辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理探究

文/常達(dá)（濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）

醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)具有復(fù)雜性、長期性、系統(tǒng)性等鮮明特點(diǎn)的工作，同時(shí)醫(yī)院檔案管理內(nèi)容涉及面較為廣泛，包括醫(yī)院自身經(jīng)營發(fā)展等多個(gè)方面的信息資料內(nèi)容。并且，檔案中各種信息資料是醫(yī)院優(yōu)化經(jīng)營決策、開展立項(xiàng)科研、配置人力資源結(jié)構(gòu)、組織基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的主要參考憑據(jù)。由此可見，做好醫(yī)院檔案管理工作，可以深入挖掘檔案信息資料的內(nèi)在價(jià)值，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院健康穩(wěn)定發(fā)展具有顯著的推動(dòng)作用[1]。然而，受辦公自動(dòng)化環(huán)境的影響，醫(yī)院檔案管理模式發(fā)生了很大的變化，尤其是在檔案管理載體、管理方式等方面，均產(chǎn)生了不同程度的變化。因此，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作信息化建設(shè)進(jìn)程，需結(jié)合醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，明確問題，落實(shí)有效的解決措施。本文從醫(yī)院檔案管理工作效率及質(zhì)量全面提升角度，圍繞“辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理”進(jìn)行分析研究具有重要意義。

一、辦公自動(dòng)化的概念及特點(diǎn)

（一）概念

辦公自動(dòng)化，指運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將辦公流程與信息化技術(shù)有效結(jié)合，使信息數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化存儲(chǔ)、發(fā)送、傳輸、接收的一種辦公模式。辦公自動(dòng)化，可以改變?cè)械某Ｒ?guī)辦公模式，提高行政辦公的質(zhì)量。應(yīng)用在檔案管理中，可以將手工歸檔方式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化歸檔方式，提升檔案管理效率，確保醫(yī)院檔案管理的可靠性及安全性。從自動(dòng)化辦公流程分析，包括文檔處理、通知、起草文件、撰寫業(yè)務(wù)文本、查詢部門文檔、接收外部文檔等流程；主張運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)方法，完成文檔資料的存儲(chǔ)、管理等工作，或使用復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)進(jìn)行文檔傳遞、復(fù)制。

（二）特點(diǎn)

先進(jìn)性是辦公自動(dòng)化的一大典型特點(diǎn)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)的快速發(fā)展，賦予了辦公自動(dòng)化全新的特點(diǎn)，即：多媒體化、智能化、集成化等[2]。其中，多媒體化特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以綜合處理數(shù)字、文字、圖像、聲音、動(dòng)畫。智能化特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以智能處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，比如文字識(shí)別、文字校對(duì)等，進(jìn)一步滿足處理、理解文檔內(nèi)容的要求。集成化特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在受網(wǎng)絡(luò)商品、軟硬件設(shè)施設(shè)備的影響，使系統(tǒng)與用戶、辦公系統(tǒng)之間能夠有效集成，并形成開放式的集成系統(tǒng)。總之，辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)鮮明，從提升醫(yī)院檔案管理工作效率及質(zhì)量，要與辦公自動(dòng)化有效融合。

二、辦公自動(dòng)化背景下醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不夠完善

醫(yī)院檔案管理制度不夠完善問題產(chǎn)生的原因相對(duì)復(fù)雜，比如長期形成的傳統(tǒng)的檔案管理理念，對(duì)辦公自動(dòng)化的重視程度不足，使辦公自動(dòng)化管理機(jī)制難以得到及時(shí)建立及完善。部分醫(yī)院尚未建立科學(xué)合理的檔案管理制度，使醫(yī)院檔案管理工作難以得到制度體系有效支持。并且，辦公自動(dòng)化建設(shè)需要醫(yī)院投入大量的人力、財(cái)力、物力資源，醫(yī)院將大量的資金投入到醫(yī)療設(shè)備引進(jìn)、醫(yī)療技術(shù)優(yōu)化等方面，對(duì)辦公自動(dòng)化的資金投入較少，阻礙了醫(yī)院辦公自動(dòng)化的發(fā)展進(jìn)程，進(jìn)一步影響了檔案管理工作的成效[3]。此外，部分醫(yī)院管理者對(duì)辦公自動(dòng)化缺乏認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，即指的是運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)分類、整理、存儲(chǔ)電子檔案，使醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化目標(biāo)難以得到有效實(shí)現(xiàn)。

（二）信息安全有待加強(qiáng)

信息安全問題對(duì)醫(yī)院發(fā)展的影響較大，尤其是在醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，需充分重視檔案資料的安全保密。一些醫(yī)院的電子文檔缺少指紋、簽名、字跡等特殊標(biāo)記，且缺少標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，使電子檔案存儲(chǔ)管理期間易受到多方面因素的影響，出現(xiàn)檔案資料信息丟失、泄漏、篡改等問題[4]。通常情況下，醫(yī)院檔案管理工作涉及的內(nèi)容相對(duì)廣泛，包括患者資料、醫(yī)療技術(shù)數(shù)據(jù)、醫(yī)療科研信息數(shù)據(jù)等，如果出現(xiàn)資料泄露或數(shù)據(jù)丟失等問題，則易造成不良的行業(yè)影響，比如電子信息病例中包含患者個(gè)人圖片、病歷檢查數(shù)據(jù)信息等，若泄露或丟失，則會(huì)使患者的個(gè)人隱私受到影響，難以提高患者就醫(yī)的滿意度，進(jìn)而易引發(fā)醫(yī)患糾紛問題。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

傳統(tǒng)模式下，醫(yī)院檔案管理普遍采用人工方式存儲(chǔ)、處理、檢索相關(guān)檔案信息，從事檔案管理工作的人員多為非專業(yè)人員，知識(shí)面相對(duì)狹窄，且學(xué)歷較低，缺乏專業(yè)的檔案管理理論知識(shí)，醫(yī)療檔案管理現(xiàn)代化、信息化方面的知識(shí)較為匱乏。醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，工作技能、理論知識(shí)儲(chǔ)備不足，難以認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的必要性及重要性，難以醫(yī)院檔案管理自動(dòng)化工作的新要求。

三、辦公自動(dòng)化背景下醫(yī)院檔案管理的措施分析

（一）重視檔案管理自動(dòng)化工作的開展

醫(yī)院要認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作的必要性及重要性，加大對(duì)檔案管理工作的重視程度，持續(xù)擴(kuò)大信息化建設(shè)的投入力度，正確看待檔案信息化管理與醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)之間的關(guān)系，以辦公自動(dòng)化為基礎(chǔ)，全方位審視檔案管理工作，改進(jìn)原有檔案管理工作流程，形成科學(xué)、規(guī)范的檔案信息化管理格局。要重視檔案信息化建設(shè)工作的開展，引導(dǎo)醫(yī)院管理人員樹立創(chuàng)新意識(shí)，引進(jìn)科學(xué)的辦公自動(dòng)化技術(shù)，使醫(yī)院檔案管理工作朝著信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的助力作用，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理自動(dòng)化工作水平的提高。

（二）構(gòu)建完善的檔案管理自動(dòng)化工作機(jī)制

在辦公自動(dòng)化背景下，要提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，需要完善的檔案管理機(jī)制的支持。具體而言，需秉持現(xiàn)代化發(fā)展理念，以自動(dòng)化系統(tǒng)架構(gòu)為基礎(chǔ)，將醫(yī)院檔案管理設(shè)置為等級(jí)高的系統(tǒng)模塊，保證該系統(tǒng)可以滿足當(dāng)下醫(yī)院檔案管理工作的要求。要建立完善的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，使檔案管理人員能夠正確、規(guī)范使用檔案管理系統(tǒng)或軟件[5]。此外，構(gòu)建公平、公正的崗位責(zé)任制及績效考核機(jī)制，調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性及責(zé)任意識(shí)，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作水平的提高。

（三）增加檔案管理自動(dòng)化建設(shè)資金的投入

一方面，需重視醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)硬件方面的資金投入，做好相關(guān)設(shè)備設(shè)施的采購、優(yōu)化工作，確保系統(tǒng)能夠處于正常、穩(wěn)定運(yùn)行狀態(tài)，滿足檔案管理工作的基本訴要求，進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率及質(zhì)量。另一方面，要定期維護(hù)、更新檔案管理系統(tǒng)設(shè)備，并及時(shí)開展有針對(duì)性的檢查維修工作，消除影響設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)穩(wěn)定性、安全性的因素，并根據(jù)實(shí)際需要適當(dāng)擴(kuò)大檔案管理系統(tǒng)軟件的資金投入，確保購買、使用的軟件與檔案管理實(shí)際工作情況相符[6]。此外，在要個(gè)性化設(shè)計(jì)檔案管理軟件，重視檔案管理人員及技術(shù)人員的訴求反饋，通過對(duì)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)，打造辦公自動(dòng)化新格局。

（四）創(chuàng)新檔案管理管理安全自動(dòng)化模式

將醫(yī)院檔案管理與辦公自動(dòng)化有效結(jié)合，需搭建完善的信息安全機(jī)制，即以醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，進(jìn)一步搭建完善的檔案信息化管理安全機(jī)制。具體而言，需靈活運(yùn)用安全技術(shù)，通過權(quán)限設(shè)定、使用防毒軟件、傳輸協(xié)議加密處理等方法，形成多元化、多層次的信息安全管理網(wǎng)絡(luò)，確保醫(yī)院檔案管理工作處于穩(wěn)定、安全的環(huán)境當(dāng)中。還需做好檔案管理人員安全宣教工作，側(cè)重增強(qiáng)檔案管理人員的安全管理意識(shí)，使檔案管理人員能夠正確辨識(shí)日常工作期間的一些不安全行為，通過自我反思、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，確保日常檔案管理操作行為的規(guī)范性及安全性。此外，積極引進(jìn)科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)監(jiān)測技術(shù)，充分發(fā)揮防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)、潛在風(fēng)險(xiǎn)自動(dòng)識(shí)別技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，及時(shí)反饋檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中潛在的安全問題，使醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量及安全性得到雙重保障。

四、結(jié)語

綜上所述，基于辦公自動(dòng)化背景下的醫(yī)院檔案管理工作至關(guān)重要。從現(xiàn)狀來看，醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化工作存在一些較為明顯的問題。為了解決相關(guān)問題，需重視醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化工作的開展，構(gòu)建完善的管理機(jī)制，增加建設(shè)資金投入，并創(chuàng)新檔案管理模式等，以此使辦公自動(dòng)化與醫(yī)院檔案管理工作有機(jī)融合，進(jìn)一步為醫(yī)院檔案管理工作效率及質(zhì)量的全面提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

相關(guān)鏈接

辦公自動(dòng)化（Office Auto mation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動(dòng)化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性。

辦公自動(dòng)化（office Auto mation，OA）是在設(shè)備、通信逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的基礎(chǔ)上，通過管理信息系統(tǒng)（Management Information System，MIS）的發(fā)展而興起的一門綜合性技術(shù)。它是將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代化辦公相結(jié)合的一種新型辦公方式，它不僅可以實(shí)現(xiàn)辦公事務(wù)的自動(dòng)化處理，而且可以極大地提高個(gè)人或者群體辦公事務(wù)的工作效率，為企業(yè)或部門機(jī)關(guān)的管理與決策提供科學(xué)的依據(jù)。在辦公自動(dòng)化管理領(lǐng)域，如果說硬件技術(shù)是其環(huán)境保障，則軟件技術(shù)就是辦公自動(dòng)化各項(xiàng)功能得以順利實(shí)現(xiàn)的靈魂所在。自20世紀(jì)70年代，從單機(jī)處理開始，例如，采用微型機(jī)處理文字，進(jìn)而完成文件歸檔、記錄指示、電話自動(dòng)記錄等任務(wù)。20世紀(jì)80年代后進(jìn)入辦公自動(dòng)化的快速發(fā)展期，在辦公室中普遍采用計(jì)算機(jī)作為高一級(jí)的管理工具，如信息檢索、輔助決策等，出現(xiàn)辦公設(shè)備和計(jì)算機(jī)、通信等互連構(gòu)成的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)集成技術(shù)，人對(duì)辦公信息的處理能力出現(xiàn)質(zhì)的飛躍，辦公自動(dòng)化成為智能建筑的一個(gè)主要標(biāo)志。目前，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成為包括計(jì)算機(jī)、通信、聲像識(shí)別、數(shù)值計(jì)算及管理等多種技術(shù)的一個(gè)綜合系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)被視為辦公自動(dòng)化的四項(xiàng)支撐，工作站和局域網(wǎng)絡(luò)成了辦公自動(dòng)化的兩大支柱。