檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

朱麗君

（大理白族自治州人民醫(yī)院，云南 大理 671000）

應(yīng)用檔案管理能夠?qū)︶t(yī)院各個(gè)部門(mén)和成員的檔案進(jìn)行有效掌握和完善，使醫(yī)院能夠更加清晰的了解和掌握職工的實(shí)際工作情況、醫(yī)院內(nèi)部的運(yùn)營(yíng)管理狀況和財(cái)務(wù)管理情況，這樣能夠使醫(yī)院制定出更加符合自身實(shí)際的策略。因此，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，檔案從客觀角度清晰地記錄了每一個(gè)部門(mén)和每一個(gè)工作人員的實(shí)際情況和工作情況，也是社會(huì)了解相關(guān)單位與個(gè)體的重要依據(jù)。通過(guò)有效的整理，能夠了解到患者病歷、財(cái)務(wù)管理檔案、人事管理檔案、音像資料以及行政管理檔案等都是醫(yī)院檔案當(dāng)中的主要內(nèi)容，這些資料也是確保醫(yī)院能夠順利開(kāi)展和運(yùn)行的重要依據(jù)，這些檔案和數(shù)據(jù)的存在，能夠更好地幫助醫(yī)院塑造出良好的品牌形象，盡可能地縮短醫(yī)院適應(yīng)行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)的時(shí)間。

一、檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的重要作用

檔案信息化管理系統(tǒng)的建立與計(jì)算機(jī)技術(shù)息息相關(guān)。當(dāng)前大部分醫(yī)療行業(yè)所應(yīng)用的信息化管理檔案系統(tǒng)，都是將信息技術(shù)與醫(yī)院管理手段相結(jié)合的[1]。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，檔案使用人員可以通過(guò)關(guān)鍵詞直接搜索和查詢檔案，更加方便調(diào)取接收患者信息，既能夠及時(shí)有效的更新患者的檔案，也為了使醫(yī)院機(jī)構(gòu)內(nèi)部能夠針對(duì)患者信息進(jìn)行有效溝通，醫(yī)院需要全面提升患者管理效率。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，信息化檔案明顯提高了醫(yī)院的整體服務(wù)水平和管理水平。

（一）醫(yī)院信息化檔案管理是醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的必然要求

我國(guó)醫(yī)療行業(yè)發(fā)展迅速，醫(yī)院內(nèi)部患者扎堆的現(xiàn)象隨處可見(jiàn)。為了能夠幫助醫(yī)務(wù)人員減輕對(duì)患者信息獲取的負(fù)擔(dān)，各大醫(yī)院應(yīng)該引進(jìn)信息化系統(tǒng)，進(jìn)一步優(yōu)化和完善醫(yī)院檔案管理工作，這是促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，也是完善醫(yī)院檔案管理體系的必經(jīng)之路。檔案信息化管理的出現(xiàn)不僅給醫(yī)生和醫(yī)院檔案管理人員帶來(lái)較大的便利，同時(shí)也給各個(gè)行業(yè)都提供了便利[2]。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)最大的特點(diǎn)就是交互能力強(qiáng)，這是紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的。醫(yī)院引進(jìn)這一技術(shù)以后可以將大部分人工工作應(yīng)用人機(jī)來(lái)完成，僅掛號(hào)和交款這兩項(xiàng)事物仍然需要進(jìn)行人工流程，所以患者在醫(yī)院就診和治療過(guò)程中，除了基本的掛號(hào)和交款以外，醫(yī)務(wù)人員可以直接通過(guò)患者的條形碼或醫(yī)療卡等了解患者的化驗(yàn)信息、檢查信息和處置信息等，這樣能夠在很大程度上縮短患者的等待時(shí)間，也能夠有效提高整個(gè)醫(yī)院的接診效率和治療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院更好的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展。

（二）檔案管理的信息化水平能夠體現(xiàn)出醫(yī)院管理水平

醫(yī)院管理水平不僅能夠直接突出醫(yī)院的綜合能力，還能將醫(yī)療行業(yè)的管理需求充分凸顯出來(lái)。當(dāng)前信息化發(fā)展迅速，已經(jīng)逐漸應(yīng)用于我國(guó)各個(gè)行業(yè)當(dāng)中，所以醫(yī)院需要及時(shí)了解到信息化的重要性[3]。在當(dāng)前我國(guó)醫(yī)療行業(yè)不斷發(fā)展和進(jìn)步，而且各大醫(yī)院的規(guī)模也在逐漸擴(kuò)大，將信息化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理當(dāng)中，能夠使醫(yī)院的管理水平得到顯著提升，也能夠推動(dòng)醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展。在信息化技術(shù)應(yīng)用以后，醫(yī)院可以重新組合或配置業(yè)務(wù)，將檔案管理滲透到醫(yī)院的各項(xiàng)工作當(dāng)中，為醫(yī)院的日后發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）醫(yī)院管理的信息化提高了檔案管理者的綜合素質(zhì)

將信息化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理當(dāng)中，也能夠使檔案管理工作變得更加方便和簡(jiǎn)潔，也能夠使醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作效率得到提高，給醫(yī)護(hù)人員的工作帶來(lái)更多的便利，提高檔案管理工作人員的綜合能力和綜合素養(yǎng)[4]。為了能夠有效提高醫(yī)院檔案管理的水平，檔案管理工作人員應(yīng)該具有以下幾點(diǎn)素質(zhì)：第一，在檔案管理過(guò)程中，工作人員需要具有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)技能，而且在閑暇時(shí)間需要不斷提升自我水平和能力。第二，檔案管理工作人員除了需要有較為專業(yè)的檔案管理水平之外，還需要具有較高的職業(yè)道德，不能輕易被外界所誘惑。第三，信息化檔案管理應(yīng)用過(guò)程中，檔案管理工作人員需要有較強(qiáng)的心理承受能力，而且還需要不斷提高自身的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，學(xué)習(xí)更多與網(wǎng)絡(luò)檔案管理相關(guān)的知識(shí)和技能。第四，在檔案管理過(guò)程中，工作人員需要更多的細(xì)心和耐心，而且要善于觀察，盡可能地避免出現(xiàn)失誤。第五，檔案管理工作人員要時(shí)刻對(duì)工作保持熱情，不斷提高自身工作的主動(dòng)性，從而使醫(yī)院內(nèi)部整體檔案管理水平得到有效提高。

（四）醫(yī)院檔案管理的信息化能夠提高資源的核心競(jìng)爭(zhēng)力

醫(yī)院的醫(yī)療器械和醫(yī)院的規(guī)模都能夠從側(cè)面充分反映出醫(yī)院的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。但是從整體上來(lái)看，真正能夠反映出醫(yī)院醫(yī)療競(jìng)爭(zhēng)能力的是醫(yī)院檔案管理信息化水平，也就是醫(yī)院的信息化管理能力。當(dāng)前很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)的醫(yī)療水平都不高，感覺(jué)嚴(yán)重缺乏對(duì)檔案管理的重視程度，甚至至今仍然保持著傳統(tǒng)的檔案管理模式，導(dǎo)致醫(yī)院朝著不理想的方向發(fā)展。而一些醫(yī)療機(jī)構(gòu)更加注重穩(wěn)扎穩(wěn)打，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的檔案信息化管理水平的重視，使醫(yī)護(hù)人員能夠在最短的時(shí)間內(nèi)了解并掌握患者的基本信息和臨床資料，為患者提供更好的治療方案。由于檔案管理水平較高，所以使這些醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部的醫(yī)護(hù)人員的綜合能力也得到顯著提升。這也就要求醫(yī)院必須要做好檔案的信息化管理工作，方便醫(yī)護(hù)人員能夠及時(shí)了解和掌握到完整的學(xué)習(xí)資料和參考資料，從而不斷提高自身的綜合能力和業(yè)務(wù)水平。

二、醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）醫(yī)院缺乏完善的檔案管理制度

當(dāng)前，我國(guó)很多醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理制度都不夠完善。權(quán)責(zé)劃分模糊和人員分工不明確等都是醫(yī)院當(dāng)中經(jīng)常存在的問(wèn)題。由于當(dāng)前很多醫(yī)院都存在檔案信息化建設(shè)不夠完善的情況，導(dǎo)致信息化系統(tǒng)無(wú)法有效運(yùn)行，也無(wú)法充分發(fā)揮出自身的作用和價(jià)值。

（二）醫(yī)院檔案管理工作人員綜合素質(zhì)較低

當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理工作人員忽略了信息化建設(shè)的重要性，也沒(méi)有在醫(yī)院當(dāng)中對(duì)檔案細(xì)節(jié)化建設(shè)的作用和價(jià)值進(jìn)行有效了解，有部分領(lǐng)導(dǎo)提出只需要具備紙質(zhì)信息檔案就行。而且當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)普遍較低，由于當(dāng)前檔案信息化建設(shè)正處于發(fā)展的初級(jí)階段，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常會(huì)指派自己的親屬來(lái)?yè)?dān)任檔案管理工作，由于這部分工作人員的綜合素質(zhì)不高，對(duì)單位信息化建設(shè)的作用和意義也沒(méi)有明確的了解，所以在檔案管理過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)失誤。除此之外，很多檔案管理工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)不夠了解，應(yīng)用也不夠熟練，在登記信息時(shí)為了方便快捷，很多工作人員將信息簡(jiǎn)單化，從而使檔案管理出現(xiàn)較大的漏洞，使檔案信息不夠完善也不夠準(zhǔn)確，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院的發(fā)展和進(jìn)步。

（三）缺少軟件和硬件

由于當(dāng)前大部分醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)都存在一定的問(wèn)題，所以相關(guān)的硬件和軟件都不夠健全。而且軟件開(kāi)發(fā)人員并不了解軟件在實(shí)際工作當(dāng)中的用途，所以無(wú)法開(kāi)發(fā)出適合當(dāng)前醫(yī)院內(nèi)部檔案建設(shè)的軟件。這也會(huì)導(dǎo)致醫(yī)療的質(zhì)量和效率大幅度降低。由于醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員忽視了檔案信息化的建設(shè)，所以對(duì)檔案信息化建設(shè)和管理缺乏資金方面的投入。除此之外，由于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)不夠科學(xué)和完善，業(yè)務(wù)人員也難以更好的應(yīng)用軟件和硬件，從而出現(xiàn)資源浪費(fèi)的情況。

（四）檔案信息應(yīng)用效率較低

提高檔案的使用效率和質(zhì)量是將信息化應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中最主要的目的，從而使醫(yī)院內(nèi)部實(shí)現(xiàn)信息資源共享。醫(yī)院檔案信息主要是用于醫(yī)院的內(nèi)部溝通，給人們提供一些信息參考，并根據(jù)網(wǎng)絡(luò)的疾病信息，使人們對(duì)自身的大致情況有一定的了解，再選擇合適的醫(yī)院進(jìn)行就醫(yī)。但是，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中嚴(yán)重缺少值得參考的病歷檔案，無(wú)法有效實(shí)現(xiàn)檔案的作用和價(jià)值。除此之外，各大醫(yī)院之間的技術(shù)溝通和交流也較少，這樣嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院的信息化檔案建設(shè)。

三、醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的應(yīng)用措施

（一）提高醫(yī)院管理人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視

在檔案管理過(guò)程中，人是其中最重要的角色，尤其是在檔案信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中。充足的資金是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的必要前提，所以需要醫(yī)院管理人員有思想觀念上的轉(zhuǎn)變，這樣才能夠投入大量的資金對(duì)信息化建設(shè)工作進(jìn)行有效扶持，從而給醫(yī)院提供較為完善的軟件設(shè)施和硬件設(shè)施，為醫(yī)院信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理相比，不僅方便查詢、方便保存，同時(shí)也能夠節(jié)約更多的資源。檔案管理信息化在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，不僅能夠使檔案的應(yīng)用年限得到延長(zhǎng)，還能夠在很大程度上提高檔案管理指令和檔案管理效率，所以各大醫(yī)院的管理人員需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度。

（二）加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作人員的培訓(xùn)

檔案信息化建設(shè)最主要的工作就是人為輸入信息。傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)于工作人員沒(méi)有較高的要求，而且也并沒(méi)有對(duì)工作人員進(jìn)行信息技術(shù)的使用要求，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理人員綜合能力較差。在當(dāng)前時(shí)期醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，工作人員不僅需要學(xué)會(huì)整理醫(yī)院的信息資料，還需要對(duì)信息技術(shù)有一定的掌握和了解，為了能夠使檔案管理工作人員的專業(yè)能力和專業(yè)素質(zhì)得到顯著提升，醫(yī)院需要定期對(duì)檔案管理人員開(kāi)展專業(yè)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，并對(duì)學(xué)習(xí)內(nèi)容進(jìn)行考核。

（三）實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)資源共享

當(dāng)前我國(guó)經(jīng)科技發(fā)展迅速，而且各大醫(yī)院也在逐漸擴(kuò)大規(guī)模。為了能夠更好地應(yīng)付較為復(fù)雜的工作需求，醫(yī)院需要建立完善的管理平臺(tái)，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，相關(guān)工作人員需要做到資源共享，只有這樣能夠充分發(fā)揮出檔案信息化的真正價(jià)值和作用。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)

由于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們的工作環(huán)境和工作節(jié)奏都得到了根本上的改變，但是當(dāng)前檔案信息泄露也是一件十分嚴(yán)峻的情況，對(duì)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，篡改檔案信息和泄露檔案信息內(nèi)容都會(huì)對(duì)醫(yī)院的整體工作造成嚴(yán)重影響。因此，在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和保護(hù)。例如可以為檔案設(shè)置密碼保護(hù)、應(yīng)用加密技術(shù)、設(shè)置防火墻、備份數(shù)據(jù)信息以及分離外網(wǎng)與內(nèi)網(wǎng)等。

四、結(jié)束語(yǔ)

總體而言，當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展較快，同時(shí)科技也在不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)被各行各業(yè)廣泛關(guān)注和應(yīng)用，醫(yī)療行業(yè)自然也不例外。醫(yī)院檔案管理的信息化程度也隨之提高，這在很大程度上使醫(yī)院的綜合能力和管理水平也得到了顯著的提升。但是在醫(yī)院檔案管理中，檔案信息化建設(shè)存在著一定的問(wèn)題，本文針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行了深入的分析和探討，并提出了相應(yīng)的解決方案，希望能夠促進(jìn)醫(yī)療行業(yè)更好的發(fā)展和進(jìn)步。