檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題探究

聶聃

（中共通化市東昌區(qū)委黨校，吉林 通化 134000）

現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展視域下，黨校檔案管理工作在具體開展過程中，應(yīng)用傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需求，并且存在某些問題，要想更好地提升檔案管理安全性，就應(yīng)該將檔案信息化管理工作重視起來，以信息技術(shù)為依托，實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新，不斷優(yōu)化管理方式和方法促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開展，從而為檔案管理朝著信息化、科學(xué)化和現(xiàn)代化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢

（一）有利于實(shí)現(xiàn)資源有效利用

傳統(tǒng)檔案管理具有一定滯后性。主要表現(xiàn)為收集、整理、檢索和保管資料都是通過人工形式，工作人員在管理過程中既消耗時(shí)間，又要投入很多精力，檔案管理工作還會(huì)受人為因素影響造成一些問題，比如，檔案信息獲取出現(xiàn)不準(zhǔn)確和不及時(shí)等，檔案信息化管理優(yōu)勢就是能夠?qū)崿F(xiàn)資源有效利用，通過信息技術(shù)管理相應(yīng)的黨校檔案工作，一定程度上促進(jìn)管理模式創(chuàng)新，給管理工作增加了技術(shù)含量，降低工作管理人員工作量，讓其將更多時(shí)間致力于其他工作出中。同時(shí)，在增加儲(chǔ)存量和提升管理人員工作效率同時(shí)，還有效提升管理質(zhì)量，避免出現(xiàn)各種資源浪費(fèi)問題，提高資源使用率。

（二）有利于推進(jìn)各項(xiàng)管理平臺(tái)歸檔控制

在過去檔案管理工作中，對于業(yè)務(wù)資料管理等平臺(tái)，在具體管理時(shí)，首先需要設(shè)計(jì)相應(yīng)紙質(zhì)信息，在開展與之有關(guān)編目保存工作。如果實(shí)現(xiàn)檔案化管理，只需要在初期將相應(yīng)業(yè)務(wù)平臺(tái)接口加以開發(fā)，之后的各項(xiàng)保存以及歸檔業(yè)務(wù)都可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)完成，完全不需要人工來進(jìn)行操作，進(jìn)一步推進(jìn)各項(xiàng)信息系統(tǒng)的有效管控，實(shí)現(xiàn)管理平臺(tái)歸檔管理。

（三）有利于促進(jìn)遠(yuǎn)程服務(wù)

檔案信息化管理的有效應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)資料共享以及遠(yuǎn)程傳遞[1]。在傳統(tǒng)檔案信息管理過程中，通常情況下，檔案使用者往往要通過檔案管理部門，以傳真或郵寄形式來獲取信息，這種方式存在不便，利用數(shù)字化檔案管理，就能發(fā)揮數(shù)字網(wǎng)絡(luò)最大效應(yīng)，短時(shí)間內(nèi)將所需要檔案材料信息共享給各個(gè)使用者，從而降低信息獲取成本。并且傳統(tǒng)檔案管理以“實(shí)體信息物理管理”方式為主，無法實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)，加之科學(xué)技術(shù)水平有限，難以實(shí)現(xiàn)各類信息空間轉(zhuǎn)移，將網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)使用其中，可以實(shí)現(xiàn)黨校檔案信息化管理，相關(guān)人員可以進(jìn)行遠(yuǎn)程檢索，促進(jìn)資源空間轉(zhuǎn)移，對于同一檔案信息資源可以在不同地點(diǎn)進(jìn)行檢索，并且將其打印出來，避免空間限制與約束給管理工作帶來的不便。由此可見，檔案信息化管理有利于促進(jìn)遠(yuǎn)程服務(wù)這項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn)。

二、檔案信息化管理面臨的安全問題

（一）管理觀念較為落后

當(dāng)前，部分黨校在檔案管理工作中，由于管理人員思想觀念較為落后，沒有正確認(rèn)識(shí)信息技術(shù)給管理工作帶來的優(yōu)勢，依然采用人工管理的模式，不管是檔案清點(diǎn)，還是檔案整理和編號，都要依靠人力來完成，此類管理模式需要消耗大量人力、物力和財(cái)力，并且無法保證工作效率，加之檔案管理工作具有復(fù)雜性和繁瑣性，通過人力管理過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)失誤，大大降低檔案信息準(zhǔn)確度和真實(shí)性。這種傳統(tǒng)管理模式，已經(jīng)給黨校檔案管理工作帶來不利，因此，就需要重視信息化管理模式帶來的優(yōu)勢。

（二）缺乏完善管理制度

傳統(tǒng)檔案管理工作中，主要是以“紙質(zhì)檔案”為主[2]。不但需要本單位進(jìn)行蓋章，而且需要相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)人員簽字并確認(rèn)，合法性和真實(shí)性在鑒別過程中非常容易。然而，在進(jìn)行檔案信息化管理后，主要是以“電子檔案”為主，這類檔案極易被復(fù)制和修改，在某種條件下影響檔案本身合法性與真實(shí)性，造成嚴(yán)重影響，給檔案信息化管理工作造成安全威脅。要想進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)黨校檔案信息化管理質(zhì)量，防止各項(xiàng)安全問題，就需要構(gòu)建完善檔案管理制度，以此來確保各項(xiàng)工作有序開展。當(dāng)前，我國部分黨校由于信息化建設(shè)較為緩慢，加之缺乏豐富經(jīng)驗(yàn)積累，使得自身管理制度不完善，以規(guī)章制度為例，經(jīng)常存在漏洞，這種管理制度，會(huì)對檔案信息收集、匯總和分類造成不良影響，阻礙檔案信息化管理的進(jìn)程。

（三）信息化管理環(huán)節(jié)存在安全隱患

在檔案信息化管理工作中，經(jīng)常會(huì)存在安全隱患[3]。由于信息化是通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸，在檔案信息化的管理中，不同的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有著不同的管理方法，一些檔案信息的數(shù)據(jù)占有量會(huì)隨著時(shí)間的推移不斷增加，管理人員對信息保存方式也多種多樣，基于網(wǎng)絡(luò)的開放性，在信息化管理中需注意計(jì)算機(jī)被病毒侵入，這類病毒會(huì)給信息化管理工作帶來不利影響，對檔案管理相關(guān)系統(tǒng)造成破壞。除此之外，保存檔案信息過程中，電子檔案使用期限也會(huì)受到硬件/軟件系統(tǒng)、管理平臺(tái)等因素影響，在這過程中，如果沒有及時(shí)將這類因素考慮其中，容易造成檔案信息丟失和受損等安全問題。

三、提升檔案信息化管理安全問題的有效措施

（一）樹立正確管理理念

在黨校各類工作中，檔案管理扮演著重要角色，作為核心內(nèi)容，對黨校實(shí)際管理水平和質(zhì)量起著推進(jìn)作用[4]。做好檔案管理工作在某種條件下可以尊重黨校發(fā)展史，保護(hù)好與之相關(guān)歷史資料。想要提升管理效果，相關(guān)人員就需要樹立正確思想觀念，認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，及時(shí)改變傳統(tǒng)管理模式，正確認(rèn)識(shí)信息化管理重要性，根據(jù)社會(huì)發(fā)展需求，將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，推進(jìn)檔案信息化管理工作，促進(jìn)檔案管理更加快捷、方便以及安全，提升工作效率。尤其是黨校領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)充分了解信息化管理優(yōu)勢，不斷進(jìn)行探索，實(shí)現(xiàn)管理模式創(chuàng)新。

（二）完善基礎(chǔ)信息設(shè)備資源

信息技術(shù)可以為黨校檔案信息化管理提供技術(shù)支持[5]。但是要想將這一技術(shù)進(jìn)行有效利用，離不開各類基礎(chǔ)信息設(shè)備資源，由于黨校在檔案管理過程中，最初是以紙質(zhì)形式為主，隨著信息化技術(shù)的利用，應(yīng)及時(shí)將現(xiàn)存紙質(zhì)檔案錄入到對應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)中，這項(xiàng)工作離不開各類基礎(chǔ)信息設(shè)備資源的使用，因此，完善基礎(chǔ)信息設(shè)備資源就顯得尤為重要，它能夠?qū)崿F(xiàn)信息數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理，利用攝影、掃描以及錄入等手段，將檔案信息進(jìn)行收集、儲(chǔ)存和處理。傳統(tǒng)檔案管理工作中，以“人工”為主，很少借助輔助設(shè)備，使得計(jì)算機(jī)應(yīng)用設(shè)備較少，要想實(shí)現(xiàn)信息化管理，就要加大資金投入，采購相應(yīng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、掃描儀以及照相機(jī)等工具，確保信息資源具有多樣性和實(shí)用性，為管理工作提供基礎(chǔ)條件。

（三）健全檔案信息安全管理制度

健全檔案信息安全管理制度在某種程度上可以為管理工作增光添彩，促進(jìn)檔案管理更加安全[6]。對于各類檔案信息資源應(yīng)實(shí)現(xiàn)有效管理，尤其是原始檔案，應(yīng)發(fā)揮制度以及法律規(guī)范的約束作用，為檔案信息化管理工作順利開展提供重要保障。在黨校信息化檔案管理工作中，可以從以下幾個(gè)方面入手，來保證檔案安全。首先，將檔案管理相關(guān)信息程序進(jìn)行完善，可以通過引進(jìn)和邀請具有高技術(shù)以及專業(yè)性的人員來編制管理程序，不但能夠進(jìn)一步提升編制質(zhì)量，而且還可以實(shí)現(xiàn)程序安全。與此同時(shí)，還需要重視殺毒軟件的使用，在選擇過程中，應(yīng)選擇官方正版，這樣能夠有效降低各種資料信息被病毒感染概率。其次，建立健全檔案信息化管理安全管理制度，并將其貫徹落實(shí)到位，以“責(zé)任管理制度”為例，實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)懲機(jī)制和個(gè)人責(zé)任制，明確工作人員主要職責(zé)，并且對管理人員工作態(tài)度與行為嚴(yán)格規(guī)范，對于優(yōu)秀管理人員要及時(shí)獎(jiǎng)勵(lì)和表揚(yáng)，對于在工作中出現(xiàn)重大失誤人員，應(yīng)嚴(yán)格加以處罰，并且警示和通報(bào)，提升檔案管理人員工作質(zhì)量，使得各項(xiàng)工作具備規(guī)范性和合理性。最后，做好紙質(zhì)檔案管理工作。保證檔案信息安全過程中，應(yīng)將紙質(zhì)檔案管理這項(xiàng)工作做好，因?yàn)殡娮訖n案無法從根本上代替紙質(zhì)檔案，作為最原始信息資料記錄，紙質(zhì)檔案最為基礎(chǔ)和可靠，在檔案信息化管理工作中，應(yīng)充分利用電子檔案利用能力和紙質(zhì)檔案保存基礎(chǔ)性，實(shí)現(xiàn)兩者有機(jī)統(tǒng)一，為管理工作創(chuàng)造有利條件。

（四）重視不同環(huán)節(jié)防范措施

黨校信息化檔案管理過程中，應(yīng)加強(qiáng)各個(gè)管理環(huán)節(jié)防范措施[7]。以“技術(shù)防范”為例，關(guān)注一下幾個(gè)方面：1.實(shí)施數(shù)據(jù)加密技術(shù)，在檔案信息傳輸過程中，數(shù)據(jù)加密技術(shù)可以通過特殊算法處理，將各類數(shù)據(jù)、文件以及信息轉(zhuǎn)變成無法讀取代碼，也就是我們經(jīng)常所說的密文，只有輸入對應(yīng)密鑰后才能將具體信息內(nèi)容呈現(xiàn)出現(xiàn)，以此來保護(hù)檔案信息安全，避免不法分子的竊取和篡改。2.采用簽署技術(shù)，一般情況下，電子簽署技術(shù)包含兩種，分別是證書式和手寫式數(shù)字簽名，這項(xiàng)技術(shù)可以對文件出處以及作者進(jìn)行有效確認(rèn)，可以保障文件內(nèi)容不會(huì)被他人任意修改。3.進(jìn)行權(quán)限控制，這一技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息用戶身份的有效訪問與驗(yàn)證，約束無關(guān)人員行為，通常而言，是為每個(gè)合法用戶提供相應(yīng)通行證，主要以特殊符號、字母以及數(shù)字組成，只有將正確信息輸入進(jìn)去，才能獲得訪問權(quán)限，同時(shí)，管理黨校相關(guān)工作人員，可以按照檔案保密級別和訪問者身份，管理和控制用戶訪問權(quán)限，保證檔案信息化管理工作安全運(yùn)行。4.利用監(jiān)控技術(shù)，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，使得監(jiān)控技術(shù)應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域，檔案信息化管理中，也可以有效利用監(jiān)控技術(shù)，主要可以在檔案館和外界網(wǎng)絡(luò)之間，設(shè)置相應(yīng)障礙，從進(jìn)出兩個(gè)方面加以監(jiān)控，對檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)管理，篩選不良信息，不僅能夠避免出現(xiàn)非法訪問檔案管理信息的行為，還能將非法輸出的機(jī)密檔案問題加以預(yù)防，確保檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫免受任何威脅，保證檔案管理安全。

（五）增強(qiáng)工作人員信息化水平和安全意識(shí)

一方面，要重視檔案信息化管理工作人員信息化水平。定期對管理者進(jìn)行培訓(xùn)，對于在職人員，需要將其組織起來，學(xué)習(xí)先進(jìn)信息技術(shù)知識(shí)，以此來為檔案信息化管理工作提供有力保障。同時(shí)，還要重視高技術(shù)和高素質(zhì)人才引進(jìn)，為管理工作注入新生力量，提升黨校整體管理水平，避免管理工作中面臨的安全問題。另一方面，提升工作人員安全意識(shí)，在日常管理過程中，強(qiáng)化檔案信息保密意識(shí)，對行業(yè)出現(xiàn)的各類安全風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)加以關(guān)注，特別是信息竊取這類行為，應(yīng)重點(diǎn)預(yù)防和控制，將檔案信息化管理各項(xiàng)工作做好。

綜上所述，想要從本質(zhì)上將提升黨校檔案管理安全，促進(jìn)檔案信息化管理模式進(jìn)一步提高，相關(guān)人員就需要綜合考慮各個(gè)方面影響因素，樹立正確思想觀念，充分認(rèn)識(shí)信息化給檔案管理工作帶來的優(yōu)勢，并且對目前檔案信息化管理中存在的安全問題進(jìn)行仔細(xì)分析和探究，找出科學(xué)的解決措施，通過構(gòu)建完善檔案管理體系，建立健全相關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施和資源，保證檔案信息化管理工作朝著多元化發(fā)展，以此來確保檔案管理安全度，為黨校信息安全保駕護(hù)航，推進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)有序發(fā)展。