醫(yī)院文書檔案管理有效途徑的創(chuàng)新思考研究

高露

（內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010050）

引言：隨著現(xiàn)代化醫(yī)院的建設(shè)和推進(jìn)，醫(yī)院文書檔案復(fù)雜程度和增多速度逐漸上升，與醫(yī)院發(fā)展關(guān)系越來越緊密。需要合理掌握現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)所帶來的優(yōu)勢，結(jié)合信息和計(jì)算機(jī)等技術(shù)來創(chuàng)新文書檔案管理模式，增強(qiáng)文書管理成效和管理水平，確保文書檔案管理能夠具有科學(xué)、規(guī)范的特征。以此來帶動和幫助醫(yī)院朝向現(xiàn)代化、先進(jìn)化發(fā)展，為醫(yī)院醫(yī)療活動和患者救治活動開展打牢基礎(chǔ)，增強(qiáng)醫(yī)院社會服務(wù)能力。

一、醫(yī)院文書檔案所具有的特點(diǎn)

（一）專業(yè)性

醫(yī)院文書檔案主要就是針對醫(yī)療活動和工作情況進(jìn)行記錄，將情況真正反映出來，這也使得文書檔案內(nèi)容專業(yè)性較強(qiáng)。同時(shí)，醫(yī)院在開展創(chuàng)新和現(xiàn)代化建設(shè)過程中，也會有效記錄發(fā)展計(jì)劃、診治情況、科研活動、醫(yī)院所制定的規(guī)章制度以及操作規(guī)范等，將其存放到文書檔案當(dāng)中，記錄的數(shù)據(jù)和資料都必須要具備真實(shí)性和規(guī)范性，不能出現(xiàn)誤差和失誤問題，使得醫(yī)院文書檔案專業(yè)性較強(qiáng)特征愈發(fā)突出[1]。

（二）綜合性

醫(yī)院內(nèi)部文書檔案管理室作為醫(yī)院內(nèi)部重點(diǎn)管理機(jī)構(gòu)，是管理醫(yī)院檔案資源存儲的重要位置，檔案室內(nèi)的檔案記錄著醫(yī)院人事、財(cái)務(wù)、醫(yī)務(wù)等各種資料，來源于醫(yī)院本身或者上級，資料具有較強(qiáng)規(guī)范性、指導(dǎo)性和合理性，還有一部分資料來自于和醫(yī)院有關(guān)的各種文件內(nèi)容，包含著編史修志等各種資料。再加上醫(yī)院部門較多，文件資源復(fù)雜和分散程度較高，使得醫(yī)院文書檔案呈現(xiàn)出綜合性特點(diǎn)。在管理文書檔案時(shí)必須要針對不同文件來維護(hù)其完整性和連續(xù)性，定期展開文書檔案整理工作。

二、醫(yī)院文書檔案創(chuàng)新需要遵循的原則

（一）文書檔案管理規(guī)范化原則

在展開醫(yī)院文書檔案管理工作時(shí)，需要針對文書檔案管理流程和事項(xiàng)，來構(gòu)建一個(gè)規(guī)范化的管理流程，創(chuàng)建一個(gè)統(tǒng)一的歸檔和管理方式，確保文書資料在立卷歸檔時(shí)具有時(shí)效性、完整性和規(guī)范性特征，并重點(diǎn)管理歸檔內(nèi)容，合理化展開立卷歸檔分工協(xié)作工作，將實(shí)踐性和有效性當(dāng)做基礎(chǔ)，來對文書檔案保管進(jìn)行劃分，確保不同文書檔案可以保管到與之相對應(yīng)的欄目當(dāng)中[2]。同時(shí)，要規(guī)范化管理工作流程，對檔案管理不同環(huán)節(jié)展開把關(guān)，并按照統(tǒng)一的方法來對檔案進(jìn)行維護(hù)。

（二）文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化原則

大部分醫(yī)院文書檔案都是通過公文進(jìn)行轉(zhuǎn)換而得到的，要將公文檔案管理當(dāng)做文書檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)，嚴(yán)格管控公文檔案質(zhì)量，并結(jié)合公文質(zhì)量來制定統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，確保文書檔案管理具有標(biāo)準(zhǔn)化。例如：維護(hù)公文檔案使用的公文紙需要符合國家規(guī)定，在公文檔案中注明日期，確保記錄清晰和規(guī)范，能夠長期將其得到合理保存，將現(xiàn)代化管理技術(shù)應(yīng)用到公文管理當(dāng)中，維護(hù)公文管理成效。

（三）文書檔案管理保密性原則

醫(yī)院文書檔案管理在科技和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)影響下，文書檔案內(nèi)容逐漸分為電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種，無論是哪種文書檔案都需要將保密性當(dāng)做管理重點(diǎn)。維護(hù)文書檔案原始性。紙質(zhì)檔案在形成之后雖然極易丟失或者損壞，但是其更改難度高，可維護(hù)檔案原始性，而電子文書檔案因?yàn)樾蝿莺洼d體不夠固定，在管理中可能會出現(xiàn)隨意更改檔案內(nèi)容的情況，對于檔案原始性和保密性產(chǎn)生影響[3]。因此，必須要基于保密性來管控好電子檔案，確保電子檔案內(nèi)容不會出現(xiàn)丟失或者更改情況。

三、醫(yī)院文書檔案管理有效創(chuàng)新措施和途徑

（一）創(chuàng)新文書工作與檔案管理工作

文書檔案管理和文書工作兩者具有一定程度關(guān)聯(lián)性和相似性，簡單來講，兩者屬于同一個(gè)工作在不同開展階段所具有的表現(xiàn)形式。為使文書檔案管理工作可以順利開展，需要將文書工作當(dāng)做基礎(chǔ)，對文書工作進(jìn)行全面了解和把關(guān)，確保文書工作能夠真正落實(shí)，為文書檔案高效管理提供基礎(chǔ)保障。在開展文書檔案管理工作時(shí)，文書工作人員，需要具備一定的檔案管理意識，掌握與醫(yī)院檔案管理有關(guān)知識，在此基礎(chǔ)上來開展文書工作，增強(qiáng)文書檔案資料完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性。檔案管理部門也需要將文書歸檔制度進(jìn)行落實(shí)，監(jiān)督和協(xié)調(diào)文書檔案編制工作，確保醫(yī)院檔案管理工作能夠一體化的發(fā)展[4]。

（二）創(chuàng)新文書檔案信息化管理理念和管理手段

醫(yī)院信息化發(fā)展和建設(shè)力度逐漸增大，信息化的更新、維護(hù)和信息檢索優(yōu)勢在醫(yī)院中發(fā)揮著重要作用。需要醫(yī)院管理者將信息化優(yōu)勢當(dāng)做基礎(chǔ)，根據(jù)信息管理系統(tǒng)來創(chuàng)新文書檔案管理形式，增強(qiáng)文書檔案服務(wù)能力和服務(wù)主動性，將文書檔案信息納入到網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)當(dāng)中，在文書檔案服務(wù)范圍內(nèi)來擴(kuò)大和創(chuàng)新服務(wù)程度。把過往紙質(zhì)文件中與醫(yī)院有關(guān)重要數(shù)據(jù)利用先進(jìn)軟件和技術(shù)錄入到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，且后續(xù)檔案文件都需要根據(jù)內(nèi)容來分類并存入到相應(yīng)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。醫(yī)院工作人員在查閱文書資料時(shí)，需要利用自身賬號或者咨詢管理人員來快速在網(wǎng)絡(luò)中查找[5]。同時(shí)，要更新管理人員信息化管理理念，讓管理人員可以高效展開文書檔案信息化管理工作，通過信息化文書檔案，來推動醫(yī)院醫(yī)療、科研和教學(xué)的開展，發(fā)揮出文書檔案在醫(yī)院發(fā)展中所具有的價(jià)值，推動醫(yī)院社會、經(jīng)濟(jì)效益的增強(qiáng)。

（三）創(chuàng)新文書檔案工作環(huán)境

文書檔案工作環(huán)境創(chuàng)新和優(yōu)化主要就是指建設(shè)與文書檔案有關(guān)的基礎(chǔ)硬件設(shè)施和載體?；A(chǔ)設(shè)施和載體作為醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)代化、信息化開展的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，能夠使文書檔案管理獲得強(qiáng)有力的支撐，如果與文書管理有關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施較為緊缺，就會造成文化檔案各個(gè)工作程序受到影響，不利于檔案管理工作創(chuàng)新和發(fā)展。因此，必須要增強(qiáng)對檔案管理室內(nèi)與文書管理有關(guān)的設(shè)備和辦公設(shè)施配置力度，例如：配置完善的掃描儀、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)以及文書管理辦公軟件等，還需要完善醫(yī)院內(nèi)部文書檔案管理保存和閱覽流程，對文書管理有關(guān)的辦公室、閱覽室進(jìn)行創(chuàng)新，利用全新的管理環(huán)境來推動檔案管理工作開展，確保文書檔案管理工作能夠具有現(xiàn)代化特征，增強(qiáng)管理水平、效率。

（四）創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理技術(shù)

文書檔案管理人員在開展文書管理工作時(shí)，不僅需要樹立良好的現(xiàn)代化管理理念，還需要對各種先進(jìn)管理技術(shù)和管理手段進(jìn)行正確了解和運(yùn)用，利用信息化技術(shù)來推動文書檔案管理的創(chuàng)新，確保文化檔案管理具有科學(xué)性?？衫眯畔⒓夹g(shù)來將文書檔案歸口進(jìn)行創(chuàng)新，醫(yī)院文書檔案一般情況下會涉及到眾多科室，如醫(yī)務(wù)科、人事科、財(cái)務(wù)科、設(shè)備科以及檔案管理辦公室等，可將辦公室當(dāng)作醫(yī)院文書檔案收集、運(yùn)轉(zhuǎn)部門，將各個(gè)科室文書檔案統(tǒng)一歸納到辦公室，確保多頭管理能夠轉(zhuǎn)變成為統(tǒng)一管理[6]。并結(jié)合信息技術(shù)讓各個(gè)科室將完整資料從網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中上交給有關(guān)部門，將收集到的文書檔案有目標(biāo)、有規(guī)劃統(tǒng)一放置，避免出現(xiàn)文件過于散亂或者信息不健全情況，從源頭上來維護(hù)檔案保密性和原始性，為醫(yī)院文書檔案管理工作創(chuàng)新打牢基礎(chǔ)。

（五）重點(diǎn)關(guān)注醫(yī)院文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)力度

文書檔案管理工作雖然無法直接為醫(yī)院創(chuàng)造和提供經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，但其對醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展有著保障作用，可幫助醫(yī)院制定發(fā)展決策。所以，必須要關(guān)注文書檔案管理隊(duì)伍綜合建設(shè)，在醫(yī)院內(nèi)部構(gòu)建一批擁有端正思想、過硬管理技術(shù)和較強(qiáng)信息化應(yīng)用水平的文書管理人員。不斷在社會和高校內(nèi)部引進(jìn)專業(yè)文書管理人才，并對醫(yī)院現(xiàn)有文書檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)文書管理人員對現(xiàn)代化、信息化檔案管理重視程度，積極組織管理人員參加以文書檔案管理創(chuàng)新為主題的課程活動，確保人員能夠擁有良好管理技能。此外，還需要定期針對管理人員思想展開教育，增強(qiáng)檔案人員政治意識，為文書管理人員普及有關(guān)法律法規(guī)，確保醫(yī)院重要和關(guān)鍵信息不會出現(xiàn)泄漏情況。鼓勵員工擴(kuò)展和豐富自身創(chuàng)新思維，探索更多文書管理手段來增強(qiáng)文書管理效率和質(zhì)量。

（六）健全文書檔案管理制度，合理應(yīng)用激勵機(jī)制

文書檔案工作開展前提就是一個(gè)完善檔案收集和管理的制度，只有不斷完善管理制度才能確保文書管理工作有序、規(guī)范進(jìn)行，為文書管理提供理論和科學(xué)依據(jù)，為管理工作提供幫助。此外，管理制度還可以讓文書管理人員結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求來開展管理工作，確保管理工作能夠具有方便特征，有重要理論依據(jù)。在完善管理制度的同時(shí)，也需要實(shí)施全面激勵機(jī)制和責(zé)任機(jī)制。根據(jù)文書檔案人員的管理情況和工作質(zhì)量來給予充足物質(zhì)、精神獎勵，增強(qiáng)工作人員對文書管理的熱情。對于技術(shù)水平較強(qiáng)的工作人員，要給予重視，并為這類員工提供晉升的機(jī)會，讓其能夠全身心投入到文書檔案管理工作中，激勵其他文書管理人員，推動檔案管理工作創(chuàng)新和發(fā)展，增強(qiáng)管理工作可靠性和效果。

結(jié)束語：綜上所述，文書檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益提升雖然沒有直接影響，但利用文書檔案資料和數(shù)據(jù)可使醫(yī)院在發(fā)展中獲得重要參考數(shù)據(jù)，增強(qiáng)發(fā)展合理性和規(guī)范性。所以，必須要重視文書檔案管理工作，不斷轉(zhuǎn)變過往陳舊落后的管理理念和管理技術(shù)，將計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)融入到文書管理當(dāng)中，創(chuàng)新和優(yōu)化文書檔案管理環(huán)境、管理手段，健全文書管理制度，大力培養(yǎng)與文書檔案有關(guān)的信息技術(shù)人員，確保文書檔案管理能夠滿足醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展需求，為醫(yī)院發(fā)展提供助力。