如何高質(zhì)量推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展

王志

（河北省秦皇島市失業(yè)保險(xiǎn)中心，河北 秦皇島 066000）

就事業(yè)單位來說，內(nèi)部檔案管理工作的內(nèi)容十分繁瑣，為提升檔案管理工作的合理性，就需要管理人員不斷更新管理理念，創(chuàng)新管理方式，優(yōu)化監(jiān)管體系，推動(dòng)其信息化發(fā)展，大大提升事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平。

一、當(dāng)前國內(nèi)事業(yè)單位檔案管理存在的問題現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位內(nèi)部管理人員管理意識薄弱。

目前，很多事業(yè)單位中的管理人員未對檔案管理工作有正確的認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理工作只是做一些資料的整合分類，沒有為其制定相應(yīng)的管理體系，單純地要求工作人員做好資料的管理和分類工作，并根據(jù)相關(guān)部門要求進(jìn)行相應(yīng)的整理，保證各項(xiàng)資料的齊全即可，未能安排相關(guān)工作人員進(jìn)行細(xì)化管理和維護(hù)。從中可以看出，事業(yè)單位檔案管理部門不注重日常的維護(hù)檢查工作，只要求工作人員做好簡單的分類和保管工作，沒有其他額外的要求，并且管理層認(rèn)為大部分的資料都是一些個(gè)人信息，即使在檔案部門中丟失，也可以在人力管理平臺中進(jìn)行查詢，這雖然在一定程度上降低了檔案管理人員的工作壓力，但也使得檔案管理工作得到一定的弱化。

（二）事業(yè)單位檔案管理部門沒有完善的管理體制

在事業(yè)單位中，檔案管理工作有著不容忽視的作用，在提升了事業(yè)單位的工作效能的同時(shí)，也起到了提升整體服務(wù)質(zhì)量的效果。顯而易見，檔案管理工作在一定程度上推動(dòng)著事業(yè)單位的未來發(fā)展，若是在管理檔案的過程中出現(xiàn)一些過失，例如：檔案資料損壞或意識，就極易泄露員工個(gè)人或整個(gè)事業(yè)單位的數(shù)據(jù)信息，特別是一些十分重要的信息資料，如若落到不良居心的人手中，那么整個(gè)事業(yè)單位肯定會出現(xiàn)一些不容控制的危機(jī)情況。因此，事業(yè)單位的管理人員都應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，將具體工作落實(shí)到個(gè)人，促使每位工作人員端正工作態(tài)度，提升自身的職業(yè)素養(yǎng)。但從實(shí)際來看，檔案管理工作依然很難滿足社會的多樣化需求，例如：檔案管理部門沒有為人力管理部門的具體很多工作人員也未能認(rèn)識到檔案管理工作的價(jià)值，沒有重視檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的意義。就現(xiàn)在來說，事業(yè)單位管理層還未意識到檔案管理工作的重要作用，外加上管理人員的管理能力有限，職業(yè)素養(yǎng)不高，缺乏對檔案管理的細(xì)節(jié)中式，無法發(fā)揮出檔案管理的全部價(jià)值，促使檔案管理工作較為懶散，導(dǎo)致在查詢相關(guān)檔案材料時(shí)，常常出現(xiàn)搜索不到的情況，不但無法為員工的工作提供服務(wù)，也不利于事業(yè)單位的整體發(fā)展。

（三）事業(yè)單位缺乏對檔案管理工作的監(jiān)管

檔案管理工作在一定程度上推動(dòng)著事業(yè)單位的有序發(fā)展，若是檔案管理人員長時(shí)間沒有意識到這項(xiàng)工作的意義，就會給檔案管理工作造成嚴(yán)重的影響。雖然很多行政單位都存在相關(guān)的檔案監(jiān)管體系，但從目前來看，絕大部分工作人員，很難做到真正意義上的監(jiān)管，很多實(shí)務(wù)未能結(jié)合相關(guān)制度進(jìn)行，并且很多單位領(lǐng)導(dǎo)為了降低時(shí)間成本，減輕工作壓力，不按照規(guī)章制度管理，致使檔案管理工作存在諸多問題。截止到目前，很多事業(yè)單位還未能形成高效系統(tǒng)的管理體系，特別是無法在內(nèi)部系統(tǒng)中建立完善的管理制度。雖然事業(yè)單位近幾年已經(jīng)積累了較為豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，但仍在檔案管理的信息化發(fā)展方面不太成熟，其管理模式也不夠規(guī)范。一些事業(yè)單位還未能制定較為完善的檔案管理體制，促使在監(jiān)管方面經(jīng)常出現(xiàn)程序上的不足，常常出現(xiàn)管理制度不夠完善、資料分類不夠清晰等多種問題，導(dǎo)致檔案管理工作無法有序進(jìn)行。

二、改善事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀的措施分析

（一）強(qiáng)化事業(yè)單位管理人員的內(nèi)部管理意識

就當(dāng)前來說，檔案管理工作有助于推動(dòng)事業(yè)單位的整體發(fā)展，所以事業(yè)單位的管理層必須要改變相關(guān)管理觀念，加強(qiáng)轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的認(rèn)知，更新對檔案管理工作的管理理念，保證各個(gè)部門之間的協(xié)同發(fā)展。相關(guān)負(fù)責(zé)人不僅需要加強(qiáng)對檔案部門的管理工作，并且還需要以自身行動(dòng)起到帶頭作用，讓每位員工都了解檔案管理工作的重要作用。此外，要讓各個(gè)部門的工作人員都意識到，事業(yè)單位的內(nèi)容管理工作不可流于形式，必須要把每處細(xì)節(jié)落到實(shí)處，提升內(nèi)部管理的整體效率，也大大提升了事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量。在事業(yè)單位中，有很多部門的工作人員都對檔案管理工作產(chǎn)生不認(rèn)可的態(tài)度，覺得這項(xiàng)工作沒有開展的必要，對單位起不到實(shí)質(zhì)性的作用。由于存在這種錯(cuò)誤的工作觀念，致使檔案管理工作很難得到良好的發(fā)展。所以，相關(guān)管理人員需要全面了解檔案管理工作的主要內(nèi)容，摒棄傳統(tǒng)的管理理念，對于檔案管理工作中所存在的問題現(xiàn)狀提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，促使檔案管理工作可以彰顯出自身作用和價(jià)值。另外，檔案管理工作還需要加強(qiáng)各部門人員的管理意識，還要科學(xué)、合理的安排檔案管理工作[2]。在進(jìn)行檔案工作的管理時(shí)，必須要注重對工作人員的挑選，明確部門負(fù)責(zé)人，注重檔案管理工作的發(fā)展，強(qiáng)化工作人員對這項(xiàng)工作的重視。當(dāng)然，單位領(lǐng)導(dǎo)人也應(yīng)當(dāng)去檔案管理部門進(jìn)行監(jiān)督檢驗(yàn)，對當(dāng)前的管理工作提出更高的要求，對當(dāng)前所存在的問題給予指導(dǎo)意見，為事業(yè)單位檔案管理工作的改革發(fā)展奠定有力基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)，提升檔案管理效能

一直以來，國內(nèi)事業(yè)單位在管理檔案資料的工作中存在效率低、質(zhì)量差的情況，不單單是管理理念未能與時(shí)俱進(jìn)，管理方式也較為落后。所以，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)員工對檔案管理工作的認(rèn)識，并以此為基礎(chǔ)，進(jìn)一步探索檔案管理工作的相關(guān)發(fā)展路徑，將檔案管理工作和具體發(fā)展進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，積極吸引專業(yè)人才，對于一些專業(yè)素質(zhì)較差、職業(yè)素養(yǎng)較低的管理人員進(jìn)行處罰辭退，確保檔案管理工作可以全面發(fā)揮自身功效。在選拔檔案管理工作人員的過程中，需要確定人員是否擁有一定的道德素養(yǎng)和政治品質(zhì)，對檔案管理工作是否有著獨(dú)特的了解，當(dāng)然，豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)秀的專業(yè)水平也是不可或缺的。伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理人員也需要提升自身的整體素質(zhì)和能力，確?？梢允炀毷褂糜?jì)算機(jī)技術(shù)來分類整理檔案信息，確保檔案管理信息化體系的有序進(jìn)行，分析檔案管理工作的重要性，并將其作為推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)，為新時(shí)代的建設(shè)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，在組建人才隊(duì)伍時(shí)，不僅需要要求人員的綜合素養(yǎng)，還要結(jié)合當(dāng)今社會的發(fā)展情況，科學(xué)合理的開展人才培訓(xùn)工作，了解當(dāng)前最為高效的管理理念和方式，掌握信息技術(shù)的各項(xiàng)操作，保證檔案管理工作的有序運(yùn)行，推動(dòng)社會經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（三）完善檔案管理的監(jiān)管體制

若想全面發(fā)揮檔案管理工作的有效作用，就必須要建立合理、高校的監(jiān)管體制，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有法可依、有據(jù)可循。這是對檔案管理工作負(fù)責(zé)，更是對人民的信息安全提供了有力保障。全面落實(shí)檔案管理工作，細(xì)化工作的各項(xiàng)內(nèi)容，做好監(jiān)管工作，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行。從目前來看，檔案管理人員需要以規(guī)章制度的各項(xiàng)要求為基礎(chǔ)，加強(qiáng)對各項(xiàng)工作的監(jiān)督管理。既需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員不斷加強(qiáng)對于檔案管理工作的監(jiān)督管理，還要保證檔案管理人員對檔案管理工作的有效監(jiān)督，確保檔案資料內(nèi)容的清楚有效，防止出現(xiàn)檔案信息的泄露、資料內(nèi)容被修改或檔案資料丟失的情況，依照相關(guān)法律法規(guī)來促進(jìn)管理工作的正常開展，保證實(shí)施監(jiān)管、及時(shí)匯報(bào)處理。如若發(fā)現(xiàn)惡意損壞檔案內(nèi)容的職工和不法分子，必須盡快送往公安機(jī)關(guān)，追究刑事責(zé)任，進(jìn)而大大提升了檔案管理工作的整體質(zhì)量，也強(qiáng)化了檔案管理工作在現(xiàn)代社會中的作用價(jià)值。

（四）完善信息化體系的建設(shè)，推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展

目前，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的主要工作任務(wù)，對檔案管理工作起到了重要的作用。我國相關(guān)法律制度曾反復(fù)強(qiáng)調(diào)檔案管理信息化發(fā)展的要求，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案管理作為基礎(chǔ)，融入信息化技術(shù)，完成信息數(shù)據(jù)的共享，保證電子檔案管理的安全有效。同時(shí)，強(qiáng)化檔案管理工作的信息化建設(shè)，加強(qiáng)專業(yè)人才的培訓(xùn)，設(shè)立科學(xué)合理的檔案信息化管理體系，促使檔案信息更加方便快捷、安全實(shí)用[3]。各部門都要積極投入到檔案管理信息化的建設(shè)中，緊跟現(xiàn)代社會的發(fā)展步伐，發(fā)揮科學(xué)信息技術(shù)的有效作用，發(fā)掘檔案管理工作的意義價(jià)值，促進(jìn)我國的現(xiàn)代化發(fā)展。

（五）強(qiáng)化人才隊(duì)伍的建設(shè)，提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

人才建設(shè)和檔案管理工作作為當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)，故而，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)加大對人才培養(yǎng)的重視程度，促進(jìn)事業(yè)單位的內(nèi)部協(xié)調(diào)發(fā)展。若要加強(qiáng)檔案管理工作的人才建設(shè)，應(yīng)立足于以下幾個(gè)方面：第一，加強(qiáng)對工作人員專業(yè)能力和工作意識的培養(yǎng)。由于檔案管理工作有著復(fù)雜繁瑣的特點(diǎn)，所以事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對人員的思政教育、管理能力的提升等等，加強(qiáng)對人員工作思想的管理，培養(yǎng)人員正確的價(jià)值觀念，并提升檔案管理技能，增強(qiáng)檔案信息工作的安全性和高效性。第二，加強(qiáng)現(xiàn)代化復(fù)合型人才的培養(yǎng)。在推動(dòng)檔案信息化管理發(fā)展的過程中，需要立足于信息化管理人才，重視培養(yǎng)復(fù)合型人才，優(yōu)化人才培養(yǎng)機(jī)制，為現(xiàn)代化人才的建設(shè)提供良好的環(huán)境，保證工作人員管理技能和信息化技術(shù)的一同提升[4]。第三，采用老帶新的管理模式，讓工作中的“老人”將自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)分享給青年職員，充分激發(fā)青年職員的創(chuàng)新能力和工作熱情。由于檔案管理有著多年的發(fā)展歷史，所以在管理檔案工作的過程中，要注意采納老員工的工作經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合現(xiàn)代社會的發(fā)展趨勢進(jìn)行創(chuàng)新工作，有助于更好地完成檔案管理工作，提升整體工作的質(zhì)量和效率[5]。

三、結(jié)語

總的來說，檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展起到了決定性的作用。要將檔案管理工作進(jìn)行全面落實(shí)，及時(shí)更新檔案管理觀念，明確檔案管理工作的有效作用，強(qiáng)化工作人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)。隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)跟隨者時(shí)代的變化，及時(shí)更新管理理念，提升工作人員的信息管理質(zhì)量，推動(dòng)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。