對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞯乃伎?/h1>
2021-11-27 13:33:58黃睿一
魅力中國(guó) 2021年47期
黃睿一
（天津市職業(yè)病防治院，天津 300011）
前言：利用檔案可以對(duì)歷史進(jìn)行記載，確保歷史不被人們遺忘。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，給醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇，在不斷發(fā)展的歷史長(zhǎng)河中，將醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髯龊?，不但可以保護(hù)醫(yī)療衛(wèi)生單位的各類(lèi)信息資料完整性，而且還能為醫(yī)院歷史、事業(yè)和每個(gè)職工負(fù)責(zé)。雖說(shuō)檔案管理這項(xiàng)工作比較平淡和單一，但它確是對(duì)歷史的一種守望，對(duì)文明的一種傳承，對(duì)千秋功業(yè)的一種記載，在醫(yī)療行業(yè)發(fā)展中，做好醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ饔兄鴺O為重要的作用和意義。因此，相關(guān)人員要肩負(fù)起這項(xiàng)偉大責(zé)任，將其作為寶貴財(cái)富，實(shí)現(xiàn)管理工作朝著科學(xué)合理發(fā)展，不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ魉健?/p>
一、醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砻媾R的困境
（一）缺乏重視程度
現(xiàn)階段，醫(yī)院在檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦忻媾R的主要困境就是缺乏一定重視程度，沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)庫(kù)房管理工作的重要性，忽視庫(kù)房管理對(duì)醫(yī)院本身發(fā)展的推動(dòng)作用[1]。主要體現(xiàn)在下面幾個(gè)方面，一方面，作為醫(yī)院的檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髡撸瑳](méi)有樹(shù)立正確的管理觀念，使得管理工作不到位，導(dǎo)致檔案管理缺乏實(shí)際意義，經(jīng)常簡(jiǎn)單地認(rèn)為庫(kù)房檔案管理就是對(duì)檔案進(jìn)行保管和裝訂，將其理解為一種日常工作，覺(jué)得檔案室?guī)旆恐灰粫?huì)出現(xiàn)檔案錯(cuò)亂、泄漏和丟失，并能滿足正常使用者的需求，就萬(wàn)事大吉。就是因?yàn)檫@種錯(cuò)誤觀念的長(zhǎng)期存在，使得很多管理工作者沒(méi)有將醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦匾暎嬖谝环N輕視心理，在日常工作當(dāng)中，缺乏積極性，造成管理工作不到位，無(wú)法將各項(xiàng)工作貫徹落實(shí)。另一方面，庫(kù)房相關(guān)設(shè)施的管理，主要表現(xiàn)在部分醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施管理和建設(shè)不到位，特別是對(duì)于檔案保護(hù)的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，不僅缺乏建設(shè)，而且缺乏管理，對(duì)于檔案室?guī)旆抗芾碇忻媾R防火、防潮和防盜等管理問(wèn)題，沒(méi)有將其重視起來(lái)，這在某種條件下阻礙了檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞯恼＿\(yùn)行，不利于檔案管理朝著信息化發(fā)展，給檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ黜樌_(kāi)展造成負(fù)面影響。
（二）管理體制不健全
當(dāng)前社會(huì)發(fā)展背景下，部分醫(yī)院在檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦?，還面臨著一些盲區(qū)，沒(méi)有將檔案室管理中，清潔和檢查工作加以重視，使得各類(lèi)安全隱患頻頻出現(xiàn)[2]。主要表現(xiàn)在部分檔案管理人員專業(yè)程度有待提升，他們經(jīng)常在檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦校瑳](méi)有注入更多時(shí)間和精力，存在懈怠情緒，往往造成管理工作缺乏安全性和實(shí)效性，給檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鲙?lái)不利因素，容易產(chǎn)生安全事故。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計(jì)，在檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鬟^(guò)程中，發(fā)生頻率最高的問(wèn)題有以下幾點(diǎn)，首先，在實(shí)際管理時(shí)，檔案管理工作者沒(méi)有及時(shí)對(duì)室內(nèi)的用電和用水進(jìn)行檢查，并且做好相關(guān)登記工作，水、電如果出現(xiàn)問(wèn)題，往往會(huì)對(duì)檔案管理工作造成極大威脅，作為工作人員，每天都要進(jìn)行檢查。其次，部分管理工作人員，經(jīng)常會(huì)把檔案室?guī)旆孔鳛殡s物間，放置各種類(lèi)型的雜物，這在一定條件下給檔案管理工作造成嚴(yán)重威脅，一旦出現(xiàn)安全隱患，由于雜物堆積，會(huì)影響應(yīng)急救援的速度，對(duì)應(yīng)急救援工作產(chǎn)生不利。最后，我們經(jīng)常會(huì)看到，部分管理人員工作不到位，會(huì)出現(xiàn)閑雜人等或是非管理工作人員進(jìn)入庫(kù)房，并對(duì)其沒(méi)有任何限制規(guī)范。除此之外，還存在缺少檔案室?guī)旆肯嚓P(guān)設(shè)備管理等情況，通過(guò)以上幾點(diǎn)我們可以發(fā)現(xiàn)，在管理工作中，管理體制的混亂，是不利于檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ饔行蜻M(jìn)行的。
二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞯挠行緩?/h2>
針對(duì)上述在醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦忻媾R的困境，要想提升實(shí)際管理質(zhì)量和水平，就要綜合考慮各個(gè)方面影響因素，創(chuàng)新管理方式和方法，從不同方面入手，提升管理工作科學(xué)性和有效性，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院全面發(fā)展。主要可以從以下幾點(diǎn)進(jìn)行思考。
（一）樹(shù)立正確的管理觀念
在醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦?，由于管理者存在重視程度的缺乏，給管理工作帶來(lái)很大影響[3]。我們都知道“物質(zhì)決定意識(shí)，意識(shí)對(duì)物質(zhì)具有反作用”在檔案管理過(guò)程中，也離不開(kāi)這一規(guī)律的有效支持，要想進(jìn)一步提升檔案室?guī)旆抗芾硭?，作為管理人員，就要樹(shù)立正確的思想觀念，增強(qiáng)安全意識(shí)，不斷將自身管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)加以提升，與此同時(shí)，還要嚴(yán)格遵循相關(guān)的管理制度，將其貫徹落實(shí)到位，讓工作人員都能夠按照相關(guān)規(guī)章和制度執(zhí)行工作，從而避免人為原因造成的各種安全隱患。在實(shí)際工作中，一旦出現(xiàn)某些安全隱患，作為管理人員，要能及時(shí)發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)和作用，主動(dòng)采取相關(guān)措施，而不是任其發(fā)展，進(jìn)一步擴(kuò)大，最終造成更大危害。另外，日常管理中，還要仔細(xì)進(jìn)行觀察，不能錯(cuò)過(guò)每個(gè)環(huán)節(jié)，避免由于自身原因，使得危害擴(kuò)大，影響整個(gè)庫(kù)房安全。通過(guò)樹(shù)立正確的管理理念，不斷提升管理水平，為醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞯於▓?jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
（二）強(qiáng)化硬件設(shè)施建設(shè)
要想進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾?，就要將硬件設(shè)備建設(shè)重視起來(lái)[4]。作為醫(yī)院管理工作人員，要根據(jù)自身發(fā)展情況，加大檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)資金投入，完善和優(yōu)化檔案室?guī)旆抗芾碇猩婕暗母黝?lèi)硬件設(shè)施，包含除濕機(jī)、空調(diào)機(jī)以及裝訂機(jī)等設(shè)備，通過(guò)將其加以優(yōu)化，改變傳統(tǒng)管理模式和方法，將信息檢索慢以及儲(chǔ)存量少的設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化，利用專業(yè)檔案管理軟件，提升檢索、借閱和統(tǒng)計(jì)的工作質(zhì)量和效率，促進(jìn)庫(kù)房管理朝著現(xiàn)代化發(fā)展。同時(shí)，還要及時(shí)購(gòu)買(mǎi)和更換消防設(shè)備，避免檔案室?guī)旆砍霈F(xiàn)火災(zāi)，如果不能及時(shí)撲滅，在某種程度上會(huì)加大醫(yī)院損失，從而給醫(yī)院管理工作造成極大影響。
（三）建立健全檔案室?guī)旆抗芾眢w制
1.制定定期安全檢查制度
在醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦校芾碇贫扔兄匾饔?，不僅能夠規(guī)范和約束相關(guān)工作人員，還能讓管理工作朝著正確的方向進(jìn)行[5]。因此，在日常管理過(guò)程中，要重視安全檢查制度的制定，對(duì)于這項(xiàng)制度，主要是由醫(yī)院保衛(wèi)科和相關(guān)部門(mén)聯(lián)合制定的，發(fā)揮著兩者的優(yōu)勢(shì)，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，比如，檔案室?guī)旆康姆辣I、防火、防潮等情況，通過(guò)制定這一制度，促進(jìn)管理朝著常態(tài)化發(fā)展。如果在檢查過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就應(yīng)及時(shí)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，并且向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，具體可以參考“檔案法”中涉及的一些規(guī)定，對(duì)檔案室?guī)旆肯嚓P(guān)電氣設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)加以檢查，包括庫(kù)房中的溫濕度器和空調(diào)等設(shè)備。同時(shí)，還要對(duì)消防設(shè)備進(jìn)行有效檢查，確保設(shè)備使用狀態(tài)正常，檢查完之后，還要做好相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作，建立臺(tái)賬，確保檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞣细黜?xiàng)管理要求，如防火、防盜、防水和防電等方面。另外，還要對(duì)庫(kù)房現(xiàn)存的檔案加以翻查，查找是否出現(xiàn)發(fā)霉、受潮和字跡蛻變等問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就應(yīng)及時(shí)加以反饋，找出其中問(wèn)題緣由，在后期管理中，將此類(lèi)問(wèn)題重視起來(lái)。
2.完善衛(wèi)生清潔制度
通常情況下，在醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦校l(wèi)生清潔工作發(fā)揮著重要作用，在某種程度上影響著檔案管理壽命，如果衛(wèi)生清潔工作質(zhì)量高，就會(huì)提升其保管壽命[6]。檔案庫(kù)房中往往會(huì)存在灰塵，并且其中還存在很多霉菌，如果塵土太多，加上庫(kù)房中溫度和濕度比較高，文書(shū)檔案往往會(huì)發(fā)霉，這種情況的出現(xiàn)，極大地影響檔案自身安全。作為檔案室?guī)旆抗芾砣藛T，就要定期使用相關(guān)設(shè)備將庫(kù)房中的塵土加以處理，比如，可以利用吸塵器，每周清潔兩次，在這過(guò)程中，也可以使用拖把和毛巾等加以輔助，確保庫(kù)房管理中的衛(wèi)生清潔管理工作實(shí)現(xiàn)落實(shí)。檔案室?guī)旆抗芾砣藛T在離開(kāi)時(shí)，還要檢查門(mén)窗是否鎖好，室內(nèi)是否斷電，將這項(xiàng)工作完成之后，才會(huì)確保庫(kù)房管理更加安全。另外，在庫(kù)房中禁止堆放雜物，這樣可以確保衛(wèi)生清潔，也不容易引發(fā)安全隱患，為檔案管理創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境，提升管理質(zhì)量。
3.對(duì)人員出入庫(kù)強(qiáng)化管理
在醫(yī)院管理中，檔案室?guī)旆抗芾碜鳛橹匾M成部分，對(duì)醫(yī)院安全有著重要影響[7]。作為管理人員，在工作時(shí)，要增強(qiáng)安全意識(shí)，尤其在庫(kù)房當(dāng)中不能放置容易腐蝕、爆炸和燃燒的物品，這些物品在一定程度上會(huì)影響檔案管理安全。與此同時(shí)，還要對(duì)進(jìn)出人員明確規(guī)定，如果是非管理人員或者閑雜人等，千萬(wàn)不能讓其隨意進(jìn)入庫(kù)房，除非有管理部門(mén)的批準(zhǔn)，才能進(jìn)入，例如，設(shè)備維修和維護(hù)以及參觀人員，在進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，就要對(duì)人員加以身份核實(shí)并規(guī)定其出入時(shí)間，符合要求之后可以進(jìn)入，還要做好相關(guān)的登記工作，制定臺(tái)賬。除此之外，要想進(jìn)入檔案室?guī)旆?，還要更換好專業(yè)的工作服，尤其不能將相機(jī)等設(shè)備帶入其中，管理工作者還要對(duì)進(jìn)入人員全程陪同，確保檔案室?guī)旆抗芾砀影踩?。另外，?duì)于相關(guān)賬冊(cè)檔案要對(duì)其進(jìn)行妥善看管，尤其是一些機(jī)密檔案，更要加強(qiáng)安全管理工作。
結(jié)語(yǔ)：綜上所述，在醫(yī)院整個(gè)檔案管理工作當(dāng)中，庫(kù)房管理有著重要作用，要想進(jìn)一步強(qiáng)化醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ?，就要將這份工作重視起來(lái)，它不僅會(huì)指導(dǎo)醫(yī)療衛(wèi)生單位朝著科學(xué)化發(fā)展，還會(huì)促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，滿足時(shí)代發(fā)展需求，因此，將管理工作做好非常重要，在現(xiàn)實(shí)工作中，就需要相關(guān)人員，根據(jù)醫(yī)院自身發(fā)展需求，積極致力于醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞯膬?yōu)化和完善當(dāng)中，通過(guò)建立健全相關(guān)管理制度，比如，人員出入庫(kù)房管理制度，安全檢查制度以及安全清潔等制度，進(jìn)一步來(lái)規(guī)范管理人員的日常工作，從而提升醫(yī)院管理實(shí)際水平，確保管理工作朝著高效化發(fā)展，提升醫(yī)院整體經(jīng)濟(jì)效益，推進(jìn)醫(yī)院走向可持續(xù)化發(fā)展道路。
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黃睿一
（天津市職業(yè)病防治院，天津 300011）
前言：利用檔案可以對(duì)歷史進(jìn)行記載，確保歷史不被人們遺忘。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，給醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇，在不斷發(fā)展的歷史長(zhǎng)河中，將醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髯龊?，不但可以保護(hù)醫(yī)療衛(wèi)生單位的各類(lèi)信息資料完整性，而且還能為醫(yī)院歷史、事業(yè)和每個(gè)職工負(fù)責(zé)。雖說(shuō)檔案管理這項(xiàng)工作比較平淡和單一，但它確是對(duì)歷史的一種守望，對(duì)文明的一種傳承，對(duì)千秋功業(yè)的一種記載，在醫(yī)療行業(yè)發(fā)展中，做好醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ饔兄鴺O為重要的作用和意義。因此，相關(guān)人員要肩負(fù)起這項(xiàng)偉大責(zé)任，將其作為寶貴財(cái)富，實(shí)現(xiàn)管理工作朝著科學(xué)合理發(fā)展，不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ魉健?/p>
一、醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砻媾R的困境
（一）缺乏重視程度
現(xiàn)階段，醫(yī)院在檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦忻媾R的主要困境就是缺乏一定重視程度，沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)庫(kù)房管理工作的重要性，忽視庫(kù)房管理對(duì)醫(yī)院本身發(fā)展的推動(dòng)作用[1]。主要體現(xiàn)在下面幾個(gè)方面，一方面，作為醫(yī)院的檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髡撸瑳](méi)有樹(shù)立正確的管理觀念，使得管理工作不到位，導(dǎo)致檔案管理缺乏實(shí)際意義，經(jīng)常簡(jiǎn)單地認(rèn)為庫(kù)房檔案管理就是對(duì)檔案進(jìn)行保管和裝訂，將其理解為一種日常工作，覺(jué)得檔案室?guī)旆恐灰粫?huì)出現(xiàn)檔案錯(cuò)亂、泄漏和丟失，并能滿足正常使用者的需求，就萬(wàn)事大吉。就是因?yàn)檫@種錯(cuò)誤觀念的長(zhǎng)期存在，使得很多管理工作者沒(méi)有將醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦匾暎嬖谝环N輕視心理，在日常工作當(dāng)中，缺乏積極性，造成管理工作不到位，無(wú)法將各項(xiàng)工作貫徹落實(shí)。另一方面，庫(kù)房相關(guān)設(shè)施的管理，主要表現(xiàn)在部分醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施管理和建設(shè)不到位，特別是對(duì)于檔案保護(hù)的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，不僅缺乏建設(shè)，而且缺乏管理，對(duì)于檔案室?guī)旆抗芾碇忻媾R防火、防潮和防盜等管理問(wèn)題，沒(méi)有將其重視起來(lái)，這在某種條件下阻礙了檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞯恼＿\(yùn)行，不利于檔案管理朝著信息化發(fā)展，給檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ黜樌_(kāi)展造成負(fù)面影響。
（二）管理體制不健全
當(dāng)前社會(huì)發(fā)展背景下，部分醫(yī)院在檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦?，還面臨著一些盲區(qū)，沒(méi)有將檔案室管理中，清潔和檢查工作加以重視，使得各類(lèi)安全隱患頻頻出現(xiàn)[2]。主要表現(xiàn)在部分檔案管理人員專業(yè)程度有待提升，他們經(jīng)常在檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦校瑳](méi)有注入更多時(shí)間和精力，存在懈怠情緒，往往造成管理工作缺乏安全性和實(shí)效性，給檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鲙?lái)不利因素，容易產(chǎn)生安全事故。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計(jì)，在檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鬟^(guò)程中，發(fā)生頻率最高的問(wèn)題有以下幾點(diǎn)，首先，在實(shí)際管理時(shí)，檔案管理工作者沒(méi)有及時(shí)對(duì)室內(nèi)的用電和用水進(jìn)行檢查，并且做好相關(guān)登記工作，水、電如果出現(xiàn)問(wèn)題，往往會(huì)對(duì)檔案管理工作造成極大威脅，作為工作人員，每天都要進(jìn)行檢查。其次，部分管理工作人員，經(jīng)常會(huì)把檔案室?guī)旆孔鳛殡s物間，放置各種類(lèi)型的雜物，這在一定條件下給檔案管理工作造成嚴(yán)重威脅，一旦出現(xiàn)安全隱患，由于雜物堆積，會(huì)影響應(yīng)急救援的速度，對(duì)應(yīng)急救援工作產(chǎn)生不利。最后，我們經(jīng)常會(huì)看到，部分管理人員工作不到位，會(huì)出現(xiàn)閑雜人等或是非管理工作人員進(jìn)入庫(kù)房，并對(duì)其沒(méi)有任何限制規(guī)范。除此之外，還存在缺少檔案室?guī)旆肯嚓P(guān)設(shè)備管理等情況，通過(guò)以上幾點(diǎn)我們可以發(fā)現(xiàn)，在管理工作中，管理體制的混亂，是不利于檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ饔行蜻M(jìn)行的。
二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞯挠行緩?/h2>
針對(duì)上述在醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦忻媾R的困境，要想提升實(shí)際管理質(zhì)量和水平，就要綜合考慮各個(gè)方面影響因素，創(chuàng)新管理方式和方法，從不同方面入手，提升管理工作科學(xué)性和有效性，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院全面發(fā)展。主要可以從以下幾點(diǎn)進(jìn)行思考。
（一）樹(shù)立正確的管理觀念
在醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦?，由于管理者存在重視程度的缺乏，給管理工作帶來(lái)很大影響[3]。我們都知道“物質(zhì)決定意識(shí)，意識(shí)對(duì)物質(zhì)具有反作用”在檔案管理過(guò)程中，也離不開(kāi)這一規(guī)律的有效支持，要想進(jìn)一步提升檔案室?guī)旆抗芾硭?，作為管理人員，就要樹(shù)立正確的思想觀念，增強(qiáng)安全意識(shí)，不斷將自身管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)加以提升，與此同時(shí)，還要嚴(yán)格遵循相關(guān)的管理制度，將其貫徹落實(shí)到位，讓工作人員都能夠按照相關(guān)規(guī)章和制度執(zhí)行工作，從而避免人為原因造成的各種安全隱患。在實(shí)際工作中，一旦出現(xiàn)某些安全隱患，作為管理人員，要能及時(shí)發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)和作用，主動(dòng)采取相關(guān)措施，而不是任其發(fā)展，進(jìn)一步擴(kuò)大，最終造成更大危害。另外，日常管理中，還要仔細(xì)進(jìn)行觀察，不能錯(cuò)過(guò)每個(gè)環(huán)節(jié)，避免由于自身原因，使得危害擴(kuò)大，影響整個(gè)庫(kù)房安全。通過(guò)樹(shù)立正確的管理理念，不斷提升管理水平，為醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞯於▓?jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
（二）強(qiáng)化硬件設(shè)施建設(shè)
要想進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾?，就要將硬件設(shè)備建設(shè)重視起來(lái)[4]。作為醫(yī)院管理工作人員，要根據(jù)自身發(fā)展情況，加大檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)資金投入，完善和優(yōu)化檔案室?guī)旆抗芾碇猩婕暗母黝?lèi)硬件設(shè)施，包含除濕機(jī)、空調(diào)機(jī)以及裝訂機(jī)等設(shè)備，通過(guò)將其加以優(yōu)化，改變傳統(tǒng)管理模式和方法，將信息檢索慢以及儲(chǔ)存量少的設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化，利用專業(yè)檔案管理軟件，提升檢索、借閱和統(tǒng)計(jì)的工作質(zhì)量和效率，促進(jìn)庫(kù)房管理朝著現(xiàn)代化發(fā)展。同時(shí)，還要及時(shí)購(gòu)買(mǎi)和更換消防設(shè)備，避免檔案室?guī)旆砍霈F(xiàn)火災(zāi)，如果不能及時(shí)撲滅，在某種程度上會(huì)加大醫(yī)院損失，從而給醫(yī)院管理工作造成極大影響。
（三）建立健全檔案室?guī)旆抗芾眢w制
1.制定定期安全檢查制度
在醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦校芾碇贫扔兄匾饔?，不僅能夠規(guī)范和約束相關(guān)工作人員，還能讓管理工作朝著正確的方向進(jìn)行[5]。因此，在日常管理過(guò)程中，要重視安全檢查制度的制定，對(duì)于這項(xiàng)制度，主要是由醫(yī)院保衛(wèi)科和相關(guān)部門(mén)聯(lián)合制定的，發(fā)揮著兩者的優(yōu)勢(shì)，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，比如，檔案室?guī)旆康姆辣I、防火、防潮等情況，通過(guò)制定這一制度，促進(jìn)管理朝著常態(tài)化發(fā)展。如果在檢查過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就應(yīng)及時(shí)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，并且向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，具體可以參考“檔案法”中涉及的一些規(guī)定，對(duì)檔案室?guī)旆肯嚓P(guān)電氣設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)加以檢查，包括庫(kù)房中的溫濕度器和空調(diào)等設(shè)備。同時(shí)，還要對(duì)消防設(shè)備進(jìn)行有效檢查，確保設(shè)備使用狀態(tài)正常，檢查完之后，還要做好相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作，建立臺(tái)賬，確保檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞣细黜?xiàng)管理要求，如防火、防盜、防水和防電等方面。另外，還要對(duì)庫(kù)房現(xiàn)存的檔案加以翻查，查找是否出現(xiàn)發(fā)霉、受潮和字跡蛻變等問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就應(yīng)及時(shí)加以反饋，找出其中問(wèn)題緣由，在后期管理中，將此類(lèi)問(wèn)題重視起來(lái)。
2.完善衛(wèi)生清潔制度
通常情況下，在醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦校l(wèi)生清潔工作發(fā)揮著重要作用，在某種程度上影響著檔案管理壽命，如果衛(wèi)生清潔工作質(zhì)量高，就會(huì)提升其保管壽命[6]。檔案庫(kù)房中往往會(huì)存在灰塵，并且其中還存在很多霉菌，如果塵土太多，加上庫(kù)房中溫度和濕度比較高，文書(shū)檔案往往會(huì)發(fā)霉，這種情況的出現(xiàn)，極大地影響檔案自身安全。作為檔案室?guī)旆抗芾砣藛T，就要定期使用相關(guān)設(shè)備將庫(kù)房中的塵土加以處理，比如，可以利用吸塵器，每周清潔兩次，在這過(guò)程中，也可以使用拖把和毛巾等加以輔助，確保庫(kù)房管理中的衛(wèi)生清潔管理工作實(shí)現(xiàn)落實(shí)。檔案室?guī)旆抗芾砣藛T在離開(kāi)時(shí)，還要檢查門(mén)窗是否鎖好，室內(nèi)是否斷電，將這項(xiàng)工作完成之后，才會(huì)確保庫(kù)房管理更加安全。另外，在庫(kù)房中禁止堆放雜物，這樣可以確保衛(wèi)生清潔，也不容易引發(fā)安全隱患，為檔案管理創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境，提升管理質(zhì)量。
3.對(duì)人員出入庫(kù)強(qiáng)化管理
在醫(yī)院管理中，檔案室?guī)旆抗芾碜鳛橹匾M成部分，對(duì)醫(yī)院安全有著重要影響[7]。作為管理人員，在工作時(shí)，要增強(qiáng)安全意識(shí)，尤其在庫(kù)房當(dāng)中不能放置容易腐蝕、爆炸和燃燒的物品，這些物品在一定程度上會(huì)影響檔案管理安全。與此同時(shí)，還要對(duì)進(jìn)出人員明確規(guī)定，如果是非管理人員或者閑雜人等，千萬(wàn)不能讓其隨意進(jìn)入庫(kù)房，除非有管理部門(mén)的批準(zhǔn)，才能進(jìn)入，例如，設(shè)備維修和維護(hù)以及參觀人員，在進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，就要對(duì)人員加以身份核實(shí)并規(guī)定其出入時(shí)間，符合要求之后可以進(jìn)入，還要做好相關(guān)的登記工作，制定臺(tái)賬。除此之外，要想進(jìn)入檔案室?guī)旆?，還要更換好專業(yè)的工作服，尤其不能將相機(jī)等設(shè)備帶入其中，管理工作者還要對(duì)進(jìn)入人員全程陪同，確保檔案室?guī)旆抗芾砀影踩?。另外，?duì)于相關(guān)賬冊(cè)檔案要對(duì)其進(jìn)行妥善看管，尤其是一些機(jī)密檔案，更要加強(qiáng)安全管理工作。
結(jié)語(yǔ)：綜上所述，在醫(yī)院整個(gè)檔案管理工作當(dāng)中，庫(kù)房管理有著重要作用，要想進(jìn)一步強(qiáng)化醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ?，就要將這份工作重視起來(lái)，它不僅會(huì)指導(dǎo)醫(yī)療衛(wèi)生單位朝著科學(xué)化發(fā)展，還會(huì)促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，滿足時(shí)代發(fā)展需求，因此，將管理工作做好非常重要，在現(xiàn)實(shí)工作中，就需要相關(guān)人員，根據(jù)醫(yī)院自身發(fā)展需求，積極致力于醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞯膬?yōu)化和完善當(dāng)中，通過(guò)建立健全相關(guān)管理制度，比如，人員出入庫(kù)房管理制度，安全檢查制度以及安全清潔等制度，進(jìn)一步來(lái)規(guī)范管理人員的日常工作，從而提升醫(yī)院管理實(shí)際水平，確保管理工作朝著高效化發(fā)展，提升醫(yī)院整體經(jīng)濟(jì)效益，推進(jìn)醫(yī)院走向可持續(xù)化發(fā)展道路。
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