信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

王艷艷

（山東省日照市嵐山區(qū)社會保險事業(yè)中心，山東 日照 276800）

前言

事業(yè)單位檔案管理工作不僅僅是對事業(yè)單位內(nèi)部管理信息進(jìn)行歸檔，更是透過檔案管理人員管理的檔案數(shù)據(jù)為后續(xù)事業(yè)單位工作人員的工作變動提供有效的數(shù)據(jù)支撐，其管理的檔案中除了包含事業(yè)單位內(nèi)部員工的個人信息，更包含各個單位之間發(fā)生的業(yè)務(wù)信息、組織與組織之間發(fā)生的業(yè)務(wù)往來信息等關(guān)鍵信息，是協(xié)助事業(yè)單位后續(xù)工作持續(xù)推進(jìn)、穩(wěn)步進(jìn)行的重要數(shù)據(jù)內(nèi)容之一。因此，事業(yè)單位檔案管理人員在日常工作中應(yīng)在保證部門所保管的檔案完整、檔案數(shù)據(jù)有效的基礎(chǔ)上利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化和電子化，并以此作為提高檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量的助推力，為后續(xù)事業(yè)單位檔案的信息化發(fā)展打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

一、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的積極意義

隨著事業(yè)單位經(jīng)營時間的增加，事業(yè)單位檔案管理人員的檔案管理工作內(nèi)容隨之增加，由此產(chǎn)生的事業(yè)單位對現(xiàn)有檔案管理中的檔案管理要求也隨之相應(yīng)提高。因此，現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理人員在日常工作中應(yīng)重點(diǎn)思考如何對現(xiàn)有工作模式及檔案管理方法進(jìn)行調(diào)整從而提高現(xiàn)有檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。信息技術(shù)作為我國近些年來技術(shù)發(fā)展速度較快的新興領(lǐng)域，將信息技術(shù)與事業(yè)檔案管理工作展開有效地結(jié)合不僅可以延長當(dāng)前事業(yè)單位檔案的使用壽命，也將對后續(xù)事業(yè)單位其他部門引用相關(guān)檔案資料的流程予以一定程度的簡化[1]。數(shù)據(jù)信息化作為未來檔案管理的必然發(fā)展趨勢，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員在實(shí)際操作過程中應(yīng)充分意識到信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的積極意義，經(jīng)科學(xué)研究調(diào)查結(jié)果表明，將信息技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理工作展開有效結(jié)合對檔案管理工作起到以下兩個方面的積極意義：一方面，隨著事業(yè)單位人員調(diào)動和現(xiàn)有事業(yè)單位經(jīng)營交易的持續(xù)發(fā)生，檔案管理工作內(nèi)容在可預(yù)見的未來必將迎來爆發(fā)式的增長，如果檔案管理人員在前期準(zhǔn)備環(huán)節(jié)未能對該部分工作量的增長進(jìn)行合理評估，將影響后續(xù)其他部門對檔案信息的調(diào)取與使用。而將信息技術(shù)引入事業(yè)單位檔案管理工作不僅是對現(xiàn)有管理工作工作模式的優(yōu)化，更為后續(xù)檔案的快速讀取和信息篩選提供了前期技術(shù)支持。另一方面，基于檔案實(shí)際保管過程中部分事業(yè)單位檔案管理部門對賬自身檔案管理工作缺乏必要的重視，且并沒有更根據(jù)檔案信息的更迭對保管范圍內(nèi)的檔案文件進(jìn)行統(tǒng)一的信息錄入更新，導(dǎo)致檔案管理部門名存實(shí)亡，無法合理有效地發(fā)揮自身部門的工作職能，從而影響事業(yè)單位其他部門的工作效率與工作質(zhì)量。綜上所述，將信息技術(shù)引入到事業(yè)單位檔案管理工作中是事業(yè)單位發(fā)展需求的必經(jīng)之路[2]。

二、當(dāng)前信息技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題

（一）單位檔案管理人員未能實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的合理應(yīng)用

信息技術(shù)作為新時代背景下出現(xiàn)的一個與過去其他領(lǐng)域全然不同的新興領(lǐng)域，其主要是指作用于管理和處理信息所采用的各種高新技術(shù)的統(tǒng)稱。而事業(yè)單位檔案管理工作作為與之對應(yīng)的傳統(tǒng)工作領(lǐng)域通常是指將事業(yè)單位工作人員以及事業(yè)單位歷年發(fā)生的業(yè)務(wù)往來進(jìn)行登記保存的傳統(tǒng)職能部門。檔案管理部門歷年來儲存、保管的工作信息對事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展及單位內(nèi)部的人事變動具有重要的參考意義，因此，借助信息技術(shù)延長檔案保管年限并將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)工作內(nèi)容之一。而檔案管理人員實(shí)際工作中將信息技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理過程中存在諸多問題，其中較為突出的管理問題是單位檔案管理人員未能實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的合理應(yīng)用[3]。事業(yè)單位檔案管理部門作為傳統(tǒng)職能部門，其內(nèi)部工作人員日常工作過程中受傳統(tǒng)管理模式的影響，并不能很好地適應(yīng)引入信息技術(shù)后的新模式下的檔案管理工作，其主要表現(xiàn)在當(dāng)前我國大部分的檔案管理人員年齡較大，接受信息技術(shù)的能力較差，對新鮮事物往往持保留態(tài)度，且工作人員對員工的工作模式更為熟悉。因此，當(dāng)這部分工作人員面對的工作模式及后續(xù)管理環(huán)境發(fā)生顯著變化時，內(nèi)心對管理模式的轉(zhuǎn)變是拒絕的，長此以往，不利于信息技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理工作的有效融合。

（二）檔案管理設(shè)備較為落后

事業(yè)單位檔案管理部門在實(shí)際推行信息技術(shù)與日常檔案管理工作的有效融合時可以發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有檔案管理設(shè)備較為落后無法配合信息技術(shù)在檔案管理工作中的使用已經(jīng)成為另一個阻礙信息技術(shù)與日常檔案管理工作的有效融合的因素之一[4]。一方面，經(jīng)科學(xué)研究調(diào)查結(jié)果表明，全面落實(shí)檔案信息化的管理工作離不開前期檔案信息化錄入這一關(guān)鍵步驟，而隨著我國信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)信息技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，該領(lǐng)域的采集信息工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子設(shè)備錄入取代以往的人工信息錄入并逐漸成為當(dāng)前主流的信息采集手段。因此，根據(jù)自身檔案管理工作的需要對現(xiàn)有信息設(shè)備進(jìn)行更新迭代已經(jīng)成為推行信息技術(shù)與日常檔案管理工作的有效融合的必然發(fā)展趨勢。另一方面，在推行信息技術(shù)與檔案管理工作有效融合的過程中，檔案管理人員可以發(fā)現(xiàn)在自身需要儲存保管的檔案信息數(shù)量較為龐大時，管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求建設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)庫，并通過定期對檔案管理數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行備份保存，避免因后續(xù)服務(wù)器的問題導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)丟失或檔案信息安全性受到影響。以上兩種主要的檔案管理設(shè)備落后導(dǎo)致信息技術(shù)無法與檔案管理工作有效融合的想象至今仍然廣泛存在于事業(yè)單位檔案管理工作體系中。

（三）信息技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理要求并不完全契合

事業(yè)單位檔案管理部門作為事業(yè)單位體系中的傳統(tǒng)職能部門，在該部門還未引入信息技術(shù)時上級領(lǐng)導(dǎo)部門已經(jīng)對該部門的日常工作規(guī)范做出明確要求，而隨著信息技術(shù)手段在該部門日常管理工作中的持續(xù)推進(jìn)，以往為該部門所設(shè)置的管理工作規(guī)范已經(jīng)不再適用于當(dāng)前的檔案管理工作。就檔案管理工作規(guī)范而言，信息化檔案管理工作要求與傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作要求兩者之間有著本質(zhì)上的區(qū)別，針對這一檔案管理工作中切實(shí)存在的工作問題，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)信息化檔案管理工作的工作內(nèi)容制定與其工作內(nèi)容相符合的檔案管理工作的具有可行性的檔案管理要求。并根據(jù)檔案管理工作的后續(xù)展開最終實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理要求完全契合這一檔案管理目標(biāo)。

三、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的有效應(yīng)用策略

（一）根據(jù)信息技術(shù)管理要求逐步提高管理人員的檔案管理技能

前文中已經(jīng)論述過現(xiàn)階段信息技術(shù)與檔案管理工作融合過程中存在的問題，針對單位檔案管理人員未能實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的合理應(yīng)用的問題，檔案管理部門的主要管理人員應(yīng)根據(jù)不同工作人員的信息化技能水平對管理人員進(jìn)行科學(xué)的分組，分組原則遵循信息化技術(shù)能力較強(qiáng)的工作人員搭配信息化能力較弱的工作人員，通過“先進(jìn)”帶動“后進(jìn)”的小組工作模式綜合提高管理人員的信息化檔案管理技能[5]。在此過程中，檔案管理部門主要管理人員應(yīng)根據(jù)其他管理人員在實(shí)際檔案管理過程中存在的問題予以指導(dǎo)，并針對其他人員管理過程中暴露出的信息技術(shù)方面的管理問題定期舉行職業(yè)技能提升方面的知識講座。為檔案管理人員信息化技能的持續(xù)提升打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）根據(jù)事業(yè)單位檔案管理需求更新檔案管理設(shè)備

檔案管理設(shè)備較為落后作為當(dāng)前影響信息技術(shù)與檔案管理工作融合的主要問題之一，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在對本部門信息化設(shè)備進(jìn)行更新之前對現(xiàn)有信息化設(shè)備的優(yōu)勢與劣勢展開梳理分析，并根據(jù)后續(xù)檔案管理工作的工作需要對本部門的信息化設(shè)備進(jìn)行更新迭代，經(jīng)分析，若事業(yè)單位檔案管理部門自身資金較為充裕，且日常工作中需處理的檔案信息數(shù)量較多，管理人員應(yīng)優(yōu)先考慮購買服務(wù)器，并搭建契合自身工作內(nèi)容、工作流程的檔案管理數(shù)據(jù)庫。反之，若事業(yè)單位檔案管理部門自身資金較為緊張，則可以優(yōu)先考慮租用云端服務(wù)器[6]。并根據(jù)自有資金狀況在可選范圍內(nèi)優(yōu)先選擇安全性較高、儲存內(nèi)容穩(wěn)定的云端處理器，避免出現(xiàn)因云端處理器自身性能不足導(dǎo)致檔案信息丟失的管理問題。

（三）根據(jù)事業(yè)單位管理需求引入適宜的信息管理技術(shù)人員

信息化技術(shù)融入現(xiàn)有的檔案管理工作已經(jīng)成為事業(yè)單位未來主要的部門發(fā)展方向之一，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，相關(guān)管理人員應(yīng)對檔案管理工作的未來發(fā)展方向做出合理的預(yù)判，而此時根據(jù)事業(yè)單位管理需求引入適宜的信息管理技術(shù)人員已經(jīng)成為信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的有效應(yīng)用策略之一。其在實(shí)際工作中主要表現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，加強(qiáng)本部門信息化人才方面的人才培養(yǎng)。信息化檔案管理工作對相關(guān)工作人員的計算機(jī)操作能力和信息技術(shù)的應(yīng)用能力都有一定的要求，同時該崗位還需要該信息技術(shù)人員對檔案管理工作有著明確的認(rèn)知，因此，檔案部門主要管理人員應(yīng)優(yōu)先選擇部門內(nèi)部基礎(chǔ)技能較強(qiáng)的工作人員加以培養(yǎng)。另一方面，大根據(jù)事業(yè)單位管理需求引入適宜的信息管理技術(shù)人員，在對該部分人員進(jìn)行一定的崗前培訓(xùn)后使這部分人員更好的建設(shè)現(xiàn)有的檔案管理工作。

總結(jié)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理人員在日常工作中應(yīng)根據(jù)自身工作情況逐步調(diào)整原有的工作模式，通過引入信息技術(shù)與原有檔案管理工作的有效融合，從而實(shí)現(xiàn)提高檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量的工作目的。