檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新

蘇瑞珍 王曉蘭 訾勇

（1.伊金霍洛旗就業(yè)和社會保險(xiǎn)事業(yè)中心；2.伊金霍洛旗人力資源綜合服務(wù)中心；3.伊金霍洛旗圣地電力維護(hù)有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古自治區(qū) 鄂爾多斯 017200）

一、分析檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際意義

通常來說，資料保存是否完善以及是否高效地使用檔案信息，無疑是評價(jià)檔案管理工作質(zhì)量高低的關(guān)鍵指標(biāo)。隨著信息化技術(shù)的不斷完善，信息化技術(shù)可以有效解決傳統(tǒng)檔案管理工作效率低的弊端。此外，信息化技術(shù)可以對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并將檔案信息儲存到計(jì)算機(jī)中，如有需要可以快速地完成檔案信息檢索工作，提升檔案信息的查找效率。與此同時(shí)，加快檔案管理信息化建設(shè)速度，可以將原本未能充分利用的檔案信息得到高效利用，確保檔案管理職能獲得充分履行。當(dāng)前，信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域，特別對于檔案管理而言，信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以使檔案信息搜集、整理以及存儲等一系列流程以自動(dòng)化的方式實(shí)現(xiàn)，加強(qiáng)檔案工作在各個(gè)領(lǐng)域的滲透速度。由于信息化技術(shù)具有諸多優(yōu)點(diǎn)，檔案管理人員應(yīng)以信息化思想為指導(dǎo)，構(gòu)建完備的管理體系，并注重完成“大數(shù)據(jù)平臺”的搭建工作，積極拓展檔案信息的應(yīng)用范圍，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索與應(yīng)用。在信息化時(shí)代背景下，借助互聯(lián)網(wǎng)與信息化技術(shù)，檔案管理人員應(yīng)注重構(gòu)建信息化知識體系，增強(qiáng)信息意識與數(shù)據(jù)安全意識，確保檔案信息化建設(shè)工作可以高質(zhì)量地完成。

二、檔案管理信息化發(fā)展的現(xiàn)狀

（一）未對檔案管理信息化引起足夠的關(guān)注

信息化建設(shè)對于檔案管理工作具有不可比擬的重要性，對于部分從事檔案管理工作的人員而言，其忽視信息化技術(shù)對于檔案管理工作所產(chǎn)生的變革作用，所以導(dǎo)致信息化建設(shè)在檔案管理領(lǐng)域停滯不前，甚至存在不支持檔案管理信息化建設(shè)工作的情況，導(dǎo)致信息化建設(shè)工作充滿了不確定性。此外，由于檔案管理信息化建設(shè)工作比較滯后，加之不重視信息化人才培養(yǎng)工作，致使檔案管理人員無法高效使用信息化技術(shù)，對信息化技術(shù)知識一知半解，嚴(yán)重影響實(shí)際工作效率與質(zhì)量，降低檔案管理信息化建設(shè)的積極性。

（二）案管理信息化建設(shè)欠缺科學(xué)規(guī)劃

眾所周知，標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是檔案管理信息化建設(shè)可以有條不紊推進(jìn)的重要基石。調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，部分檔案管理職能部門在檔案管理信息化建設(shè)中疏于建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的流程，導(dǎo)致許多問題在辦理檔案管理業(yè)務(wù)過程中出現(xiàn)。此外，即便完成了信息化平臺搭建工作，但是由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)化制度，致使信息化管理平臺無法有效運(yùn)行，難以發(fā)揮信息化技術(shù)在檔案管理工作中的作用，對檔案管理信息化建設(shè)工作產(chǎn)生負(fù)面影響。

（三）檔案管理信息化建設(shè)欠缺標(biāo)準(zhǔn)體系

改革開放加快我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度，對檔案管理工作也提出了許多新的要求。因此，為了使檔案管理工作可以在有序的框架內(nèi)進(jìn)行，必須要建立統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系。但是，當(dāng)前我國信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一，欠缺完善的管理體系，不僅影響信息化平臺的建設(shè)速度，而且也會影響紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息的效率，檔案管理的難度大幅度增加，同時(shí)也會導(dǎo)致檔案管理變得十分混亂，影響檔案信息的安全性。

（四）檔案管理欠缺安全意識

在信息化時(shí)代下，檔案信息的安全性至關(guān)重要，如果檔案信息發(fā)生泄露或竊取事件，社會影響會十分惡劣。對于檔案管理工作而言，當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)管理模式下的檔案信息安全性已經(jīng)難以迎合時(shí)代發(fā)展要求，需要在信息化技術(shù)的幫助下，不斷提升檔案信息的安全性，避免發(fā)生檔案信息泄漏或竊取問題。但是，部分檔案管理機(jī)構(gòu)欠缺安全意識，檔案管理信息化平臺的搭建不注重安全防護(hù)，致使安全隱患大為增加。

三、檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新策略

（一）重視檔案管理電子信息化建設(shè)工作

信息化建設(shè)是檔案管理事業(yè)今后重要的發(fā)展方向，所以為了加快信息化技術(shù)在檔案管理中的融入速度，無論是檔案管理領(lǐng)導(dǎo)者，還是普通工作人員，均要重視信息化技術(shù)的重要作用，并通過加強(qiáng)責(zé)任意識，以現(xiàn)代化的檔案管理信息管理理念武裝自身，落實(shí)各項(xiàng)信息化管理要求，將工作重心從檔案管理過渡到檔案管理信息化建設(shè)之中。除此之外，為了進(jìn)一步加快推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程，檔案管理機(jī)構(gòu)相關(guān)工作人員應(yīng)發(fā)揮主觀能動(dòng)意識，積極引入先進(jìn)的信息化管理理念，增強(qiáng)檔案管理人員的使命感，花費(fèi)更多時(shí)間完成信息化管理平臺的搭建工作，確保檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)可以快速實(shí)現(xiàn)。

（二）積極創(chuàng)新檔案信息化管理方式

經(jīng)濟(jì)速度的持續(xù)加快，加大了社會對檔案信息的需求程度，加快檔案信息檢索效率成了檔案管理工作的核心。因此，除了要關(guān)注檔案管理信息化建設(shè)工作外，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)落實(shí)主體責(zé)任，加快紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息的效率。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)搭建信息存儲平臺，將數(shù)字信息存儲到平臺中，方便檔案信息的調(diào)取與共享。此外，鑒于傳統(tǒng)檔案管理模式過于陳舊，并且與時(shí)代發(fā)展要求相背離，所以有關(guān)檔案管理人員應(yīng)從轉(zhuǎn)換思想觀念入手，了解信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢，建立主動(dòng)服務(wù)意識，創(chuàng)新管理方式，將信息化技術(shù)與檔案管理工作相互融合，加快檔案信息檢索效率，努力提前有價(jià)值的信息資源，建立規(guī)范檔案管理制度使具體管理工作可以有序開展，提升檔案管理效率與水平。

（三）優(yōu)化檔案管理部門職能

隨著我國改革開放的不斷深入，社會發(fā)展日新月異，檔案管理機(jī)構(gòu)的職能也要隨之變化。在檔案管理工作中，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，不斷地對檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，并要求檔案管理人員具備自主學(xué)習(xí)意識，不斷豐富其自身技能水平，從而順應(yīng)檔案管理機(jī)構(gòu)職能變化的要求。此外，檔案管理機(jī)構(gòu)要在明確自身定位的基礎(chǔ)上，加大機(jī)構(gòu)調(diào)整力度，不僅要為民眾提供翔實(shí)的檔案信息，而且也要為民眾提供信息檢索與信息整理等方面的服務(wù)，做好信息管理平臺的搭建工作，完善管理平臺的功能，從而使檔案管理機(jī)構(gòu)可以為民眾提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

（四）做好高水平隊(duì)伍的組建工作

高水平、高素質(zhì)的專業(yè)信息化技術(shù)人員是檔案管理信息化建設(shè)工作中的核心要素，所以必須要做好專業(yè)人才儲備工作，使其具備信息化意識的同時(shí)，擁有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)，確保信息化平臺可以得到有效維護(hù)，并通過建立科學(xué)獎(jiǎng)懲制度激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，保證檔案管理信息化建設(shè)工作可以實(shí)現(xiàn)既定發(fā)展目標(biāo)。

（五）投入資金提升信息平臺的穩(wěn)定性

在檔案管理信息化建設(shè)工作中，如果沒有大量資金投入，勢必會影響檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。因此，檔案管理機(jī)構(gòu)需要在提升預(yù)算比例的基礎(chǔ)上，增加資金投入力度，提升信息化平臺的軟硬件配置，方可使檔案管理信息化平臺的作用發(fā)揮出來，從而提升檔案管理信息平臺運(yùn)行的穩(wěn)定性。除此之外，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作特點(diǎn)，有針對性地開發(fā)信息系統(tǒng)，并加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使檔案管理人員熟悉信息化管理流程，做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，確保檔案管理信息化建設(shè)可以有條不紊地開展。

（六）完善檔案信息化管理制度

在完善檔案信息化管理制度過程中，除了要投入資金提升信息化平臺的軟硬件配置外，還應(yīng)從制定科學(xué)、合理的制度層面入手，以實(shí)際檔案管理工作的需求為落腳點(diǎn)，將制度優(yōu)勢顯現(xiàn)出來。此外，在建立并完善檔案信息化管理制度過程中，同樣要考慮從制度層面激發(fā)檔案管理人員工作的積極態(tài)度，制定科學(xué)的獎(jiǎng)懲政策，積極聽取檔案管理人員的意見，認(rèn)真解決檔案管理信息化平臺存在的問題，發(fā)揮信息化技術(shù)在檔案管理工作中的作用，在合理的制度框架內(nèi)將信息化技術(shù)的優(yōu)勢顯現(xiàn)出來。

（七）注重整合檔案信息資源

眾所周知，檔案信息覆蓋的領(lǐng)域眾多、信息復(fù)雜且龐大，所以為了加快檔案管理信息化建設(shè)速度，需要檔案管理人員注重搜集與整合有價(jià)值的檔案信息，并做好檔案信息的分類工作，確保民眾可以快速檢索到檔案信息，提升檔案信息的利用價(jià)值。此外，在信息化平臺中，可通過分級管理的方式對各類信息進(jìn)行整合與歸納，將信息妥善存儲到電子設(shè)備當(dāng)中，延長檔案信息的存放時(shí)間，將資源信息的價(jià)值最大限度地挖掘出來。

四、結(jié)語

國家大事，必作于細(xì)；千年大計(jì)，只爭朝夕。鑒于信息化技術(shù)在檔案管理中的作用不斷加強(qiáng)，無論是檔案管理方式，還是檔案管理模式均會因信息化技術(shù)的出現(xiàn)而產(chǎn)生巨大變革。因此，檔案管理部門應(yīng)抓緊時(shí)間，加快信息化技術(shù)在檔案管理中的滲透力度，將信息化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢發(fā)揮出來，使檔案管理信息化在科學(xué)發(fā)展路徑下落地生根，并提升信息化技術(shù)在檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用力度，對推動(dòng)我國檔案管理事業(yè)發(fā)展具有不可替代的作用。