，應(yīng)該不斷完善檔案分類(lèi)管理工作體系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和管理，使整個(gè)檔案管理工作具有持續(xù)性。同時(shí)，建立電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行完善，對(duì)提升電子檔案管理水平和質(zhì)量具有重要的作用。另外，需要將檔案管理工作納入到標(biāo)準(zhǔn)的考核體系，不斷完善電子檔案管理的安全管理制度、檔案保管制度和查閱制度，避免工作失誤和錯(cuò)誤的行為發(fā)生。

（三）構(gòu)建電子檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)

檔案管理工作在新形勢(shì)下應(yīng)該做出積極的改變，更好地滿足檔案管理工作的要求。以往的檔案管理工作中，由于受到其他因素的影響，很多電子檔案管理設(shè)備沒(méi)有得到及時(shí)的更新，對(duì)于實(shí)施現(xiàn)代化管理技術(shù)存在一定的阻礙。因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該不斷提高技術(shù)能力，提高信息化服務(wù)水平，善于運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，促進(jìn)電子檔案管理工作向線上管理方向轉(zhuǎn)變，應(yīng)用數(shù)字查詢手段為電子檔案管理工作提供便捷的查詢服務(wù)。另外，運(yùn)用信息管理軟件加強(qiáng)檔案資料的分析和管理，有效減少檔案管理工作人員的數(shù)量，實(shí)現(xiàn)電子檔案的高效管理。電子檔案信息化建設(shè)需要依靠完善的硬件設(shè)施和軟件體系，只有具備完善的硬件與軟件設(shè)備，才能實(shí)現(xiàn)檔案的信息化和統(tǒng)一化管理，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺(tái)，完善檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)一步提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)檔案監(jiān)督檢查力度

檔案監(jiān)督檢查工作是醫(yī)療事業(yè)單位檔案部門(mén)的重點(diǎn)工作之一，也是檔案管理人員的基本業(yè)務(wù)技能，同時(shí)也是確保單位檔案信息化建設(shè)順利實(shí)施的重要手段。在檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，一是要將檔案監(jiān)督檢查工作融入到檔案管理信息系統(tǒng)的各業(yè)務(wù)流程中，分別授予各檔案業(yè)務(wù)管理人員不同的監(jiān)督檢查權(quán)限，能夠?qū)崟r(shí)在線開(kāi)展監(jiān)督指導(dǎo)。二是要定期到下屬二級(jí)各單位對(duì)檔案管理體系運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查是否按照企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)置的業(yè)務(wù)流程開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)，及時(shí)收集相關(guān)單位及人員對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見(jiàn)和建議。三是要組織檔案管理人員定期到下屬二級(jí)各單位對(duì)電子文件和電子檔案的形成、收集、整理、歸檔和保管情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子文件和電子檔案管理安全隱患，協(xié)助通知整改，排除安全風(fēng)險(xiǎn)。

（五）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

隨著新時(shí)代醫(yī)療事業(yè)單位的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，檔案工作的前端控制、全生命周期管理、知識(shí)管理對(duì)現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式產(chǎn)生了深刻的影響，醫(yī)療事業(yè)單位檔案工作所面臨的管理難度與日俱增，檔案管理手段日新月異，需要我們了解掌握的各專(zhuān)業(yè)知識(shí)門(mén)類(lèi)繁多。面對(duì)機(jī)遇和挑戰(zhàn)，唯有建立一只素質(zhì)好、勇于創(chuàng)新、敢于擔(dān)當(dāng)、知識(shí)結(jié)構(gòu)豐富的復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍，才能為企業(yè)檔案工作的持續(xù)發(fā)展增添不竭的動(dòng)力。一是要加強(qiáng)能力建設(shè)，著力提高檔案管理人才隊(duì)伍的判斷力、領(lǐng)悟力、執(zhí)行力。二是積極引進(jìn)檔案、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等專(zhuān)業(yè)人才，同時(shí)還要注重單位內(nèi)部專(zhuān)兼職檔案人員的培養(yǎng)。三是要積極組織單位專(zhuān)兼職檔案人員深入學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，要講清講明新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢(shì)、新動(dòng)向，要盡可能多創(chuàng)造機(jī)會(huì)讓檔案管理人員參加計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，豐富檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備。四是要為單位專(zhuān)兼職檔案管理人員搭建平臺(tái)，幫助他們做好職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，要讓他們學(xué)有所成、學(xué)有所用，提升專(zhuān)兼職檔案管理人員的獲得感、歸屬感、成就感和幸福感。

結(jié)束語(yǔ)

總之，新時(shí)代電子檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，促進(jìn)電子檔案管理向信息化方向發(fā)展，是現(xiàn)階段檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理，滿足社會(huì)醫(yī)療事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的要求。檔案管理工作人員應(yīng)該學(xué)習(xí)新的技術(shù)，提升職業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)水平，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，使檔案服務(wù)更加高效和科學(xué)。