信息流管理：董秘服務董事會的關(guān)鍵

王剛

（北京石墨烯技術(shù)研究院有限公司，北京 100094）

大家都知道，一家公司的董事會直接決定了公司的發(fā)展方向，董事會的管理水平?jīng)Q定了公司能否有序、順利地開拓業(yè)務、順利經(jīng)營，董事對公司信息能否真實、有效、全面進行掌握非常關(guān)鍵，這是他們做出決策的依據(jù)，而董事會成員屬于高管，董事不會通過親自去基層、市場來把握市場脈搏，對于他們來說市場和公司的信息一般來源于董事會秘書的提供，董事會秘書能否搭建好信息橋梁對董事決策和執(zhí)行來說非常重要。如果能提供董事會秘書能及時將有價值的公司動態(tài)、市場信息等傳達給董事會，對于董事會對公司發(fā)展作出決策能起到非常大的作用，而如果董事會秘書漏報、不報相關(guān)信息，或者董事會不重視董事會秘書的重要作用，董事會做決策將缺少參考依據(jù)，對公司發(fā)展會產(chǎn)生發(fā)展脫離市場的不良影響，因此，董事會秘書崗位意義重大、責任重大，董事及董秘都要提高對此的認識[1]。

1.董秘應負的重要作用

1.1 幫助董事會順利運行

董事會成員是公司的董事，他們是由公司股東大會選舉產(chǎn)生的、對公司起到領(lǐng)導作用的一個集體，他們共同決定了公司的發(fā)展路徑。因此董事會應該有序、順利、及時地開展會議，共同商量公司的發(fā)展戰(zhàn)略、發(fā)展方向，董事長秘書應該配合董事長及時召開相關(guān)會議，并提前將有參考價值的會議資料提供給董事會成員，確保會議順利、有序地開展。會后要將會議內(nèi)容進行整理，并向董事會提供政策、法律等方面的咨詢，提出自己的意見和建議[2]。另外，每一個公司的董事會都有或多或少的運行規(guī)則，董事長秘書應該監(jiān)督并維護該規(guī)則得到有效執(zhí)行，一旦發(fā)現(xiàn)有違反治理規(guī)則的情況，應當?shù)谝粫r間上報給董事長并向董事會反映。這是董事長秘書的基本職能。

1.2 為董事提供信息支撐

一個公司的董事有可能不在公司中承擔職務，這樣對于董事來說信息匱乏，對市場和公司運轉(zhuǎn)情況等都不能得到很好、詳細的了解，因此往往無法對公司決策提供有效建議。董事長秘書可以為各個董事搭建橋梁，用專業(yè)的知識和長遠的眼光充分考量整個市場以及整個公司的運行狀態(tài)，經(jīng)過仔細分析研究之后，為他們提供詳細、及時的公司運轉(zhuǎn)動態(tài)信息，讓他們充分了解公司所處的形勢，同時為董事提供有效可靠的建議，這也是董事長秘書所能起到的重要作用，董事長秘書在為董事提供信息方面可以說起到了決定性的作用。然而在當前市場情況來看，董事長秘書的這一重要作用往往會被忽視，或者是不夠重視，造成董事掌握信息不全等劣勢，公司應該加大發(fā)揮董事長秘書這一職能，讓各個董事能充足地掌握信息，這樣才有利于董事會的順利運轉(zhuǎn)和公司的良好發(fā)展[3]。

1.3 監(jiān)督公司運轉(zhuǎn)

董事長秘書在某種意義上來說是公司的管理者，是公司是一種從理性眼光看待公司發(fā)展的工作人群，他用專業(yè)的經(jīng)營、法律、財務等角度審視整個公司，監(jiān)督整個公司是董事會秘書起到的重要作用。董事會秘書要從公司的各種報告、各種動態(tài)中，準確了解到公司所有的狀況，面臨的問題，出現(xiàn)的問題等，并及時將這些整理報告給董事，同時提出自己對于公司治理方面的建議?？梢哉f是公司董事的“參謀長”，他提供的信息要真實、有效，要能準確地抓住公司治理中出現(xiàn)的各種問題，并從中發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵點，抽絲剝繭般地找到源頭，因此董事會秘書要時刻保持工作原則，時刻保持中立、理性態(tài)度，不對某個人負責，而是要對整個公司負責，不斷審視公司令其更好發(fā)展[4]。

2.董秘如何更好地為董事會提供服務

2.1 提高董事長秘書人員素質(zhì)

我們知道，履行董事長秘書的一般是自然人，在我國，還有很多公司由某一部門來承擔董事長秘書的崗位職責，董事長秘書很多情況下會履行管理職能，因此對董事長秘書的人選應該有更高要求。從董事長秘書崗位起到的重要作用來看，其要同時面向、董事會、董事、股東等方面，要求董事長秘書能夠向股東作規(guī)范的市場信息披露，還要承擔為董事建立公司信息橋梁作用，因此對其專業(yè)素質(zhì)要求需要有更高要求。公司在聘用董事長秘書時，可以從公司內(nèi)部的法律、會計等專業(yè)人員中進行選拔，他們對公司情況更加熟悉，而且可以從法律、財務等方面看待公司的運轉(zhuǎn)情況，知道在為董事提供信息時什么樣的是有效的、有價值的，讓董事獲得的信息詳細而有用[5]。

2.2 完善董事會秘書工作制度

制度是確保董事會秘書順利履行職責的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，現(xiàn)在有很多公司對董事長秘書的工作職責認識不到位，甚至把董秘當作一般文職人員來使用，這樣對董事會運行和公司發(fā)展毫無益處，公司應該建立嚴格、規(guī)范的董事會秘書運行制度，確保董事會秘書工作順利開展。董事會可以向公司發(fā)布相關(guān)規(guī)定，明確董事會秘書應該承擔的責任，以及不應該承擔的工作，對于董事會秘書職責內(nèi)的工作任務進行考評，建立獎懲機制，如果能夠向董事提供準確、有效的信息則給予獎勵，如果由于董事會秘書信息提供有誤或不及時導致董事長決策失誤，則要求董事會秘書承擔相應責任，以此來提高董事會秘書履職的積極性，并促使董事會秘書提高工作能力，董事會秘書的工作能力對公司發(fā)展來說非常重要，要確保其能為董事提供更加有效的服務。另外，公司也應該成立專門的對董事會秘書進行工作考評的細則，設(shè)立專門的考評機構(gòu)，設(shè)置考核董事會秘書的條款，以此監(jiān)督其工作成效[6]。

2.3 提高董事會秘書工作能力

董事會秘書承擔的責任對其工作能力有相當高的要求，董事會秘書不光要有法律、財務等方面的專業(yè)知識，而且要對公司發(fā)展具有長遠的目光、理性的認識，還要時刻監(jiān)督公司是否處于正常運轉(zhuǎn)的軌道，因此董事會秘書要對公司運轉(zhuǎn)相關(guān)法律、公司財務知識等都非常熟悉，公司應該對董事會秘書的能力不斷進行提升，這樣才能對董事決策產(chǎn)生更多價值。公司可以在選聘董事會秘書的時候著重選拔有經(jīng)驗、有專業(yè)知識、忠誠度高的人員，還可以對董事會秘書定期對董事長秘書進行政策、法規(guī)、財務等方面的培訓，讓更加專業(yè)、權(quán)威的人士對其進行指導或互相交流，不斷增強其工作能力，此外，董事會秘書的工作積極性非常重要，要通過激勵制度激發(fā)其工作積極性，還要讓董事長秘書提高信息提供的意愿，讓其主動、自愿將掌握信息提供給董事。

3.結(jié)語

以上全文內(nèi)容通過分析董事會秘書的工作職責闡述了董事會秘書對公司內(nèi)、外所產(chǎn)生的重要作用并探索分析了如何令董事會秘書對董事提供更好的服務，總的來說，董事會秘書所承擔的工作范圍廣泛，可以說涉及到了有關(guān)公司運轉(zhuǎn)的方方面面，其中非常重要的工作就是為董事提供包括組織會議、提供信息、監(jiān)督公司運轉(zhuǎn)等各個方面的服務，公司應該提高對董事會秘書工作重要程度的認識，從公司制度、董事會秘書素質(zhì)等方面進行完善，形成良好的機制，讓董事能夠獲得更多詳細有效的公司信息，對公司發(fā)展情況進行有效把握，從而做出正確決策，同時通過發(fā)揮董事會秘書的監(jiān)督職能，確保落實好董事會的各項決定。