社會(huì)救助檔案信息管理系統(tǒng)的建立

文/劉生輝（舒蘭市社會(huì)救助事業(yè)中心）

一、構(gòu)建社會(huì)救助檔案信息管理系統(tǒng)的作用和重要性

社會(huì)救助檔案信息是國(guó)家檔案信息資源中十分重要的一個(gè)組成部分，是社會(huì)上各種救助工作能夠順利開(kāi)展和進(jìn)行的重要依據(jù)和關(guān)鍵保障，而且還與城鄉(xiāng)建設(shè)中困難群眾的自身利益密切相關(guān)。在進(jìn)行社會(huì)救助的工作中，記錄的相關(guān)數(shù)據(jù)就是社會(huì)救助檔案的重要數(shù)據(jù)，也是政府部門(mén)在開(kāi)展社會(huì)救助業(yè)務(wù)中的關(guān)鍵依據(jù)。因此，建立和完善社會(huì)救助檔案管理系統(tǒng)不僅僅是要維護(hù)廣大人民群眾的合法利益，更是社會(huì)和諧發(fā)展與前進(jìn)的重要基礎(chǔ)和必然之路。只有從根本上改善民生的問(wèn)題，才能夠從根源上滿足社會(huì)建設(shè)與發(fā)展的客觀需求[2]。

社會(huì)救助檔案管理系統(tǒng)需要嚴(yán)格遵守分級(jí)管理和以基層為主的工作原則，其中分級(jí)管理是指由各縣級(jí)民政部門(mén)、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和各個(gè)村（居）委會(huì)組成的一個(gè)管理機(jī)制體系，所建立的社會(huì)救助檔案也基本上都是給相應(yīng)的內(nèi)部工作人員，或者是救助人員使用的，但是極少數(shù)的情況下，也會(huì)給一部分的檢察機(jī)關(guān)進(jìn)行使用。而且救助信息具有很強(qiáng)的保密性，不會(huì)隨便對(duì)外公開(kāi)或是使用，這種發(fā)展現(xiàn)狀就容易使得社會(huì)救助信息出現(xiàn)流通堵塞的問(wèn)題，人民群眾很難知曉目前社會(huì)上的救助信息的具體發(fā)展情況。而且，還會(huì)導(dǎo)致救助人和被救助人之間無(wú)法進(jìn)行有效的溝通，所以很難達(dá)到預(yù)期的救助目標(biāo)和效果[3]。

現(xiàn)階段互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)行業(yè)的飛速發(fā)展使得社會(huì)救助體系慢慢趨向于自動(dòng)化和電子信息化，社會(huì)救助檔案系統(tǒng)在進(jìn)行建立的過(guò)程中，需要把紙質(zhì)信息和網(wǎng)絡(luò)信息充分結(jié)合起來(lái)，做到同步建設(shè)和統(tǒng)籌設(shè)置。并且在進(jìn)行社會(huì)救助的時(shí)候，必須嚴(yán)格按照以政府為主、相關(guān)部門(mén)配合為輔的基本原則，國(guó)家需要不斷健全社會(huì)救助的模式。據(jù)悉，今后社會(huì)救助服務(wù)的舉措為：一是拓寬申請(qǐng)受理渠道。困難群眾可前往村級(jí)社會(huì)救助服務(wù)站申請(qǐng)，或由社會(huì)救助經(jīng)辦人員手持移動(dòng)設(shè)備入戶協(xié)助困難群眾申請(qǐng)各項(xiàng)救助，有條件的困難群眾也可通過(guò)手機(jī)APP足不出戶完成申請(qǐng)，基層工作人員可通過(guò)手機(jī)APP，對(duì)已經(jīng)受理的城鄉(xiāng)低保、特困人員救助供養(yǎng)、臨時(shí)救助等申請(qǐng)救助事項(xiàng)進(jìn)行資料變更、信息完善，對(duì)低保、特困供養(yǎng)對(duì)象通過(guò)手機(jī)APP人臉識(shí)別功能開(kāi)展動(dòng)態(tài)管理，不僅有效維護(hù)信息安全，防止冒領(lǐng)行為的發(fā)生，也提高了工作效率，提升了群眾滿意度，且有效解決了邊遠(yuǎn)地區(qū)困難群眾無(wú)法按月或按季去街道辦事處（鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府）簽到等問(wèn)題，為實(shí)現(xiàn)民政服務(wù)對(duì)象精準(zhǔn)化、精細(xì)化、智能化管理提供了有力保障。二是健全完善移動(dòng)辦公功能。通過(guò)移動(dòng)設(shè)備完成信息完善、核對(duì)、入戶調(diào)查、審核、審批等操作，實(shí)現(xiàn)在保救助對(duì)象的動(dòng)態(tài)管理、上傳圖片、資料變更等。三是提升申請(qǐng)救助家庭經(jīng)濟(jì)狀況核對(duì)能力。進(jìn)一步優(yōu)化核對(duì)系統(tǒng)，拓展核對(duì)內(nèi)容，確保核對(duì)結(jié)果更加精準(zhǔn)高效，切實(shí)發(fā)揮好核對(duì)在社會(huì)救助中的重要作用。目前，為了能夠更好地響應(yīng)國(guó)家的號(hào)召，提供更加便民的服務(wù)，電子信息管理系統(tǒng)漸漸融入社會(huì)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)被慢慢地取代，而且電子信息化的檔案系統(tǒng)管理方式已經(jīng)廣泛被人民群眾所接受和認(rèn)可。立足于當(dāng)前社會(huì)救助檔案管理信息的現(xiàn)狀，相關(guān)政府部門(mén)應(yīng)該盡快建立和完善社會(huì)救助檔案管理機(jī)制，不斷改革和完善信息共享功能，方便人民群眾實(shí)時(shí)查看信息，并且在進(jìn)行信息調(diào)用時(shí)可以提供更加便利的條件，進(jìn)而更好實(shí)現(xiàn)信息資源的共享[4]。

二、當(dāng)前社會(huì)救助檔案信息管理系統(tǒng)中的問(wèn)題及現(xiàn)狀分析

目前社會(huì)救助檔案系統(tǒng)在進(jìn)行管理的過(guò)程中需要對(duì)管理模式加以改革和應(yīng)用，進(jìn)而可以提高和優(yōu)化所有的檔案管理所具有的完善性和安全性，讓檔案管理的準(zhǔn)確性和真實(shí)性得到有效保障。但是，社會(huì)救助部門(mén)的檔案管理系統(tǒng)在進(jìn)行構(gòu)建的過(guò)程中依然需要不斷改革和加強(qiáng)，并且要能夠適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展模式，使管理信息體制更加高效化，進(jìn)而可以使整體的工作效益得到進(jìn)一步提升。當(dāng)前，社會(huì)救助部門(mén)在具體的實(shí)際應(yīng)用中依舊存在著許多問(wèn)題，比如無(wú)法把更加優(yōu)質(zhì)的科學(xué)技術(shù)運(yùn)用在檔案管理中，檔案管理工作在系統(tǒng)升級(jí)進(jìn)行相應(yīng)的對(duì)接時(shí)，存在一定的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，增加了檔案信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)等等。而且，檔案信息資料的管理具有高度的單一性，使得數(shù)據(jù)庫(kù)的信息資料對(duì)未來(lái)的社會(huì)救助工作起不到有效的指導(dǎo)和作用，管理部門(mén)所擁有的分配資源也需要進(jìn)一步進(jìn)行完善。最主要的是，檔案管理系統(tǒng)在工作開(kāi)展過(guò)程中，具有復(fù)雜性，信息量很大，而且不便于查找。每年系統(tǒng)都會(huì)對(duì)更多的新數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和存儲(chǔ)，如何把新數(shù)據(jù)和舊數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的規(guī)范整理，也是目前檔案管理系統(tǒng)中存在的一個(gè)實(shí)際問(wèn)題[5]。

除此之外，社會(huì)救助部門(mén)的人力資源配置也是極其重要的一個(gè)組成部分。優(yōu)質(zhì)的人力資源管理可以使管理工作的創(chuàng)新性得到顯著的改善和體現(xiàn)。但在實(shí)際的救助檔案管理體系中，相關(guān)工作人員的組織結(jié)構(gòu)存在一些問(wèn)題，比如員工的年齡普遍偏大，無(wú)法進(jìn)行有效的創(chuàng)新改變等等，這就使得管理工作中對(duì)于許多新技術(shù)的應(yīng)用出現(xiàn)了相對(duì)的限制性。人力資源的合理配置得不到改善，對(duì)社會(huì)檔案信息管理的工作就無(wú)法得到整體的提升，所以導(dǎo)致社會(huì)救助信息檔案的管理工作存在一定的局限性。

三、促進(jìn)社會(huì)救助檔案信息管理系統(tǒng)建立的主要措施

（一）建立完整的社會(huì)救助檔案信息管理、信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

要建立社會(huì)救助檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，首先就要明確信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的目標(biāo)定位，明確根本目的是為了更好地服務(wù)于人民群眾救助系統(tǒng)，是為了提高社會(huì)救助部門(mén)工作效率的重要舉措[6]。這是一項(xiàng)公益事業(yè)，目的并不是要盈利，而是服務(wù)于人民群眾。另一方面，還要確立社會(huì)救助檔案信息管理系統(tǒng)的具體方法，結(jié)合各個(gè)地區(qū)的社會(huì)救助部門(mén)，連接地方上級(jí)部門(mén)，讓地方和上級(jí)部門(mén)的社會(huì)救助信息系統(tǒng)之間能夠進(jìn)行有效的溝通和應(yīng)用。一旦全國(guó)的社會(huì)救助檔案管理系統(tǒng)達(dá)到了統(tǒng)一，那么社會(huì)救助工作就會(huì)成為系統(tǒng)性的利民工程，進(jìn)而就能夠得到更多社會(huì)群眾的信任和支持，而且社會(huì)救助檔案信息管理系統(tǒng)也才能最大限度上真正去發(fā)揮自身的功能，成為可以真正提高人民生活質(zhì)量的一項(xiàng)有利的建設(shè)工程。

（二）提高檔案信息管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能水平

提高檔案信息管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能可以從前期的人力資源招聘開(kāi)始，從最初的能力進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān)，對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行有針對(duì)性的定期培訓(xùn)，把社會(huì)群眾的實(shí)際需求作為出發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行有目標(biāo)、高質(zhì)量的技能培訓(xùn)，使工作人員對(duì)國(guó)家社會(huì)救助事業(yè)的現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展充分了解和認(rèn)知，并且對(duì)自身的工作崗位職責(zé)進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充和說(shuō)明[7]。另一方面，社會(huì)救助部門(mén)需要對(duì)擁有專(zhuān)業(yè)檔案管理技能的人才加以重用，引導(dǎo)檔案管理人員，端正工作態(tài)度培養(yǎng)認(rèn)真、負(fù)責(zé)的職業(yè)精神，通過(guò)強(qiáng)化檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能來(lái)提升管理工作的質(zhì)量和水平。

此外，社會(huì)救助部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的教育培養(yǎng)，提高工作人員對(duì)救助人員檔案負(fù)責(zé)工作的認(rèn)知和重視程度，讓工作人員意識(shí)到這是對(duì)救助人員自身合法利益的重要保障，也是國(guó)家實(shí)現(xiàn)社會(huì)救助制度的必要途徑。

（三）對(duì)檔案管理信息平臺(tái)的軟件和硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)優(yōu)化

檔案信息在進(jìn)行管理和維護(hù)的過(guò)程中，需要及時(shí)地進(jìn)行綜合性優(yōu)化，一般是要對(duì)檔案管理所用的軟件和硬件設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化處理。軟件設(shè)施可以減少工作過(guò)程中復(fù)雜的檔案查詢的步驟，提高工作人員在進(jìn)行社會(huì)救助工作時(shí)的工作效率，使工作進(jìn)行的更加快速和順利；而硬件設(shè)施可以保證社會(huì)救助工作中處理檔案的速度和效率問(wèn)題。良好的設(shè)施條件可以對(duì)社會(huì)救助工作的工作效率產(chǎn)生直接的影響，當(dāng)然，也同樣需要足夠的資金來(lái)支持，所以政府部門(mén)對(duì)此高度重視和關(guān)注，滿足社會(huì)救助部門(mén)工作需求，建立足夠大的、優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)站服務(wù)器，而且要實(shí)時(shí)進(jìn)行更新和維護(hù)，避免檔案信息或是數(shù)據(jù)信息丟失的情況。

此外，還需要請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員為社會(huì)救助部門(mén)的檔案信息管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)要求具有特別高的統(tǒng)一性和安全性，一旦出現(xiàn)檔案信息泄露或是數(shù)據(jù)信息的丟失，都會(huì)影響到社會(huì)部分群體的正常生活，所以必須要有足夠的安全性和保障性。與此同時(shí)，還可以根據(jù)社會(huì)救助中心工作人員的實(shí)際需求制定相關(guān)的功能特性，提高檔案處理工作的效率，進(jìn)而提高社會(huì)救助水平，達(dá)到真正意義上提高人民生活質(zhì)量的發(fā)展目標(biāo)[8]。

四、結(jié)語(yǔ)

社會(huì)救助制度是國(guó)家對(duì)民生關(guān)懷的體現(xiàn)，通過(guò)建立一個(gè)科學(xué)的社會(huì)救助信息檔案管理系統(tǒng)，可以極大程度上減少社會(huì)救助部門(mén)工作人員的工作量壓力，有助于提高工作人員的工作效率，促進(jìn)人民生活水平的大幅度提升。紙質(zhì)電子雙保險(xiǎn)的制度，使得檔案管理工作更加便捷、可靠，而電子檔案的管理是多元化的，既能夠?qū)ξ淖诌M(jìn)行存儲(chǔ)，也能夠?qū)D片、音頻、視頻進(jìn)行存儲(chǔ)，豐富了檔案存儲(chǔ)的多樣化，擴(kuò)大了檔案記錄的范圍。此外，為了有效貫徹和落實(shí)社會(huì)救助體系制度，政府部門(mén)還應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新相應(yīng)的檔案信息和數(shù)據(jù)，保證檔案信息的實(shí)效性和完整性，進(jìn)而更好地為社會(huì)救助事業(yè)發(fā)展，提供相應(yīng)的、合理的現(xiàn)實(shí)條件，為做好社會(huì)救助工作做出應(yīng)有的努力和貢獻(xiàn)。