城市管理檔案工作優(yōu)化路徑分析

徐永盈/杭州市上城區(qū)城市管理局

當(dāng)前智慧城市建設(shè)在全球方興未艾，政府作為智慧城市的管理主體，扮演著愈來愈重要的角色。在智慧城市建設(shè)中形成了大量城市管理檔案，有必要加強(qiáng)城市管理檔案工作，確保工作與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)提供精準(zhǔn)、系統(tǒng)的城管信息服務(wù)，發(fā)揮檔案基礎(chǔ)性與保障性作用，不斷提升政府的公共服務(wù)能力。

以筆者所在單位杭州市上城區(qū)城市管理局（原杭州市江干區(qū)城市管理局）為例，單位在履職過程中以及在經(jīng)歷的若干次機(jī)構(gòu)改革中，形成了數(shù)量龐大、種類多樣的城市管理檔案。一直以來單位高度重視城市管理檔案工作，推動(dòng)工作朝規(guī)范化方向邁進(jìn)，具體工作包括：建立城市管理檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、健全檔案管理制度，特別明確了電子文件歸檔范圍、制定了電子檔案保管期限表；要求各科室配合做好檔案工作，出臺(tái)科室檔案工作實(shí)施細(xì)則，并將科室檔案工作情況納入局文明科室考核；注重檔案管理人員業(yè)務(wù)能力提升，做好檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2020年，單位檔案室成功創(chuàng)建浙江省示范檔案室。

應(yīng)當(dāng)注意到，在智慧城市建設(shè)的大背景下，城市管理檔案工作如不及時(shí)轉(zhuǎn)變思路、實(shí)現(xiàn)工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，將難以為智慧城管提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支撐，難以為智慧城市建設(shè)提供更好的信息服務(wù)。筆者基于智慧城市建設(shè)的視角，分析當(dāng)前城市管理檔案工作存在的問題、困境等，并探索提升檔案工作成效的有效方式。

1 城市管理檔案工作困境分析

1.1 檔案信息共享困難

城市管理工作涉及行業(yè)多、范圍廣；相關(guān)責(zé)任單位內(nèi)設(shè)部門多且相對(duì)獨(dú)立，各部門按職能分配任務(wù)，呈現(xiàn)各自為政的狀態(tài)，不同部門的檔案管理理念、管理模式、重視程度、管理?xiàng)l件等往往都不相同；人員調(diào)整的周期相對(duì)較短、頻率相對(duì)較高。造成的后果是，檔案信息共享非常困難。以筆者所在單位為例，單位各科室文件信息基本為“信息孤島”，且工作人員缺乏檔案信息共享意識(shí)，共享?xiàng)l件明顯不足。

1.2 辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)沒有融合

在城市管理領(lǐng)域，信息時(shí)代產(chǎn)生了海量、異構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)資源，對(duì)于這些檔案數(shù)據(jù)仍以傳統(tǒng)思維進(jìn)行管理，特別是由于辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)沒有融合，日常流轉(zhuǎn)完畢的文件基本不能實(shí)現(xiàn)即時(shí)歸檔和同步提供利用，甚至需要等到年度結(jié)束后重新打印紙質(zhì)文件，重新分類整理歸檔，重新做數(shù)字化掃描、加工與編輯數(shù)據(jù)，重新上傳系統(tǒng)，文檔管理不同步造成人力、物力資源浪費(fèi)，導(dǎo)致歸檔時(shí)間滯后。經(jīng)過重新整理的檔案信息雖基本可提供人工查找，部分已著錄編制、可以提供計(jì)算機(jī)查找，但在全文數(shù)字化、精確檢索等方面存在困難。

1.3 數(shù)字化成果不齊全不完整

檔案工作的終極目的是提供利用。以筆者所在單位為例，單位城市管理檔案的利用方式長(zhǎng)期以前往檔案室手工翻閱實(shí)體檔案為主。2012年開始，文書檔案雖做了分類整理和計(jì)算機(jī)著錄，并購置了專門的檔案管理系統(tǒng)，但是通過系統(tǒng)查詢和數(shù)字檔案室查詢?nèi)圆黄毡椤?012年至2017年，檔案數(shù)據(jù)庫里有文件目錄，但文件數(shù)據(jù)不全，不能找到與目錄對(duì)應(yīng)的全文數(shù)據(jù)。2018年，區(qū)檔案館建成并上線數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室系統(tǒng)，單位文書檔案基本可以從系統(tǒng)里查詢檢索目錄，系統(tǒng)中也有一部分?jǐn)?shù)字化成果，利用城市管理檔案時(shí)經(jīng)單位檔案工作主管的審批后可提供數(shù)字件或復(fù)印件。而單位科室形成的項(xiàng)目管理類業(yè)務(wù)資料，由于客觀上數(shù)量大、內(nèi)容雜，沒有及時(shí)整理歸檔，更沒有及時(shí)開展數(shù)字化并將數(shù)字化成果上傳，造成數(shù)字化成果不齊全不完整，給查閱利用帶來困難。

2 智慧政府視域下城市管理檔案工作發(fā)展路徑

2.1 實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享并保障數(shù)據(jù)安全

基于當(dāng)前城市管理檔案工作的現(xiàn)狀和不足，筆者認(rèn)為城市管理工作深入推進(jìn)、實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理和高效利用，離不開建立健全檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制、搭建檔案管理網(wǎng)絡(luò)、制定制度與工作標(biāo)準(zhǔn)、保障物質(zhì)與人員等，逐步破解“信息孤島”問題，實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)、部門與社會(huì)的信息資源共建與共享。城市管理智慧檔案室以多元化的檔案信息資源為基礎(chǔ)，以檔案信息資源管理平臺(tái)為重點(diǎn)，以安全管理平臺(tái)為保障，建立一個(gè)能充分感知和動(dòng)態(tài)管理檔案室運(yùn)行數(shù)據(jù)的城市管理檔案數(shù)據(jù)中心，構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)和通信網(wǎng)于一體的綜合網(wǎng)絡(luò)體系，通過分層建設(shè)達(dá)到平臺(tái)能力及應(yīng)用的可成長(zhǎng)、可擴(kuò)展，創(chuàng)造面向未來的智慧檔案室整體框架，實(shí)現(xiàn)檔檔相聯(lián)、人人相聯(lián)的目標(biāo)，更智慧化地管理利用檔案。上城區(qū)城管智慧體系下的檔案室所使用的存儲(chǔ)設(shè)備并不是某一個(gè)存儲(chǔ)設(shè)備，而是政務(wù)云體系中的云儲(chǔ)系統(tǒng)所帶來的一種數(shù)據(jù)訪問服務(wù)。當(dāng)然，介質(zhì)存儲(chǔ)備份一樣不可忽視，電子文件的保管和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)均存在不穩(wěn)定的特質(zhì)，數(shù)字檔案室的數(shù)據(jù)一定要將介質(zhì)備份作為一種制度，每一份數(shù)據(jù)必須做到備份三份，檔案室防磁柜保存保護(hù)一份，日常提供利用一份，并異地保存一份，每年進(jìn)行數(shù)據(jù)檢測(cè)，如果發(fā)現(xiàn)問題檔案室應(yīng)立即進(jìn)行處理，以免數(shù)據(jù)丟失。

2.2 不斷優(yōu)化完善檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)體系是實(shí)現(xiàn)城市管理智慧檔案室數(shù)據(jù)資源共享的關(guān)鍵，城市管理檔案工作應(yīng)參考智慧城市建設(shè)和管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系制定符合工作發(fā)展實(shí)際的標(biāo)準(zhǔn)體系，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)采集、交換接口、訪問接口、數(shù)據(jù)質(zhì)量、安全保密、權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)開放等關(guān)鍵共性標(biāo)準(zhǔn)的制定和實(shí)施，開展標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)證和利用試點(diǎn)示范。城市管理智慧檔案室的建設(shè)和科學(xué)發(fā)展依托必備的物質(zhì)條件和具有相應(yīng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的人員，同時(shí)建立健全檔案管理制度體系和標(biāo)準(zhǔn)化體系，其建設(shè)要綜合滿足檔案集中管理所需要的檔案室面積、設(shè)施設(shè)備配備、檔案管理人員（包括綜合檔案負(fù)責(zé)人及各科室檔案經(jīng)手人）及信息技術(shù)人員的配備培訓(xùn)培養(yǎng)、通信網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施等軟硬件創(chuàng)設(shè)和投入，領(lǐng)導(dǎo)的支持、決策和重視程度、投入；規(guī)范檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，建立健全以智慧檔案室為統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)管理核心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)和檔案互聯(lián)互通公享服務(wù)平臺(tái)；綜合協(xié)調(diào)、推進(jìn)管轄范圍內(nèi)跨地區(qū)城管系統(tǒng)檔案室信息資源的縱向集成與跨部門檔案信息資源的橫向集成，切實(shí)推動(dòng)檔案管理信息化、科學(xué)協(xié)同和安全規(guī)范的應(yīng)用，讓檔案信息資源在不同地區(qū)、不同部門、不同科室的城管辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中自由流通，真正實(shí)現(xiàn)城管檔案信息資源共建共享，能即時(shí)抓取入庫和提供利用。

此外，還要根據(jù)現(xiàn)有規(guī)章制度做好檔案工作。應(yīng)根據(jù)《電子檔案移交與接收辦法》《浙江省省直單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)施細(xì)則》《浙江省檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果接收暫行辦法》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)數(shù)字檔案資源管理；利用互聯(lián)互通、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等，即時(shí)抓取有效檔案數(shù)據(jù)、隨時(shí)擴(kuò)充檔案信息量、同步整理分析、及時(shí)分類歸檔，以隨時(shí)提供利用，為智慧城管提供準(zhǔn)確全面的信息保障，充分發(fā)揮電子檔案和檔案大數(shù)據(jù)的利用價(jià)值及智慧檔案室的創(chuàng)建價(jià)值，同步在完善利用中進(jìn)一步優(yōu)化發(fā)展智慧檔案室的功能。

2.3 配備專職專業(yè)檔案管理人員

城市管理檔案工作在享受國(guó)家提供的智慧基礎(chǔ)設(shè)施同時(shí)，也要投入滿足需求的人力、財(cái)力和物力，特別要加大人力的投入。這是因?yàn)樵诖髷?shù)據(jù)時(shí)代，物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析等信息技術(shù)普及應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)、檔案數(shù)字化改革快速推進(jìn)、不斷深化，需要基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)環(huán)境的支持，更需要專業(yè)人才的引進(jìn)和對(duì)人才的再教育。根據(jù)智慧檔案室創(chuàng)建和管理發(fā)展的需要，配備符合專業(yè)管理要求的檔案人員和信息設(shè)備技術(shù)維管人員，并重視針對(duì)工作人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，使城市管理檔案工作朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展。檔案室要完善人才管理機(jī)制，落實(shí)各項(xiàng)人才政策，創(chuàng)建良好的人才發(fā)展環(huán)境。首先，要建立與上級(jí)及平行主管部門、高校、科研院所中的相關(guān)專家學(xué)者的長(zhǎng)期合作，充分發(fā)揮專家學(xué)者在智慧檔案室建設(shè)中的咨詢顧問作用，為智慧檔案室建設(shè)建言建策；其次，要積極開展繼續(xù)教育，對(duì)檔案室現(xiàn)有工作人員開展多渠道、多層次、多形式的信息技術(shù)技能培訓(xùn)，強(qiáng)化各級(jí)人員的檔案信息化意識(shí)和責(zé)任，創(chuàng)造條件讓檔案室工作人員與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)智慧檔案室管理利用的發(fā)展；再者，要依托社會(huì)化教育資源，開展新信息技術(shù)和智慧檔案室建設(shè)等方面的教育培訓(xùn)，提高整體認(rèn)知水平，提升應(yīng)用能力。

2.4 建設(shè)智慧檔案室組群

做好城市管理檔案工作不是一蹴而就的，工作中也不能閉門造車，而是應(yīng)當(dāng)順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)、跟上時(shí)代發(fā)展潮流，不斷提升檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量、不斷提高管理水平、不斷優(yōu)化檔案服務(wù)，特別要注重加強(qiáng)與社會(huì)各界的聯(lián)系，積極為社會(huì)各界提供高質(zhì)量檔案服務(wù)，最大限度發(fā)揮城管檔案的價(jià)值。隨著智慧城市建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案工作要直面多元多渠道收集、甄選、加工、分析、綜合管理和提供利用的工作現(xiàn)狀，不斷加以完善，隨著時(shí)代的變遷以及城市管理行政、業(yè)務(wù)的變更擴(kuò)充及管理需求，不斷提升檔案管理水平和檔案信息化、智慧化的服務(wù)效率，從而發(fā)揮檔案最大價(jià)值。根據(jù)筆者設(shè)想，單位各個(gè)科室的檔案室在單位綜合智慧檔案室的領(lǐng)導(dǎo)和管控下，日趨提高全面化、數(shù)字化、智慧化和專業(yè)化程度和水平，針對(duì)不同的業(yè)務(wù)管理，及時(shí)、規(guī)范地做好業(yè)務(wù)資料的收集整理工作，逐步處理好之前遺留的業(yè)務(wù)資料，及時(shí)完成新增資料的整理歸檔和數(shù)字化。由此圍繞綜合智慧城管檔案室，建立一個(gè)完整全面、智慧又各有所長(zhǎng)的智慧城管檔案室組群，為智慧城市建設(shè)提供準(zhǔn)確、海量的城管檔案信息支持。