企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理的策略研究

陳云霞

（云南昆鋼資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有限公司，云南 昆明 650300）

目前我國(guó)電子文件歸檔管理工作還處于初步發(fā)展階段，知識(shí)理論不足、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)缺乏，因而容易出現(xiàn)較多問題。下面結(jié)合相關(guān)文獻(xiàn)資料首先對(duì)與電子文件、電子檔案有關(guān)的概念做簡(jiǎn)要論述，其次就企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理現(xiàn)狀做具體探析。

一、電子文件與電子檔案概念簡(jiǎn)述

（一）電子文件

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)采用由國(guó)際檔案理事確定的電子文件的定義，但隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)有關(guān)人員開始意識(shí)到上述定義存有許多不足之處，已無(wú)法為當(dāng)前的工作提供有用參考。因此我國(guó)有關(guān)部門在正式修訂完成的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）中對(duì)電子文件做了重新定義?！兑?guī)范》中指出，無(wú)論電子文件的信息表示方式是何種，只要是在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的信息都應(yīng)屬于電子文件【2】。

（二）電子文件特點(diǎn)

與傳統(tǒng)載體文件相比，電子文件具有許多獨(dú)特特點(diǎn)：

首先，電子文件的信息是由計(jì)算機(jī)進(jìn)行編碼處理，人工無(wú)法直接讀識(shí)，如果不做特殊處理，人員無(wú)法準(zhǔn)確理解信息含義。在數(shù)字信息傳輸與存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，為避免信息遺漏或被竊取，企業(yè)或單位會(huì)為數(shù)字信息采取壓縮、加密等措施，要想正確識(shí)讀各信息就必須先利用計(jì)算機(jī)特定程序進(jìn)行解碼。其次是與傳統(tǒng)載體文件不同，電子文件對(duì)標(biāo)準(zhǔn)體系以及軟硬件有很大的依賴性。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、有關(guān)的軟硬件設(shè)備是電子文件集成、歸檔的基礎(chǔ)。由于電子文件對(duì)硬件、軟件有很大的依賴性，因此當(dāng)運(yùn)行該軟件的操作系統(tǒng)與硬件需要升級(jí)時(shí)，就必須對(duì)文件進(jìn)行遷移或格式轉(zhuǎn)換，以保證文件能夠繼續(xù)使用。此外，電子文件的特別之處還在于文件的內(nèi)容與介質(zhì)能夠分離。傳統(tǒng)載體文件不支持拷貝、復(fù)制以及剪切等操作，但電子文件可以，電子文件不依附于任何固定介質(zhì)，因此內(nèi)容與介質(zhì)形式之間可以分離【3】。

二、企業(yè)電子文檔歸檔管理存在問題

目前我國(guó)電子文件歸檔、電子文檔管理等工作都處于初級(jí)發(fā)展階段，因此在工作中總是面臨較多問題。具體如：

（一）缺乏配套系統(tǒng)

企業(yè)缺少與電子文件、電子文檔相配套的系統(tǒng)，企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)普遍缺少歸檔功能。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些企業(yè)在進(jìn)行系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)時(shí)將重點(diǎn)集中在了電子文件生成與流轉(zhuǎn)問題上，但是對(duì)電子文件歸檔格式、電子文件分類等功能沒有做過多考慮，且系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口也不夠完善。這些問題直接造成電子文件歸檔與電子檔案管理工作無(wú)法順利開展【4】。

（二）質(zhì)量管理措施缺乏

電子文件歸檔與電子檔案管理方式比較單一，質(zhì)量保障體系不夠完善，造成電子文件的可靠性、真實(shí)性、完整性以及可用性等得不到保障。從電子文件對(duì)系統(tǒng)的依賴性高、電子文件易被篡改等問題中可以看出，當(dāng)前企業(yè)還是缺乏保障電子文件歸檔質(zhì)量、電子檔案管理質(zhì)量的手段。目前一些企業(yè)采用電子印章系統(tǒng)來(lái)防止文件流失，但電子印章系統(tǒng)本身還存有許多技術(shù)問題，在使用電子印章系統(tǒng)會(huì)檔案進(jìn)行處理后，檔案上的印章并不能永久清晰保存，印章有可能會(huì)變模糊、變黑，從而造成電子文件歸檔困難。

（三）忽視電子文件歸檔需求

企業(yè)在進(jìn)行電子文件歸檔設(shè)計(jì)時(shí)未能充分考慮到各歸檔需求，沒有對(duì)數(shù)據(jù)接口進(jìn)行處理，導(dǎo)致數(shù)據(jù)接口的匹配度不高，背景信息不全。這些問題造成的后果是企業(yè)無(wú)法對(duì)電子文件辦理環(huán)節(jié)進(jìn)行回溯，電子檔案的真實(shí)性、可靠性以及完整性等得不到保障，企業(yè)其他業(yè)務(wù)也因此受到影響。

三、電子文件歸檔步驟與方法

（一）確定電子文件歸檔范圍

確定電子文件歸檔范圍是進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，只有確定好歸檔范圍，后續(xù)工作才能更順利地開展。電子文件歸檔范圍的確定需按照標(biāo)準(zhǔn)順序開展。首先企業(yè)需組織工作人員對(duì)電子文件與傳統(tǒng)載體文件的配套情況進(jìn)行調(diào)查，對(duì)電子文件的真實(shí)性進(jìn)行檢查并查明電子文件的長(zhǎng)期可用性要求。在此基礎(chǔ)上根據(jù)一定的原則劃定回檔范圍。在確定電子文件歸檔范圍時(shí)也需要充分考慮到電子文件的存儲(chǔ)密度高，工作人員可適當(dāng)將文件歸檔范圍予以拓寬，從而保證電子文件內(nèi)容的完整性與真實(shí)性【5】。

（二）明確歸檔時(shí)間，做好其他準(zhǔn)備工作

在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，需提前制定好歸檔計(jì)劃，確定好歸檔時(shí)間，根據(jù)電子文件的規(guī)模、內(nèi)容、歸檔時(shí)間限制等準(zhǔn)確確定出是對(duì)電子文件進(jìn)行立即歸檔（實(shí)時(shí)歸檔）還是定期歸檔，然后再有針對(duì)性地開展后期的歸檔準(zhǔn)備工作。在這里需明確的是，國(guó)家規(guī)定的實(shí)時(shí)歸檔是指將歸檔時(shí)間確定在電子文件形成并辦理完結(jié)后；定期歸檔是指企業(yè)遵循規(guī)定在電子文件形成之后一定時(shí)間內(nèi)成批次統(tǒng)一進(jìn)行歸檔與移交。在確定歸檔時(shí)間時(shí)，一般是要按照電子文件的特點(diǎn)進(jìn)行。如對(duì)財(cái)務(wù)憑證、圖紙等特殊型電子文件，應(yīng)參考專門文件歸檔時(shí)間進(jìn)行確定。確定好歸檔時(shí)間后，就要科學(xué)選擇對(duì)應(yīng)的歸檔方式。如對(duì)于需立即歸檔的文件，應(yīng)盡可能采用在線歸檔的方法，對(duì)定期歸檔的文件可根據(jù)其他要求在在線歸檔與離線歸檔這兩種方式間靈活選擇。正式歸檔之前，企業(yè)需組織專業(yè)人員完成各項(xiàng)數(shù)據(jù)、文件的采集工作。為確保文件歸檔質(zhì)量，采集的電子文件及組件，內(nèi)容與形式特征、基本元數(shù)據(jù)等比較真實(shí)、詳細(xì)且完整。在電子文件中，元數(shù)據(jù)是不可缺少的內(nèi)容，工作人員需要將工作重點(diǎn)放在對(duì)元數(shù)據(jù)的收集與處理上。收集與處理元數(shù)據(jù)時(shí)，必須做到認(rèn)真謹(jǐn)慎，要通過多個(gè)渠道、多種途徑盡可能全面地采集元數(shù)據(jù)，不能將重要數(shù)據(jù)遺漏。在處理元數(shù)據(jù)環(huán)節(jié)，工作人員需開展多次的核對(duì)工作，要切實(shí)保障元數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確并且詳細(xì)全面。

（三）規(guī)范完成電子文件整理

在擬制、辦理以及整理的這一過程中，應(yīng)不斷開展數(shù)據(jù)以及文件的采集工作，且采集的數(shù)據(jù)要完整、真實(shí)，電子文件的形式、內(nèi)容、組件等需齊全。對(duì)電子文件進(jìn)行整理時(shí)，需以企業(yè)自動(dòng)化業(yè)務(wù)系統(tǒng)或辦公系統(tǒng)為基礎(chǔ)對(duì)各數(shù)據(jù)、內(nèi)容等進(jìn)行分類、排序、鑒定以及存儲(chǔ)等，讓各項(xiàng)信息資源得到規(guī)范、有序地管理。整理電子文件時(shí)，企業(yè)有必要組織專員結(jié)合企業(yè)具體情況制定科學(xué)可行的文件分類方案，確定文件分類依據(jù)以及細(xì)則，然后讓有關(guān)部門的人員按照規(guī)定對(duì)元數(shù)據(jù)以及其他內(nèi)容進(jìn)行分類整理。整理電子文件時(shí)，企業(yè)應(yīng)保證采用的標(biāo)識(shí)符是電子文件及其組件的命名或重命名，從而保證電子文件與組件之間的聯(lián)系不變。

（四）做好電子文件歸檔質(zhì)量管理

電子文件是企業(yè)重要資源，電子文件的歸檔情況關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展。為此企業(yè)在開展電子文檔歸檔工作時(shí)一定要將質(zhì)量放在第一位，要采取相應(yīng)的質(zhì)量管理措施保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性以及規(guī)范性等屬性不變。在歸檔時(shí)，企業(yè)需提醒有關(guān)人員注意，對(duì)于經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換后形式上發(fā)生變化的文件，需對(duì)文件內(nèi)容的真實(shí)性仔細(xì)查明，確保格式轉(zhuǎn)換未對(duì)文件的真實(shí)性產(chǎn)生影響。在歸檔結(jié)束后組織各人員認(rèn)真檢查電子文件的元數(shù)據(jù)、文件、組件以及元數(shù)據(jù)的連接手段等，確保各項(xiàng)內(nèi)容規(guī)范可靠。

四、優(yōu)化企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理建議

（一）健全完善管理機(jī)制

企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理工作的開展需要有健全完善的體制機(jī)制做保障。在當(dāng)前背景下，企業(yè)要根據(jù)企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理要求對(duì)相應(yīng)的體制機(jī)制著手完善，對(duì)相關(guān)的制度進(jìn)行調(diào)整，并對(duì)實(shí)施細(xì)則進(jìn)行落實(shí)，為企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理工作的開展做好保障。健全管理機(jī)制時(shí)，首先應(yīng)從調(diào)整與界定部門與人員的職責(zé)入手，以文件形式對(duì)相關(guān)職責(zé)進(jìn)行界定與明確，避免在后期出現(xiàn)職責(zé)交叉混亂或出現(xiàn)問題后無(wú)人負(fù)責(zé)、互相推諉責(zé)任等情況。其次，在企業(yè)內(nèi)部制定實(shí)行檔案確認(rèn)制度，以此保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性與完整性。收錄、整合以及歸檔檔案前，工作人員與相關(guān)的責(zé)任部門進(jìn)行確認(rèn)，確定檔案內(nèi)容，確保檔案真實(shí)完整。在對(duì)各項(xiàng)檔案進(jìn)行確認(rèn)時(shí)，嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律規(guī)定與文件要求對(duì)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限表等進(jìn)行確認(rèn)，并由有關(guān)部門簽署相應(yīng)的責(zé)任書，確保每個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)都足夠規(guī)范完整。企業(yè)要規(guī)定由檔案部門對(duì)電子文件歸檔管理工作進(jìn)行全程監(jiān)控、前端指導(dǎo)，以此保證電子文件歸檔管理質(zhì)量。

（二）制定完善電子文件歸檔管理細(xì)則

為提升電子文件歸檔與電子檔案管理質(zhì)量，企業(yè)可要按照有關(guān)規(guī)定、基于檔案管理現(xiàn)狀制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理細(xì)則，推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范、高效開展。具體如企業(yè)可明確檔案搜集、整理、鑒定以及存檔等環(huán)節(jié)，讓檔案管理流程更加規(guī)范流暢。企業(yè)可借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)提高檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化水平。企業(yè)可基于當(dāng)前環(huán)境制定信息技術(shù)利用規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)實(shí)際情況建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定電子文件歸檔時(shí)間、歸檔形式、歸檔格式與接口要求等，為電子文件歸檔與電子檔案管理工作的開展打好基礎(chǔ)。

（三）做好工作人員培訓(xùn)與考核

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，企業(yè)部分檔案工作人員的能力素質(zhì)還有待提升，在工作過程中的表現(xiàn)差強(qiáng)人意，一些人員對(duì)工作要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，也缺乏這方面的知識(shí)與技能，從而無(wú)法保質(zhì)保量地完成各項(xiàng)工作。鑒于此，企業(yè)就必須加快人才培育，將技能培訓(xùn)活動(dòng)與激勵(lì)保障機(jī)制有機(jī)結(jié)合，從而提升人員能力素質(zhì)，改善企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理現(xiàn)狀。在開展人員培訓(xùn)工作時(shí)，企業(yè)需根據(jù)工作人員的知識(shí)層次、工作態(tài)度、工作經(jīng)歷等制定差異化的培訓(xùn)方案，盡可能做到針對(duì)性培訓(xùn)。此外企業(yè)可定期開展職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)會(huì)或工作座談會(huì)、檔案管理知識(shí)講座等，集中檔案人員進(jìn)行統(tǒng)一學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不斷促進(jìn)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德以及專業(yè)能力發(fā)展。企業(yè)要能結(jié)合時(shí)代特征組織管理人員參加行業(yè)最新知識(shí)與技能培訓(xùn)，讓檔案管理人員的思想和技能都走在信息技術(shù)的前列，從而更好地開展檔案管理工作。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在21 世紀(jì)，電子文件已成為企業(yè)檔案資源體系中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，電子文件歸檔管理質(zhì)量將直接影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展水平。為此企業(yè)要能立足實(shí)際進(jìn)一步加深對(duì)電子文件的研究，在全面了解電子文件的基礎(chǔ)上健全電子文件歸檔管理體系，完善電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)電子文件歸檔管理措施進(jìn)行完善優(yōu)化，讓電子文件得到規(guī)范有效的管理。