新時期自然資源與規(guī)劃部門檔案管理提升策略

郁麗娜

（常州市自然資源和規(guī)劃服務(wù)中心，江蘇 常州 213002）

一、對自然資源規(guī)劃部門的檔案工作特點進(jìn)行分析

在新時代的背景下，我國全面推動深化改革工作，使各個城市紛紛開展了自然資源的集中管理工作，對國土空間進(jìn)行統(tǒng)一集中的改革，新的工作形式要求著工作人員，擺正好自身的工作態(tài)度，順應(yīng)時代的潮流，維護(hù)好自然資源和管理部門，承擔(dān)起自己應(yīng)負(fù)的責(zé)任。眾所周知，檔案就是對各個工作完成之后具有保存功能的歷史記錄，有著其鮮明的特點，尤其是在設(shè)立機構(gòu)改革之后，自然資源管理部門的檔案工作需要把城市當(dāng)中的自然資源進(jìn)行明確劃分，進(jìn)一步完善管理工作的水平，全面發(fā)揮出職能部門的相關(guān)作用，提高管理效率，積極的推動檔案管理工作的順利開展。

自然資源規(guī)劃部門的業(yè)務(wù)范圍較廣，其中包括空間規(guī)劃、房屋征收、測量勘探等工作形式，其中對絕大部分的工作都擁有行政審批權(quán)，如此大量的工作內(nèi)容，而且業(yè)務(wù)的范圍較廣，致使工作流程較為復(fù)雜，在開展過程當(dāng)中所形成的檔案資料。也特別多進(jìn)行分類時有一定的難度，需要專業(yè)人員進(jìn)行管理，新進(jìn)員工需要一定的工作經(jīng)驗和知識累積，才可以勝任相關(guān)工作，因此老人帶新人的工作模式在規(guī)劃部門中較為常見，一旦規(guī)劃內(nèi)容出錯，在海量復(fù)雜的檔案信息中進(jìn)行修改查找是一件工作量較大的事情，所以工作人員一定要保持高度警惕，切記不要出現(xiàn)工作失誤。這也是自然資源規(guī)劃部門檔案工作管理工作主要難點之一，除此之外，其工作內(nèi)容也有很鮮明的特點：

（一）數(shù)量較大需要分散管理

許多的自然資源所涉及到的檔案量非常多，而且相關(guān)的規(guī)劃部門是經(jīng)過機構(gòu)改革后，新成立的部門多個部門，以往的工作組織記錄都會由該部門進(jìn)行管理，因此檔案管理部門許多的資料都是從上個世紀(jì)七八十年代，甚至更久遠(yuǎn)之前的檔案進(jìn)行管理，跨越的時間較長，從規(guī)模來看也是相當(dāng)龐大，就拿國土資源的業(yè)務(wù)來說。從上個世紀(jì)70年代末，國有建設(shè)用地的檔案和集體用地檔案，到90 年代初期所有的土地申報資料，以及到了21 世紀(jì)國土資源業(yè)務(wù)拓展所產(chǎn)生的卷宗，就擁有了非常龐大的數(shù)量，可見工作人員的工作量是非常高的。除此之外，國土資源的業(yè)務(wù)檔案在日常的業(yè)務(wù)當(dāng)中還會產(chǎn)生許多的其他類型文件，多種的業(yè)務(wù)文件資料混雜在一起，分類管理十分困難。

（二）專業(yè)能力性強，種類多樣

從種類上來看，除了文書檔案、財務(wù)檔案外，還有許多的業(yè)務(wù)檔案，如此多的類別包含著該省市大量的自然資源規(guī)劃業(yè)務(wù)信息，其中也包括城市空間規(guī)劃在審批過程中所產(chǎn)生的行政檔案，而且這些檔案需要極強的專業(yè)能力才能進(jìn)行分辨與管理，需要將同一審批流程的檔案進(jìn)行歸類，對工作人員的工作能力要求較高，與其他單一的檔案管理行政單位有著較大的區(qū)別。

（三）檔案時效期長

自然資源管理部門的專業(yè)檔案系統(tǒng)性較強，而且具有較長時間的時效特點，在許多的檔案當(dāng)中多數(shù)是長期有效障礙，因此，需要對長期檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的保管，進(jìn)一步明確檔案的內(nèi)容，有利于對檔案的維護(hù)使用，能夠發(fā)揮出檔案的憑證作用，以便于日后對檔案的查閱。

（四）變化性較大

自然資源管理部門的檔案管理需對信息進(jìn)行維護(hù)，而且工作量也較大，這是由于許多檔案內(nèi)容會受到國家相關(guān)政策的法律法規(guī)影響，如果法規(guī)的變動將對這些檔案造成較大的影響，例如：在自然資源檔案中的地級管理，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展產(chǎn)生了別樣的特點，在一個年度周期內(nèi)就會發(fā)生多種波動，因此需要對檔案信息進(jìn)行維護(hù)，一旦當(dāng)?shù)氐姆煞ㄒ?guī)進(jìn)行變動，需要對所存檔案進(jìn)行大量的更新。

二、對自然資源檔案管理的主要意義

自然資源與規(guī)劃部門中的檔案屬于以往在日常工作當(dāng)中密切相關(guān)的專項檔案，以及其他行政業(yè)務(wù)方面的綜合檔案，而這些資源是職能業(yè)務(wù)工作開展的有效憑證，也正是由于這些憑證證實了以往的工作，如果有查閱需求也可以及時進(jìn)行翻閱，有效地利用檔案資源，能夠進(jìn)一步提高管理水平，為如今的廣大群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，推動現(xiàn)實社會的自然資源規(guī)劃與發(fā)展有著十分重要的現(xiàn)實意義。

（一）有效推動自然資源規(guī)劃的文化事業(yè)建設(shè)發(fā)展

資源與規(guī)劃部門所保存的歷史檔案是對以往發(fā)生事件的記錄，是科學(xué)客觀的材料，通過這些以往的記錄可以更加了解在當(dāng)時的政策環(huán)境之下，是如何對自然資源進(jìn)行管理的，了解業(yè)務(wù)機構(gòu)的發(fā)展歷程，以及各種業(yè)務(wù)的開展情況，能夠為自然資源與規(guī)劃編史修治提供更加完善的資料，促進(jìn)文化的發(fā)展，而如今自然資源與規(guī)劃部門更是以文化建設(shè)為主要核心，落實新時代改革創(chuàng)新的重要內(nèi)容。由此可見，檔案的管理工作能夠推動自然資源與規(guī)劃部門的文化建設(shè)，是未來事業(yè)發(fā)展的重要保障。

（二）為發(fā)展提供科學(xué)的決策依據(jù)

自然資源與規(guī)劃部門在發(fā)展當(dāng)中的檔案可以提供全方位的資料，這些信息記載了在發(fā)展過程中各方業(yè)務(wù)的開展成果，以及開展過程中所存在的問題，對所有的記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以更好地了解過去所發(fā)生的問題以及解決對策，能夠幫助管理者更好地進(jìn)行科學(xué)決策，把握好對未來的發(fā)展方向，給管理提供了科學(xué)依據(jù)。例如：通過對自然資源的檢測登記調(diào)查，可以更有效的分析出所管轄區(qū)內(nèi)自然資源的儲備情況，以此危機依據(jù)，給自然資源的規(guī)劃提供更多的參考作用，規(guī)劃部門的管理者為了能使部門更好的發(fā)展，應(yīng)該對歷史發(fā)展中的各項事物，做得了然于胸，避免出現(xiàn)決策上的錯誤。

（三）有效幫助自然資源規(guī)劃業(yè)務(wù)不斷完善

在以往的業(yè)務(wù)活動當(dāng)中，會由于各種的工作實踐出現(xiàn)多份檔案，而這些檔案的價值就是能夠真實地記錄歷史發(fā)生情況，同時又能給予未來的工作相關(guān)的科學(xué)指導(dǎo)建議，自然資源的規(guī)劃方法并不是一成不變的，而是需要隨著時代的發(fā)展不斷地做出相應(yīng)的調(diào)整，而加強檔案管理工作能夠給予調(diào)整工作，許多的幫助，不斷地促進(jìn)企業(yè)的完善，讓企業(yè)不斷前行。

三、在新時代下檔案管理工作的提升策略

（一）落實管理要求確保檔案歸檔

隨著國家對自然資源與規(guī)劃部門不斷地做出相應(yīng)的調(diào)整，把該部門作為檔案管理的重要部門，同時科學(xué)的管理這些檔案資源，能夠更好地維護(hù)社會發(fā)展利益，將所有的工作用于民生服務(wù)上，而這一點也是自然資源與規(guī)劃部門的重要目標(biāo)之一。在對機制進(jìn)行改革前行使自然資源管理職能的機關(guān)事業(yè)單位，需要建立獨立的檔案管理業(yè)務(wù)，而且對不同的檔案進(jìn)行分批次的管理，在整合整體業(yè)務(wù)之后規(guī)范化整合檔案，因此必須要統(tǒng)一實行檔案管理工作，將所有的檔案全面歸檔。

首先，檔案的管理工作一定要結(jié)合實際，發(fā)揮出土地資源的相關(guān)特點，將科學(xué)化放在檔案分類的主要目標(biāo)上，對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行區(qū)分，對各個部門實現(xiàn)統(tǒng)一的集中管理，確保所有的檔案資料具備完整性和全面性，整個管理體系具備一定的系統(tǒng)性。

其次，是要開展檔案的自查工作，針對于以往陳年的檔案進(jìn)行重新的整理，對檔案中所遺留的地方進(jìn)行合理的補充，例如音像檔案、榮譽檔案、照片檔案等。保障檔案管理的完整性，確保檔案資料更加豐富，嚴(yán)格按照分類將使整個檔案管理工作流程更加清晰，門類更加齊全，功能更加完備。

最后，要對整個檔案管理工作實行規(guī)范化監(jiān)督，按照明確的要求對檔案進(jìn)行全面的監(jiān)測登記，保持檔案的真實性，對檔案的編號準(zhǔn)確納入，做到所有的檔案都可以有規(guī)可循，不斷的加深規(guī)范化的管理流程，讓檔案管理工作變得更加規(guī)范。

（二）提高對檔案工作的認(rèn)知落實管理責(zé)任

從目前的工作情況來看，自然資源與規(guī)劃檔案要形成系統(tǒng)化的管理工作，首先要維護(hù)其科學(xué)性，讓檔案受到全方位的保護(hù)，同時要運用現(xiàn)代化的管理模式結(jié)合。要想實現(xiàn)這樣的管理目標(biāo)，也必須提高工作人員對該工作的認(rèn)知，明確自身的管理責(zé)任，高度重視自然資源與管理部門的相關(guān)工作，將所做工作納入整體的工作安排當(dāng)中，必須要保證思想上的高度，統(tǒng)一重視工作，協(xié)調(diào)各工作部門進(jìn)行業(yè)務(wù)部署，明確各部門的檔案管理責(zé)任，一旦出現(xiàn)任何的意外情況，要將責(zé)任落實到人。推進(jìn)整個檔案管理工作的實施，讓各部門各司其職協(xié)調(diào)部門的統(tǒng)一發(fā)展，制定規(guī)范化的管理目標(biāo)與計劃，強化部門的責(zé)任感，上級部門要及時地對下屬基層單位立卷歸檔情況進(jìn)行檢查，重點檢查檔案是否齊全，以及是否按時實施歸檔工作，要求有標(biāo)準(zhǔn)化的管理規(guī)范，必須立卷整齊、有序?qū)嵤?，明確檔案是否已經(jīng)錄入保存對檔案的卷號是否清晰明了，檢查中存在的問題要列出相關(guān)的改善建議，逐一進(jìn)行整改。加強業(yè)務(wù)人員的工作能力以及專業(yè)性，讓工作人員做好檔案管理工作，從資料的收集到檔案的管理，都要制定清晰的工作規(guī)范，提出相應(yīng)的管理要求，最好能夠?qū)嵤┖侠砘莫剳痛胧?，讓?quán)力與責(zé)任相匹配的體制更能夠有助于檔案管理水平的提升，對管理成果顯著的部門進(jìn)行獎勵而對工作不認(rèn)真，管理成果欠佳的部門實施相應(yīng)的懲罰，促進(jìn)整個體制內(nèi)的公平性。

（三）增加對管理工作的資金投入改善已有條件

隨著檔案工作的不斷改革，對檔案管理的內(nèi)容形式都發(fā)生了明顯的變化，需要不斷深入對檔案的進(jìn)一步明確管理，但已有的條件無法滿足新時代的工作需求，例如：儲存空間信息化設(shè)備以及其他的輔助設(shè)施等，因此自然資源與規(guī)劃部門要結(jié)合本省市的實際情況，科學(xué)分析如何改進(jìn)檔案管理工作，做出準(zhǔn)確的調(diào)整部署。

首先，針對部門檔案室地方不足的問題，要主動向上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行申請進(jìn)行機構(gòu)改革，對檔案室進(jìn)行擴容，檔案室的金融管理一定要與之匹配合適的管理空間，因此擴容工作首當(dāng)其沖，必須放在工作的首位，而且要配合多種措施進(jìn)行統(tǒng)一整改，不能盲目地擴建空間，而是要考慮現(xiàn)代化的設(shè)備與之相匹配，相對于提升攻堅的內(nèi)容量，更要發(fā)揮出電子信息建設(shè)的優(yōu)勢，因此在過程中間時要做好雙套制的工作安排，實現(xiàn)電子檔案與文件檔案的同時，物理存檔滿足新時代對檔案管理工作的需求。

其次是要配置必要的硬件設(shè)施，在檔案室中不僅要配備相應(yīng)的電子設(shè)備，除此之外也要有許多的輔助型設(shè)備，考慮在提高檔案的歸檔效率保障檔案的安全方面所應(yīng)用的所有設(shè)備設(shè)施，以及滿足檔案工作的掃描錄入等相關(guān)設(shè)備，按照實際的要求配備除濕器，消毒滅菌機，以及全自動溫度濕度記錄儀以及監(jiān)控設(shè)備等，因此政府也要大力支持及相關(guān)工作的改善，對其設(shè)備設(shè)施進(jìn)行改進(jìn)，為其投入更多的資金，在軟件方面也要邀請專業(yè)的工作人員，建設(shè)檔案信息管理平臺，提供現(xiàn)代化的技術(shù)手段，增加管理工作的水平。

增加檔案管理人員的數(shù)量，使用科學(xué)的倒班制，科學(xué)地核定崗位的工作量，并制定崗位用人標(biāo)準(zhǔn)，由專人進(jìn)行檔案管理，而且為其配置專職的管理人員對檔案進(jìn)行收集工作，又或者兼職檔案管理人員要負(fù)責(zé)好對部門檔案的整理以及移交檔案等工作，確保工作人員分工合理，每一項人員都有明確的工作任務(wù)，防止出現(xiàn)一崗多人或者空崗的現(xiàn)象，協(xié)調(diào)各部門的業(yè)務(wù)開展。

（四）強化工作人員隊伍建設(shè)

首先，可以建設(shè)自然資源與規(guī)劃部門的協(xié)作小組，統(tǒng)一指揮檔案管理的相關(guān)工作，通過小組的內(nèi)部進(jìn)行工作交流檢查，互相的學(xué)術(shù)研究以及考評情況，制定年度工作報告，細(xì)致的考察工作內(nèi)容，檢查指導(dǎo)檔案管理人員如何更好地進(jìn)行工作。

其次是積極的組織培訓(xùn)活動，要求檔案的管理人員通過上級業(yè)務(wù)部門的專業(yè)培訓(xùn)，不斷地強化自身的工作能力，邀請檔案專家進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，促進(jìn)檔案管理人員的科學(xué)管理水平，同時也要加強對工作人員的思想教育工作。端正對檔案管理工作的態(tài)度，切實的履行自身職責(zé)，嚴(yán)格遵循檔案管理的保密紀(jì)律。

最后是要求管理人員應(yīng)該發(fā)揮出自己的指導(dǎo)作用，注重對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培養(yǎng)與指導(dǎo)，對基層工作人員遇到的問題要提供詳盡的解答，讓管理人員不斷在實際的工作中提高能力，為提高整體的管理水平打下堅實的基礎(chǔ)。

除此之外，也應(yīng)該充分發(fā)揮出檔案管理的獎懲制度，給予工作積極的人員相應(yīng)的獎勵，對違反規(guī)定的人員要進(jìn)行處罰，能夠提高檔案管理工作的積極性，促使整個工作環(huán)境更加充滿工作動力。

（五）打造出電子信息＋的管理模式

如今的時代，信息化發(fā)揮著重要的作用，而信息化的創(chuàng)新對自然資源的管理也有很大的提升，將信息歸檔建立在信息化建設(shè)之上，能夠進(jìn)一步打造出信息檔案平臺，推出信息化加的模式，讓檔案管理工作更加的輕松方便，由原先的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)化為現(xiàn)在的電子管理為主，用手工向計算機進(jìn)行輸入管理，免去了很多的實體工作，也減輕了人力負(fù)擔(dān)，未來的工作方向也是利用檔案以服務(wù)為主的轉(zhuǎn)變。

首先，建設(shè)信息化的檔案室，結(jié)合實際的工作，需要將自然資源與規(guī)劃的整體項目摸清建設(shè)規(guī)模，具體實施中也要關(guān)注其需求已達(dá)到預(yù)期的效果，以此實現(xiàn)信息化的檔案工程規(guī)劃，為信息化的檔案室開展奠定基礎(chǔ)。

其次，要做好建設(shè)工作，對于子數(shù)據(jù)的處理一定要進(jìn)行詳細(xì)的歸類，案卷的數(shù)據(jù)庫為主，設(shè)立完善的文件目錄，對查詢較高的土地檔案以及其他檔案設(shè)立全文數(shù)據(jù)庫，也要結(jié)合所在的區(qū)域，使用圖文一體的多媒體數(shù)據(jù)庫，針對土地的利用現(xiàn)狀。保護(hù)農(nóng)田，加強土地儲備數(shù)據(jù)，對地質(zhì)災(zāi)害調(diào)查，影像數(shù)據(jù)等都要建立較為完整的子數(shù)據(jù)庫，此外國土資源的數(shù)據(jù)應(yīng)由專人進(jìn)行調(diào)用和導(dǎo)入，做好備份保存，以防數(shù)據(jù)丟失會給工作帶來嚴(yán)重的影響。

加快信息化的數(shù)據(jù)加工，全面開展自然資源規(guī)劃的數(shù)字管理工作，對所有的檔案流程進(jìn)行數(shù)字化加工之后，進(jìn)行重新的歸檔保管，并且做好電子檔案的移交管理，對后續(xù)的工作也要實施監(jiān)督，確保后續(xù)工作的順利完成。利用網(wǎng)絡(luò)平臺未形成審批，提高審批流程速度，縮短審批流程時間，信息平臺的建設(shè)要配置終端查詢機器，實現(xiàn)索引查詢?yōu)樽匀毁Y源與規(guī)劃部門提供良好的服務(wù)保障。自然資源與規(guī)劃部門也應(yīng)該找到專業(yè)的技術(shù)人員，運用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對所有的資源進(jìn)行統(tǒng)一的共享與應(yīng)用，技術(shù)的改進(jìn)能有助于信息系統(tǒng)的統(tǒng)一管理。

四、結(jié)束語

總而言之，檔案的管理工作是一項復(fù)雜的工作，涉及的專業(yè)面較廣，需要工作人員有著很強的工作水平，其工作也具備的重要的意義，是實現(xiàn)社會發(fā)展的重要保障，對歷史發(fā)展進(jìn)程的研究能夠保證工作發(fā)展的正確性。尤其是在新的時代背景下，檔案的管理工作有了許多的新問題，新情況我們要秉承著規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)法律，結(jié)合實際的發(fā)展需求，進(jìn)一步加快自然資源與規(guī)劃部門的檔案統(tǒng)一管理，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和對工作的認(rèn)知，打造出信息化加檔案的新模式，加強建設(shè)高水平業(yè)務(wù)隊伍，進(jìn)一步發(fā)揮出自然資源與規(guī)劃部門的職能作用。