“互聯(lián)網(wǎng)＋”與高校公文寫作融合的理論探索

郭易彤

（天府新區(qū)通用航空職業(yè)學(xué)院，四川 成都 620500）

互聯(lián)網(wǎng)+、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新詞的誕生，標(biāo)志著數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，人類的生活和工作已經(jīng)與互聯(lián)網(wǎng)緊密相連?！盎ヂ?lián)網(wǎng)＋”是一個(gè)新興產(chǎn)業(yè)，它以互聯(lián)網(wǎng)為平臺，充分利用信息和通信技術(shù)，將互聯(lián)網(wǎng)融入現(xiàn)實(shí)社會的各個(gè)領(lǐng)域，高校公文是各級行政機(jī)關(guān)在日常工作和管理中使用的具有一定法律效力的書面文件。高校公文的存在不僅為高校的活動和工作提供了法律依據(jù)，而且為高校工作人員提供了規(guī)范的行為準(zhǔn)則，因此，進(jìn)一步將互聯(lián)網(wǎng)納入高校公文寫作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、互聯(lián)網(wǎng)背景下的公文

（一）形式多樣、信息集成

互聯(lián)網(wǎng)背景下的公文是傳統(tǒng)紙質(zhì)公文與現(xiàn)代信息技術(shù)的結(jié)合，稱為電子公文，電子公文是以傳統(tǒng)的書面公文為基礎(chǔ)，與電子技術(shù)相結(jié)合，利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，以數(shù)字形式存儲在特定媒體上，由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)讀取、處理并傳送給用戶的公文，表現(xiàn)出媒介多元化和信息網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)。但電子公文保留了公文的本質(zhì)，具有公文的基本特征和功能，具有與紙質(zhì)公文相同的法律效力，能更好地服務(wù)于高校行政事務(wù)工作。

由于紙張的限制，傳統(tǒng)公文只能記錄文字等平面信息，不能處理電子政務(wù)中文字、聲音、圖像等公文。而電子公文能夠通過先進(jìn)的數(shù)字化軟件和數(shù)字化設(shè)備，將一些信息以數(shù)字化形式集成，將公文內(nèi)容、圖像、聲音和圖像統(tǒng)一為電子公文，實(shí)現(xiàn)公文的三維顯示，實(shí)現(xiàn)各種現(xiàn)代的公文形式，包括電子文本公文、電子圖像公文、電子海報(bào)公文、電子聲音公文等等。與此同時(shí)，電子公文的數(shù)字化極大節(jié)省了以紙質(zhì)形式存儲的公文的存儲空間。數(shù)萬個(gè)字符可以存儲在小型USB 驅(qū)動器，如磁盤、cd。除卻了購買紙張的成本，降低了部門的成本管理，大大提高管理的透明度。

（二）辦公無紙化、無址化，網(wǎng)絡(luò)化傳遞

當(dāng)前實(shí)際工作中，高校官方公文都以電子文本的形式出現(xiàn)，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸。電子公文在完成速度、公文形式、各種信息的存儲和集成等方面相較于傳統(tǒng)公文具有很多優(yōu)勢。隨著無紙化進(jìn)程的發(fā)展，除非紙質(zhì)公文在特殊情況下需要單獨(dú)打印，高校公文寫作及管理通常以電子公文的形式存在，整個(gè)過程采用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，其廣泛使用促進(jìn)了無紙化辦公環(huán)境的發(fā)展，節(jié)省大量行政的成本與費(fèi)用。更重要的是，它突破時(shí)間和地域限制，實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程辦公，實(shí)時(shí)發(fā)送和接收公文。

與傳統(tǒng)公文相比，電子公文的數(shù)字化使各種信息集成到同一個(gè)公文中，可以收集文本、數(shù)據(jù)、圖形、音頻和視頻信息。信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)使公文具有足夠的動態(tài)性，能夠自動管理公文的整個(gè)編輯過程。公文通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)傳送到各級部門，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，員工可以通過正式的公文系統(tǒng)，隨時(shí)隨地共享資源。同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)的開放和共享，不同的組織、團(tuán)體和個(gè)人可以通過鏈接在網(wǎng)上實(shí)時(shí)分享相關(guān)信息，政府也可以與公眾雙向交流。電子公文的數(shù)字化存在和網(wǎng)絡(luò)傳播的特點(diǎn)，不僅促進(jìn)了信息時(shí)代公文寫作的發(fā)展和進(jìn)步，也有利于高校提高行政工作效率和服務(wù)水平，優(yōu)化行政工作質(zhì)量。

二、高校公文寫作與互聯(lián)網(wǎng)之間的關(guān)聯(lián)模式

（一）提高寫作能力的自主模式

該種寫作方式需要擺脫互聯(lián)網(wǎng)的束縛，從提綱寫作到初稿、定稿完全依靠作者一字一句的去寫。該種模式之下所寫出的高校公文優(yōu)點(diǎn)在于能夠更好的鍛煉作者獨(dú)立思考能力和對問題的探索分析能力，另外還能夠完全符合作者的本人邏輯思維，具有真實(shí)性和原創(chuàng)性。作者所創(chuàng)作出來的高校公文帶有地方特色，完全結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況進(jìn)行撰寫，符合實(shí)際情況。自主模式之下公文上傳網(wǎng)絡(luò)也是一股新鮮血液，避免了網(wǎng)絡(luò)世界當(dāng)中的公文千篇一律，有利于網(wǎng)絡(luò)信息的多樣化。當(dāng)然該種寫作模式也存在一定的弊端，首先自主模式凸顯不出互聯(lián)網(wǎng)的重要性，大量的互聯(lián)網(wǎng)資源白白浪費(fèi)。再加上人的思維和見解畢竟有限，自主寫作模式之下，寫作存在一定的局限性，并不適合于廣泛應(yīng)用。

（二）吸取各種意見的借助模式

不管是高校的公文寫作，還是其他單位的公文寫作，大多都是圍繞黨和國家領(lǐng)導(dǎo)的思想，結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況開展。所以從公文寫作之初就離不開黨和國家所下發(fā)的各種文件以及召開的各種會議。這一背景之下，作者就可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過在網(wǎng)絡(luò)上檢索各種文件信息和會議精神，尤其是掌握各種重要決策，并將這些信息與當(dāng)?shù)氐那闆r有效結(jié)合，融入到公文寫作當(dāng)中，這種寫作模式被稱為借助模式。借助模式的好處在于根據(jù)性相對較強(qiáng)，公文當(dāng)中的各種重要思想是圍繞著重要會議和重要文件精神去寫作，有據(jù)可查。另一方面是全面性能夠借助互聯(lián)網(wǎng)多方面的支撐了解相關(guān)信息，坐在家里便可知天下事更加方便，節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力，公文寫作更加便捷。當(dāng)然借助式的寫作模式也存在自己的弊端，當(dāng)公文寫作的作者習(xí)慣于借助互聯(lián)網(wǎng)來完善自己公文時(shí)，慢慢的就會產(chǎn)生惰性心理，在公文寫作過程中不愿意主動思考，主動分析問題、解決問題，而是直接在互聯(lián)網(wǎng)搜索相關(guān)信息。借助互聯(lián)網(wǎng)搜索相關(guān)會議和文件所寫作出來的公文形式相對比較單一，千篇一律。缺乏了創(chuàng)新，就不能夠形成好的實(shí)行方案。

三、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校公文寫作現(xiàn)狀

（一）信息化建設(shè)滯后

公文的信息化轉(zhuǎn)變工作任重道遠(yuǎn)，現(xiàn)實(shí)情況中，許多工作人員往往既缺乏有關(guān)方面的管理意識，又對公文資料缺乏重視度，再加上高校沒有形成相關(guān)的管理機(jī)制，又缺乏監(jiān)管，導(dǎo)致公文寫作有時(shí)會陷入雜亂無序的狀態(tài)。管理上缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，十分混亂，給高校的行政管理工作帶來巨大不便。

（二）整理方式不夠規(guī)范

在實(shí)際工作過程中，由于公文管理工作比較繁雜，目前許多高校要求電子資料與紙質(zhì)資料同時(shí)整理歸檔，還是需要數(shù)量眾多的紙質(zhì)資料及證明材料，因此在整理方式上可能會存在不規(guī)范的現(xiàn)象。

（三）公文真實(shí)性有待提高

由于操作上的許多不規(guī)范之處，導(dǎo)致電子格式下的高校公文真實(shí)性收到嚴(yán)重?fù)p害，可信度大大降低。申請資料的魚龍混雜，這不僅給公文的審核帶來困難，也會阻礙辦事群眾正當(dāng)權(quán)益的獲得。

（四）管理人員素質(zhì)有待提高

在進(jìn)行公文寫作時(shí)，高校行政人員對互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的適應(yīng)程度會對公文的質(zhì)量產(chǎn)生很大影響，部分適應(yīng)程度較弱人員的工作能力會直接影響工作進(jìn)度及高校形象。因此，在實(shí)際工作中，存在部分管理人員專業(yè)素質(zhì)和待人素質(zhì)雙雙欠缺的情況。

（五）相關(guān)制度不完善

在進(jìn)行公文寫作工作時(shí)，高校往往缺少一套整齊劃一的規(guī)范制度。例如，電子版公文的適用情況，電子版公文與紙質(zhì)版公文在管理方法上的差異，公文的重要性及真實(shí)性認(rèn)定等。只有確立了有關(guān)制度，才能夠保障公文的真實(shí)有效力。

四、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校公文寫作的發(fā)展

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)

無論互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展了何種地步，無論行政職能如何轉(zhuǎn)變，高校的公文寫作都需要引起有關(guān)行政工作人員的高度重視。為了讓以往的管理更加高效有序，需要從硬件設(shè)備和軟性管理兩個(gè)方面來開展工作。首先，要對現(xiàn)有的公文保管設(shè)施進(jìn)行全面的更新、優(yōu)化，在管理上可以多多借助電子化的管理設(shè)備，利用計(jì)算機(jī)來完成一些簡單的核算和篩選工作。此外，還可以完成大量信息數(shù)據(jù)的處理，借助現(xiàn)代技術(shù)手段，行政工作人員不僅可以完成快速、準(zhǔn)確的操作，還能夠?qū)㈦娮庸囊布{入整個(gè)公文體系，完成整個(gè)公文管理工作的現(xiàn)代化改進(jìn)，方便高校的公文寫作及行政管理的工作。

（二）規(guī)范管理方法

許多高校的公文管理工作人員對公文的重要性缺乏認(rèn)識，對公文管理的特性也缺乏了解，在以往的管理方式上還存在許多漏洞。例如，隨意地將印有高校機(jī)關(guān)或者學(xué)校關(guān)鍵信息的資料放在電腦各個(gè)位置，在復(fù)制粘貼信息時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，自主炮制簽名導(dǎo)致公文資料可信度不高等等。這些明顯不合乎規(guī)范的行為都不利于公文管理工作的專業(yè)化和規(guī)范化，必須予以堅(jiān)決的抵制并及時(shí)改正。

（三）明確公文材料的真實(shí)性

公文材料的真實(shí)性是進(jìn)行高校行政管理工作的首要目標(biāo)，也是最重要的目標(biāo)，真實(shí)性和行政效力是公文的靈魂。因此，在實(shí)際工作中，由于電子公文操作上的特性，有關(guān)部門需要處處留意，謹(jǐn)防偽造材料事件出現(xiàn)。高校公文管理部門需要仔細(xì)核實(shí)各部門的公文寫作材料。對存疑文件，可以采取多種方式對公文真實(shí)性進(jìn)行驗(yàn)證，同時(shí)，在必要情況下還要對公文擬稿人員進(jìn)行走訪了解。對于公文中的內(nèi)容材料，公文管理人員可以聯(lián)系有關(guān)上級單位或?qū)W校部門進(jìn)行詳細(xì)了解。除外部因素外，高校還應(yīng)做好內(nèi)部的公文安全保障工作，對保密公文的查閱實(shí)施嚴(yán)格規(guī)定，查閱公文需要部門領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并且應(yīng)在公文管理人員在場的情況下進(jìn)行查閱。

（四）提高管理人員素質(zhì)

高校公文管理人員的素質(zhì)也是影響高校公文寫作質(zhì)量的一大因素，具體來說可以將這一素質(zhì)劃分為專業(yè)素質(zhì)和待人接物素質(zhì)。在專業(yè)素質(zhì)上，部分公文管理人員對本身工作缺乏熱情，對公文寫作工作缺乏重視，對自身職業(yè)缺乏認(rèn)可度，因循守舊、不思進(jìn)取，導(dǎo)致專業(yè)素質(zhì)日漸流失，嚴(yán)重阻礙高校公文寫作工作水平的提升，既不利于高校行政工作的開展，也會損害學(xué)校形象及發(fā)展。隨著時(shí)代發(fā)展，高校公文管理工作必然也要與時(shí)俱進(jìn)才能適應(yīng)不斷變化的社會環(huán)境，響應(yīng)高校關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)方式轉(zhuǎn)變的號召。因此，高校公文寫作人員應(yīng)注重自身專業(yè)能力的培養(yǎng)，定期參加相關(guān)培訓(xùn)，不斷提升專業(yè)素質(zhì)，使自身能夠更好、更快地適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境。

（五）加強(qiáng)制度管理

高校公文寫作工作的制度化是使其走向規(guī)范化的重要途徑，必須予以高度重視。在以往工作中，時(shí)常會出現(xiàn)規(guī)范化操作缺少而引發(fā)紕漏和失誤的情況，究其原因還是缺乏有關(guān)的合理制度。為了保障高校公文寫作工作走向正軌，應(yīng)該加強(qiáng)制度建設(shè)。例如，在公文擬發(fā)申請階段，申請材料的提交和審核必須經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)或校領(lǐng)導(dǎo)審批同意；在公文寫作完成后還需要有關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行核實(shí)。只有建立起一套制度化的工作標(biāo)準(zhǔn)，才能夠讓高校的公文寫作走向規(guī)范化。此外，還要積極建立公文的監(jiān)督機(jī)制，對公文寫作管理人員的工作定期考評。

結(jié)束語

高校是民族文化的支柱，承擔(dān)著產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新、科學(xué)研究和相關(guān)社會服務(wù)的責(zé)任。公文作為承載高校發(fā)展建設(shè)的媒體之一，在規(guī)章制度的下載發(fā)布、信息交流與溝通等方面發(fā)揮著重要作用。因此，身處大數(shù)據(jù)時(shí)代，將互聯(lián)網(wǎng)+與高校公文寫作融會貫通，使其能夠與時(shí)俱進(jìn)，相信會對準(zhǔn)確傳達(dá)學(xué)校信息、提升各部門工作效率、促進(jìn)學(xué)校行政管理及高質(zhì)量發(fā)展大有裨益。