淺談如何開展中學(xué)文書檔案管理工作

陳婷園

（廣西賀州第一高級(jí)中學(xué)，廣西 賀州 542899）

文書檔案是反映黨務(wù)、行政管理活動(dòng)的檔案，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，它記錄了一個(gè)社會(huì)組織所從事的各類管理活動(dòng)，通常由辦理完畢的有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成，包括請(qǐng)示、批復(fù)、工作計(jì)劃和工作總結(jié)等。中學(xué)文書檔案，是學(xué)校開展各項(xiàng)工作的記錄和憑證，做好文書檔案管理工作，有助于學(xué)校教學(xué)管理工作的順利開展。為最大程度地呈現(xiàn)文書檔案價(jià)值，本文就如何開展中學(xué)文書檔案管理工作進(jìn)行論述。

一、要對(duì)中學(xué)文書檔案有初步的認(rèn)知

在日常工作中，學(xué)校各個(gè)部門、處室產(chǎn)生的文件資料多而雜，不是所有的文件資料都能成為文書檔案。比如本?？蒲刑幱涊d的教師繼續(xù)教育、培訓(xùn)、進(jìn)修等資料，事關(guān)教師的職稱評(píng)比、崗位晉級(jí)等，是比較重要材料，需要永久保存；教研組、備課組和年級(jí)組填報(bào)的工作計(jì)劃、總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)材料保管期限為30 年；班主任工作計(jì)劃、總結(jié)和經(jīng)驗(yàn)材料保管期限為10 年。無論保管期限是永久還是30 年，10 年，都具有保存價(jià)值，都可以轉(zhuǎn)化為文書檔案進(jìn)行歸檔。而本校無查考利用價(jià)值的臨時(shí)性文件，一般性文件的修改稿、各次校對(duì)稿等文件資料，不需要?dú)w檔。理清楚學(xué)校各個(gè)部門產(chǎn)生的文件涵蓋哪些內(nèi)容以及哪些文件資料有保存價(jià)值需要?dú)w檔，對(duì)文書檔案管理工作的開展尤為重要。

首先，檔案管理人員要了解文書檔案的前身，即文件資料，了解本校有價(jià)值的、需要?dú)w檔的文件資料有哪些以及產(chǎn)生這些文件資料的所在部門。以我校為例，構(gòu)成的部門有行政辦、黨委辦、政教處、總務(wù)處、科研處、工會(huì)等，每個(gè)部門分工明確，各司其職又相互配合，所產(chǎn)生的文件資料也不相同。比如科研處產(chǎn)生的文件與教師的課題研究、賽課、聽課記錄等有關(guān)，教務(wù)處保存的文件涉及學(xué)校教師上課安排、學(xué)生考試成績(jī)、教師教學(xué)評(píng)價(jià)、教輔征訂等，總務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)?；?、招標(biāo)采購(gòu)、校園建設(shè)、校園環(huán)境綠化及美化等，所形成的文件與學(xué)校的運(yùn)轉(zhuǎn)有直接聯(lián)系。了解各部門形成的文件材料有哪些，是做好文書檔案管理工作的前提。

其次，檔案管理人員要深入到各個(gè)部門了解文件資料形成的形式、時(shí)間、內(nèi)容等，摸清文件資料的來龍去脈，確定哪些文件資料具有保存價(jià)值，以便進(jìn)行下一步的管理工作。以我校為例，招生考試院下達(dá)的高中招生計(jì)劃，事關(guān)學(xué)校教室、宿舍、學(xué)生分班和教師教學(xué)等，涉及學(xué)校各個(gè)部門的統(tǒng)籌安排，學(xué)校只有根據(jù)招生計(jì)劃文件要求，才能部署開展一系列的工作。而招生計(jì)劃每年都有變化，相應(yīng)的文件具有重要的參考價(jià)值和利用價(jià)值，能為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做決策提供依據(jù)，因而需要將其轉(zhuǎn)化為文書檔案進(jìn)行歸檔。正所謂“知己知彼百戰(zhàn)不殆”，這句話同樣適用于文書檔案管理工作上。如果對(duì)文書檔案的相關(guān)內(nèi)容一無所知，談何管理？

二、制訂中學(xué)文書檔案管理制度

“無規(guī)矩不成方圓”，缺乏一套完善的文書檔案管理制度，會(huì)讓檔案管理工作人員在管理的過程中得不到正確的指導(dǎo)，容易出現(xiàn)文書檔案整理不規(guī)范、缺漏、易堆積、丟失等問題，直接影響到文書檔案價(jià)值的發(fā)揮，進(jìn)而影響學(xué)校的日常管理。因此，開展文書檔案管理工作，必須在了解學(xué)校文書檔案的基本內(nèi)容的前提下，制訂文書檔案管理制度，包括文書檔案收集整理、保管、利用、保密、銷毀等方面的制度。

文書檔案管理制度是為學(xué)校服務(wù)的，而不是單獨(dú)為了某個(gè)處室或者某個(gè)人。制訂文書檔案管理制度，要具有大局意識(shí)，站在一定的高度，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況出發(fā)，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，而不是盲目照搬照抄其他學(xué)校的制度。比如說在檔案類目設(shè)置上，一般設(shè)置十一個(gè)大類，即行政管理類、黨群工作類、教育教學(xué)類等，學(xué)校應(yīng)根據(jù)內(nèi)部情況適當(dāng)增減大類；在檔案分類上，以行政管理檔案為例，文件少的可按照“年度-保管期限”進(jìn)行分類，文件較多的可按照“年度-問題（機(jī)構(gòu)）-保管期限”進(jìn)行分類；學(xué)校文件資料歸檔時(shí)間，以教育教學(xué)類文件材料為例，可在學(xué)年結(jié)束年的12 月底前完成歸檔。學(xué)校應(yīng)在檔案類目設(shè)置、檔案分類、歸檔時(shí)間等方面制訂一個(gè)全面、合理、科學(xué)、切實(shí)可行的方案，讓文書檔案管理工作章可循，有據(jù)可依，讓文書檔案管理工作人員在管理的過程中始終保持清晰的目標(biāo)和航向。

三、充實(shí)人才隊(duì)伍，配備軟硬件設(shè)施設(shè)備

想要做好中學(xué)文書檔案整理工作，需投入一定的人力、物力、財(cái)力，除此之外，還需要專業(yè)的檔案管理工作人員隊(duì)伍，并設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備相應(yīng)的管理設(shè)施設(shè)備。

（一）配備專業(yè)的人員

很多中學(xué)的檔案管理人員非專職人員，多為行政人員或者是學(xué)校兼職教師，且大多是身兼數(shù)職。這些兼職工作人員，在教學(xué)或者辦公室業(yè)務(wù)上已是應(yīng)接不暇，沒有太多的時(shí)間花在檔案管理工作上，對(duì)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)了解和掌握得不多。在實(shí)際的工作過程中，沒有對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行深入研究，缺乏主動(dòng)性和較高的責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)重影響文書檔案的收集、整理、利用，導(dǎo)致文書檔案管理工作無法滿足實(shí)際管理工作需要和時(shí)代需求，影響文書檔案的價(jià)值和作用的發(fā)揮。學(xué)校應(yīng)建立激勵(lì)機(jī)制和人才挖掘機(jī)制，鼓勵(lì)更多的人員參與到文書檔案管理這項(xiàng)工作中來，同時(shí)也要注重培養(yǎng)年輕的檔案管理工作人員，因?yàn)槟贻p人學(xué)習(xí)能力強(qiáng)，創(chuàng)新思維活躍，能快速掌握檔案數(shù)字化過程中所使用的設(shè)施設(shè)備，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理模式從傳統(tǒng)方式到新時(shí)代新方式的轉(zhuǎn)變，有利于提高文書檔案管理工作效率，進(jìn)而充分發(fā)揮文書檔案的作用和價(jià)值。一項(xiàng)高效、優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作，需要有優(yōu)秀的專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)作為支撐。

（二）設(shè)置專門的檔案庫(kù)房

中學(xué)文書檔案管理工作繁雜瑣碎，需要有足夠的耐心和細(xì)心，屬于服務(wù)性比較強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)默默無聞、不起眼的工作，往往容易被人忽略，很多學(xué)校在文書檔案管理方面投入的人力、物力、財(cái)力明顯不足。很多中學(xué)沒有設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，直接用辦公室充當(dāng)庫(kù)房，或者設(shè)置了簡(jiǎn)單的庫(kù)房，但各種防火防蟲等各方面條件跟不上，達(dá)不到符合條件。設(shè)置的庫(kù)房要求達(dá)到防火、防水、防蟲、防潮、防盜、防霉、防光、防高溫等要求，要配備溫度計(jì)、除濕機(jī)、空調(diào)機(jī)等，同時(shí)也要配備文書檔案管理工作需要的工具，如裝訂器、復(fù)印機(jī)、掃描儀等。檔案庫(kù)房應(yīng)集中布置，自成一區(qū)，要有單獨(dú)的出入口，庫(kù)房?jī)?nèi)不得設(shè)置其他用房，與其他用房之間的通道不得穿越庫(kù)房。設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，可以避免文書檔案散落在學(xué)校各個(gè)部門，確保文書檔案的完整性，能最大限度地保護(hù)文書檔案，充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

（三）配備文書檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備

由于傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，需要花費(fèi)大量的時(shí)間成本和人力資源，在檔案借閱和利用上，往往不能及時(shí)、快速、準(zhǔn)確地為學(xué)校教職員工和校外其他人員提供優(yōu)質(zhì)良好的服務(wù)，工作效率低，工作開展緩慢，難以推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。如今進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，文書檔案從之前的紙質(zhì)化管理，到現(xiàn)在的數(shù)字化管理，管理手段、方式發(fā)生了重大變化，意味著檔案管理工作人員要時(shí)刻更新自身的知識(shí)儲(chǔ)備，也意味著改變傳統(tǒng)的檔案管理模式勢(shì)在必行。文書檔案數(shù)字化的過程中，需要使用到計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤等。數(shù)據(jù)處理工作還需要相應(yīng)的軟件支持，比如文件管理軟件、掃描程序等，確保文書檔案數(shù)字處理工作的安全。將文書檔案數(shù)字化，可以大大提高查閱率和利用率，也減少對(duì)檔案原件的磨損。

（四）加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提高專業(yè)能力

檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)勢(shì)在必行，尤其是崗前培訓(xùn)。我國(guó)檔案專業(yè)培訓(xùn)始于1950 年。1952 年11 月開辦了學(xué)制為一年的檔案專修班，1988 年國(guó)家檔案局檔案干部教育中心成立。在這71 年的時(shí)間里，檔案專業(yè)崗位培訓(xùn)與時(shí)俱進(jìn)，都能針對(duì)檔案工作中遇到的“熱點(diǎn)”與“難點(diǎn)”提出見解和方案。

檔案不是一成不變的，文書檔案管理工作的方式和內(nèi)容也在不斷變化，我們應(yīng)該用科學(xué)發(fā)展觀來看待文書檔案管理工作。一方面，學(xué)校應(yīng)定期安排人員去參加這方面的培訓(xùn)，了解新變化，新趨勢(shì)，新格局，將所學(xué)應(yīng)用能到實(shí)際工作當(dāng)中。比如說檔案數(shù)字化方面的培訓(xùn)，學(xué)會(huì)使用掃描儀和準(zhǔn)確處理掃描過程中遇到的問題，可以減少檔案數(shù)字化過程中出現(xiàn)的失誤，提高工作效率。另一方面也邀請(qǐng)檔案培訓(xùn)專家到當(dāng)?shù)剡M(jìn)行講解培訓(xùn)，采用“理論+實(shí)操”的方式培訓(xùn)，實(shí)時(shí)指導(dǎo)，不斷糾正，不斷改進(jìn)完善。為能讓更多的中學(xué)文書檔案管理人員參與到這個(gè)檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)當(dāng)中，減少整理檔案過程中出現(xiàn)的失誤，提高文書檔案的利用率，可建設(shè)專門的網(wǎng)上檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)平臺(tái)，利用科學(xué)技術(shù)手段進(jìn)行線上培訓(xùn)，采用線上機(jī)器人答疑等，靈活采取各種方式宣傳相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，以簡(jiǎn)單方便的方式傳達(dá)新訊息、新技巧、新技能，從而讓中學(xué)文書檔案管理工作更加規(guī)范有序標(biāo)準(zhǔn)化。

（五）要重視文書檔案管理

因?yàn)槲臅鴻n案自身的服務(wù)屬性，讓很多人忽略了它的重要性。只有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性，增強(qiáng)管理意識(shí)，重視文書檔案管理，才能自上而下地貫徹執(zhí)行文書檔案收集、整理、保管等方面的制度。目前，很多中學(xué)在文件資料上仍存在重辦理、輕收集的現(xiàn)象，導(dǎo)致文書檔案沒有發(fā)揮其應(yīng)有的利用價(jià)值。這就需要檔案管理部門利用學(xué)校宣傳欄、電子屏、黑板報(bào)等方式定期開展文書檔案宣傳工作，營(yíng)造濃厚的檔案工作氛圍，加強(qiáng)學(xué)校各部門工作人員對(duì)文書檔案的認(rèn)識(shí)，使文書檔案的收集整理工作得到重視。文書檔案的管理需要學(xué)校各部門的積極配合，只有各部門在平時(shí)工作的過程中注重收集重要的文件資料，并按照學(xué)校規(guī)定的歸檔時(shí)間按時(shí)移交，這樣檔案管理工作人員才能及時(shí)對(duì)文件資料進(jìn)行整理歸檔。同時(shí)，檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，變“坐等上門”為“主動(dòng)上門”去收集文件資料，化被動(dòng)為主動(dòng)，積極與各學(xué)校部門溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)各部門做好文件資料的收集、整理、移交、登記等工作，及時(shí)解決文件資料移交之前遇到的各種問題，比如文件資料不齊全，臺(tái)賬不明確不清晰等。另外要確定各部門的文書檔案負(fù)責(zé)人，制訂文書檔案管理的組織架構(gòu)和工作對(duì)接機(jī)制，加強(qiáng)檔案主管部門與各部門的雙向聯(lián)系，避免在文書檔案在管理過程中出現(xiàn)錯(cuò)漏或者銜接不當(dāng)?shù)那闆r。

結(jié)束語

綜上所述，中學(xué)文書檔案對(duì)于學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展有著重要的意義。為切實(shí)有效地開展中學(xué)文書檔案管理工作，使其有序規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化，發(fā)揮文書檔案的價(jià)值和作用，需要學(xué)校各部門相互配合，從各個(gè)方面、各個(gè)角度去落實(shí)。