高職院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材管理模式探討＊

王云暉

（廣東工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州510510）

1 高職院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材規(guī)范管理的重要性

高等院校學(xué)生動手實(shí)踐和創(chuàng)新能力的培養(yǎng)主要是在學(xué)校實(shí)驗(yàn)室、實(shí)訓(xùn)場所完成。高職院校更加注重訓(xùn)練學(xué)生的職業(yè)技能，實(shí)踐教學(xué)對培養(yǎng)高職學(xué)生的開發(fā)能力、創(chuàng)造力及分析解決問題的能力的教學(xué)成效大，因此學(xué)校不斷更新、增加實(shí)踐教學(xué)儀器設(shè)備和材料。實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材是服務(wù)實(shí)踐教學(xué)的基礎(chǔ)，隨著高職院校的擴(kuò)容，比如隨著廣東工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的快速發(fā)展，近3 年擴(kuò)招5 000 人左右，將達(dá)2 萬人規(guī)模，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材數(shù)量越來越多、種類也越來越復(fù)雜。耗材包括易耗品和材料。耗材指一次性或幾次使用后即消耗，或不能復(fù)原的物資，具有使用數(shù)量大、品種多、型號雜、采購周期短的特點(diǎn)及多程序且分散性強(qiáng)的特征。學(xué)科課程多，耗材數(shù)量多、種類繁雜，占了教學(xué)費(fèi)用支出的一大部分。管理上也涉及多部門，耗材購審批程序煩瑣、采購質(zhì)量監(jiān)管難度高，存在著采購隨意化、效率低、購買數(shù)量不當(dāng)、品種不符和使用浪費(fèi)等各種問題。這些均直接影響到實(shí)踐教學(xué)的秩序和質(zhì)量。不僅造成經(jīng)濟(jì)損失，更直接影響教學(xué)、科研的正常開展。因此如何加強(qiáng)和完善實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材的購買及有效使用，最大程度上為教學(xué)科研服務(wù)發(fā)揮其最大的效益，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺，實(shí)現(xiàn)信息化管理的要求越來越迫切[1-2]。

2 高職院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材管理現(xiàn)狀

2.1 高校規(guī)范耗材管理探索實(shí)踐的基本現(xiàn)狀

隨著互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用與普及，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用。高校在規(guī)范耗材管理上進(jìn)行了很多探索和實(shí)踐，也取得了一些成效，特別是積極探索使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段進(jìn)行信息化管理模式的院校越來越多。山東英才學(xué)院（楊福忠，2015）[3]耗材庫房實(shí)行統(tǒng)一化庫房管理模式，建立實(shí)驗(yàn)耗材微機(jī)管理數(shù)據(jù)庫，逐漸采用信息化、數(shù)字化的先進(jìn)方式。北京社會管理職業(yè)學(xué)院（田廷剛，2016）[4]實(shí)訓(xùn)中心該系統(tǒng)采用B/S 模式進(jìn)行開發(fā)實(shí)訓(xùn)耗材綜合管理系統(tǒng)。菏澤醫(yī)學(xué)?？茖W(xué)校（周鵬，2017）[5]提出耗材超市化管理理念，使用B/S 架構(gòu)設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)耗材網(wǎng)上超市，數(shù)據(jù)信息化，可進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢統(tǒng)計(jì)。寧波職業(yè)技術(shù)學(xué)院（施立欽等，2017）[6]利用校園網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，采用NET 技術(shù)平臺，后臺數(shù)據(jù)庫采用MS SQL Server，系統(tǒng)架構(gòu)上采用B/S架構(gòu)設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)教學(xué)耗材管理系統(tǒng)。常州機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院（賈翔，2019）[7]開發(fā)了實(shí)訓(xùn)資源信息化管理平臺。昆明冶金高等?？茖W(xué)校（馬勤等，2017）[8]從實(shí)訓(xùn)耗材需求計(jì)劃的制定、采購、定量化使用、信息化庫存管理、回收再利用、實(shí)訓(xùn)成果產(chǎn)品化等方面，實(shí)施精細(xì)化管理，提出了控制實(shí)訓(xùn)耗材成本的具體措施和方法。

綜合性大學(xué)在實(shí)驗(yàn)耗材管理這方面做了大量研究和實(shí)踐。重慶理工大學(xué)（賴家美等，2018）[9]通過搭建耗材信息化管理平臺，建立經(jīng)費(fèi)劃撥數(shù)學(xué)模型和創(chuàng)新耗材經(jīng)費(fèi)審核管理模式，強(qiáng)化管理過程中突發(fā)情況的預(yù)警管理來實(shí)現(xiàn)耗材全流程動態(tài)管理。山東大學(xué)（房明，2019）[10]在學(xué)校一級對實(shí)驗(yàn)室耗材管理服務(wù)平臺進(jìn)行升級改造，實(shí)現(xiàn)對實(shí)驗(yàn)室耗材的全流程、全方位的管理。中國農(nóng)業(yè)大學(xué)（李輝等，2019）[11]設(shè)計(jì)開發(fā)基于大數(shù)據(jù)思維的高校實(shí)驗(yàn)耗材的智能管理系統(tǒng)。揚(yáng)州大學(xué)（徐文等，2019）[12]開發(fā)“低值易耗品和材料采購管理系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通的“一站式”管理模式。張丹丹等（2020）[13]開發(fā)出以jboss 作為網(wǎng)頁式服務(wù)器，使用dwr技術(shù)作為網(wǎng)頁客戶端和后臺java 邏輯業(yè)務(wù)類包的服務(wù)器框架，制作出具有符合高校的實(shí)際應(yīng)用效益的耗材管理平臺等。

2.2 高職院校耗材管理中存在的問題

2.2.1 信息化程度相對不高，資源共享不力

大多數(shù)高職院校的耗材管理主要還是通過傳統(tǒng)的人工操作完成，工作人員的日常工作多是通過紙質(zhì)文檔對耗材的管理工作進(jìn)行記錄，對一些原始數(shù)據(jù)做一些粗略統(tǒng)計(jì)；沒有成立專門信息機(jī)構(gòu)，不便于數(shù)字統(tǒng)計(jì)及信息處理，造成信息收集不完整、不系統(tǒng)、無法實(shí)現(xiàn)信息共享等。這樣就造成了不僅效率低，還容易出錯(cuò)等一系列問題[1，10]。

2.2.2 管理粗放，監(jiān)管力度不夠

一般高職院校對耗材的管理都制定了較為完整的管理制度以及相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，但由于耗材管理使用涉及部門和環(huán)節(jié)多，相對于固定資產(chǎn)有相對完善的管理體系，耗材的管理過于隨意，特別是對于低值易耗品及材料普遍存在管理粗放的現(xiàn)象，供應(yīng)商管理缺失，對各環(huán)節(jié)的監(jiān)管不到位等現(xiàn)象。實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室耗材由于種類非常多且繁雜，加上供應(yīng)商數(shù)量也特別多，這樣難免出現(xiàn)魚龍混雜的現(xiàn)象。而且由于普遍采用分散采購的方式，特別是低值耗材申報(bào)計(jì)劃隨意性大，大多是由各部門自主采購驗(yàn)收入庫，有很多是學(xué)期中臨時(shí)的耗材采購，時(shí)間緊迫，使用人臨時(shí)申請自己采購，這樣容易產(chǎn)生較多的問題。對耗材沒有一個(gè)規(guī)范化的管理模式，管理者一般注重耗材計(jì)劃的審核管理，對耗材的購買、驗(yàn)收、使用等過程則疏于監(jiān)管，因而耗材購買質(zhì)量及后期使用情況及流向難以一目了然。質(zhì)量問題、積壓浪費(fèi)、耗損嚴(yán)重、使用不當(dāng)、部分耗材挪作他用及經(jīng)費(fèi)使用超標(biāo)等情況時(shí)常出現(xiàn)，無法真正實(shí)現(xiàn)耗材的精細(xì)化管理[4，9，10]。

3 高職院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材管理模式優(yōu)化對策

3.1 管理部門的耗材管理理念要向科學(xué)化、信息化轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)監(jiān)管力度

規(guī)范實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材的管理，首先學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門要非常重視，管理理念要向科學(xué)化、信息化轉(zhuǎn)變，要認(rèn)識到耗材管理工作的重要性，要依靠規(guī)章制度來運(yùn)行。只有做好耗材管理的工作，才能夠更好地服務(wù)實(shí)踐教學(xué)以及科研活動。通過應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，采用先進(jìn)的軟件及技術(shù)構(gòu)建實(shí)訓(xùn)耗材管理系統(tǒng)，建立相應(yīng)的信息化管理平臺。同時(shí)抓好管理規(guī)章制度的建設(shè)，重視學(xué)校制定的財(cái)務(wù)預(yù)算，加強(qiáng)耗材計(jì)劃經(jīng)費(fèi)的審定，制訂科學(xué)、合理的耗材需求計(jì)劃，完善相應(yīng)的采購、驗(yàn)收、出入庫、使用、維護(hù)及記錄制度。充分聽取有關(guān)專家的意見，做好定期檢查，加強(qiáng)對各環(huán)節(jié)的監(jiān)管，確保實(shí)踐教學(xué)耗材的供給保質(zhì)保量。另外加強(qiáng)管理人員日常的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，嚴(yán)明管理紀(jì)律，建立危機(jī)管理機(jī)制，明確個(gè)人權(quán)責(zé)，發(fā)現(xiàn)問題堅(jiān)決嚴(yán)格處理，等等[1，9]。

3.2 實(shí)行信息化動態(tài)管理模式

3.2.1 打破管理壁壘，加強(qiáng)耗材的“一站式”精細(xì)化成本管理

科學(xué)高效的管理要滿足所有使用者，包括學(xué)生、教師、實(shí)驗(yàn)人員以及耗材管理人員等的需求。相對于固定資產(chǎn)有相對完善的管理體系，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材的管理權(quán)力一般下放給實(shí)訓(xùn)中心、二級學(xué)院實(shí)驗(yàn)室或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，耗材特別是低值易耗材料，一般都是分散自購自用、以報(bào)列支，給校級層面的有效管理及監(jiān)督造成困難。所以很有必要對耗材的申請、審批、采購、出入庫等統(tǒng)一管理，歸口校級資產(chǎn)管理處等一級部門，構(gòu)建學(xué)校、實(shí)訓(xùn)中心和二級院級管理體系。規(guī)范和完善高職院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材成本管理，改善學(xué)校耗材管理特別是二級院級所屬實(shí)驗(yàn)室粗放管理的現(xiàn)狀，避免申報(bào)計(jì)劃隨意性大等問題。在購置計(jì)劃的制訂、采購、保管和使用等方面，都要建立專業(yè)安全有效的監(jiān)督量化管理機(jī)制，使人員的管理更加細(xì)化，職責(zé)更加明確。二級學(xué)院要依據(jù)學(xué)?？傤A(yù)算，根據(jù)課程教學(xué)計(jì)劃制訂耗材的購置計(jì)劃，實(shí)訓(xùn)中心（處）對各二級學(xué)院公共課程申報(bào)的耗材需求計(jì)劃要認(rèn)真審核，分類匯總上報(bào)，學(xué)校一級對實(shí)訓(xùn)中心（處）需要購置的學(xué)校公共耗材和二級學(xué)院需要的專業(yè)實(shí)驗(yàn)及實(shí)訓(xùn)的耗材，組織專家進(jìn)行論證，統(tǒng)一招標(biāo)，可采用“集中采購，分散供貨”的辦法，把控耗材庫存、購買質(zhì)量及數(shù)量、使用、廢品回收再利用等環(huán)節(jié)，減少過度消耗，提高耗材的使用效率。實(shí)訓(xùn)中心（處）設(shè)立耗材總庫房，設(shè)置專職人員對耗材庫房直接管理，集中存放常用耗材，原則上實(shí)行總量控制，建立明細(xì)賬。對耗材需求量大且專用的實(shí)驗(yàn)耗材的二級學(xué)院可設(shè)立分庫房。?；穯为?dú)履行審核備案手續(xù)，并在專門危化品倉庫存儲。遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工管理、專人負(fù)責(zé)、合理調(diào)配、節(jié)約使用”的原則，實(shí)行“一站式”精細(xì)化成本全流程管理[1，3，8，12]。

3.2.2 提升技術(shù)手段，利用物聯(lián)網(wǎng)打造開發(fā)信息化動態(tài)管理系統(tǒng)

3.2.2.1 耗材信息化動態(tài)管理系統(tǒng)目標(biāo)

兼顧成本效益原則，制訂科學(xué)管理程序，打破物資管理壁壘，打造聯(lián)通學(xué)校資產(chǎn)管理及財(cái)務(wù)系統(tǒng)平臺。能夠?qū)?shí)驗(yàn)耗實(shí)訓(xùn)材的申報(bào)、審批、采購、入庫、出庫以及使用統(tǒng)計(jì)過程進(jìn)行實(shí)時(shí)、方便、快捷的動態(tài)管理，并且通過對實(shí)踐教學(xué)使用耗材量的分析，實(shí)現(xiàn)信息共享。信息化管理系統(tǒng)可以對耗材進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)，達(dá)到查找便捷、賬目清晰、避免耗材浪費(fèi)的目的，使耗材的管理更加科學(xué)、規(guī)范。為學(xué)校節(jié)省相應(yīng)的資金成本，也更有利于管理人員高效有序工作。

3.2.2.2 耗材信息化管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

根據(jù)耗材的特點(diǎn)，信息化管理系統(tǒng)要分工明確，業(yè)務(wù)要流程清晰、便捷高效、節(jié)約時(shí)間，并利于監(jiān)管。管理系統(tǒng)模塊組成可包含以下模塊：用戶管理模塊、統(tǒng)計(jì)查詢模塊、審核采購模塊、出入庫使用模塊等。

用戶管理模塊：用戶管理模塊是管理用戶登錄和用戶信息。支持用戶的增添及刪除、修改用戶的個(gè)人信息等功能。用戶信息包括使用單位、使用人員、管理及維護(hù)人員、實(shí)訓(xùn)中心（處）基礎(chǔ)資料等信息。管理層通過此模塊了解用戶信息，查詢相應(yīng)使用（單位）人員申報(bào)、采購、使用耗材等具體情況[1，7，10]。

統(tǒng)計(jì)查詢模塊：包括查詢供貨商情況、耗材基本屬性、存貨賬目及實(shí)踐課程教學(xué)信息四個(gè)功能。第一是供貨商信息查詢及維護(hù)。學(xué)校一級把握和完善供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制，進(jìn)行供應(yīng)商比價(jià)、信用等評價(jià)，對供應(yīng)商進(jìn)行集中招標(biāo)，做到“貨比三家”。第二是建立耗材賬頁模塊，記錄每種耗材的基本屬性，如類別、名稱、編碼、規(guī)格、單位等。每個(gè)編碼代表一種物品，但是一種物品可以有多種規(guī)格。第三是建立耗材存貨賬目，可以查詢庫存耗材的準(zhǔn)確數(shù)量和有效時(shí)間。第四是各實(shí)踐課程教學(xué)計(jì)劃和實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)情況。統(tǒng)計(jì)查詢模塊可提供耗材供貨商情況、耗材基本屬性及實(shí)踐課程教學(xué)計(jì)劃和實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目等信息。此模塊具備統(tǒng)計(jì)分析功能，實(shí)現(xiàn)各種耗材數(shù)據(jù)、供應(yīng)商和實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)課程情況的查詢，方便平臺用戶在耗材購買前統(tǒng)籌規(guī)劃，調(diào)配申請；利于管理單位的審核檢查及各使用部門之間耗材共享和流轉(zhuǎn)，避免重復(fù)購買[10，12，14]。

審核采購模塊：主要包括耗材采購申報(bào)、審核及購買功能。建立屬于本校的“采購助手”（用于產(chǎn)品目錄檢索、在線下單、一鍵購買、跟蹤訂單、收發(fā)貨等）。高職院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材主要為學(xué)期（年）前計(jì)劃申請采購，有些會學(xué)期中臨時(shí)耗材采購。每學(xué)期（年）二級學(xué)院實(shí)訓(xùn)處（中心）有關(guān)負(fù)責(zé)人審批由實(shí)驗(yàn)室（用戶）根據(jù)預(yù)算及實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)（科研）項(xiàng)目內(nèi)容提交的耗材采購計(jì)劃，并分類歸納采購訂單，負(fù)責(zé)采購的管理人員根據(jù)耗材的庫存量，查詢已準(zhǔn)入在數(shù)據(jù)庫中的供應(yīng)商提供的產(chǎn)品信息，對比相關(guān)供應(yīng)商招標(biāo)比價(jià)，選擇使用經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目，然后直接在“采購助手”線上下單生成電子合同，通過學(xué)校資產(chǎn)管理處或?qū)嵱?xùn)中心（處）審核批準(zhǔn)后，供貨商發(fā)貨、收貨驗(yàn)收后管理部門再匯總電子賬單到學(xué)校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)處付款給相應(yīng)的供應(yīng)商賬戶。對于學(xué)期中臨時(shí)耗材采購，用戶提交購買申請清單并說明原因，經(jīng)審核批準(zhǔn)后直接在系統(tǒng)上下單。實(shí)現(xiàn)對用戶耗材采購計(jì)劃的申請、審批、采購、物流簽收及結(jié)賬過程的全動態(tài)管理[12，15]。

出入庫存管理模塊：該模塊利用實(shí)驗(yàn)耗材的出入庫、庫存盤點(diǎn)和庫存預(yù)警功能，對實(shí)驗(yàn)室耗材數(shù)量及使用進(jìn)行統(tǒng)一的管理。入庫信息應(yīng)當(dāng)有入庫時(shí)間、單號、規(guī)格、數(shù)量、收據(jù)號、價(jià)格、有效期等。入庫方式可分為采購、請領(lǐng)、盤點(diǎn)入庫。出庫操作與入庫操作相反，出庫可分為請領(lǐng)、報(bào)損、盤點(diǎn)等出庫方式。除了有出庫時(shí)間、單號、規(guī)格、數(shù)量、單位、數(shù)量等，還應(yīng)對領(lǐng)用人及使用單位（實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目、班級）等做好詳細(xì)登記，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員可清楚了解耗材的流向、使用情況。出入庫單號由系統(tǒng)自動生成順序排列。庫存盤點(diǎn)必不可少，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)庫存信息中的錯(cuò)誤，利于查詢耗材的準(zhǔn)確數(shù)量和有效時(shí)間。另外可設(shè)計(jì)一個(gè)下限庫存的功能，當(dāng)某種耗材的數(shù)量小于下限庫存時(shí)用紅色警示，以提示管理員通知用戶是否要增加庫存量[11，14]。

4 結(jié)語

一個(gè)好的信息化管理系統(tǒng)，需要有配套的管理措施、硬件和軟件。對實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材的需求申請、審核、采購、庫存及使用過程實(shí)行信息化、實(shí)時(shí)有效的動態(tài)管理，由粗放化向精細(xì)化轉(zhuǎn)變，靜態(tài)化向動態(tài)化轉(zhuǎn)變，經(jīng)驗(yàn)化向科學(xué)化轉(zhuǎn)變。各個(gè)環(huán)節(jié)一目了然，電子數(shù)據(jù)記錄齊全，便于相關(guān)部門監(jiān)督。信息共享，避免部門各自為戰(zhàn)的情況，大大降低成本，有效地提高教學(xué)工作與日常工作的質(zhì)量，保證學(xué)校合理高效的發(fā)展。