電力檔案利用現(xiàn)狀與改進策略

張玉梅/廣東電網(wǎng)有限責任公司茂名供電局

電力檔案是電力企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理、基建等活動中形成的具有保存價值的原始記錄，包括文檔、圖表、圖紙、影像資料等，它反映了電力企業(yè)的歷史面貌，也是電力企業(yè)無形資產(chǎn)和寶貴財富[1]。檔案利用是發(fā)揮電力檔案作用的重要途徑，也是其存在價值的重要反映。但電力檔案利用過程中也面臨著檔案資源不齊全、利用不安全、利用難、利用效率低等問題[2][3]，因此本文對電力檔案利用現(xiàn)狀與如何高效利用進行了探索。

1 電力檔案的特點及利用現(xiàn)狀

1.1 電力檔案的特點

電力檔案具有門類多、專業(yè)性強、收集利用難等特點，其門類涵蓋電力生產(chǎn)、營銷、科研、財務、人事、黨群工會、基建等眾多門類，尤其是電力生產(chǎn)、大修技改、基建、科研等檔案具有很強的專業(yè)性，由于電力檔案復雜多樣，而且有些檔案（如科技檔案、基建檔案等）要求具有完整系統(tǒng)的成套性[4]，這些特點決定了電力檔案利用難。

1.2 電力檔案的利用現(xiàn)狀

隨著社會發(fā)展、電力需求的增長，電力檔案的開發(fā)利用工作是檔案工作中的難點，如在編制全宗介紹、組織沿革、制度匯編、工程項目簡介、竣工驗收報告等編研材料時就會出現(xiàn)檔案收集系統(tǒng)性、完整性等方面仍存在不足，比較突出的問題如下。

一是檔案收集不系統(tǒng)、不完整，影響利用效果。尤其是基建部分檔案文件資料欠缺，主要原因是歸檔范圍覆蓋不到、資料收集不全，缺失的資料不可事后補，而這欠缺的資料可能正是利用者想利用的部分，這樣就會影響利用效果。

二是檔案服務意識不強。不少電力企業(yè)檔案員的服務意識還是停留在以前的管理模式上，檔案人員不能調(diào)整自身的定位，檔案人員在深層次檔案編研開發(fā)上做得不夠，不少檔案資源處于靜止狀態(tài)，成為“死檔案”[5]，沒有轉(zhuǎn)化為可供高效利用的知識資源。如不少工程項目檔案竣工驗收移交后很少有人查閱利用，電力企業(yè)檔案部門完成數(shù)字化工作就結(jié)束了，基本上不會再進行深度編研開發(fā)。

三是檔案利用存在安全隱患。大量實體檔案外借后，存在丟失、被篡改、破損等安全隱患，這也影響電力企業(yè)檔案部門做好檔案利用服務的信心。

2 提高電力檔案利用成效的舉措

2.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，增強利用意識

我國檔案工作長期存在重保管、輕開發(fā)利用的觀念，在電力企業(yè)中也存在這種情況。為了提高檔案開發(fā)利用意識，檔案工作人員必須轉(zhuǎn)變思想觀念，破除重管輕用的認識。其實，檔案資料之所以要保管，就是因為它有利用價值，如果不利用，那么檔案價值如何發(fā)揮？所以檔案資料必須利用起來，才能最大限度地發(fā)揮出價值，并體現(xiàn)檔案的作用。以工程檔案為例，通過開發(fā)利用檔案可以為類似項目建設提供經(jīng)驗，而開發(fā)利用成果也成為電力企業(yè)知識資源的組成部分。此外，檔案中包含顯性知識與隱性知識，開發(fā)利用讓隱性知識顯性化，促進檔案成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。再者，檔案開發(fā)利用可以轉(zhuǎn)變檔案管理方式，通過編研加工為檔案利用者提供方便，這也體現(xiàn)了檔案工作者自身價值。

2.2 完善資源體系，夯實利用基礎(chǔ)

檔案資源是檔案利用的源頭，要解決檔案資源不全面、不完整的問題，必須建立完善的檔案資源體系。首先，明確電力檔案收集范圍，為此應對待收集的檔案資料進行調(diào)查摸底，確定合理接收方案，要保證收集齊全、沒有遺漏。接收紙質(zhì)檔案的同時需同步接收電子檔案，減輕數(shù)字化工作壓力。為了保證檔案收集進度和完整性，還應健全相關(guān)規(guī)章制度，將責任落實到個人。其次，建立并完善檔案鑒定體系，要對收集的檔案進行嚴格鑒定，以保障檔案資源質(zhì)量。第三，改變“坐等上門”的收集方式，根據(jù)需要主動走訪檔案生成部門，指導文件材料整理與歸檔。第四，加強檔案資源整合，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)。根據(jù)電力企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀及需求變化，一方面要不斷豐富館藏，另一方面采用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘庫存檔案的隱性價值，讓“死檔案”活起來，提高檔案資源利用率。第五，繼續(xù)推進檔案資源信息化。為了使檔案信息傳遞更加快捷，應對檔案資源信息化流程進行規(guī)范。

2.3 改進服務方式，提升利用體驗

檔案利用本質(zhì)上也是一種服務方式，要提高檔案利用率需先改進服務方式。轉(zhuǎn)變服務方式要從以館員為中心或以館藏為中心的服務方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案利用者為中心的服務方式，也就是說檔案工作人員在為檔案利用者提供服務時應充分尊重利用者的需求，同時還應提升自己的服務水準和業(yè)務能力，具體說就是為檔案利用者提供人性化服務、個性化服務、知識化服務。人性化服務就是要以用戶為中心，以用戶需求為導向，為檔案利用者提供貼心、合乎其期望的服務。個性化服務要求檔案工作人員根據(jù)用戶需求差異提供有針對性的服務。知識化服務要求檔案工作人員以知識管理理論為指導，以信息技術(shù)為支撐，為用戶提供新型檔案知識。為了提供方便快捷和更為優(yōu)質(zhì)的服務，檔案部門應改進服務系統(tǒng)的軟硬件設施，包括建立完善的檔案檢索系統(tǒng)、嚴格落實檔案查閱登記制度、完善跟蹤利用效果反饋機制等。檢索系統(tǒng)影響檔案利用質(zhì)量和效率，所以應建立檢索方式豐富、檢索準確率高的檢索系統(tǒng)。對于未數(shù)字化紙質(zhì)檔案的查閱、復印，必須辦理相關(guān)登記，已實現(xiàn)數(shù)字化的檔案原則上不提供紙質(zhì)檔案查閱。

2.4 創(chuàng)新利用形式，增強利用效果

隨著計算機、網(wǎng)絡、移動互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，緊跟時代潮流，適應用戶獲取信息習慣，在傳統(tǒng)檔案利用形式上推陳出新是大勢所趨。為了讓用戶更多了解檔案工作流程、利用形式，并宣傳電力企業(yè)檔案工作，可結(jié)合現(xiàn)代手段制作短小精干的微電影、動畫及漫畫等，以直觀、形象的方式表達出來，如某檔案館制作的《蘭臺喜訊》深受好評。其次，檔案部門還可將檔案信息剝離出的碎片化信息向用戶推送，適應信息爆炸時代人們閱讀習慣改變帶來的變化，以利于檔案的開發(fā)與傳播。同時在檔案利用期間采用意見箱、調(diào)查表、座談會等多種形式收集利用者的反饋信息，再通過統(tǒng)計匯總，及時掌握利用效果，為不斷優(yōu)化服務、完善利用形式提供科學依據(jù)。

2.5 加強編研開發(fā)，解決利用難題

編研開發(fā)是電力檔案利用的基礎(chǔ)，也是實現(xiàn)檔案價值與作用的有效途徑，通過編研開發(fā)挖掘檔案資源的隱性價值，使之成為電力企業(yè)重要的知識資源，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、營銷管理、項目建設提供高質(zhì)量服務。檔案編研分為通用編研和特色編研兩大類。通用編研主要是企業(yè)大事記、企業(yè)組織機構(gòu)沿革、企業(yè)簡介、人物記等內(nèi)容，介紹企業(yè)發(fā)展變化、機構(gòu)改革、電力建設成就、先進人物事跡等。特色編研屬于深層次加工編研，可結(jié)合企業(yè)不同部門、崗位、項目建設以及生產(chǎn)經(jīng)營情況編制，如電力設備故障檢修、電力銷售等內(nèi)容，形成具有鮮明特色的編研成果。特色編研可依照以下兩種途徑進行：一是根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)特點結(jié)合項目進度進行編研，二是與業(yè)務部門合作開展編研。電力檔案的豐富性決定了檔案編研只靠檔案部門自身有很大的局限性，通過與業(yè)務部門合作不僅可獲得更豐富的第一手材料，而且更加體現(xiàn)了專業(yè)性，也便于編研成果利用。

2.6 拓寬利用渠道，擴大服務范圍

如果說檔案內(nèi)容是利用的根本，渠道就是利用的路徑，雖然內(nèi)容很重要，但路徑窄、不通暢也會影響利用效果，為了讓利用者方便快捷地利用，檔案部門應當拓寬利用渠道。作為電力企業(yè)用好本企業(yè)檔案天經(jīng)地義，然而本企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中經(jīng)常要與其他企業(yè)對標，這樣才能發(fā)現(xiàn)差距取長補短。在檔案利用方面也需要通過互通有無達到更好的利用效果，因此電力企業(yè)檔案館也要爭取與行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)檔案館或綜合檔案館互聯(lián)互通，這樣也有利于宣傳本企業(yè)，擴大企業(yè)及檔案館知名度。但是館際互通不是要實現(xiàn)館藏信息資源完全共享，而是擴大本企業(yè)檔案信息覆蓋范圍，為本企業(yè)檔案利用者提供更加便捷的通道。為此，需要搭建館際溝通平臺，開發(fā)共享數(shù)據(jù)庫。搭建平臺后需要經(jīng)常維護和更新數(shù)據(jù)庫，這樣才能贏得更多用戶支持和光顧。

2.7 注重隊伍建設，提升服務質(zhì)量

在檔案開發(fā)編研、拓寬檔案利用渠道、創(chuàng)新檔案利用形式的背后，是對人才、技術(shù)的更高標準要求，因而檔案部門必須加強檔案隊伍建設。顯然，檔案管理人員傳統(tǒng)業(yè)務素質(zhì)已無法充分滿足新時代檔案利用工作要求。檔案隊伍建設途徑主要有以下幾種：一是合理選拔和引進人才。在本企業(yè)范圍內(nèi)選拔熱心檔案事業(yè)、熟悉信息技術(shù)的人員充實檔案人員隊伍。二是加強人員培訓，并建立常態(tài)化培訓機制。除了檔案業(yè)務知識培訓以外，還應強化計算機應用、網(wǎng)絡技術(shù)、信息處理等方面的內(nèi)容培訓。培訓形式應當不拘一格，既可邀請專業(yè)人員來講課，也可采取人才交流或委托培養(yǎng)形式。三是建立激勵機制。通過對檔案工作人員進行考核和對優(yōu)秀者實施獎勵，激勵檔案工作人員苦練內(nèi)功，提升業(yè)務技能，以便為檔案利用提供更專業(yè)、更優(yōu)質(zhì)的服務。

3 結(jié)語

傳統(tǒng)檔案管理重藏輕用的觀念直接影響檔案價值的發(fā)揮。隨著電力檔案工作由管理型向服務型轉(zhuǎn)化，檔案利用價值將會不斷挖掘出來，但要解決制約高效利用的難題，還需電力企業(yè)檔案部門積極探索高效利用途徑，這樣才能將檔案價值充分發(fā)揮出來，為企業(yè)提質(zhì)增效發(fā)揮應有作用。