如何做好事業(yè)單位檔案整理工作探尋

蔡學(xué)名

（菏澤市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，山東 菏澤 274000）

在當(dāng)前階段，市場(chǎng)形勢(shì)錯(cuò)綜復(fù)雜，事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)改革過(guò)程中也在逐漸發(fā)展著，面臨著轉(zhuǎn)型和改變，在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，很多事業(yè)單位紛紛采用了合并的戰(zhàn)略，精簡(jiǎn)人力，不斷優(yōu)化自身人員布局，調(diào)整運(yùn)營(yíng)方案，在市場(chǎng)當(dāng)中獲得一席之地。事業(yè)單位檔案整理工作形式和整體規(guī)劃之間存在緊密聯(lián)系，優(yōu)化檔案整理工作方式對(duì)于提升事業(yè)單位工作效率具有重要意義。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在今天已經(jīng)不適合事業(yè)單位的發(fā)展，要想從根本上促進(jìn)事業(yè)單位的內(nèi)在革新，就需要從檔案管理這一方面做出更改。為了讓事業(yè)單位的檔案整理工作更加順利的推進(jìn)，就需要利用創(chuàng)新技術(shù)、使用新的形式去革新檔案整理工作形式，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。

一、檔案整理工作的內(nèi)容

檔案整理工作,指的是對(duì)大量數(shù)據(jù)信息按照標(biāo)簽形式或者是內(nèi)容類別進(jìn)行系統(tǒng)性的歸納整理。這里涵蓋了兩層意思，一是按照檔案內(nèi)容所記錄的知識(shí)分門(mén)別類的整理，將其劃分出來(lái)；二是按照檔案內(nèi)容的具體表達(dá)形式進(jìn)行劃分，利用標(biāo)簽做出整理。在實(shí)際工作中，這兩者是綜合到一起來(lái)開(kāi)展的。

檔案整理工作主要分為以下環(huán)節(jié)：對(duì)于檔案內(nèi)容的劃分、劃分過(guò)后的排列堆放、不同標(biāo)簽編碼等等。其中排列這一環(huán)節(jié)可以細(xì)化為卷內(nèi)文件和編制案卷兩個(gè)部分。主要是將一組一組已經(jīng)劃分好的案卷整齊擺放進(jìn)檔案儲(chǔ)存庫(kù)中，整合起來(lái)的具體過(guò)程。

分類、組卷和排列是檔案整理工作的核心要點(diǎn)，檔案的體系化、標(biāo)簽化就是通過(guò)對(duì)于檔案內(nèi)容的整理所實(shí)現(xiàn)的。編目是維護(hù)檔案整理工作成果的必備環(huán)節(jié)之一。為了優(yōu)化整理工作效果，就需要利用編目來(lái)對(duì)于案卷進(jìn)行進(jìn)一步的整理。通過(guò)編目工作，可以讓檔案的分類、整合一目了然，在查詢一些案卷、卷宗時(shí)更加清晰，可以進(jìn)一步提升事業(yè)單位的工作效率。

按照法律文件規(guī)定，一般情況下，檔案整理工作主要從兩個(gè)方面來(lái)進(jìn)行。首先是第一階段，是由案卷闡發(fā)部門(mén)直接分析內(nèi)容，做好文件的編排整理，將內(nèi)容按照時(shí)間、性質(zhì)等要素做出劃分，第二階段就是對(duì)于已經(jīng)整合好的檔案進(jìn)行分類和排架，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案的系統(tǒng)化編制。在事業(yè)單位實(shí)際工作環(huán)節(jié)中，需要將零散的檔案整理起來(lái)，然后匯編到一起，這就需要從始至終一直使用一種方案去開(kāi)展檔案整理工作，嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真。

檔案整理工作的質(zhì)量直接影響到企業(yè)單位后期在進(jìn)行檢索查找時(shí)的效率。所以，管理人員需要注重檔案的分卷和組卷效果，可以將檢索工具作為檔案整理工作體系的一個(gè)重要內(nèi)容。如果檔案整理工作效果不好，那么編制檢索工具就會(huì)遇到很多困難。首先，因?yàn)榘妇肀旧韮?nèi)容比較復(fù)雜，如果整理效果不好，就會(huì)影響到目錄的編制，影響序號(hào)的有序化。其次，如果整理效果不夠，那么就會(huì)導(dǎo)致檔案本身不存在內(nèi)部聯(lián)系，使得原本具有緊密聯(lián)系的文件很難及時(shí)搜索到，分布在若干個(gè)文件中，只有認(rèn)真搜尋，才能夠獲取到相關(guān)檔案。因此，即使編制了檢索工具，那么也會(huì)影響檢索效率，嚴(yán)重拖慢了事業(yè)單位的工作效率。

此外，檔案收集工作具有反饋功能。通過(guò)整理檔案，可以讓檔案有序化，發(fā)現(xiàn)檔案本身存在的問(wèn)題，便于向上級(jí)有關(guān)部門(mén)反饋，及時(shí)采取補(bǔ)救措施，完善檔案結(jié)構(gòu)的不合理性。

二、對(duì)事業(yè)單位檔案整理的意義與目的

檔案整理工作著重在事業(yè)單位開(kāi)展具有重要意義。首先，保存的資料和事跡在以后業(yè)務(wù)需要時(shí)可以及時(shí)搜索到，用于業(yè)務(wù)的處理；第二，在緊急需要時(shí)，可以為案件調(diào)查提供強(qiáng)有力的證據(jù)支撐，順利推進(jìn)事業(yè)單位的日常工作。此外，檔案材料也是事業(yè)單位在開(kāi)展一系列活動(dòng)時(shí)的有效參照。事業(yè)單位在開(kāi)展新工作，招攬新的工作人員時(shí)，可以參照以前的檔案內(nèi)容來(lái)分析新工作的性質(zhì)，因?yàn)橹暗臋n案具備很多工作經(jīng)驗(yàn)性質(zhì)，是豐富的實(shí)踐活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，可以進(jìn)一步優(yōu)化事業(yè)單位工作結(jié)構(gòu)，提升事業(yè)單位工作效率。事業(yè)單位在檔案整理工作時(shí)的工作水平直接影響到事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展，因此，檔案整理工作需要引起事業(yè)單位管理者的高度重視，避免出現(xiàn)一系列問(wèn)題，影響工作的順利推進(jìn)。通過(guò)開(kāi)展檔案整理工作，可以讓后人在遇到問(wèn)題的時(shí)候，及時(shí)查找檔案，找到與困難相似的問(wèn)題，尋找到處理問(wèn)題的經(jīng)驗(yàn)，更好的提出解決方案。所以，無(wú)論什么時(shí)候，工作負(fù)責(zé)人都應(yīng)當(dāng)對(duì)于單位的情況有一個(gè)基礎(chǔ)情況，對(duì)于人員結(jié)構(gòu)組織做好記錄，協(xié)助事業(yè)單位順利地開(kāi)展工作，促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案整理工作存在的問(wèn)題

（一）不夠重視

在當(dāng)前階段，很多事業(yè)單位的員工沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案整理工作的重要性，在檔案整理工作中投入的精力不夠，管理的效果也差強(qiáng)人意。還有很多的事業(yè)單位在做完檔案整理工作以后，沒(méi)有做好審計(jì)工作，也沒(méi)有將統(tǒng)計(jì)內(nèi)容上交給上級(jí)部門(mén)。因此，許多單位員工沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案整理工作的重要意義，導(dǎo)致檔案管理工作的軟硬件配置并不完善，使得最后整理出來(lái)的檔案并不符合后期檢索標(biāo)準(zhǔn)，整個(gè)檔案整理工作的流程比較敷衍，沒(méi)有起到檔案管理應(yīng)有的效果，可能是因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部沒(méi)有一些有效的激勵(lì)機(jī)制，員工對(duì)于檔案整理工作積極性不夠，所以會(huì)相互推脫責(zé)任，導(dǎo)致工作順序雜亂無(wú)章。

（二）檔案管理硬件不足

因?yàn)槭聵I(yè)單位管理人員對(duì)于檔案整理工作沒(méi)有一個(gè)清晰地認(rèn)知，所以對(duì)于這項(xiàng)工作重視程度不夠，不愿意付諸行動(dòng)去開(kāi)展管理活動(dòng)，這就導(dǎo)致在配備單位設(shè)施時(shí)，忽視了檔案管理室的硬件配備。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，因?yàn)闆](méi)有專業(yè)化的電子設(shè)備，導(dǎo)致檔案整理工作效率越發(fā)低下，使得檔案整理工作存在滯后趨勢(shì)，不能迎合市場(chǎng)發(fā)展需要。

（三）檔案整理人員的素質(zhì)

信息時(shí)代的檔案整理和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理存在一些差距，不僅僅有基礎(chǔ)的文本信息，其中還包括了大量的視頻、音頻數(shù)據(jù)，所涉及到的數(shù)據(jù)內(nèi)容比較多元化，這就給檔案整理工作帶來(lái)了更大難度。但是，因?yàn)槭聵I(yè)單位對(duì)于檔案整理工作重視度不夠，所以工作人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，整理檔案的效率也存在較大差異。

（四）管理制度不到位

事業(yè)單位的檔案整理工作沒(méi)有引起管理人員的足夠重視，所以不會(huì)因?yàn)闄n案整理工作去制定工作方案，也沒(méi)有一套行之有效的管理機(jī)制去調(diào)控檔案整理工作，這就會(huì)造成在檔案整理工作環(huán)節(jié)中，對(duì)于工作人員的監(jiān)督力度不夠、審查強(qiáng)度不夠，檔案整理管理員態(tài)度過(guò)于敷衍，如果在檔案整理工作中缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督，那么就會(huì)造成檔案的丟失，這為后來(lái)的人員查找資料都帶來(lái)很大困難。

四、改善事業(yè)單位檔案整理工作的應(yīng)對(duì)策略

（一）制度保障

事業(yè)單位需要制定一套行之有效、管理科學(xué)的監(jiān)管制度，確保制度能夠覆蓋檔案整理工作的全部，多層次強(qiáng)化對(duì)于管理人員的工作過(guò)程監(jiān)督，各級(jí)單位需要按照檔案整理工作的具體情況來(lái)進(jìn)行分析判斷，有效提升檔案整理工作的效果，督促工作人員以認(rèn)真、端正的態(tài)度落實(shí)檔案整理工作，提升檔案分類存放的實(shí)效性。

（二）引起重視

順利開(kāi)展檔案整理工作的基礎(chǔ)就是得到領(lǐng)導(dǎo)人員的信任，獲得領(lǐng)導(dǎo)人員的關(guān)注，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，參考之前已有事業(yè)單位的優(yōu)秀案例，形成新的認(rèn)識(shí)，提升檔案整理工作的效率。領(lǐng)導(dǎo)者必須要重視檔案整理工作對(duì)于提升單位工作效率的重要意義，這樣才能夠帶動(dòng)公司的人員一起認(rèn)識(shí)到檔案整理工作的作用。除此以外，管理人員還需要對(duì)于市場(chǎng)中已有的整理設(shè)備進(jìn)行收集，為單位配置更多可以提升檔案整理工作效率的整理工作，引進(jìn)先進(jìn)的整理方案和技術(shù)，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，對(duì)于繁雜的檔案資料有具體的處理方式。與此同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)人可以吸引外部人員進(jìn)入到事業(yè)單位中，選擇一些能力較強(qiáng)的人才來(lái)改善事業(yè)單位結(jié)構(gòu)，優(yōu)化檔案整理工作效率，促進(jìn)檔案整理工作改革的落實(shí)，推進(jìn)事業(yè)單位的檔案整理工作發(fā)展。

（三）保密到位

檔案整理中比較關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)就是對(duì)于數(shù)據(jù)的保存，事業(yè)單位的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存對(duì)于保護(hù)事業(yè)單位工作隱私比較重要。如果不做好事業(yè)單位的數(shù)據(jù)保護(hù)工作，就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)外泄，影響事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展。因此，事業(yè)單位需要強(qiáng)化檔案保密工作，避免被人盜取信息的情況發(fā)生，保證核心數(shù)據(jù)資料只有一部分人可以接觸到，選擇適合的檔案保存介質(zhì)，對(duì)于涉密檔案分級(jí)整理，做好對(duì)于各項(xiàng)檔案的整理保密。

（四）運(yùn)用新技術(shù)

科技的發(fā)展讓檔案整理工作改變了工作形式，改變了過(guò)去紙質(zhì)檔案的保存方式，避免發(fā)生因?yàn)槭鹿试斐蓹n案的丟失情況。事業(yè)單位需要投入一些專業(yè)資源，讓檔案管理更加制度化、系統(tǒng)化，技術(shù)化。

五、結(jié)語(yǔ)

在實(shí)際檔案整理工作中，管理人員需要認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的重要意義，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，提升工作效率。本文著重研究了當(dāng)前事業(yè)單位在檔案整理工作中存在的不足之處，并提出了一些針對(duì)性意見(jiàn)，希望可以促進(jìn)檔案整理工作的科學(xué)化、規(guī)范化。