關于新時期信訪檔案的管理策略探究

劉華英

（廣安市廣安區(qū)信訪局，四川 廣安 638500）

新時期的到來使人們的思想逐步趨于完善，對生活中各環(huán)節(jié)提供的服務要求也在不斷地革新。信訪部門在日常檔案管理中要踐行先進思想，針對不同檔案進行有效區(qū)分，兼及新的管理策略，融入先進思想理念和信息化管理模式，在需求時為檔管人員查詢提供方便，既能節(jié)省工作時間，又可提升工作效率，還會推動檔案管理不斷取得新的成效。相應管理人員應認識到信訪檔案管理先進思想與信息化先進模式融合的價值，為先進策略踐行提供方法基礎。

一、新時期信訪檔案管理，融合信息化方法的價值分析

信息化是目前社會發(fā)展的趨勢，也是新時期對信訪檔案進行管理的有效策略。調(diào)查結果顯示，檔案管理融合信息化模式能推動效率的提升。因此，相關部門要充分認識到融入信息化模式是時代發(fā)展的需要、是信訪檔案管理的必然趨勢，檔管人員在工作中要不斷總結經(jīng)驗，積極主動推動相應新方法與信訪檔案管理的有效融合。

（一）迎合了時代發(fā)展的需求

傳統(tǒng)的檔案管理存在耗時、耗力、耗財一系列問題，且紙質化的檔案管理模式不利于長期的保存。因此，信訪部門應建立檔案信息化管理模式，推動管理成效、保存時效的提升[1]。此外，在目前社會發(fā)展中流行的思想意識是“雁過留痕”。意思是：不同人員在進行檔案查詢之后要留下痕跡[2]。因此，融入信息化模式會踐行和實現(xiàn)上述目標，讓先進思想和“留痕意識”推動信訪檔案管理價值和意義的提升。以信息化推動信訪檔案管理走向時代進步的“大船”[3]。

（二）信訪檔案的信息化管理是發(fā)展的必然趨勢

不同事物發(fā)展存在著一定的規(guī)律，信訪檔案管理模式也呈現(xiàn)出自身的歷史發(fā)展進程。因此，在目前社會發(fā)展中，要保證信訪檔案的可查詢性和方便查看性，要減少耗時、耗力、耗費人員物質資金的現(xiàn)象，就需要克服傳統(tǒng)方法中的諸多問題。融入信息化模式，讓信訪的日常檔案管理工作走向新的局面。既是迎合時代發(fā)展的必然趨勢，顯現(xiàn)了該部門與先進思想的融合，有助于管理者實際操控能力的提升；又是增強工作效率、提升經(jīng)濟效益的有效方式[4]。

二、信訪檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）工作環(huán)節(jié)缺乏“創(chuàng)新”和“能力”

調(diào)查結果顯示，在目前信訪檔案管理中呈現(xiàn)的主要問題，一是紙質化檔案存在較多，缺乏專業(yè)、信息化人員對檔案進行管理和錄入；二是先進方法和信息化技術的思想難以得到普及；三是檔管人員匱乏，導致先進思想無法在實際工作環(huán)節(jié)中得到落實。上述問題使得信訪檔案管理部門的工作成效逐步降低，創(chuàng)新意識逐步下降，不利于踐行優(yōu)秀思想意識，做到統(tǒng)一高效的管理，降低了日常工作效率。加上社會對檔案管理領域缺乏關注度，相關檔管人員也逐步喪失創(chuàng)新和新模式融入的信心。

（二）信訪檔案內(nèi)部的管理制度不夠健全

我國對檔案管理在制度和規(guī)章方面還不夠完善,尤其對信訪檔案的收集、分類、整理、加工、歸檔、保存及管理等方面無具體規(guī)定和明確規(guī)范。因此，檔管人員缺乏統(tǒng)一、高效、科學的管理模式，缺乏嚴謹性思維。檔案管理環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)檔案收集不完整、分類不準確、查考不便利等諸多問題。檔案管理制度的匱乏，導致問題發(fā)生時無制度可遵循，導致策略的嘗試中人員的價值觀念、積極性不高，導致問題發(fā)生后無法下放追究責任，阻礙了信訪部門檔案管理成效的發(fā)展。

三、新時期的信訪檔案管理，融合先進模式的策略分析

（一）優(yōu)化理念，積極融入信息化方法

信訪部門在檔案管理過程中應通過工作理念的不斷優(yōu)化，以信息化模式的融入，整體提升檔案管理工作的成效，更好地接收信息、管理信息、處理不同的檔案，做到檔案的有效保存；通過統(tǒng)一路徑、存儲方法的優(yōu)化，在信息化思想的踐行中促進該領域的發(fā)展。檔管人員在日常工作中要不斷樹立起先進思想意識，在統(tǒng)籌管理和細化創(chuàng)新的基礎上，對有效、類似的方案進行歸納和總結。同時，以優(yōu)秀管理方式融合信息化方法的手段，為相關環(huán)節(jié)提供可參考的依據(jù)。相應工作人員應主動加強溝通，主動完成學習，增強對信息化模式的操控能力。以此做到先進思想方便日常工作，推動工作目標的實現(xiàn)。

（二）建立、健全信訪檔案管理機制

管理機制的優(yōu)化會推動各項結構的完善，問題產(chǎn)生后能夠做到責任的有效追蹤。因此，在信訪部門實施檔案管理時，要建立健全有效的管理機制。同時，在落實先進思想的過程中，應嚴格按照不同規(guī)章制度、不同策略落實保密措施和增加現(xiàn)代化設備，做到全方位、綜合化為信訪檔案管理服務。相關工作人員的選拔、信訪檔案的接收保管利用、信息的錄入、內(nèi)容的傳輸?shù)榷紤獓栏癜凑找?guī)章制度進行。在新時期新視角下，要做到在策略的優(yōu)化中推動責任意識的提升，推動整體工作能效成果的提升，確保信訪檔案在日常的管理中能夠更具時代發(fā)展信息，顯現(xiàn)出先進思想和先進機制融入的價值。

（三）加大對信訪檔案管理人員的培訓力度

學習是提升工作人員能力和水平的有效方法。因此，檔案管理部門應加大力度對相關人員的教育培訓。首先，體現(xiàn)在人才的選拔中，要選用創(chuàng)新思維較強、先進思想融入意識較強、接受能力極強的年輕人。同時，在對老員工的考核中要以其創(chuàng)新思維和綜合工作能力為評判依據(jù)。做到以老帶新，新老搭配，互相學習，互相影響。此外，可定期舉辦信訪檔案知識講座，或開辦培訓班對信訪檔案工作人員集中培訓。講座結束或培訓之后讓參加人員通過討論交流、書寫心得感悟等方式及時總結積累。另外，還可以通過網(wǎng)絡學習培訓方式，以在線時間作為學習和判定的依據(jù)，網(wǎng)絡學足課時后，參加網(wǎng)絡內(nèi)部相應的考核，考核通過才會獲取相關學分。以學時和考核兩項學分的綜合評判作為其學習情況的判斷依據(jù)。最后，要考慮到檔案管理的綜合能力，以信訪檔案日?；顒娱_展、管理的綜合視角，提升相關工作人員的技能。如：在相應工作的開展中可以讓年輕人和經(jīng)驗豐富的“老人”合作完成。檔案管理中年輕人會提出更具創(chuàng)新形式的思想和方式，“老人”會從整體把控的視角上完成相關操作，會提出更具有建設性的建議。新老搭配的檔案管理工作模式讓相應人員能夠獲取經(jīng)驗，完成高質量的檔案管理工作，增強社會綜合競爭能力，凸顯時代發(fā)展價值。

結語：綜上所述，推動各環(huán)節(jié)、各領域方法和策略的變革是時代發(fā)展必然趨勢。信訪檔案也應踐行新的管理策略，在自身需求的基礎上進行模式的轉變。信訪部門要增強檔管人員的責任意識，加強檔管人員的教育培訓，抓好“留痕”思想在信訪檔案管理中的落地落實，做好人力、財力、物力方面的保障，讓檔管人員有信心、有恒心、有責任心為檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻力量，讓檔案管理領域邁向新的歷史進程，實現(xiàn)檔案管理信息化現(xiàn)代化。此模式，也顯現(xiàn)了信訪檔案存在的價值，以此推動社會良性運轉、政治有序發(fā)展。