事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升措施分析

王明印

（沂南縣委組織部干部信息管理中心，山東 臨沂 276300）

事業(yè)單位的檔案管理資料不僅包含單位歷史發(fā)展過(guò)程中的基礎(chǔ)資料，同時(shí)也涵蓋了相當(dāng)多的重要理論，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位決策的形成提供參考依據(jù)?，F(xiàn)如今，國(guó)內(nèi)事業(yè)單位紛紛加強(qiáng)了對(duì)自身內(nèi)部管理的重視度，優(yōu)化了檔案管理流程，想要進(jìn)一步提升檔案管理服務(wù)效率。但多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理都存在一定的問(wèn)題，一些單位甚至依舊采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)信息化檔案管理手段的應(yīng)用，整體的檔案管理效率非常低，難以深層次挖掘檔案潛在價(jià)值，更加無(wú)法提供高質(zhì)量的服務(wù)。事業(yè)單位檔案眾多，本身有著相當(dāng)大的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，通過(guò)檔案管理模式的完善，不僅有助于深層次挖掘事業(yè)單位檔案價(jià)值，還能夠優(yōu)化事業(yè)單位內(nèi)部管理體系，推動(dòng)事業(yè)單位的改革與發(fā)展。為此，事業(yè)單位在新時(shí)期的內(nèi)部管理優(yōu)化過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視度，并將提升檔案管理服務(wù)效率作為主要的發(fā)展方向，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理論與方法，不再采用被動(dòng)的服務(wù)理念，轉(zhuǎn)而形成全新的檔案服務(wù)體系，為使用者形成完善的服務(wù)流程。

一、檔案管理對(duì)事業(yè)單位的重要意義

事業(yè)單位本身是服務(wù)性質(zhì)的社會(huì)單位組織，而檔案管理則是事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中必不可缺的重要內(nèi)容，不僅與事業(yè)單位管理體系的完善有著緊密的聯(lián)系，還能夠直接影響事業(yè)單位管理和服務(wù)質(zhì)量。事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容非常完善，不僅包括事業(yè)單位在歷史發(fā)展過(guò)程中所產(chǎn)生的各類資料內(nèi)容，還有相當(dāng)?shù)睦碚撆c文獻(xiàn)，這些資料都可以為事業(yè)單位的決策形成重要憑證。隨著檔案管理部門(mén)的全新發(fā)展，事業(yè)單位的檔案資料也融合了現(xiàn)有的知識(shí)成果，變得更加合理完善，具備相當(dāng)大的使用價(jià)值。通過(guò)進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理模式，能夠?qū)κ聵I(yè)單位檔案資料展開(kāi)深層次的研究與分析，收集能夠推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展的相關(guān)資料，對(duì)事業(yè)單位的改革創(chuàng)新形成全新方向。對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展而言，檔案管理的重要性不僅體現(xiàn)在檔案資料與單位的發(fā)展有著緊密的聯(lián)系，還體現(xiàn)在事業(yè)單位的檔案管理本身屬于國(guó)家檔案的重要組成部分，因而有必要構(gòu)建完善的檔案管理體系，緊密結(jié)合國(guó)家檔案管理事業(yè)的發(fā)展需求，維護(hù)事業(yè)單位檔案的完整性，做好安全防護(hù)措施，多方面保障事業(yè)單位的科學(xué)發(fā)展[1]。

二、事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)原則

事業(yè)單位在優(yōu)化內(nèi)部檔案管理的過(guò)程中，不僅要調(diào)整檔案管理方式，還需要明確檔案管理的服務(wù)原則，保證檔案服務(wù)質(zhì)量。首先，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循完整性的服務(wù)原則。由于事業(yè)單位所儲(chǔ)存的大量信息本身較為復(fù)雜，且涉及多方面的內(nèi)容，再加上擁有一定的時(shí)間跨度，因而在事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的過(guò)程中，首先有必要確保這些檔案資源信息處于完整狀態(tài)，不存在遺漏或者缺失。其次，檔案服務(wù)還需要遵循真實(shí)性原則。這里的真實(shí)性實(shí)際上是指，所有檔案信息的內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)真實(shí)有效，這本身也是提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵因素[2]。同時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)深層次挖掘檔案資料的潛在價(jià)值，用于服務(wù)社會(huì)，確保所有的服務(wù)工作都能夠結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展需求，將真實(shí)性貫穿到整個(gè)服務(wù)流程當(dāng)中，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的全新發(fā)展。最后事業(yè)單位檔案管理還應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以人為本原則。無(wú)論是檔案管理還是后期服務(wù)，都應(yīng)當(dāng)做到以人為本，這是檔案管理發(fā)展的重要基礎(chǔ)。事業(yè)單位檔案服務(wù)質(zhì)量的提升，不僅要考慮到檔案使用者的檔案信息需求，還需要優(yōu)化檔案服務(wù)機(jī)制，結(jié)合使用者的操作習(xí)慣改善檔案服務(wù)內(nèi)容，使得檔案服務(wù)能夠完全覆蓋到檔案管理活動(dòng)中，保證所有檔案資料都能夠充分發(fā)揮價(jià)值。

三、目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

（一）檔案管理制度不夠完善

現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)事業(yè)單位最突出的問(wèn)題便在于檔案管理過(guò)于落后，許多事業(yè)單位都沒(méi)有建立明確的檔案管理機(jī)制。之所以出現(xiàn)這種現(xiàn)象，最為主要的原因在于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有形成對(duì)檔案管理的正確認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理不能夠推動(dòng)事業(yè)單位的整體發(fā)展，因而不予重視。雖然在新世紀(jì)的發(fā)展中創(chuàng)新了基礎(chǔ)的檔案管理形式，但是實(shí)際的內(nèi)容和方法卻沒(méi)有進(jìn)行整體性改變，更加沒(méi)有形成完善的檔案管理制度，這使得檔案管理工作效率整體較低，不能迎合事業(yè)單位的發(fā)展需求。

（二）檔案管理模式過(guò)于傳統(tǒng)，缺乏創(chuàng)新

在新時(shí)代的要求下，許多事業(yè)單位都展開(kāi)了檔案管理的創(chuàng)新，但依舊有不少事業(yè)單位堅(jiān)持著傳統(tǒng)的檔案管理模式，并且所采用的檔案管理方法過(guò)于落后，整體的檔案管理效率較低，使得事業(yè)單位檔案管理與時(shí)代發(fā)展不相貼合。一方面，事業(yè)單位的檔案管理方法相對(duì)較為落后，但多數(shù)檔案管理人員卻習(xí)慣于采用這些方法，不愿意輕易進(jìn)行改動(dòng)。再加上檔案管理長(zhǎng)期得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，在整個(gè)事業(yè)單位的管理事務(wù)中處于較為弱勢(shì)的狀態(tài)，因而無(wú)論在軟硬件配置或者資金投入方面都有所欠缺，這使得現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理方法無(wú)法應(yīng)用到其中，整體的檔案管理環(huán)境也有待改善。在實(shí)際的檔案管理工作中，許多管理人員的檔案管理方法依舊停留在手動(dòng)管理上，通過(guò)制作卡片來(lái)完成檔案資料檢索，嚴(yán)重影響了檔案查詢和使用效率。另一方面，檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不懂得提升自身的信息化檔案管理能力。在新時(shí)期的事業(yè)單位發(fā)展當(dāng)中，檔案管理人員不僅需要處理更加繁多的檔案資料信息，還需要優(yōu)化檔案服務(wù)，便于使用者更加合理的挖掘檔案信息價(jià)值，為各類管理決策提供參考依據(jù)。但由于檔案管理人員不具備創(chuàng)新意識(shí)，不懂得合理加強(qiáng)對(duì)信息化設(shè)備的應(yīng)用，直接使得事業(yè)單位檔案管理的信息化水平較低，不具備現(xiàn)代化的檔案管理特征。

（三）檔案管理設(shè)施設(shè)備過(guò)于陳舊

在事業(yè)單位的內(nèi)部管理優(yōu)化中，檔案管理屬于易被忽視的內(nèi)容。無(wú)論是基礎(chǔ)的設(shè)施設(shè)備，還是系統(tǒng)管理軟件，都沒(méi)有得到相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)支持。這使得檔案管理人員即便有心優(yōu)化檔案管理流程，但在設(shè)施設(shè)備嚴(yán)重缺失的狀況下，依舊無(wú)法開(kāi)展全新的檔案管理。同時(shí)，不少事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備配置并不健全，多數(shù)時(shí)候僅僅能夠完成基礎(chǔ)的檔案信息整理歸檔，并不能發(fā)揮高效的檢索與使用功能，給檔案資料潛在價(jià)值的挖掘形成了阻礙。

四、提高事業(yè)單位檔案服務(wù)效率的主要策略

（一）樹(shù)立全新的檔案管理服務(wù)理念

隨著時(shí)代的迅速發(fā)展，以人為本的服務(wù)理念逐漸在各個(gè)行業(yè)當(dāng)中得到了廣泛推廣。事業(yè)單位在人們的生活當(dāng)中扮演著非常重要的角色，因而要堅(jiān)持以人為本理念，并將這一理念落實(shí)到日常的檔案管理工作中，以進(jìn)一步做好檔案服務(wù)工作。在以人為本的服務(wù)理念引導(dǎo)下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的重視度，引導(dǎo)檔案管理人員認(rèn)識(shí)到他們工作的價(jià)值所在，要求各個(gè)部門(mén)配合檔案管理人員的工作開(kāi)展，積極提供相關(guān)資料，提高檔案管理人員的地位。在檔案管理的完善過(guò)程中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)肯定檔案管理人員的付出，讓檔案管理人員獲得一定的成就感。在優(yōu)化檔案服務(wù)的過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)結(jié)合以人為本服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，優(yōu)化服務(wù)流程，為用戶的檔案查詢利用提供相應(yīng)的機(jī)制，持續(xù)提高檔案管理質(zhì)量，改善檔案服務(wù)效率，讓使用者能夠在較短時(shí)間內(nèi)搜索到所需要的檔案[3]。此外，檔案管理部門(mén)也可以結(jié)合用戶的檔案搜索需求來(lái)提供相關(guān)推薦，便于用戶進(jìn)行信息搜集，提高檔案服務(wù)的全面性。

（二）優(yōu)化檔案管理人員的配置

事業(yè)單位檔案服務(wù)質(zhì)量的提升，離不開(kāi)高素質(zhì)的檔案管理人員。在新時(shí)期的檔案管理優(yōu)化過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員配置的重視度，并將檔案管理人才培育作為日常的主要工作內(nèi)容，設(shè)置一些專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人員，做好人員管理與培訓(xùn)，提高他們的綜合素質(zhì)。在信用檔案管理人員的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)考核這些人員的專業(yè)素質(zhì)與道德修養(yǎng)，確保他們能夠在今后的檔案管理工作中保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，并能夠主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，以不斷提高檔案管理能力。檔案服務(wù)培訓(xùn)工作的開(kāi)展，應(yīng)當(dāng)盡可能覆蓋檔案管理人員的職業(yè)生涯，使得檔案管理人員能夠適應(yīng)不斷變化的管理需求，始終保持先進(jìn)的檔案管理認(rèn)知[4]。同時(shí)，還有必要提高檔案管理人員的信息化服務(wù)素質(zhì)，一方面可以采取外部引進(jìn)檔案管理人才的方式，為檔案管理部門(mén)注入新血，帶來(lái)全新活力；另一方面可以加強(qiáng)內(nèi)部檔案管理人才的綜合培訓(xùn)，提高檔案管理人員的檔案管理能力。比如，事業(yè)單位可以結(jié)合檔案管理的信息化發(fā)展需求，定期開(kāi)展信息化培訓(xùn)活動(dòng)，將信息化服務(wù)的一些全新知識(shí)傳授給檔案管理人員。在日常的檔案管理活動(dòng)中，檔案管理人員也可以將服務(wù)過(guò)程中遇到的問(wèn)題表達(dá)出來(lái)，便于檔案管理部門(mén)加以統(tǒng)一解決，進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容，提高服務(wù)質(zhì)量[5]。

（三）健全檔案管理與服務(wù)體系

檔案服務(wù)是檔案管理中的重要內(nèi)容，它本身是一項(xiàng)非常系統(tǒng)而專業(yè)的工作，其中不僅包含檔案信息查詢、檔案檢索、也包括檔案使用、檔案推薦等功能。雖然這些功能極大提升了檔案服務(wù)質(zhì)量，但也增加了檔案管理人員的工作難度。為了改善這一狀況，進(jìn)一步提升到管理與服務(wù)質(zhì)量，有必要建立健全檔案管理服務(wù)體系，這樣不僅能夠保證各項(xiàng)檔案管理服務(wù)工作合理開(kāi)展，還能夠提高檔案服務(wù)的綜合有效性。考慮到現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)工作的實(shí)際發(fā)展需求，可以針對(duì)性的展開(kāi)一些監(jiān)督管理以及獎(jiǎng)懲制度，通過(guò)設(shè)置行為規(guī)范制度來(lái)約束檔案管理人員的管理行為，提升檔案管理人員的道德素養(yǎng)。此外，還有必要結(jié)合服務(wù)功能的完善需求，逐步培育檔案管理人員的創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，鼓勵(lì)檔案管理人員積極提出一些關(guān)于檔案服務(wù)的建議和看法。對(duì)于其中較為優(yōu)秀的建議，可以加以采用，并用來(lái)創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)模式，及時(shí)解決現(xiàn)階段檔案服務(wù)制度中存在的不足，充分彰顯檔案服務(wù)的人性化特征。這樣能夠借助檔案管理體系來(lái)進(jìn)一步提升檔案服務(wù)工作質(zhì)量，持續(xù)優(yōu)化檔案服務(wù)內(nèi)容，使得事業(yè)單位檔案服務(wù)體系變得科學(xué)而有效[6]。

總而言之，隨著時(shí)代的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法迎合新時(shí)期的發(fā)展需求，而檔案服務(wù)機(jī)制也存在相當(dāng)多的不足，不能迎合使用者的具體需求。為了提高檔案管理與服務(wù)效率，事業(yè)單位有必要結(jié)合自身的發(fā)展需求優(yōu)化檔案服務(wù)流程，建立健全檔案服務(wù)機(jī)制，采用全新的檔案管理信息化實(shí)踐手段，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與道德修養(yǎng)，確保檔案服務(wù)功能能夠得到進(jìn)一步拓展和完善，為使用者帶來(lái)更多的服務(wù)內(nèi)容，充分發(fā)揮檔案資料的使用價(jià)值。