企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理的策略研究

陳云霞

（云南昆鋼資產(chǎn)經(jīng)營有限公司，云南 昆明 650300）

目前我國電子文件歸檔管理工作還處于初步發(fā)展階段，知識理論不足、實踐經(jīng)驗缺乏，因而容易出現(xiàn)較多問題。下面結(jié)合相關(guān)文獻資料首先對與電子文件、電子檔案有關(guān)的概念做簡要論述，其次就企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理現(xiàn)狀做具體探析。

一、電子文件與電子檔案概念簡述

（一）電子文件

長期以來，我國采用由國際檔案理事確定的電子文件的定義，但隨著社會的發(fā)展，我國有關(guān)人員開始意識到上述定義存有許多不足之處，已無法為當前的工作提供有用參考。因此我國有關(guān)部門在正式修訂完成的國家標準《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）中對電子文件做了重新定義?！兑?guī)范》中指出，無論電子文件的信息表示方式是何種，只要是在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的信息都應(yīng)屬于電子文件【2】。

（二）電子文件特點

與傳統(tǒng)載體文件相比，電子文件具有許多獨特特點：

首先，電子文件的信息是由計算機進行編碼處理，人工無法直接讀識，如果不做特殊處理，人員無法準確理解信息含義。在數(shù)字信息傳輸與存儲環(huán)節(jié)，為避免信息遺漏或被竊取，企業(yè)或單位會為數(shù)字信息采取壓縮、加密等措施，要想正確識讀各信息就必須先利用計算機特定程序進行解碼。其次是與傳統(tǒng)載體文件不同，電子文件對標準體系以及軟硬件有很大的依賴性。計算機系統(tǒng)、有關(guān)的軟硬件設(shè)備是電子文件集成、歸檔的基礎(chǔ)。由于電子文件對硬件、軟件有很大的依賴性，因此當運行該軟件的操作系統(tǒng)與硬件需要升級時，就必須對文件進行遷移或格式轉(zhuǎn)換，以保證文件能夠繼續(xù)使用。此外，電子文件的特別之處還在于文件的內(nèi)容與介質(zhì)能夠分離。傳統(tǒng)載體文件不支持拷貝、復(fù)制以及剪切等操作，但電子文件可以，電子文件不依附于任何固定介質(zhì)，因此內(nèi)容與介質(zhì)形式之間可以分離【3】。

二、企業(yè)電子文檔歸檔管理存在問題

目前我國電子文件歸檔、電子文檔管理等工作都處于初級發(fā)展階段，因此在工作中總是面臨較多問題。具體如：

（一）缺乏配套系統(tǒng)

企業(yè)缺少與電子文件、電子文檔相配套的系統(tǒng)，企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)普遍缺少歸檔功能。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些企業(yè)在進行系統(tǒng)功能設(shè)計時將重點集中在了電子文件生成與流轉(zhuǎn)問題上，但是對電子文件歸檔格式、電子文件分類等功能沒有做過多考慮，且系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口也不夠完善。這些問題直接造成電子文件歸檔與電子檔案管理工作無法順利開展【4】。

（二）質(zhì)量管理措施缺乏

電子文件歸檔與電子檔案管理方式比較單一，質(zhì)量保障體系不夠完善，造成電子文件的可靠性、真實性、完整性以及可用性等得不到保障。從電子文件對系統(tǒng)的依賴性高、電子文件易被篡改等問題中可以看出，當前企業(yè)還是缺乏保障電子文件歸檔質(zhì)量、電子檔案管理質(zhì)量的手段。目前一些企業(yè)采用電子印章系統(tǒng)來防止文件流失，但電子印章系統(tǒng)本身還存有許多技術(shù)問題，在使用電子印章系統(tǒng)會檔案進行處理后，檔案上的印章并不能永久清晰保存，印章有可能會變模糊、變黑，從而造成電子文件歸檔困難。

（三）忽視電子文件歸檔需求

企業(yè)在進行電子文件歸檔設(shè)計時未能充分考慮到各歸檔需求，沒有對數(shù)據(jù)接口進行處理，導(dǎo)致數(shù)據(jù)接口的匹配度不高，背景信息不全。這些問題造成的后果是企業(yè)無法對電子文件辦理環(huán)節(jié)進行回溯，電子檔案的真實性、可靠性以及完整性等得不到保障，企業(yè)其他業(yè)務(wù)也因此受到影響。

三、電子文件歸檔步驟與方法

（一）確定電子文件歸檔范圍

確定電子文件歸檔范圍是進行電子文件歸檔時的一項基礎(chǔ)工作，只有確定好歸檔范圍，后續(xù)工作才能更順利地開展。電子文件歸檔范圍的確定需按照標準順序開展。首先企業(yè)需組織工作人員對電子文件與傳統(tǒng)載體文件的配套情況進行調(diào)查，對電子文件的真實性進行檢查并查明電子文件的長期可用性要求。在此基礎(chǔ)上根據(jù)一定的原則劃定回檔范圍。在確定電子文件歸檔范圍時也需要充分考慮到電子文件的存儲密度高，工作人員可適當將文件歸檔范圍予以拓寬，從而保證電子文件內(nèi)容的完整性與真實性【5】。

（二）明確歸檔時間，做好其他準備工作

在對電子文件進行歸檔時，需提前制定好歸檔計劃，確定好歸檔時間，根據(jù)電子文件的規(guī)模、內(nèi)容、歸檔時間限制等準確確定出是對電子文件進行立即歸檔（實時歸檔）還是定期歸檔，然后再有針對性地開展后期的歸檔準備工作。在這里需明確的是，國家規(guī)定的實時歸檔是指將歸檔時間確定在電子文件形成并辦理完結(jié)后；定期歸檔是指企業(yè)遵循規(guī)定在電子文件形成之后一定時間內(nèi)成批次統(tǒng)一進行歸檔與移交。在確定歸檔時間時，一般是要按照電子文件的特點進行。如對財務(wù)憑證、圖紙等特殊型電子文件，應(yīng)參考專門文件歸檔時間進行確定。確定好歸檔時間后，就要科學(xué)選擇對應(yīng)的歸檔方式。如對于需立即歸檔的文件，應(yīng)盡可能采用在線歸檔的方法，對定期歸檔的文件可根據(jù)其他要求在在線歸檔與離線歸檔這兩種方式間靈活選擇。正式歸檔之前，企業(yè)需組織專業(yè)人員完成各項數(shù)據(jù)、文件的采集工作。為確保文件歸檔質(zhì)量，采集的電子文件及組件，內(nèi)容與形式特征、基本元數(shù)據(jù)等比較真實、詳細且完整。在電子文件中，元數(shù)據(jù)是不可缺少的內(nèi)容，工作人員需要將工作重點放在對元數(shù)據(jù)的收集與處理上。收集與處理元數(shù)據(jù)時，必須做到認真謹慎，要通過多個渠道、多種途徑盡可能全面地采集元數(shù)據(jù)，不能將重要數(shù)據(jù)遺漏。在處理元數(shù)據(jù)環(huán)節(jié)，工作人員需開展多次的核對工作，要切實保障元數(shù)據(jù)真實準確并且詳細全面。

（三）規(guī)范完成電子文件整理

在擬制、辦理以及整理的這一過程中，應(yīng)不斷開展數(shù)據(jù)以及文件的采集工作，且采集的數(shù)據(jù)要完整、真實，電子文件的形式、內(nèi)容、組件等需齊全。對電子文件進行整理時，需以企業(yè)自動化業(yè)務(wù)系統(tǒng)或辦公系統(tǒng)為基礎(chǔ)對各數(shù)據(jù)、內(nèi)容等進行分類、排序、鑒定以及存儲等，讓各項信息資源得到規(guī)范、有序地管理。整理電子文件時，企業(yè)有必要組織專員結(jié)合企業(yè)具體情況制定科學(xué)可行的文件分類方案，確定文件分類依據(jù)以及細則，然后讓有關(guān)部門的人員按照規(guī)定對元數(shù)據(jù)以及其他內(nèi)容進行分類整理。整理電子文件時，企業(yè)應(yīng)保證采用的標識符是電子文件及其組件的命名或重命名，從而保證電子文件與組件之間的聯(lián)系不變。

（四）做好電子文件歸檔質(zhì)量管理

電子文件是企業(yè)重要資源，電子文件的歸檔情況關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。為此企業(yè)在開展電子文檔歸檔工作時一定要將質(zhì)量放在第一位，要采取相應(yīng)的質(zhì)量管理措施保證電子文件的真實性、完整性、可靠性以及規(guī)范性等屬性不變。在歸檔時，企業(yè)需提醒有關(guān)人員注意，對于經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換后形式上發(fā)生變化的文件，需對文件內(nèi)容的真實性仔細查明，確保格式轉(zhuǎn)換未對文件的真實性產(chǎn)生影響。在歸檔結(jié)束后組織各人員認真檢查電子文件的元數(shù)據(jù)、文件、組件以及元數(shù)據(jù)的連接手段等，確保各項內(nèi)容規(guī)范可靠。

四、優(yōu)化企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理建議

（一）健全完善管理機制

企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理工作的開展需要有健全完善的體制機制做保障。在當前背景下，企業(yè)要根據(jù)企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理要求對相應(yīng)的體制機制著手完善，對相關(guān)的制度進行調(diào)整，并對實施細則進行落實，為企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理工作的開展做好保障。健全管理機制時，首先應(yīng)從調(diào)整與界定部門與人員的職責入手，以文件形式對相關(guān)職責進行界定與明確，避免在后期出現(xiàn)職責交叉混亂或出現(xiàn)問題后無人負責、互相推諉責任等情況。其次，在企業(yè)內(nèi)部制定實行檔案確認制度，以此保證檔案內(nèi)容的真實性與完整性。收錄、整合以及歸檔檔案前，工作人員與相關(guān)的責任部門進行確認，確定檔案內(nèi)容，確保檔案真實完整。在對各項檔案進行確認時，嚴格按照國家有關(guān)法律規(guī)定與文件要求對項目檔案的內(nèi)容、歸檔范圍、歸檔時間、保管期限表等進行確認，并由有關(guān)部門簽署相應(yīng)的責任書，確保每個檔案管理環(huán)節(jié)都足夠規(guī)范完整。企業(yè)要規(guī)定由檔案部門對電子文件歸檔管理工作進行全程監(jiān)控、前端指導(dǎo)，以此保證電子文件歸檔管理質(zhì)量。

（二）制定完善電子文件歸檔管理細則

為提升電子文件歸檔與電子檔案管理質(zhì)量，企業(yè)可要按照有關(guān)規(guī)定、基于檔案管理現(xiàn)狀制定標準、規(guī)范的檔案管理細則，推進檔案管理工作規(guī)范、高效開展。具體如企業(yè)可明確檔案搜集、整理、鑒定以及存檔等環(huán)節(jié)，讓檔案管理流程更加規(guī)范流暢。企業(yè)可借助先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)管理平臺提高檔案管理工作的規(guī)范化與標準化水平。企業(yè)可基于當前環(huán)境制定信息技術(shù)利用規(guī)范與標準，根據(jù)實際情況建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理標準，制定電子文件歸檔時間、歸檔形式、歸檔格式與接口要求等，為電子文件歸檔與電子檔案管理工作的開展打好基礎(chǔ)。

（三）做好工作人員培訓(xùn)與考核

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，企業(yè)部分檔案工作人員的能力素質(zhì)還有待提升，在工作過程中的表現(xiàn)差強人意，一些人員對工作要求、技術(shù)標準不熟悉，也缺乏這方面的知識與技能，從而無法保質(zhì)保量地完成各項工作。鑒于此，企業(yè)就必須加快人才培育，將技能培訓(xùn)活動與激勵保障機制有機結(jié)合，從而提升人員能力素質(zhì)，改善企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理現(xiàn)狀。在開展人員培訓(xùn)工作時，企業(yè)需根據(jù)工作人員的知識層次、工作態(tài)度、工作經(jīng)歷等制定差異化的培訓(xùn)方案，盡可能做到針對性培訓(xùn)。此外企業(yè)可定期開展職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)會或工作座談會、檔案管理知識講座等，集中檔案人員進行統(tǒng)一學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不斷促進檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德以及專業(yè)能力發(fā)展。企業(yè)要能結(jié)合時代特征組織管理人員參加行業(yè)最新知識與技能培訓(xùn)，讓檔案管理人員的思想和技能都走在信息技術(shù)的前列，從而更好地開展檔案管理工作。

五、結(jié)語

綜上所述，在21 世紀，電子文件已成為企業(yè)檔案資源體系中的一項重要內(nèi)容，電子文件歸檔管理質(zhì)量將直接影響企業(yè)經(jīng)營發(fā)展水平。為此企業(yè)要能立足實際進一步加深對電子文件的研究，在全面了解電子文件的基礎(chǔ)上健全電子文件歸檔管理體系，完善電子文件歸檔管理標準，并對電子文件歸檔管理措施進行完善優(yōu)化，讓電子文件得到規(guī)范有效的管理。