淺談大數(shù)據(jù)下的數(shù)字化人事檔案管理

桑瑞

（太原師范學(xué)院，山西 太原 030619）

人事檔案管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，傳統(tǒng)的人事檔案過(guò)程中很多的檔案都需要人工進(jìn)行分類和整理，不僅工作效率低 而且檔案的準(zhǔn)確性也無(wú)法得到保證。隨著大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，人事檔案管理也得到了科學(xué)化技術(shù)的支持，管理方式逐漸開(kāi)始向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，結(jié)合了數(shù)字化技術(shù)之后的人事檔案管理，不僅準(zhǔn)確性得到了保證，而且檔案的整理和調(diào)閱也越來(lái)越方便，檔案管理的有效性得到極大的提升。因此這樣的管理方式也成了很多人研究的對(duì)象。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）相關(guān)部門不重視人事檔案管理向數(shù)字化方向的發(fā)展

雖然干部人事檔案的管理對(duì)于干部任免、選拔人才有著非常重要的作用，人事檔案是否詳細(xì)也關(guān)系到干部個(gè)人的職業(yè)前途和工作生活。但是在很多地方政府部門看來(lái)，人事檔案管理工作只是作為日常工作的重要輔助而存在的，甚至很多地區(qū)的部門的干部職工只有在自己的工資晉升或者職務(wù)調(diào)動(dòng)的時(shí)候才會(huì)關(guān)心一下自己的人事檔案管理情況。整體上看，無(wú)論是政府還是個(gè)人都認(rèn)為人事檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的資料整理和儲(chǔ)存，卻沒(méi)有真正意識(shí)到隨著互聯(lián)網(wǎng)和相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理數(shù)字化對(duì)于組織機(jī)構(gòu)調(diào)整工作所帶來(lái)的便利。所以雖然我們的人事檔案管理數(shù)字化已經(jīng)有了一定的成果，卻依然沒(méi)有得到長(zhǎng)足的發(fā)展。

（二）互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)背景下，人事檔案的保密性有待加強(qiáng)

傳統(tǒng)的檔案管理就是將紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行歸集和整理，如果要調(diào)閱，只需要履行普通的調(diào)閱手續(xù) 就可以輕松地查到干部的人事檔案信息，雖然人事檔案在專門的檔案室，由專人進(jìn)行管理，而且管理人員也有一定的保密意識(shí)，但是保密程度卻不高。進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代之后，緊跟大數(shù)據(jù)和信息化的步伐，很多地方的人事檔案管理當(dāng)時(shí)也逐漸開(kāi)始向信息化靠攏，但是信息化的管理模式也面臨著網(wǎng)絡(luò)黑客、系統(tǒng)漏洞等危機(jī)，使得聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)背景下，人事檔案的保密性依然有待加強(qiáng)。

（三）還未形成健全的大數(shù)據(jù)背景下的信息化檔案管理制度

在傳統(tǒng)的人事檔案管理過(guò)程中，檔案管理的規(guī)章制度僅僅是每一個(gè)單位自行制定，然后打印出來(lái)掛在墻上，真正執(zhí)行起來(lái)，由于檔案管理的專業(yè)人員比較少，所以執(zhí)行程度也比較高。但是當(dāng)人事檔案管理通過(guò)信息化的手段與互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)接的時(shí)候，能夠適應(yīng)檔案管理信息化的法律法規(guī)卻還不夠健全，而且很多單位也缺乏互聯(lián)網(wǎng)背景下數(shù)字化人事檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，所以沒(méi)有形成真正適合這一管理方法的管理制度。

二、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）確保了檔案的完整性

傳統(tǒng)的人事檔案管理往往是將各種紙質(zhì)版的資料進(jìn)行整理和歸檔，人事檔案管理的工作重點(diǎn)也是如何將紙質(zhì)版的資料進(jìn)行整理和保存，確保資料不會(huì)損壞或者丟失。不僅工作量比較大，而且從資料產(chǎn)出一直到后期的收集和整理歸檔，需要經(jīng)過(guò)多個(gè)流程、多人轉(zhuǎn)手之后才可以實(shí)現(xiàn)，不僅資料的安全性和保密性難以得到保證，而且多次的流轉(zhuǎn)也為增加了檔案損壞或者丟失的風(fēng)險(xiǎn)，檔案的完整性無(wú)法得到保證。而數(shù)字化檔案管理卻將工作人員從繁瑣的檔案流轉(zhuǎn)中解放了出來(lái)，通過(guò)信息化的手段將檔案進(jìn)行掃描錄入，然后檔案的分類查詢也是在專門的信息系統(tǒng)中進(jìn)行的，隨著政務(wù)服務(wù)信息化進(jìn)程的加快，甚至還有很多檔案信息都是直接在系統(tǒng)中形成并且流轉(zhuǎn)的，不會(huì)存在丟失或者損壞的情況。所以數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)之一就是確保了檔案的完整性。

（二）提升了信息共享程度

對(duì)于許多對(duì)安全性和保密性沒(méi)有要求的人事檔案，管理人員可以將信息掃描之后上傳到專門的大數(shù)據(jù)平臺(tái)里，然后在需要的時(shí)候只需要很簡(jiǎn)單的操作步驟就可以通過(guò)數(shù)字化的管理平臺(tái)獲取相關(guān)的人事檔案資料，不僅操作更加便捷，而且也提升了信息的共享程度，減少了信息的查詢流程。

（三）提高了檔案管理效率

在大數(shù)據(jù)背景下，信息化的人事檔案管理可以讓很多檔案資料都在專門的檔案管理系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，想要獲取人事檔案的時(shí)候，只需要通過(guò)簡(jiǎn)單的電腦和鼠標(biāo)操作就可以輕松，對(duì)檔案進(jìn)行整理和查詢，而且如果人事檔案發(fā)生變動(dòng) 也只需要在專門的系統(tǒng)中進(jìn)行上傳和修改就可以了，有利于提升檔案更新的時(shí)效性，真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理過(guò)程的信息化，有效提高了檔案管理的工作效率。

（四）有利于節(jié)省空間

數(shù)字化檔案管理的目的就是將原本紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行數(shù)字化整理，比如直接在系統(tǒng)中生成電子版本的人事檔案，或者將紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行掃描，之后上傳到大數(shù)據(jù)平臺(tái)之中，操作過(guò)程不需要經(jīng)過(guò)太多的人員，只需要一兩個(gè)人就可以輕松完成，不僅節(jié)省了檔案儲(chǔ)存空間，而且也直接降低了檔案管理成本和儲(chǔ)存成本，有利于節(jié)省空間。

三、通過(guò)數(shù)字化手段提升人事檔案管理效率的途徑

（一）提高管理人員的信息操作本領(lǐng)

比較于傳統(tǒng)檔案管理的手工記錄、調(diào)閱和存檔，大數(shù)據(jù)平臺(tái)背景下數(shù)字化的人事檔案管理旨在通過(guò)便捷的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)提升人事檔案管理的有效性，就需要檔案管理人員具備最基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作技能，對(duì)于一些檔案管理要求比較高的部門，甚至對(duì)檔案管理人員的專業(yè)和學(xué)歷也做出了比較嚴(yán)格的要求。然而，由于歷來(lái)對(duì)人事檔案管理工作的不重視，很多單位的人事檔案管理人員都是從其他部門隨機(jī)調(diào)度的，即使選派了專人進(jìn)行管理，很多管理人員也不是檔案管理科班出身的專業(yè)人才。所以為了提升數(shù)字化人事檔案管理的有效性，可以選聘一些檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人才進(jìn)行檔案管理，對(duì)于已經(jīng)在職的非專業(yè)檔案管理人員，相關(guān)單位也要做好繼續(xù)教育和培訓(xùn)工作，在職人員提供更多的深造機(jī)會(huì)，讓他們能夠接觸和學(xué)習(xí)到最先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法。當(dāng)然了，為了提升檔案管理人員的信息操作本領(lǐng)，單位也要加大對(duì)于人事檔案管理的軟硬件投入，比如安裝專門的操作系統(tǒng)，配備專門的檔案管理電腦、提供更加適合檔案存放的專門的檔案室等。

（二）數(shù)字化管理方式與傳統(tǒng)管理方式相互配合

雖然隨著相關(guān)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人事檔案管理也越來(lái)越向信息化和大數(shù)據(jù)靠攏，但是傳統(tǒng)的檔案管理手段依然在人事檔案管理中占據(jù)著非常重要的地位，人事檔案管理距離真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、信息化還需要經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)一段時(shí)間的過(guò)度，因此，在很長(zhǎng)一段時(shí)間之內(nèi)都會(huì)存在數(shù)字化人事檔案管理和傳統(tǒng)的人事檔案管理并存的局面。所以在實(shí)際的工作中，也要將數(shù)字化管理方式與傳統(tǒng)的檔案管理方式相結(jié)合，各取所長(zhǎng)，互相補(bǔ)充，共同提升人事檔案管理效率。比如，在一些單位有一部分保密程度比較高的人事檔案，按照現(xiàn)階段的技術(shù)來(lái)看，這部分人事檔案是沒(méi)有辦法進(jìn)行數(shù)字化管理的，只能依靠傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行保存。但是在檔案的整理和調(diào)閱過(guò)程中，卻可以借鑒數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)，將人事檔案的目錄錄入專門的管理系統(tǒng)中，行加密處理之后進(jìn)行保存，不僅減輕了管理人員的操作負(fù)擔(dān)，也確保了信息管理的保密性。而對(duì)于一些不需要保密的人事檔案信息可以按照數(shù)字化的手段進(jìn)行管理，比如將原件進(jìn)行掃描之后上傳到專門的系統(tǒng)之中，不僅方便查詢調(diào)閱，而且可以有效節(jié)省檔案管理的空間。

（三）提高信息平臺(tái)的保密性

雖然我們國(guó)家的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)得到了高速的發(fā)展，大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在各行業(yè)的應(yīng)用也取得了一定的成果，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)。但是由于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)包含著各式個(gè)樣復(fù)雜的因素，也為大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理信息化數(shù)據(jù)化提出了更高的要求，尤其是存儲(chǔ)人事檔案的信息平臺(tái)的安全性和保密性。如果不能讓信息平臺(tái)的安全性得到保證，一旦干部資料丟失或者被修改，將會(huì)造成非常嚴(yán)重的損失，甚至?xí)绊懙饺藗儗?duì)人事檔案信息平臺(tái)的認(rèn)可和信任度。所以，為了提高檔案信息平臺(tái)的保密性和安全性，檔案管理部門可以對(duì)建立系統(tǒng)的工作進(jìn)行招投標(biāo)，選擇技術(shù)最優(yōu)的投標(biāo)單位來(lái)建立優(yōu)質(zhì)的檔案管理信息系統(tǒng)。當(dāng)信息系統(tǒng)和大數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行對(duì)接之后，也可以結(jié)合大數(shù)據(jù)的管理模式，優(yōu)化檔案管理流程，提高數(shù)字化人事檔案管理的管理效率。此外，還可以針對(duì)性地建立適合數(shù)字化人事檔案管理工作的信息保密制度，提高檔案管理人員對(duì)于檔案保密性和安全性的重視程度以及業(yè)務(wù)技能，確保信息平臺(tái)的保密性。

（四）健全管理平臺(tái)的服務(wù)功能

互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為人事檔案管理工作插上了信息化的翅膀，也讓人事檔案管理正式和大數(shù)據(jù) 平臺(tái)接軌，所以人事檔案管理也不僅僅是傳統(tǒng)意義上的檔案保存和調(diào)取，還需要利用管理平臺(tái)對(duì)檔案的管理工作和調(diào)取工作提供更大的便利。為了進(jìn)一步健全管理平臺(tái)的服務(wù)功能來(lái)保障數(shù)據(jù)化的人事檔案管理能夠穩(wěn)定而安全，首先需要進(jìn)一步優(yōu)化管理平臺(tái)，減少平臺(tái)和系統(tǒng)的故障率。其次還要利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)平臺(tái)將部分非保密性的信息上傳到云儲(chǔ)存空間之中，方便人們利用專門的信息查詢平臺(tái)進(jìn)行查詢。除此之外，還要結(jié)合管理工作和檔案查詢工作的實(shí)際需要為管理平臺(tái)，增加一些操作模塊，讓數(shù)字化人事檔案管理更加便捷高效。

結(jié)束語(yǔ)：隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷滲透，為人事檔案管理工作提供了新的手段和新的思路，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，結(jié)合大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，利用信息化的手段進(jìn)行人事檔案管理，已經(jīng)成了人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，所以在日常的人事檔案管理中也不能因循守舊，而要緊跟時(shí)代步伐，利用大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)帶來(lái)的便利性創(chuàng)新人事檔案管理手段，進(jìn)一步提升人事檔案管理效率，大數(shù)據(jù)和新技術(shù)為人事檔案管理工作插上了信息化的翅膀。