關(guān)于機關(guān)事業(yè)單位辦公室與檔案管理工作的有效結(jié)合性探析

孫皓

（湖南省郴州市科技館，湖南 郴州 423000）

引言：

檔案管理工作雖然需多部門協(xié)同合作，在實際工作過程中，辦公室在更多的時候扮演了負(fù)責(zé)檔案管理的主要角色，如果不能將弊端及時找出并加以整改，會影響檔案管理工作效能。新時期辦公室文秘人員應(yīng)當(dāng)做好管理工作，通過強化檔案管理意識，控制檔案管理工作質(zhì)量，加強檔案管理工作的效率，才能切實提升辦公室的檔案管理水平，保證檔案管理工作的作用和意義得到充分的體現(xiàn)。

一、提高機關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理工作效率的意義

（一）順應(yīng)時代發(fā)展需求

隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作的重要作用也正在逐漸的凸顯出來。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作，記錄工作過程文件，為日后工作的復(fù)盤及數(shù)據(jù)信息的查詢提供便利。辦公室檔案管理過程中，要將工作與國家的新規(guī)定、新政策和新形勢相結(jié)合，分析工作能否符合當(dāng)時社會的要求和標(biāo)準(zhǔn)，有利于檔案管理工作真實價值的實現(xiàn)。

（二）促進(jìn)檔案的可持續(xù)發(fā)展

檔案管理工作需要持續(xù)進(jìn)行，要時刻牢記檔案管理的作用和意義，全面記錄工作過程內(nèi)容，收集檔案資料，系統(tǒng)整理數(shù)據(jù)信息，保證資料完整性，避免遺失，有效促進(jìn)檔案的可持續(xù)發(fā)展。

（三）促進(jìn)檔案管理與各行業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展

社會各行業(yè)的運轉(zhuǎn)和發(fā)展都離不開檔案管理，其對社會各行業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展起到推動作用。將工作過程進(jìn)行記錄，數(shù)據(jù)資料進(jìn)行保存，對未來類似工作的開展起到借鑒作用。

二、新時期機關(guān)事業(yè)單位文秘人員工作以及檔案管理中存在的問題

（一）工作內(nèi)容深度不夠

辦公室文秘是一項綜合性非常強的工作，除了做好上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)之外，還需要處理機關(guān)單位中各種瑣碎的事務(wù)。目前的辦公室文秘工作中，大部分人員仍然只注重事務(wù)性工作的辦理，例如打印材料、整理文件、安排會議和行程等，而對更深層次的內(nèi)容，例如單位的基本情況、單位近年來的發(fā)展情況等漠不關(guān)心，這就導(dǎo)致了部分工作的表層化、形式化傾向，因而難以給領(lǐng)導(dǎo)提供更有價值和深度的建議。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要做出決策時，文秘工作人員往往無法針對關(guān)鍵問題提出有建設(shè)性的意見和建議，以致難以更大地發(fā)揮自身作用。

（二）文書檔案管理中信息安全意識仍需提高

辦公室文書檔案在不斷推進(jìn)信息化發(fā)展的同時，一些信息化方面的應(yīng)用問題也逐漸暴露出來，尤其是信息化風(fēng)險防范落實不到位引起了各方的關(guān)注?，F(xiàn)階段，一般企事業(yè)單位在落實辦公室文書檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建中，往往將更多的關(guān)注點放在辦公室文書檔案信息化建設(shè)速度、基礎(chǔ)配備等方面，缺少風(fēng)險意識，對信息化風(fēng)險沒有一個科學(xué)的認(rèn)知，導(dǎo)致辦公室文書檔案管理系統(tǒng)的風(fēng)險隱患較高。一方面，辦公室文書檔案管理系統(tǒng)防御等級不夠高，系統(tǒng)極易遭到外部入侵與攻擊，導(dǎo)致系統(tǒng)中存儲的檔案信息遭到破壞、盜取等，從而誘發(fā)文書檔案管理風(fēng)險。另一方面，辦公室文書檔案管理系統(tǒng)建成后，并沒有定期對管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和更新等，不僅降低了系統(tǒng)的運行速度，還會增加系統(tǒng)漏洞。

（三）辦公室文秘工作得不到重視

如前文所述，新時期辦公室文秘工作在機關(guān)事業(yè)單位中的作用越來越大，除了傳統(tǒng)的上傳下達(dá)和溝通協(xié)調(diào)外，還要積極做好資料信息的收集分析工作，熟悉單位的發(fā)展?fàn)顩r，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有價值的建議。而現(xiàn)實情況中，許多單位依舊秉持舊的思想觀念，認(rèn)為文秘工作就是處理一系列瑣事，沒有使其得到應(yīng)有重視。一方面，領(lǐng)導(dǎo)對文秘人員不夠信任，沒有充分認(rèn)識到新時期的機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中文秘工作的重要性，沒有為其提供發(fā)揮能力的機會和空間，導(dǎo)致了人才資源的浪費；另一方面，文秘人員自身也沒有實現(xiàn)思想轉(zhuǎn)變，對自身工作的價值認(rèn)可度較低。

（四）管理制度較落后

一是檔案管理制度不完善是目前許多機關(guān)事業(yè)單位存在的問題，沒有健全的檔案管理制度，檔案管理人員無法根據(jù)相應(yīng)規(guī)則條款進(jìn)行檔案的管理，因此檔案管理人員需要有更豐富的工作經(jīng)驗及更強的專業(yè)技能。二是單位管理層不夠重視檔案管理工作，甚至忽視檔案管理工作的重要性，沒有嚴(yán)格篩選專業(yè)能力較強的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理，工作過程中沒有及時跟蹤，導(dǎo)致執(zhí)行人員工作態(tài)度散漫，工作不夠負(fù)責(zé)，不能及時、認(rèn)真完成檔案的整理，對機密文件沒有保密意識，造成資料的遺失，甚至造成機密文件的泄露，對單位產(chǎn)生了十分不利的影響。

（五）辦公室文書檔案管理中信息化風(fēng)險防范水平仍需提高

信息化技術(shù)在辦公室文書檔案管理中的應(yīng)用，一方面有利于推動辦公室文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，另一方面也顯著增加了辦公室文書檔案管理風(fēng)險，所以一定要客觀認(rèn)識信息化的辦公室文書檔案管理?，F(xiàn)階段，很多單位在構(gòu)建辦公室文書檔案管理系統(tǒng)時，往往風(fēng)險意識淡薄，并沒有對文書檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期更新與升級，導(dǎo)致管理系統(tǒng)工作一段時間后，運行速度會越來越慢，嚴(yán)重耽誤工作效率及質(zhì)量。最關(guān)鍵的是辦公室文書檔案管理資料中，往往記錄著大量的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息有很多可能是機密性文件，如果因系統(tǒng)安全性不夠遭受到入侵，將會給單位帶來巨大的損失與風(fēng)險。此外，不同類型文書檔案在風(fēng)險防范中，應(yīng)該有針對性地運用不同的風(fēng)險防范手段，但往往一些單位在辦公室文書檔案風(fēng)險管理中卻沒有這樣去做，對風(fēng)險的防范沒有針對性。

三、辦公室文秘和檔案管理工作的有效結(jié)合性工作

（一）轉(zhuǎn)變工作理念，提升專業(yè)水平

首先，單位領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，要充分重視檔案管理工作，有意識地對檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)、優(yōu)化，充分意識到檔案管理工作的價值，保證在檔案管理過程中，工作人員持正確的工作態(tài)度。其次，要確保在崗工作人員具備一定的專業(yè)水平，并隨著時間的增長穩(wěn)定提升，在工作的過程中，單位積極開展相關(guān)培訓(xùn)活動，進(jìn)一步提高工作人員的專業(yè)水平、提高檔案管理工作效率。要“請進(jìn)來”“走出去”加強機關(guān)單位檔案管理業(yè)務(wù)。一方面，邀請本地檔案局的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)工作，積極參加相關(guān)的檔案管理培訓(xùn)班；另一方面，組織單位管理人員前往其他單位學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作經(jīng)驗。

（二）加強云計算在辦公室檔案管理中的應(yīng)用

現(xiàn)階段，云計算技術(shù)已經(jīng)受到了廣泛的關(guān)注，其也被應(yīng)用于我們?nèi)粘Ｉ钪械母鱾€方面。對于云計算技術(shù)來說，其是通過許多運算技術(shù)組合而成的，是目前我們所接受的較為新型的計算方式之一。在辦公室檔案管理的過程中引入云計算技術(shù)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的分析、整理、總結(jié)和歸納，還能大大降低計算的時間，進(jìn)而減輕了工作人員的壓力，使得檔案管理更加真實可靠。通過運用云計算方式，可以有效整理、分析、儲存來自政府、企事業(yè)單位等大量的數(shù)據(jù)。由于科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案資料也越來越復(fù)雜，不僅包括視頻、音頻，還有大量的圖片需要進(jìn)行處理，這無疑增加了處理的難度以及儲存的容量，而利用云計算，可以有效處理這些檔案，提高了檔案管理工作的效率。

（三）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接決定了檔案管理工作的有效進(jìn)行。也就是說，檔案管理人員必須有正確的工作態(tài)度，嚴(yán)肅對待檔案管理工作，對檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確分類，不能馬虎，對于模棱兩可無法歸類的檔案進(jìn)行備注，或創(chuàng)建新的檔案條目，以避免隨意堆放導(dǎo)致檔案的遺漏或難以查找，造成檔案無法發(fā)揮出應(yīng)有的效果。1.邀請專業(yè)人員對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，傳授有效的檔案管理工作經(jīng)驗，結(jié)合實際案例對檔案管理程序、步驟及查詢等進(jìn)行詳細(xì)分析、解說、演示，對常見錯誤的預(yù)防及解決措施進(jìn)行深入講解，提高檔案管理人員的專業(yè)技能。2.管理層應(yīng)重視檔案管理工作，可以不定期對檔案進(jìn)行抽檢，保持工作緊張感，更加認(rèn)真對待該項工作。鼓勵檔案管理人員不斷追求創(chuàng)新，學(xué)習(xí)新思路，提高檔案管理能力，提高檔案管理工作效率。

（四）加強理念創(chuàng)新教育

針對文秘工作深度不夠、隨意性大以及人員缺乏熱情等問題，通過對文秘人員進(jìn)行理念創(chuàng)新等方面的教育培訓(xùn)，促使其實現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，認(rèn)識到自身工作的價值和重要性。幫助文秘人員樹立大局意識和超前意識。作為文秘人員，在做好領(lǐng)導(dǎo)安排事務(wù)性工作的同時，需要從單位整體出發(fā)，關(guān)注單位的發(fā)展情況，并充分利用互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)等技術(shù)，形成自己獨到的見解，為領(lǐng)導(dǎo)提供更加豐富全面的參考，輔助領(lǐng)導(dǎo)做出最佳的決策。在此過程中，自己的價值得到了更好的體現(xiàn)，也更有利于單位的規(guī)范化發(fā)展。

（五）完善、落實檔案管理制度

近年來，許多企事業(yè)單位在檔案管理工作制度的建設(shè)上有了大大的加強，其結(jié)合自身情況制定了相應(yīng)的檔案管理制度，并不斷地進(jìn)行完善，促進(jìn)效率的提高。但仍有許多機關(guān)單位的檔案管理制度只是擺設(shè)，并沒有真正的落實和執(zhí)行。管理層不夠重視，認(rèn)為檔案管理工作很難做出成績和亮點，所以沒有及時跟蹤檔案管理進(jìn)度，造成檔案管理工作人員工作態(tài)度不認(rèn)真，導(dǎo)致制度無法真正地落實到位。1.機關(guān)事業(yè)單位必須從根本上轉(zhuǎn)變對待檔案管理工作的態(tài)度，而單位管理層必須重視檔案管理工作，深刻認(rèn)識到其對單位規(guī)范化發(fā)展帶來的重要影響，以保證單位檔案管理工作的規(guī)范化、合理化和科學(xué)化。2.鼓勵檔案管理工作伴隨著單位的發(fā)展而不斷創(chuàng)新，檔案管理制度也應(yīng)及時的更新和完善。3.建立有效的激勵政策，促進(jìn)檔案管理制度的推行，超過預(yù)期完成效率的給予一定的獎勵，違反制度的進(jìn)行懲罰，對檔案管理人員的行為具有引導(dǎo)和規(guī)范作用；同時，對薄弱環(huán)節(jié)和重點工作加強控制，并落實責(zé)任，從而利用制度實現(xiàn)控制的目的。4.加強對機關(guān)事業(yè)單位工作人員相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)，提升員工的法律意識，促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行。

（六）增強風(fēng)險意識，做好辦公室文書檔案信息化風(fēng)險防范

辦公室文書檔案信息化系統(tǒng)構(gòu)建中，如果風(fēng)險防范不得當(dāng)，很容易誘發(fā)風(fēng)險，所以一定要做好信息化風(fēng)險防范與管理。為了進(jìn)一步提高辦公室文書檔案管理的信息化風(fēng)險防范能力，需要在系統(tǒng)中添加必要的殺毒軟件、攔截軟件等，還要提高系統(tǒng)的密鑰等級，設(shè)置安全系數(shù)高的登錄密碼，并保證辦公室文書檔案管理系統(tǒng)密碼不外泄。此外，需要進(jìn)一步提高辦公室文書檔案管理系統(tǒng)維護(hù)管理的專業(yè)性。為此，可以選擇與專業(yè)的IT 企業(yè)進(jìn)行合作，通過這種方式來提高辦公室文書檔案管理系統(tǒng)維護(hù)的專業(yè)性，以便更好地提高管理系統(tǒng)的安全性。這種合作方法也是現(xiàn)代社會發(fā)展中比較常見的，互相之間通過優(yōu)勢互補、互換來實現(xiàn)各自的發(fā)展需要，在不增加各自成本的前提下，能夠創(chuàng)造更好的管理效應(yīng)。

（七）優(yōu)化檔案管理流程，保障辦公室工作有序運作。

工作流程需要遵循科學(xué)、簡約、清晰等原則，這也是優(yōu)化辦公室檔案管理的前提。優(yōu)化辦公室檔案管理，需要多借鑒現(xiàn)代化管理理論與實踐相關(guān)的資料，進(jìn)一步完善和優(yōu)化辦公室檔案管理各項工作流程。同時，要結(jié)合辦公室檔案管理工作職能，構(gòu)建信息調(diào)研機制，讓各項工作能夠按照流程運行。構(gòu)建嚴(yán)密的考核機制，單位要明確考核標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建考核機制。對于一個容易量化以及程序性的工作，需要盡快設(shè)計量化標(biāo)準(zhǔn)，而針對那些主觀因素比較強以及非程序性的工作，需要盡快設(shè)計定性評價標(biāo)準(zhǔn)。單位堅持從源頭做起，平時注意做好公文的處理和登記，保證符合規(guī)范要求，將紙質(zhì)文件歸檔的同時，也注意電子檔案的備份和歸檔，加大資料收集的力度，在工作中采取“追、拿、復(fù)、要”方法確保文件歸檔應(yīng)歸盡歸，使機關(guān)單位檔案管理水平進(jìn)一步提升，豐富了辦公室檔案資源。

結(jié)束語：

綜上所述，辦公室檔案的管理關(guān)系到機關(guān)事業(yè)單位長久的規(guī)范性發(fā)展，而本質(zhì)上，建立現(xiàn)代化的辦公室檔案管理模式，能最大程度上保證管理的有效性。檔案管理工作對機關(guān)事業(yè)單位其他工作的開展具有推動作用，樹立正確的檔案管理意識，加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)，完善和落實檔案管理制度，運用先進(jìn)的技術(shù)，積極推進(jìn)無紙化檔案，實現(xiàn)信息化檔案管理，提高單位檔案管理效率，真正發(fā)揮單位檔案的社會價值。