對(duì)檔案信息管理重要性的認(rèn)識(shí)

劉恩鵬

（濰坊市中醫(yī)院，山東 濰坊 261041）

前言：檔案存儲(chǔ)的信息管理是一個(gè)長(zhǎng)期發(fā)展的過(guò)程，其中檔案存儲(chǔ)的方式從以檔案數(shù)據(jù)的紙質(zhì)為重心轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案的信息數(shù)據(jù)為重心。在整個(gè)過(guò)程中，只有順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，用當(dāng)代的信息技術(shù)代替以前的檔案存儲(chǔ)方式，才能快速提高檔案存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。

一、檔案信息規(guī)劃的重要性

（一）對(duì)檔案管理部門(mén)的實(shí)際意義

1.檔案信息管理可以提高檔案保管人員的工作效率

檔案保管作為一種知識(shí)管理系統(tǒng)，不僅要求管理人員具有一定的文化和藝術(shù)修養(yǎng)，而且還要勤奮耐心。檔案存儲(chǔ)無(wú)聊且復(fù)雜，并且檔案存儲(chǔ)人員容易出現(xiàn)工作中的錯(cuò)誤和遺漏。實(shí)施檔案信息化管理后，可以在內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行檔案的查看，閱讀和訪問(wèn)，從而減少了多余的事務(wù)管理。提高了員工的工作效率，減少了不正確的可能性，并減少了檔案人員從繁瑣的工作中擺脫出來(lái)，這樣就可以有大量的時(shí)間和精力來(lái)學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識(shí)和新的管理方案。

2.檔案信息管理可以合理開(kāi)展檔案館主題活動(dòng)

檔案數(shù)據(jù)的接受，驗(yàn)證和輸入都是檔案存儲(chǔ)的基本任務(wù)。如果手工進(jìn)行這種工作，不僅會(huì)浪費(fèi)檔案數(shù)據(jù)人員的時(shí)間和精力，而且還具有分散的功能，不利于中后期審查。檔案工作實(shí)施信息化管理后，在檔案存儲(chǔ)服務(wù)平臺(tái)的基礎(chǔ)上，檔案資料的收集，整理和研究工作得到了改善。收據(jù)的時(shí)間，總數(shù)和內(nèi)容一目了然，減少了檔案用戶在中后期閱讀紙質(zhì)檔案原材料的時(shí)間，避免了無(wú)效勞動(dòng)。

3.檔案數(shù)據(jù)的信息化管理可以更好地存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)

由于洪水災(zāi)害，人為破壞，環(huán)境安全管理等原因，紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)有時(shí)會(huì)丟失和損壞，在管理和應(yīng)用的整個(gè)過(guò)程中不可避免地會(huì)發(fā)生損壞。檔案數(shù)據(jù)的信息化管理是基于Internet 和數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢，依靠Internet 和數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)查詢，存儲(chǔ)，整理檔案信息資源，最終在計(jì)算機(jī)上完成資源共享和檔案信息資源的使用。終端是根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)（適用于單位的所有部門(mén)）而設(shè)計(jì)的。檔案用戶可以提供生動(dòng)，多彩，方便，快捷的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)。

（二）對(duì)檔案數(shù)據(jù)查看者的實(shí)際意義

傳統(tǒng)的檢查方法是檔案管理員從檔案目錄中查找檔案的合理部分的記錄，并根據(jù)記錄在倉(cāng)庫(kù)中進(jìn)行搜索。這種方法不僅浪費(fèi)了檔案管理員的人力資源，而且浪費(fèi)了讀者的時(shí)間。完成檔案的數(shù)字管理后，可以基于Internet 在單位內(nèi)部查看一些非保密檔案的信息內(nèi)容。檔案存儲(chǔ)人員不再需要去倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行搜索，讀者也不需要去檔案?jìng)}庫(kù)來(lái)閱讀紙質(zhì)檔案。無(wú)需外出即可執(zhí)行所有閱讀步驟，大大節(jié)省了時(shí)間和精力。

（三）對(duì)單位的實(shí)際意義

檔案信息是單位的無(wú)形資產(chǎn)，精神財(cái)富以及單位發(fā)展歷史的真實(shí)記錄。它是進(jìn)行調(diào)查，科學(xué)研究和解決問(wèn)題的基礎(chǔ)，為單位的發(fā)展趨勢(shì)提供了有益的參考。實(shí)施檔案信息化管理可以更好地收集和管理信息資源，例如更快速，方便地為單位提供強(qiáng)大的幫助，并為領(lǐng)導(dǎo)者展示合理的服務(wù)項(xiàng)目。

（四）對(duì)全社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)意義

在信息管理社會(huì)的發(fā)展中，檔案的信息化管理還有很長(zhǎng)的路要走。在這個(gè)階段，檔案的信息管理尚不能全面服務(wù)于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。檔案存儲(chǔ)工作的封閉狀態(tài)和半封閉狀態(tài)之間的分歧以及在社會(huì)發(fā)展中對(duì)使用檔案信息內(nèi)容的要求越來(lái)越高。在這種情況下，檔案信息管理服務(wù)項(xiàng)目已成為當(dāng)今檔案管理及其未來(lái)目標(biāo)的立足點(diǎn)。檔案數(shù)據(jù)組織，特別是檔案室，房間等的業(yè)務(wù)流程組織，已經(jīng)從紙質(zhì)線路管理逐步過(guò)渡到信息管理。

二、改善檔案信息化管理的對(duì)策

（一）將紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容轉(zhuǎn)換為智能信息內(nèi)容

為了擺脫最初的檔案存儲(chǔ)方法，要借助互聯(lián)網(wǎng)完成檔案存儲(chǔ)的信息化，配置統(tǒng)一的管理方法和設(shè)備，并完成檔案中電子計(jì)算機(jī)的全面覆蓋。它可以完成檔案的自動(dòng)描述和搜索，檔案的完整存儲(chǔ)和搜索，檔案的業(yè)務(wù)管理方法，檔案創(chuàng)建的輔助設(shè)計(jì)，檔案的自動(dòng)索引，文本檔案的集成管理方法等。各個(gè)單位的檔案和資料總數(shù)，檔案單位的處理工作肯定會(huì)面臨沉重壓力，這就需要應(yīng)用大空間檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)軟件。這樣不僅可以減輕管理人員的工作量，而且可以提高檔案管理的效率。

（二）完善檔案信息管理人才隊(duì)伍的基礎(chǔ)建設(shè)

隨著檔案信息規(guī)劃的加速，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息化管理人員的素質(zhì)要求也越來(lái)越高。檔案管理員不僅要掌握數(shù)據(jù)庫(kù)查詢管理方法的技術(shù)性，還要了解檔案?jìng)}庫(kù)的狀態(tài)并立即跟蹤檔案信息。為每個(gè)檔案部門(mén)都提供有關(guān)實(shí)際業(yè)務(wù)流程的具體指導(dǎo)。

（三）方便二次使用，提高利用率

一般單位的檔案要每?jī)赡赀M(jìn)行一次整理，但事實(shí)上，今年的檔案中二次使用的法規(guī)數(shù)量最多，這在一定程度上降低了檔案的使用。另外，生成的檔案使用起來(lái)也很不方便。首先，要?dú)w檔以供記錄，然后在檔案數(shù)據(jù)中進(jìn)行搜索。不可避免地會(huì)在整個(gè)過(guò)程中破壞檔案，并且同一檔案只能由一個(gè)人在同一階段讀取，而其他人只能在他完成閱讀后才能續(xù)借，檔案的信息化計(jì)劃制定以后，檔案的信息內(nèi)容可以在Internet 上內(nèi)部共享并以可控的方式使用。

結(jié)束語(yǔ)：隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的發(fā)展趨勢(shì)，以信息管理應(yīng)用技術(shù)為主體的當(dāng)代檔案技術(shù)管理已廣泛應(yīng)用于核心層檔案智能管理系統(tǒng)。從現(xiàn)階段的具體情況來(lái)看，由于各種標(biāo)準(zhǔn)的制約，主管檔案管理機(jī)構(gòu)各檔案館信息化規(guī)劃的廣度和深度與系統(tǒng)軟件的通用性和通用性相去甚遠(yuǎn)。只有改善檔案的信息化管理，才能突破檔案使用的諸多限制，并使檔案存儲(chǔ)單元從封閉變?yōu)殚_(kāi)放，從檔案的存儲(chǔ)和使用到數(shù)據(jù)收集，管理方法。完成檔案信息資源的合理分配和創(chuàng)新管理，可以更好地完善和發(fā)展趨勢(shì)檔案管理。