淺談高職院校教學(xué)秘書(shū)工作現(xiàn)狀及改進(jìn)措施

文良彬

（湖南科技職業(yè)學(xué)院，湖南 長(zhǎng)沙 410004）

“教學(xué)是立校之本，科研是強(qiáng)校之路”，教學(xué)工作是高校重中之重的工作。教學(xué)秘書(shū)是二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理工作的專(zhuān)職人員，是協(xié)調(diào)教務(wù)處、教研室、教師、學(xué)生及其他參與教學(xué)管理部門(mén)的紐帶。行政上由學(xué)院院長(zhǎng)、教學(xué)副院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上接受教務(wù)處的指導(dǎo)。具體工作由二級(jí)學(xué)院安排，受到教務(wù)處及二級(jí)學(xué)院的雙重領(lǐng)導(dǎo)。在日常教學(xué)管理中，教學(xué)秘書(shū)具備良好的師德、師風(fēng)素質(zhì)，熟練的業(yè)務(wù)能力及良好的心理素質(zhì)，善于與人溝通，能及時(shí)處理各種教學(xué)問(wèn)題，保證正常教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效果。

高職院校也叫高職（專(zhuān)科）院校，簡(jiǎn)稱(chēng)：高職高專(zhuān)，是對(duì)專(zhuān)科層次的高等學(xué)校、高等院校的統(tǒng)稱(chēng)，包括高職院校、專(zhuān)科院校，涵蓋職業(yè)學(xué)院、職業(yè)技術(shù)學(xué)院、專(zhuān)科學(xué)校、高等專(zhuān)科學(xué)校。也叫高職專(zhuān)科院校。截至2021 年，高職（專(zhuān)科）院校全國(guó)共有1468 所。根據(jù)《中華人民共和國(guó)高等教育法》和國(guó)務(wù)院有關(guān)文件精神，高職高專(zhuān)教育由省級(jí)人民政府管理。在國(guó)家宏觀政策的指導(dǎo)下，省級(jí)政府根據(jù)本地區(qū)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要為主，結(jié)合招生能力、就業(yè)狀況等綜合情況，確定年度招生計(jì)劃、專(zhuān)業(yè)設(shè)置、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，頒發(fā)學(xué)歷證書(shū)，并同時(shí)負(fù)有保證教育質(zhì)量、規(guī)范辦學(xué)秩序和改善辦學(xué)條件等職責(zé)。培養(yǎng)目標(biāo)從“技術(shù)型人才”轉(zhuǎn)化為“高技能人才”。

一、教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé)

（一）以教務(wù)處的角度來(lái)闡述

教學(xué)秘書(shū)是高校教學(xué)管理的管理者和執(zhí)行者，是保證教學(xué)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，連接教務(wù)處與二級(jí)學(xué)院的紐帶，起到承上啟下、協(xié)調(diào)溝通的作用。教學(xué)秘書(shū)要將學(xué)校、教務(wù)處及上級(jí)教學(xué)管理部門(mén)的相關(guān)通知及相關(guān)規(guī)定，原原本本地傳達(dá)給學(xué)院各教研室、各位教師及所有學(xué)生，保障教學(xué)秩序有序進(jìn)行，提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效果。

（二）以二級(jí)學(xué)院的角度來(lái)闡述

教學(xué)秘書(shū)是二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理的重要組成成員，為主管教學(xué)院長(zhǎng)提供本學(xué)院教學(xué)方面的各類(lèi)信息，為教學(xué)工作服務(wù)。在主管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，協(xié)調(diào)教學(xué)院長(zhǎng)開(kāi)展教學(xué)質(zhì)量檢查，當(dāng)好參謀和助手。如教學(xué)任務(wù)的總量，師資與教務(wù)任務(wù)的匹配。日常教學(xué)活動(dòng)的實(shí)施情況，教學(xué)信息反饋，代表教學(xué)院長(zhǎng)與其他教學(xué)部門(mén)協(xié)調(diào)教學(xué)資源不足，教學(xué)場(chǎng)地需要共同解決完成。如任課老師跨學(xué)院上課、跨部門(mén)核算教學(xué)工作量等。將主管院長(zhǎng)布置的各項(xiàng)工作任務(wù)落實(shí)到各教研室及各位老師溝通協(xié)調(diào)、合理兼顧的作用。依據(jù)學(xué)校開(kāi)會(huì)工作會(huì)議，在不同的時(shí)間節(jié)點(diǎn)開(kāi)啟不同的教學(xué)安排工作，檢查教學(xué)活動(dòng)的實(shí)施是否符合教學(xué)管理規(guī)定。

（三）以教師的角度來(lái)闡述

教學(xué)秘書(shū)圍繞教學(xué)計(jì)劃，確認(rèn)教學(xué)安排，主要工作有教材征訂，制定教師課表，校歷及作息時(shí)間，調(diào)、停課，期中、期末教學(xué)檢查，授課計(jì)劃與課程教學(xué)設(shè)計(jì)方案的分類(lèi)及存檔，新聘教師的勞務(wù)協(xié)議書(shū)簽訂、各學(xué)期考試安排及考試試卷的收集，成績(jī)錄入及考試試卷的收集、教學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)，課酬發(fā)放，安排教學(xué)督查采用隨堂聽(tīng)課形式對(duì)課堂教學(xué)質(zhì)量評(píng)估，教師各種比賽、教學(xué)成果獎(jiǎng)的申報(bào)及獎(jiǎng)勵(lì)的收集。為教師解決教學(xué)過(guò)程中遇到的問(wèn)題及突發(fā)事件。

（四）以學(xué)生的角度來(lái)闡述

教學(xué)秘書(shū)掌握了學(xué)生的所有信息。從新生名單開(kāi)始分班，課程開(kāi)設(shè)情況，組織學(xué)生完成公共選修課、網(wǎng)絡(luò)選修課、限選課的課程選擇，教材發(fā)放，班級(jí)課表，教學(xué)日值，學(xué)生每學(xué)期各種考試安排，試卷歸檔。每學(xué)期組織一次英語(yǔ)、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試報(bào)名工作；學(xué)籍清查，辦理學(xué)籍異動(dòng)手續(xù)。畢業(yè)審核，畢業(yè)論文整理、歸檔；畢業(yè)證書(shū)的發(fā)放。堅(jiān)持“以人為本”教學(xué)管理制度，尊重學(xué)生，“一切為了學(xué)生，為了學(xué)生的一切”，從學(xué)生入校到學(xué)生畢業(yè)一路為學(xué)生服務(wù)，滿(mǎn)足學(xué)生的學(xué)習(xí)需求。

二、教學(xué)秘書(shū)工作存在的問(wèn)題

通過(guò)走訪發(fā)現(xiàn)，各大高職院校非常認(rèn)可教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理過(guò)程中的重要性及必要性，由于各高職院校各自發(fā)展的實(shí)際情況，導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)在實(shí)際的教學(xué)工作中存在很多問(wèn)題。主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（一）職業(yè)發(fā)展不夠重視

教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)輔助人員，學(xué)校對(duì)教學(xué)秘書(shū)重視度不夠，人事在崗位配備上也相對(duì)較少，只配備一個(gè)教學(xué)秘書(shū)編制。但承擔(dān)的工作又相對(duì)復(fù)雜繁多，導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)超負(fù)荷工作成為一種常態(tài)。同時(shí)，人事在招聘教學(xué)秘書(shū)時(shí)，忽略了專(zhuān)業(yè)要求，增大了工作難度。導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)在職稱(chēng)評(píng)定、晉升時(shí)職業(yè)前景滯后。在日常教學(xué)工作中，教學(xué)秘書(shū)工作繁忙，職業(yè)發(fā)展意識(shí)欠缺，基本沒(méi)有時(shí)間和精力從事學(xué)術(shù)研究、項(xiàng)目申報(bào)等。也很少有業(yè)務(wù)培訓(xùn)及進(jìn)修的機(jī)會(huì)。

（二）工作任務(wù)繁雜

在開(kāi)學(xué)前，教務(wù)處就要求按人才培養(yǎng)方案進(jìn)行教材征訂，堅(jiān)持“誰(shuí)使用、誰(shuí)征訂”的原則，要求同一專(zhuān)業(yè)同門(mén)課程原則上訂一本教材。嚴(yán)把教材征訂質(zhì)量關(guān)。很多老師不會(huì)操作教務(wù)系統(tǒng)也不看通知要求不按規(guī)定填寫(xiě)，最后還要由教學(xué)秘書(shū)來(lái)幫忙做。由于個(gè)別教師不能?chē)?yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，做事拖拉，不按要求行事，一手包辦，老好人。最后背鍋的都是教學(xué)秘書(shū)，很少去追究相關(guān)老師的責(zé)任。在學(xué)期初，教學(xué)秘書(shū)要協(xié)助學(xué)校教務(wù)處檢查教師課表及上課準(zhǔn)備情況，處理學(xué)生專(zhuān)業(yè)小課、選修課等名單，學(xué)校要給予教學(xué)秘書(shū)更多的人文關(guān)懷，明確教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé)，劃清業(yè)務(wù)范圍，不是所有教學(xué)相關(guān)的事情都是教學(xué)秘書(shū)一人來(lái)完成。長(zhǎng)期從事這么一個(gè)責(zé)任大、任務(wù)繁重、工作壓力大的環(huán)境中，很容易造成讓人產(chǎn)生消極作用，不利于高職院校建立穩(wěn)定教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍。

（三）業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

目前很多高職院校由于各種歷史原因，教學(xué)秘書(shū)女性居多，專(zhuān)業(yè)不對(duì)口。教學(xué)秘書(shū)崗位工作量大、穩(wěn)定性差，換人比較頻繁，嚴(yán)重影響各項(xiàng)教學(xué)工作的高效完成。教學(xué)秘書(shū)流動(dòng)性較大，絕大多數(shù)教學(xué)秘書(shū)都未經(jīng)過(guò)相關(guān)專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，做事停留在就事論事或按部就搬按以往經(jīng)驗(yàn)來(lái)解決問(wèn)題，工作難以取得突破性進(jìn)展，不利于教學(xué)管理整體水平提升和教學(xué)質(zhì)量的提高。造成教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍整體的業(yè)務(wù)素質(zhì)都不高，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)。教學(xué)秘書(shū)工作需要專(zhuān)業(yè)具有一定管理基礎(chǔ)知識(shí)的人擔(dān)任。

三、對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作的改進(jìn)措施

（一）重視教學(xué)秘書(shū)的發(fā)展

教學(xué)秘書(shū)要認(rèn)清自己的崗位，明確崗位職責(zé)，做好自己的本職工作。人事在晉升職務(wù)調(diào)整時(shí)，要關(guān)注教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的建設(shè)，關(guān)心他們的成長(zhǎng)。在行政職務(wù)晉升時(shí)，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先考慮那些懂管理、行政工作能力強(qiáng)的教學(xué)秘書(shū)到高層次的管理崗位。對(duì)那些在學(xué)術(shù)研究、科研成果 取得好成績(jī)的教學(xué)秘書(shū)，在教師崗位需要進(jìn)人時(shí)，應(yīng)該考慮讓這些人轉(zhuǎn)崗。既解決了有些教師崗位人員短缺，又給教學(xué)秘書(shū)帶來(lái)了發(fā)展空間。

（二）加強(qiáng)職業(yè)道德的培養(yǎng)

教學(xué)秘書(shū)要遵守職業(yè)道德，做一位敬業(yè)奉獻(xiàn)的好老師。良好的職業(yè)道德，是做好教育工作的重要保障。要有高度的敬業(yè)精神，教學(xué)秘書(shū)工作性質(zhì)就是默默無(wú)聞，加班是常事。在每天從事的平凡崗位上始終牢記對(duì)學(xué)院負(fù)責(zé)，對(duì)老師負(fù)責(zé)，對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)。同時(shí)也要有高度的責(zé)任心，有吃苦耐勞和甘于奉獻(xiàn)的精神。教學(xué)秘書(shū)的每一項(xiàng)工作都影響著教學(xué)質(zhì)量，因此要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)。始終保持認(rèn)真負(fù)責(zé)工作態(tài)度，保持教學(xué)工作正常開(kāi)展。努力為教師、學(xué)生提供全方位的服務(wù)，考慮問(wèn)題要全面，為師生答疑解難。堅(jiān)持秉公辦事的原則，防止不正之風(fēng)。

（三）提高業(yè)務(wù)能力

教學(xué)秘書(shū)的工作是與學(xué)校的教學(xué)管理、教學(xué)秩序息息相關(guān)的，一旦某個(gè)事情、某個(gè)環(huán)節(jié)出問(wèn)題沒(méi)安排好，很可能會(huì)造成教學(xué)事故。教學(xué)秘書(shū)單純的掌握好自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)。要熟悉各類(lèi)教學(xué)文件，如《學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定》《教學(xué)事故認(rèn)定管理辦法》《考試管理辦法》《二級(jí)學(xué)院績(jī)效管理辦法》。掌握全院教師信息，包括各教研室、實(shí)訓(xùn)室所有人員信息及教師職稱(chēng)等，在日常工作中保持良好溝通。在工作之余要不斷的積極獲取新知識(shí)，多學(xué)習(xí)教學(xué)管理方面的知識(shí)，才能更有利的開(kāi)展工作。在工作中要經(jīng)常要處理很多文件，必須要具備過(guò)硬的電腦水平，能夠熟練運(yùn)用各種辦公軟件和教務(wù)系統(tǒng)，熟練的電腦操作能力會(huì)讓工作效率大大提升。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在高校教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書(shū)占有重要地位，工作內(nèi)容繁雜，工作量較大。教學(xué)秘書(shū)堅(jiān)持“以人為本”的工作理念，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，保障教學(xué)管理質(zhì)量。因此教學(xué)秘書(shū)要養(yǎng)成高度的責(zé)任心，要勤于動(dòng)手，善于思考，會(huì)溝通，會(huì)表達(dá)。把平凡的工作做得不平凡，為促進(jìn)高職院校的未來(lái)發(fā)展做貢獻(xiàn)。