關(guān)于知識(shí)管理背景下如何做好檔案管理創(chuàng)新的研究

宋愛(ài)梅

（山東省濟(jì)南第七中學(xué)，山東 濟(jì)南 250013）

引言：近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展，逐漸重視知識(shí)管理，其直接關(guān)系到各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展水平，相關(guān)企業(yè)的發(fā)展速度，通過(guò)知識(shí)管理可有效提高企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)企業(yè)的良好發(fā)展。當(dāng)前，在我國(guó)檔案管理過(guò)程中，逐漸引進(jìn)知識(shí)管理理念，在該背景下，不斷對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，從各個(gè)角度出發(fā)，完善檔案管理內(nèi)容，并對(duì)管理方式進(jìn)行合理優(yōu)化，提高檔案管理質(zhì)量，保證企業(yè)的發(fā)展效率。

一、知識(shí)管理的相關(guān)概述

知識(shí)管理涉及的內(nèi)容相對(duì)較多，通常將其設(shè)定為價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)的衡量，并且，在人們的生活以及工作中均能獲取各類知識(shí)，豐富人們的知識(shí)內(nèi)容，提高人們的知識(shí)水平。在面臨相關(guān)問(wèn)題時(shí)，能夠及時(shí)做出準(zhǔn)確決策。一般情況下，企業(yè)通常將知識(shí)管理作為內(nèi)部的發(fā)展目標(biāo)，并加強(qiáng)對(duì)相關(guān)理論的應(yīng)用，將企業(yè)內(nèi)部整體資源進(jìn)行全面整合。并對(duì)資料信息進(jìn)行充分整理，將其進(jìn)行有效儲(chǔ)存，在合理的方式下對(duì)資源進(jìn)行全面管理，加強(qiáng)對(duì)信息資源的維護(hù)，有助于為企業(yè)發(fā)展提供較大的幫助。同時(shí)，知識(shí)管理通常在信息的基礎(chǔ)上，對(duì)管理進(jìn)行創(chuàng)新，其包含知識(shí)信息以及相關(guān)活動(dòng)。在知識(shí)管理中，通常是不斷積累的過(guò)程，并將積累的信息進(jìn)行充分共享，并對(duì)其加以創(chuàng)新，從而有效提高知識(shí)資源的使用效率，并不斷將其應(yīng)用到具體工作中，可充分增強(qiáng)企業(yè)整體工作效率，促使企業(yè)得到穩(wěn)定發(fā)展，逐漸展現(xiàn)出知識(shí)管理的實(shí)際優(yōu)勢(shì)，達(dá)到良好的管理效果，為企業(yè)快速發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、知識(shí)管理背景下檔案管理創(chuàng)新的實(shí)際意義

在知識(shí)管理背景下，檔案管理具有較大的優(yōu)勢(shì)，兩者管理的目的較為接近，在實(shí)際管理中，均是對(duì)相關(guān)信息資料進(jìn)行不斷地收集、整理、儲(chǔ)存等一系列工作。并通過(guò)對(duì)信息管理，可有效對(duì)其進(jìn)行充分利用，提高檔案信息的利用效率[1]。同時(shí)，在檔案管理中，具有較強(qiáng)的社會(huì)職能，充分強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，并強(qiáng)化對(duì)檔案資料的利用，積極對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)，提高檔案管理的價(jià)值。并且，檔案信息是知識(shí)管理的主要內(nèi)容。通常情況下，在知識(shí)管理背景下，檔案信息以電子文檔的形式進(jìn)行保存，在檔案信息中包含企業(yè)各個(gè)項(xiàng)目的主要信息，并對(duì)相關(guān)活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，具有較強(qiáng)的真實(shí)性，其包含的內(nèi)容也相對(duì)較多。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，檔案信息可為其提供充足的支持，促使企業(yè)根據(jù)以往的信息開(kāi)展有關(guān)項(xiàng)目活動(dòng)。并通過(guò)對(duì)檔案信息的合理分析，以此在項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中對(duì)活動(dòng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，從而達(dá)到良好的項(xiàng)目開(kāi)展成果。在檔案信息中記錄了企業(yè)的真實(shí)情況，包含企業(yè)的知識(shí)內(nèi)容以及有關(guān)保護(hù)憑證。因此，充分展現(xiàn)出檔案管理的重要性，要求管理部門加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的關(guān)注，充分整合知識(shí)資源，并對(duì)企業(yè)項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄。并對(duì)其進(jìn)行充分保存，加強(qiáng)知識(shí)資源管理，有效處理企業(yè)發(fā)展中出現(xiàn)的問(wèn)題，有助于促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展。

三、知識(shí)管理背景下做好檔案管理創(chuàng)新的主要措施

（一）加強(qiáng)管理觀念創(chuàng)新

知識(shí)管理背景下，檔案管理需進(jìn)行全面創(chuàng)新，促使檔案管理與現(xiàn)代化發(fā)展相符，為企業(yè)發(fā)展提供良好的支持。因此，在實(shí)際管理過(guò)程中，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)全新的管理理念，轉(zhuǎn)變內(nèi)部的管理思想，加大對(duì)檔案信息管理的重視力度。并在管理中充分運(yùn)用知識(shí)管理相關(guān)理念，從該角度出發(fā)對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，逐漸強(qiáng)化檔案管理效率，并不斷推進(jìn)相關(guān)工作開(kāi)展。同時(shí)，在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分做好管理基礎(chǔ)工作，積極收集員工檔案信息，對(duì)員工信息進(jìn)行不斷完善。針對(duì)收集的信息進(jìn)行全面整理，并采用信息化的管理方式，對(duì)檔案信息進(jìn)行充分整合，并對(duì)其進(jìn)行有效分類。針對(duì)不同檔案進(jìn)行標(biāo)記，便于工作人員對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱，可有效為企業(yè)發(fā)展提供良好的服務(wù)。在檔案管理過(guò)程中，還需充分接收相應(yīng)的反饋建議，與員工進(jìn)行溝通交流，了解員工對(duì)檔案管理的實(shí)際看法。通過(guò)相應(yīng)的反饋信息，以此對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)母纳?，以此可達(dá)到良好的創(chuàng)新效果，提高企業(yè)檔案管理效率。

（二）強(qiáng)化管理思路創(chuàng)新

在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分對(duì)知識(shí)管理進(jìn)行分析，了解知識(shí)管理的主要優(yōu)勢(shì)，以此將其引入到檔案管理工作中，有效提高檔案管理質(zhì)量，保證員工信息管理的合理性。因此，在檔案管理過(guò)程中，要求管理人員需積極轉(zhuǎn)變管理思路，了解當(dāng)前檔案管理的具體形勢(shì)，以此對(duì)檔案管理進(jìn)行全面分析，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的創(chuàng)新[2]。同時(shí)，在知識(shí)管理背景下，要求管理人員根據(jù)項(xiàng)目?jī)?nèi)容以及內(nèi)部發(fā)展情況進(jìn)行充分調(diào)查，明確具體的信息內(nèi)容，由此形成相應(yīng)的檔案。并且，管理人員明確檔案管理中的重點(diǎn)工作，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行合理分析，逐漸完善管理工作內(nèi)容，利用相關(guān)知識(shí)管理特點(diǎn)，對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行積極改進(jìn)，增強(qiáng)檔案管理服務(wù)性，對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行有效整理。從而對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行合理補(bǔ)充，優(yōu)化檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，明確具體的管理流程。并且，隨著我國(guó)社會(huì)進(jìn)步，逐漸對(duì)管理思路進(jìn)行更新，可有效促使檔案管理工作滿足當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展需求，在短時(shí)間實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的目標(biāo)。

（三）優(yōu)化檔案管理方式

在檔案管理過(guò)程中，其管理方式也需進(jìn)行全面更新，確保檔案管理符合我國(guó)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，滿足企業(yè)發(fā)展需求。因此，在實(shí)際管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分利用知識(shí)共享理論，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效管理，在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，其方式較為落后，嚴(yán)重阻礙企業(yè)的發(fā)展，降低檔案管理質(zhì)量。由此，現(xiàn)階段在檔案管理過(guò)程中，可充分引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)檔案信息進(jìn)行全面管理，運(yùn)用自動(dòng)化技術(shù)可有效對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行整體收集，并對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚怼Ｒ源藢⑿畔鬏數(shù)街付ㄏ到y(tǒng)中，對(duì)其進(jìn)行充分保管，有效保證檔案信息管理的準(zhǔn)確性以及安全性，防止檔案信息出現(xiàn)丟失等情況，嚴(yán)重影響企業(yè)的發(fā)展，繼而在知識(shí)管理背景下，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案信息，提高整體的管理效率。并且，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，管理人員可有效與項(xiàng)目人員進(jìn)行交流，針對(duì)具體項(xiàng)目?jī)?nèi)容進(jìn)行充分溝通，由此逐漸完善項(xiàng)目檔案內(nèi)容，不斷豐富檔案信息，確保項(xiàng)目信息的共享效果，充分展現(xiàn)出檔案管理創(chuàng)新的優(yōu)勢(shì)。

（四）完善檔案管理形式

在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，通常是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管，在長(zhǎng)時(shí)間下，紙質(zhì)檔案通常會(huì)出現(xiàn)破損等現(xiàn)象，無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行長(zhǎng)期保管，嚴(yán)重影響檔案信息的真實(shí)性以及完整性。因此，在知識(shí)管理背景下，逐漸創(chuàng)新檔案管理形式，在實(shí)際管理過(guò)程中，采取不同的管理形式，以保證檔案信息的安全，防止其在保管中出現(xiàn)較大的問(wèn)題，影響企業(yè)對(duì)相關(guān)信息的利用。并且，在檔案管理過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)運(yùn)用知識(shí)理論，并邀請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)檔案管理工作進(jìn)行充分指導(dǎo)，利用相關(guān)信息技術(shù)，可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行充分總結(jié)，并將有關(guān)信息進(jìn)行歸納[3]。同時(shí)，運(yùn)用虛擬技術(shù)對(duì)資源進(jìn)行充分管理，以此將檔案信息進(jìn)行充分關(guān)聯(lián)，并使知識(shí)資源得到全面的推廣，有助于解決企業(yè)發(fā)展中存在的問(wèn)題。并通過(guò)對(duì)知識(shí)的儲(chǔ)備，可有效完善檔案管理形式，促使檔案信息得到良好的管理。在企業(yè)應(yīng)用過(guò)程中，能夠?yàn)槠涮峁┏渥愕囊罁?jù)，便于企業(yè)對(duì)信息資源的利用，在對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新時(shí)，有助于推動(dòng)管理工作的快速開(kāi)展，充分展現(xiàn)出企業(yè)良好的發(fā)展趨勢(shì)，為企業(yè)創(chuàng)造更大地經(jīng)濟(jì)效益。

（五）增強(qiáng)檔案管理形象

在檔案管理過(guò)程中，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)管理工作的各個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新，在知識(shí)管理背景下，明確檔案管理的具體職責(zé)，明確具體的管理內(nèi)容，提高對(duì)管理人員的要求，由此逐漸增強(qiáng)檔案管理形象。繼而在實(shí)際管理過(guò)程中，管理部門應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案管理內(nèi)容制定詳細(xì)的管理機(jī)制，并對(duì)企業(yè)發(fā)展以及檔案管理趨勢(shì)進(jìn)行深入探索，明確檔案管理部門的具體工作內(nèi)容，對(duì)管理工作進(jìn)行合理劃分，并安排相應(yīng)的專業(yè)人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，提高檔案的管理效率，保證檔案管理質(zhì)量，確保檔案信息的安全。同時(shí)，在檔案管理時(shí)，還應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)專業(yè)人員，能夠熟練開(kāi)展管理工作，針對(duì)管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)改正，避免出現(xiàn)較多的失誤，影響檔案管理效率。并且，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保管理人員具備較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)。在新時(shí)期的發(fā)展下，能夠根據(jù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及企業(yè)發(fā)展的實(shí)際狀況，對(duì)管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)。由此可有效提高企業(yè)檔案管理部門的形象，充分促使大部分員工對(duì)管理部門的關(guān)注，并取得良好的管理成果。

（六）創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容

在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，還需針對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行有效創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)內(nèi)容之一。企業(yè)需在知識(shí)管理背景下，對(duì)檔案管理工作的范圍進(jìn)行逐漸拓展，并充分運(yùn)用電子信息技術(shù)，將紙質(zhì)版檔案文件轉(zhuǎn)化為電子文件，從而可有效對(duì)檔案信息進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間管理。并且，在檔案信息的收集過(guò)程中，還需逐漸拓展信息采集途徑，從各個(gè)方面出發(fā)，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行全面收集，充分了解各個(gè)部門工作的實(shí)際狀況，繼而將檔案信息進(jìn)行全面整理保存，提高檔案信息的實(shí)際價(jià)值，利用知識(shí)管理理論，加強(qiáng)知識(shí)系統(tǒng)與檔案管理的有效聯(lián)系，可為查閱檔案信息人員提供較大的便捷之處。同時(shí)，在檔案信息管理過(guò)程中，工作人員還可將相關(guān)信息內(nèi)容刻制成錄像以及光盤等形式，不斷豐富檔案內(nèi)容[4]。并對(duì)信息進(jìn)行有效補(bǔ)充，有助于相關(guān)人員對(duì)檔案信息進(jìn)行快速查閱，增強(qiáng)信息的查找效率，由此確保檔案管理部門提高整體的服務(wù)水平，為企業(yè)發(fā)展提供大量的信息數(shù)據(jù)，

結(jié)束語(yǔ)：總而言之，在知識(shí)管理背景下，檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中較為重要的工作之一，需積極對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，將檔案管理與知識(shí)管理進(jìn)行充分結(jié)合，在其基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷改善。同時(shí)，管理人員需根據(jù)企業(yè)運(yùn)行狀況以及內(nèi)部檔案管理工作實(shí)際情況，以此對(duì)檔案管理進(jìn)行合理創(chuàng)新，積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念以及管理思路。并對(duì)內(nèi)容進(jìn)行逐漸完善，優(yōu)化檔案管理工作，有效提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量，為企業(yè)發(fā)展提供較大的支持，在管理創(chuàng)新下，促使檔案管理水平得到進(jìn)一步提升。